Organizacijos dokumentų registravimas yra svarbi daug pastangų reikalaujančio popieriaus darbo dalis. Pagrindinis šio proceso tikslas yra suteikti dokumentams teisinę galią. Dėl to į juos atsižvelgiama, jie stebimi ir greitai ieškomi, jei iškyla skubus poreikis. Nepaisant darbo su dokumentais etapo, reikiamos informacijos apie dokumentus gavimą galima lengvai padaryti per trumpą laiką, jei laikomasi visų nustatytų dokumentų platinimo taisyklių.
Koncepcija
Organizacijos dokumentų registravimas yra jų formavimo ar pajamų fiksavimas, naudojant indeksą ir nurodant tam tikrus duomenis specialiomis formomis. Į rodyklę įtrauktas eilės numeris, papildytas kitais nomenklatūros indeksais, klasifikatoriais ir kitais komponentais. Rodyklės dalys, einančios viena po kitos, yra atskirtos brūkšniu.
Organizacijos dokumentų registracija sukuriama norint gauti planinio, apskaitos, administracinio, atskaitomybės, finansinio ir kitokio pobūdžio pažymėjimus. Jie naudojami viduje, taip pat siunčiami į kitas struktūras arba yra iš jų gaunami. Tiek ranka rašyti dokumentai, tiek atspausdinti naudojant šiuolaikinius techninius prietaisus turi būti registruojami.
Tikslai
Organizuojant popierinį darbą, pagrindinė vieta priklauso registracijos procesui. Operatyvaus valdymo užduotys lengvai išsprendžiamos tik atlikus gerai nustatytas operacijas ir vykdant viena po kitos. Tam sekretoriai per trumpą laiką turi pateikti visus dokumentus - tiek vidinius, tiek dokumentus, gautus iš kitų įmonių.
Registruojant organizacijos dokumentus specialiomis formomis, nurodomi svarbiausi faktai, įskaitant sukūrimo, siuntimo ar gavimo laikotarpį. Taigi dokumentas tampa teisėtas. Iki šiol manoma, kad jo nėra. Tai yra, organizacija nėra atsakinga už jos išsaugojimą, taip pat už gavimą.
Vertė
Registracija yra vienas iš pirmųjų darbo etapų po pirminio apdorojimo gavus dokumentą, arba priešpaskutinis, jei jis siunčiamas į kitą struktūrą. Po šio etapo išeinantys dokumentai užklijuojami vokeliuose ir išsiunčiami paštu ar kitais ryšio kanalais.
Registracija laikoma viena iš daug laiko reikalaujančių ir atsakingiausių dokumentų tvarkymo operacijų. Todėl, jei kyla klausimas dėl darbo eigos supaprastinimo, tada jie prasideda šiuo procesu.
Uždaviniai
Pagrindinės registracijos užduotys:
- Apskaita.
- Vykdymo kontrolė.
- Informacinis darbas.
Apskaičiuojant gaunama kiekybinė informacija apie darbo apimtį, analizuojami visi dokumentai kaip visuma ir atskiri tipai pagal struktūrą ir kitus elementus. Ateityje duomenų bazė bus formuojama kaip speciali paieškos sistema.
Taisyklės
Tik prireikus tolesnis panaudojimas yra darbo su dokumentais organizavimas. Nereikia registruoti dokumentų, jei jie priimami tik informacijai. Kiekviena įmonė turi būti patvirtinusi dokumentų, kurie neturėtų būti registruojami, sąrašą. Paprastai jis pateikiamas tarnautojams skirtų instrukcijų priede, tačiau taip pat gali būti sudarytas kaip atskiras popierius. Jį reikia atnaujinti, jei to reikalauja situacija.
Paprastai neregistruoti vertybiniai popieriai apima:
- Reklaminė medžiaga.
- Sveikinu
- Kvietimai į seminarus ir konferencijas.
- Knygos ir kitos spausdintos laikmenos.
- Paštu gautos „asmeninės“ pakuotės.
- Vyriausybės dokumentų kopijos.
- Informaciniai laiškai.
Registracijos metu kiekvienam dokumentui suteikiamas atitinkamas numeris. Gaunami dokumentai turi savo numerių sistemą, kuri antspauduojama ant kvito.
Procedūra atliekama tik vieną kartą. Tai yra viena pagrindinių darbo su dokumentais organizavimo taisyklių. Dokumentų registracija didelėje įmonėje vykdoma kanceliarijos skyriuje. Jei tai maža įmonė, tada sekretorius sprendžia šį klausimą. Bendrovėje, turinčioje padalinius ir kitas struktūrines grupes, šis procesas gali būti vykdomas decentralizuotai. Tačiau tai taikoma tik vidiniams dokumentams. Jų registracija turėtų būti vykdoma gavimo, patvirtinimo ar išsiuntimo dieną.
Būdų gauti
Dokumentus galima gauti šiais būdais:
- Paštu.
- Per kurjerių tarnybas.
- Faksu.
- El. Paštu.
Įvairios dokumentų registravimo organizavimo formos yra susijusios su tokia korespondencija:
- Gautieji.
- Išeinantis.
- Vidinis.
Registracijos informacija
Gaunamo dokumento duomenys, tokie kaip:
- Gavimo data.
- Gaunamas numeris.
- Dokumento data.
- Rodyklė
- Registracijos numeris.
- Dokumento autorius.
- Vardas.
- Rezoliucija
- Vykdymo laikotarpis.
- Rangovas.
- Darbo eiga.
- Bylos, kurioje jis eina atlikęs reikalingas manipuliacijas, skaičius.
Informacijos įvedimas
Pirma, atliekamas pirminių dokumentų, kurie nėra visiškai užpildyti, registravimo organizavimas, nes jie dar nebuvo pateikti vadovui ir neturintys tinkamo nutarimo, taip pat paskirtas vykdymo laikotarpis ir rangovas. Likę duomenys nurodomi susipažinus su įgaliotais asmenimis. Jei su vadovu užmegzti geri santykiai ir jis kiekvieną rytą peržiūri korespondenciją, pirmiausia galite jam parodyti dokumentą, o priėmę atitinkamą sprendimą, nedelsdami įveskite visus reikiamus duomenis.
Jei mes kalbame apie registravimo ir vidinių dokumentų vykdymo kontrolės organizavimą, duomenys gali būti nurodyti tinkama forma su galimybe vėliau juos pakeisti ir papildyti. Gavimo datos juose, žinoma, nėra. Taigi, skirtingai nei gaunamas dokumentas, vidinis dokumentas turi vieną registracijos numerį.
Bet kuri įmonė turi teisę pakeisti ir papildyti gaunamo dokumento duomenis, atsižvelgdama į veiklos specifiką. Pvz., Dažnai nurodykite lapų ir programų skaičių.
Formos
Registracijos formos yra tokios:
- Žurnalai.
- Kortelė.
- Automatizuotos elektroninės sistemos.
Panagrinėkime kiekvieną formą atskirai.
Žurnalai
Žurnalų sistema yra naudinga, kai organizacija tvarko nedaug dokumentų. Jei įmonėje yra didelė darbo eiga, tada ji nebenaudojama, nes daugeliu atžvilgių ji yra pranašesnė už kitas, tobulesnes sistemas.
Informacija nurodoma organizacijos dokumentų registracijos žurnaluose jų gavimo tvarka. Šiame procese dalyvauja vienas asmuo. Taigi, kai atkeliauja daugybė dokumentų, registracija užtrunka ilgai. Natūralu, kad tai labai sulėtina darbo eigą.
Be to, operacija turi būti dubliuojama, nes informacijos reikia tiek biure, tiek atskiruose struktūriniuose padaliniuose, kur dokumentas bus vykdomas ateityje. Todėl toje pačioje įmonėje tie patys vertybiniai popieriai turėtų būti registruojami 3–5 kartus atskiruose žurnaluose.
Tuo pačiu metu tampa neįmanoma gauti nuorodos informacijos per trumpą laiką, nes žurnalai įrašomi chronologine tvarka. Norėdami gauti informacijos, turite bent jau žinoti, kada dokumentas buvo įregistruotas.
Neįmanoma kontroliuoti terminų, nes jie visi turi savo ir negali būti klasifikuojami atskirai.Todėl ten, kur valdymo funkcija turi pirmenybę, naudokitės kortelių sistema.
Kortelės
Kortelių registravimo sistema pašalina trūkumus, kurie egzistuoja tvarkant žurnalų dokumentus. Jis atsirado praėjusio amžiaus pradžioje ir yra labai paplitęs Europos šalyse. Rusijoje jis tapo plačiai paplitęs kuriant Vieningą valstybės apskaitos sistemą. Ši dokumentų registravimo sistema organizacijoje yra būtina norint be problemų susitvarkyti su dideliu vertybinių popierių kiekiu. Jis turi šiuos privalumus:
- Registracijos procesą vienu metu gali vykdyti keli darbuotojai.
- Dokumentų gali būti tiek, kiek reikia sklandžiam organizacijos darbui.
- Galima susisteminti korteles, taip pat sudaryti kortelių failus. Tai leidžia naudotis pagalbos funkcija.
- Konkretus egzempliorius gali būti perduotas dokumentų vykdymo kontrolei.
- Detalių forma ir nuorodos yra tiesiogiai nustatomos organizacijoje ir nurodomos popieriaus instrukcijose.
- Pasirinkta kortelės forma gali būti padauginta naudojant kopijavimo aparatą. Norėdami tvarkyti įrašus, turite turėti apyvartą, kurios pakaktų mažiausiai 1 metus.
Organizacija gali turėti tiek kortelių, kiek reikia. Paprastai reikia užpildyti bent du. Po to viena kopija laikoma laikinojoje bylų spintoje, o kita - informacijos ir informacijos skyriuje. Pats dokumentas siunčiamas rangovui darbui. Tačiau dažnai jie naudoja tris korteles, kad perduotų ir atlikėjui.
Tokia sistema tinka tiek viešosios organizacijos registravimo dokumentams, tiek biuro darbams valstybinėje įstaigoje atlikti. Informacijos kortelių failai yra kuriami įvairiais klausimais, pavyzdžiui, pagal regionus. Tada jų skaičius automatiškai padidėja. Žinoma, ši sistema reikalauja daug darbo ir gali būti veiksmingai suformuota tik tose organizacijose, kur biuro valdymo tarnyba nepriekaištingai atlieka savo funkcijas. Modernesnė sistema padėjo atsikratyti poreikio užpildyti didžiulį skaičių kortelių. Tai tapo įmanoma įdiegus kompiuterines technologijas.
Automatizuotos elektroninės sistemos
Ši dokumentacijos forma vykdoma naudojant programinę įrangą (arba programinę įrangą). Jis įdiegtas asmeniniame kompiuteryje, serveryje arba keliuose integruotuose kompiuteriuose. Kai naudojama automatinė sistema, informacija įvedama į elektroninę kortelę, kuri saugoma atitinkamoje duomenų bazėje. Saugumui užtikrinti informacija lygiagrečiai kaupiama papildomoje (atsarginėje) duomenų bazėje.
Būtent ši forma šiuo metu yra sulaukusi didžiausio taikymo, nes, palyginti su dviem ankstesnėmis galimybėmis, ji turi reikšmingų pranašumų. Visų pirma tai yra:
- Greita paieška bet kokiu pagrindu, pavyzdžiui, data.
- Ataskaitų ir analitinės informacijos generavimas automatiniu režimu.
- Galimybė registruotis iš skirtingų darbo vietų tuo pačiu metu.
- Galimybė decentralizuotai tvarkyti dokumentus atskiruose padaliniuose, integruojant informaciją į vieną duomenų bazę.
- Kitos savybės.
Dokumentų registravimo programą gali sukurti pati organizacija. Tačiau daugeliu atvejų yra naudojami paruošti sprendimai, kurie palengvina darbą su dideliu dokumentų kiekiu, pradedant kūrimo etapu ir baigiant jo vykdymu ar siuntimu kitai įmonei.
Automatizuotoje sistemoje galima surinkti ir saugoti išsamiausią informaciją apie visus dokumentus. Dėl to įgyvendinama efektyvi kontrolė ir atliekamas atskaitos darbas, o prireikus - ir vidaus inventorizacija.
Išvada
Šiuo metu bet kurioje įmonėje ir įstaigoje yra sukuriama didelė apimtis dokumentų. Biuro darbas, tinkamai nustatytas vadovaujantis įstatymais ir vykdant visas nustatytas užduotis, kelis kartus padidina vadybos efektyvumą. Asmeniniai kompiuteriai, programos ir naujos technologijos padarė šį procesą labiau organizuotą. Automatizuota sistema pagreitina ir palengvina visą darbą, taip pat visų pirma dokumentų registravimą ir apskaitą organizacijoje.
Šis procesas yra svarbus viso kanceliarijos ciklo metu. Organizuoto darbo dėka per trumpą laiką galite lengvai rasti reikiamą informaciją ir konkretų dokumentą. O tai, savo ruožtu, suteikia operatyvų problemų sprendimą.
Kortelės, kurios dar neseniai buvo platinamos visur, pamažu keičiamos į automatizuotą sistemą, net ir registracijai ne pelno siekiančioje organizacijoje. Visas procesas atliekamas pagreitinta tvarka, įskaitant veiksmingą dokumentų srauto kontrolę.