Tam tikros rūšies dokumentai laikomi skirtingais laikotarpiais popieriniuose dokumentuose. Kai kurie iš jų yra susiję su neribota informacine verte, o kiti pakankamai greitai praranda aktualumą. Taigi kokius dokumentus ir kiek laiko reikia saugoti? Kaip jie turėtų būti šalinami? Visa tai labai aiškiai nurodyta teisės aktuose.
Trijų rūšių saugojimo laikotarpiai
Dokumentų saugojimo laikotarpių sąrašas: laikinas (iki 10 metų), ilgalaikis (daugiau nei 10 metų) ir nuolatinis. Jei mes kalbėsime apie ilgalaikio ir nuolatinio saugojimo atvejus, tada, kai jie bus baigti, jie 2 metams bus perduoti į specialius skyrius, o po to archyvuojami.
Ar laikmenos išvaizda turi įtakos laikymo laikui?
Informacijos laikmenos rūšis (popierinė ar elektroninė) neturi įtakos saugojimo laikotarpiui. Svarbu yra joje esanti informacija. Tolesnis konkretaus atvejo panaudojimas nustatomas specialiu tyrimu. Jis klasifikuoja visus dokumentus, nurodo, ar jie gali būti naudojami mokslo, valstybės, visuomenės, asmenų ir pan. Interesams (ar prieš).
Kodėl ekspertizė yra skirta nustatyti dokumentų vertę?
Neįmanoma išsiversti be šios procedūros biuro darbo srityje, nesvarbu, ar tai valstybės archyvas, organizacija ar įmonė.
Egzamino uždaviniai - nustatyti ar pakeisti dokumento galiojimo laiką; pasirinkti atvejus, kurie turi būti pašalinti, nes jie nebeturi vertės arba praranda svarbą; nurodyti dokumentų, kurie neturi istorinės ar mokslinės vertės, tačiau turi praktinę vertę, saugojimo laikotarpis. Be to, egzaminas turėtų nustatyti, su kokia verte susijusi kita dokumentacija: politinė, mokslinė, ekonominė, kultūrinė, pramoninė ir kt.
Norėdami sužinoti daugiau apie bylų personalą, apskaitą, saugojimą ir tolimesnį paskyrimą, turėtumėte kreiptis į Archyvavimo reikalų įstatymą.
Tyrimo rezultatas turėtų būti sąrašas, kuriame yra 12 skyrių dokumentų, susijusių su valstybinių struktūrų, organizacijų, institucijų ir kitų įmonių veikimu. Ypatingą dėmesį skirsime apskaitos ir personalo reikalams, atsižvelgdami į dokumentų saugojimo įmonėse sąlygas ir terminus. Lengvai palieskite medicinos dokumentus.
Medicininiai įrašai
Medicininiai dokumentai, kaip ir kiti informatyviai svarbūs dokumentai, turi savo specifinius dokumentų saugojimo laikotarpius, susijusius su medicinos organizacijos kanceliarijos darbu. Šis laikotarpis reglamentuojamas Rusijos Federacijos norminiais teisės aktais ir yra nuo 1 metų iki 50 metų įvairių kategorijų dokumentams.
Apskaitos dokumentai
Apskaitos departamentų parengtai dokumentacijai taikomos atskiros sąlygos ir dokumentų saugojimo laikotarpiai. Apdoroję pirminę dokumentaciją, likučius, apskaitos registrų duomenis, ataskaitas privalote laikyti specialioje patalpoje arba uždarame kabinete - kol jie nebus perduoti į organizacijos archyvą. Griežtas pranešimo formas reikia laikyti metalinėse spintelėse ar seifuose. Vyriausiasis buhalteris paskiria asmenį, įgaliotą prižiūrėti šias problemas.
Jei tokio tipo dokumentai yra pamesti, sugadinti, neteisėtai perduoti tretiesiems asmenims, organizacijos vadovybė turi informuoti teisėsaugos institucijas apie šį faktą. Dokumentai turėtų būti sunaikinti ar areštuoti tik laikantis įstatymų nustatytų reikalavimų.
Apskaitos dokumentų saugojimo laikotarpis
Galiojantys apskaitos galiojimo laiko standartai:
- pirminė dokumentacija, formos - 3 metai;
- kasos dokumentai, informacija apie finansines operacijas - 5 metai;
- mokėjimo ir atsiskaitymo lapai (jei nėra asmeninės sąskaitos) - 75 metai.
Draudžiama konfiskuoti bylas pasibaigus saugojimo laikotarpiui, mokesčių inspekcijai nepatikrinus, o sprendimą dėl dokumentų sunaikinimo biuro darbe pasibaigus saugojimo laikotarpiui turi priimti specialiai paskirta komisija.
HR administracija
Personalo dokumentacija turi didelę socialinę reikšmę (visų pirma, tai susiję su asmens duomenų prieinamumu), todėl jų saugojimą lemia specialios taisyklės. Nemaža jų dalis yra faktinis darbuotojų teisių į socialinę apsaugą (senatvės, negalios ir pan.) Patvirtinimas, juose pateikiama informacija apie jų darbo stažą ir tt Šiuo atžvilgiu dauguma personalo dokumentų yra susiję su ilgais ar nuolatiniais saugojimo laikotarpiais ir yra naudojami archyvuose. kur piliečiai susisiekia, norėdami gauti papildomos informacijos. Jie taip pat turi archeografinę ir biografinę vertę, naudojami kaip statistinių tyrimų arba istorinių bei socialinių tyrimų šaltiniai.
Pagrindinė dokumentacijos saugojimo iš personalo skyriaus sąlyga yra neteisėtos prieigos prie asmeninės informacijos apie darbuotojus apribojimas, taip pat galimybė greitai rasti reikiamus daiktus.
Organizacijos biuro darbui ir personalo dokumentų saugojimo laikotarpiams galima atskirti du saugojimo tipus: esamą ir vėlesnius. Pirmasis tipas yra padalintas į du potipius: dokumentų saugojimas vykdant ir vykdomų dokumentų saugojimas.
Atvejai jų vykdymo metu yra pas asmenį, kuris su jais dirba, specialiuose aplankuose su vardais (pvz., „Skubi“, „Dėl parašo“). Čia turi būti nurodytas rangovo telefono numeris, pavardė, inicialai. Po to, kai jie pateikiami ir saugomi pagal nomenklatūrą.
Įsakymai
Visi įsakymai turi būti saugomi originaluose, o jų nuorašai (dėl paskatų, nuobaudų, įdarbinimo, atleidimo iš darbo ir pan.) Įrašomi į darbuotojo asmens bylas. Jis dedamas į sunumeruotą aplanką, o jo puslapiai turi būti mirksi. Asmens bylos viršelis turi savo serijos numerį. Dabartinis HR įrašų saugojimo laikotarpis taikomas tik šiuo metu dirbantiems darbuotojams. Po atleidimo byla turi būti pašalinta iš aplanko ir įvykdyta perkėlimui į archyvą.
Darbuotojų darbo knygelių, taip pat antspaudų, antspaudų, firminių blankų, spintelių raktų su dokumentais laikymo sąlygos reiškia, kad jie laikomi personalo skyriaus vadovo seifuose. Be to, personalo pareigūnui rekomenduojama išeiti iš savo kabineto, išvalyti visus užrašus ir dokumentus spintelėje ir išjungti kompiuterį. Darbo dienos pabaigoje visus dokumentus reikia sudėti į metalinę spintelę ir užklijuoti. Raktas įteikiamas skyriaus vedėjui kartu su sąrašu atitinkamame žurnale. Visi juodraščiai ir atmestos formos sunaikinami, kompiuteriai atjungiami nuo tinklo. Jei darbuotojas gavo dokumento kopiją ar išrašą, jis turi palikti ant šio parašo žurnale.
Į archyvų fondą patenka tik tie dokumentai, kurių saugojimo laikotarpis yra ilgesnis nei 10 metų. Jie turi socialinę, ekonominę, politinę, istorinę ir kitokią vertę. Dokumentų pateikimo į archyvą grafiką tvirtina vadovas ar darbdavys. Čia turėtų būti pateikti dokumentai kaip originalai. Jei to padaryti neįmanoma, jo kopija patvirtinama ir perduodama.
Reguliuoja personalo dokumentų saugojimo terminą ir tvarką „Tipinių valdymo dokumentų sąrašas“, patvirtintą Federaliniame archyve. Dokumentų saugojimo popieriuje laikotarpiai ir darbo knygų saugojimo tvarka yra patvirtinti specialiu norminiu aktu - Rusijos Federacijos Vyriausybės dekretu „Dėl darbo knygų“.
Personalo dokumentų saugojimo sąlygos
Taigi, 5 metus yra saugomi:
- Dokumentai (pažymėjimai, informacija, pareiškimai ir kt.), Susiję su darbuotojų prieinamumu, įsigijimu ar judėjimu.
- Dokumentai (sąrašai, informacija, pažymėjimai), susiję su darbuotojų atleidimu ar poreikiu, darbo vietų sukūrimu, darbuotojų lytimi, amžiumi ir profesine kvalifikacija.
- Susirašinėjimas užimtumo klausimais.
- Dokumentai apie darbuotojų perkėlimą į trumpesnę darbo dieną ar savaitę.
- Su darbo ginčais susiję dokumentai.
- Ataskaitos apie darbo su darbuotojais statusą ir patikrinimą yra saugomos nuolat, o prašymai (pažymėjimai) dėl atleidimo ir darbuotojų poreikių taip pat saugomi penkerius metus.
3 metus laikomi:
- Dokumentai (informacija, darbo laiko likučiai, informacija, atmintinės), susiję su darbo laiko įrašymu
- Aktai (informacija, charakteristikos, pranešimai, pažymėjimai ir kt.), Kuriuose yra informacijos apie darbo drausmę.
- Aktai (ataskaitos ir kita informacija), susiję su darbo intarpų ir knygų apskaita.
Saugojimas vienerius metus taikomas darbo laiko apskaitos žiniaraščiams ir laiko apskaitos žurnalams, taip pat atostogų tvarkaraščiams.
Darbuotojo asmens byla ir asmens kortelė saugoma 75 metus, o jei mes kalbame apie šią dokumentaciją vadovams, darbuotojams, turintiems valstybinius apdovanojimus ar gretas, vykdomiesiems, valdantiems ar kontroliuojantiems organizacijos struktūras, tada visam laikui.
Organizacijos darbuotojai ir jų pakeitimai yra saugomi nuolat, o personalo susitarimai - 75 metus.
Tipiškas pareigybės aprašymas patvirtinimo ir tobulinimo vietoje yra saugomas nuolat, asmeninis (kaip asmeninių bylų dalis) - 75 metus.
Likusi darbdavio darbo sutarties kopija, įdėta į darbuotojo asmeninę bylą, turi būti saugoma 75 metus, o po to archyvuojama. Jei asmeninės bylos nėra saugomos, tokios sutartys turėtų būti suformuotos į atskirą verslą tomis pačiomis saugojimo sąlygomis.
Apskaitos kortelės, knygos, žurnalai taip pat turi savo sąlygas dokumentų saugojimui popieriniuose dokumentuose:
- Darbuotojų priėmimas, perkėlimas, atleidimas - 75 metai.
- Verslo keliautojų apskaita - 5 metai nuo atleidimo iš darbo dienos.
- Karinės tarnybos apskaita - 3 metai.
- Informacija apie atostogas - 3 metai.
- Asmeninės bylos, kortelės, darbo sutartys ir susitarimai - 75 metai.
- Darbo intarpų ir knygų išleidimas - 50 metų.
- Atlyginimo pažymėjimų (vieta ar darbo patirtis) išdavimas - 3 metai.
- kelionės pažymėjimų išdavimas - 5 metai.
Apibendrinus tai, kas išdėstyta aukščiau, tiems, kuriems reikia surinktos informacijos, patogumui galite savarankiškai pateikti dokumentų saugojimo laikotarpius lentelėse.
Ką daryti, jei dokumentas yra sugadintas?
Tokie dokumentai yra atkuriami. Pvz., Jei darbo laiko apskaitos žiniaraštis yra sugadintas (jo galiojimo laikas yra septyniasdešimt penkeri metai), tada informaciją apie jį galite rasti apskaitos skyriaus kompiuteryje. Neįmanoma išmesti sugadintos ataskaitos kortelės, nes tai neleistinai sumažins normų nustatytą saugojimo laiką, dėl kurio organizacijos vadovybė gali būti nubausta. Taigi bet kuris dokumentas, kuris tapo nenaudojamas iki nustatyto termino, turi būti atkurtas. Dabar visos organizacijos naudoja programinę įrangą, kurioje yra tam reikalingos informacijos.
Pabaigoje
Taigi dokumentų saugojimo laikotarpiai priklauso nuo dokumentų rūšies ir vertės. Didelė personalo dokumentacijos dalis yra ilgesnė. Rusijos Federacijos teisės aktuose tam yra nustatyti griežti standartai. Įstatymas taip pat reglamentuoja tam tikrų rūšių dokumentų saugojimo tvarką ir terminus, taip pat ir dokumentų sunaikinimą: jis turėtų atsirasti tik išnagrinėjus ir atitinkamai.