Kiekviena veikianti įmonė yra priversta paruošti daugybę dokumentų. Jie yra susiję su pasirinkta mokesčių tvarka, darbuotojais ar bendradarbiavimu su pagrindiniais rangovais. Kad kiekvienas įmonės darbuotojas galėtų rasti reikalingą dokumentaciją, reikalingas kompetentingas ir struktūruotas saugojimas. Daugelis dokumentų turi būti įmonėje daugiau nei 75 metus, nes juose yra informacijos apie įmonės darbuotojus. Todėl reikalingas kompetentingas dokumentų archyvavimas organizacijoje. Jei įmonė yra didelė, tuomet patartina susikurti savo pilną archyvą. Tačiau mažose organizacijose dokumentai tiesiog laikomi atskirame spintelėje.
Archyvavimo taisyklės
Dokumentų archyvavimas yra privalomas kiekvienos įmonės procesas, nurodytas federalinio įstatymo Nr. 125 nuostatose. Mažose įmonėse visus reikalingus veiksmus atlieka sekretorius, tačiau didelėse organizacijose archyvavimą vykdo atskiras darbuotojas.
Paskirtas darbuotojas turi žinoti įstatymų reikalavimus dėl personalo dokumentų archyvavimo organizacijoje, taip pat turi suprasti įvairių dokumentų saugojimo laikotarpius. Tam pradedami atskiri straipsniai skirtingiems darbams. Su įmonės personalu susijusi dokumentacija turėtų būti saugoma mažiausiai 50 metų, jei dokumentai buvo sukurti po 2003 m., O jei organizacija turi dokumentus, suformuotus iki 2003 m., Tada jie turi būti saugomi 75 metus.
Archyvo kūrimo niuansai
Didelėse įmonėse verslo metu sugeneruojamas didžiulis skaičius dokumentų, todėl jie saugomi atskirame kambaryje, vadinamame archyvu. Jį atstovauja atskiras struktūrinis padalinys, o jo sukūrimo metu vadovybė išleidžia specialų reglamentą, kuris yra vietinis įmonės norminis aktas.
Būtent šiame reglamente pateikiamos pagrindinės dokumentų archyvavimo organizacijoje taisyklės, taip pat šiame procese dalyvaujančių pareigūnų atsakomybė už įvairius nustatytus pažeidimus.
Proceso taisyklės
Archyvuodamas dokumentus organizacijoje, paskirtasis atsakingas darbuotojas turėtų atsižvelgti į šias taisykles:
- dokumentai į archyvą perduodami tik inventorizuojant;
- jei dokumentai įforminami bet kurio darbuotojo darbui, svarbu atsižvelgti į specialių gairių reikalavimus, kad ateityje būtų lengva rasti tinkamą dokumentą;
- kiekvienas įmonės padalinys privalo perduoti dokumentus saugoti atsakingam asmeniui per įstatymų nustatytus terminus;
- jei dėl įvairių priežasčių pažeidžiamas grafikas, kurio pagrindu į archyvą perduodama skirtinga dokumentacija, pareigūnas apie šį faktą privalo informuoti įmonės vadovą.
Raštingumas sudaryti archyvą priklauso nuo šio proceso teisingumo.
Proceso tikslas
Organizacijos dokumentų archyvavimas reikalingas norint optimizuoti visą dokumentaciją, taip pat ją tinkamai saugoti. Jei yra gerai struktūruotas archyvas, bet kuris įmonės darbuotojas prireikus galės rasti skirtingus dokumentus, susijusius su personalu, skirtingus pavedimus ar kitas šalis.
Bendrovės vis dažniau pereina prie elektroninio dokumentų tvarkymo, todėl visi dokumentai saugomi kompiuteryje, kuriam formuojama elektroninė archyvo versija.Tačiau tuo pat metu atsižvelgiama į tai, kad dokumentai turi teisinę galią tik tuo atveju, jei yra popierinis formatas, todėl elektroninis dokumentų saugojimas veikia tik kaip standartinio archyvo priedas.
Archyvavimo procedūra
Dokumentų archyvavimo procedūra yra vienoda visoms įmonėms, tačiau kiekviena organizacija gali atlikti savo pakeitimus. Standartinė procedūra yra padalinta į šiuos etapus:
- Iš pradžių pabrėžiamos dokumentų, paruoštų perdavimui į archyvą, ypatybės;
- jei reikia, atliekami papildomi veiksmai, apimantys dokumentų suklijavimą ar įvairių papildymų darymą;
- dokumentai yra pakoreguoti, o tai leidžia ateityje lengvai rasti reikalingus dokumentus bendroje dokumentų masėje;
- nereikalingi dokumentai naikinami teisėtai, nes jie neturi jokios vertės įmonės veiklai;
- dokumentai susisteminami, o po to susiuvami pagal tipą;
- dokumentai yra suskirstyti į šias rūšis: apskaita, personalas ar valdymas;
- jei neįmanoma suskirstyti jokių dokumentų į aukščiau išvardytus tipus, jie sujungiami ir surašomi į atskirą atvejį;
- kiekvienas antspaudas tvirtinamas organizacijos antspaudu, taip pat įgalioto darbuotojo parašu;
- kiekvienam atvejui sudaromas inventorius, kuriame yra informacijos apie tai, kurie dokumentai yra tam tikrame aplanke;
- sudaromi bylų katalogai pagal rūšį;
- visos tinkamai paruoštos dėžės siunčiamos saugoti į archyvą, kuris paprastai pateikiamas kaip atskira patalpa, kurioje yra daugybė patogių lentynų.
Procedūrą vykdo tik įgaliotas asmuo, kuriam reikiamus įgaliojimus suteikia organizacijos vadovas. Jei pažeidžiamos kurios nors dokumentų archyvavimo taisyklės arba visiškai prarandama dokumentacija, už nustatytus pažeidimus atsako būtent šis įmonės darbuotojas.
Nomenklatūros sudarymo ypatybės
Jei įmonė turi tikrai daug dokumentų, tada, archyvuojant dokumentus organizacijoje, sudaroma bylų nomenklatūra. Su jo pagalba ateityje bus galima lengvai rasti reikiamą daiktą iš daugybės aplankų.
Sudarant bylų sąrašą nurodoma ši informacija:
- konkretaus atvejo rodyklė, pavaizduota priskirtu sąlyginiu numeriu, pirmoji šio numerio dalis yra departamento kodas, iš kurio buvo gauti dokumentai;
- bylos pavadinimas;
- aplanke saugomų dokumentų skaičius;
- laikotarpis, per kurį šie dokumentai turėtų būti saugomi remiantis įstatymų reikalavimais;
- skirtingas pastabas, kurias palieka atsakingas asmuo, pavyzdžiui, galite nurodyti, kad konkretus atvejis turi papildomą elektroninę versiją.
Mažose organizacijose, kur per metus į archyvą perkeliama ne per daug dokumentų, bylų nomenklatūra gali būti nesudaryta.
„Archyvo reglamento
Didelėse įmonėse archyvas pateikiamas atskiroje patalpoje, kurioje ilgą laiką saugoma daugybė bylų ir dokumentų. Tuo pat metu organizacijoje dirba specialistas, užsiimantis tik dokumentų archyvavimu. Kad jo darbas būtų aiškiai reglamentuotas, įmonės vadovai dažnai skelbia ir įtvirtina specialų „Archyvo nuostatą“. Jo naudojimo taisyklės apima:
- nurodoma, kokį darbą turėtų atlikti atsakingas asmuo;
- pateikiamos dokumentų perkėlimo iš skirtingų skyrių į archyvą taisyklės;
- išvardija inventoriaus registravimo ir bylų nomenklatūros taisykles;
- įvedama informacija apie teisingą dokumentų, kurie perduodami į archyvą, paruošimą;
- nurodoma, kad paskirtas darbuotojas turėtų būti įtrauktas į dokumentų sudėties suderinimą, taip pat jų vykdymą.
Jei archyvo darbuotojas nustato, kad dokumentuose yra kokių nors pažeidimų, dokumentai siunčiami taisyti į atitinkamą įmonės skyrių. Jei nėra klaidų ar trūkumų, tada dokumentai priimami susiuvimui. Jei informaciją sunku perskaityti, padaroma dokumento kopija.
Reikalavimai archyvui
Kiekviena įmonė turėtų atsižvelgti į pagrindinius reikalavimus teisingam dokumentų archyvavimui organizacijoje. Įrašų tvarkymui turėtų būti taikomos pagrindinės įstatymų sąlygos. Didelėse įmonėse archyvą reprezentuoja atskira patalpa, kurią turi apsaugoti nuo įmonės darbuotojų ar pašalinių asmenų. Todėl kuriant šį padalinį atsižvelgiama į šiuos reikalavimus:
- patalpos turi būti izoliuotos nuo kitų skyrių ir biurų;
- nustato priešgaisrinį ir įsilaužimo signalizaciją;
- šio kambario dydis priklauso nuo to, kiek dokumentų per metus perkeliama į archyvą;
- kambaryje montuojamos specialios ilgos lentynos, patartina rinktis metalines konstrukcijas;
- tarp stelažų turi būti ne mažesnis kaip 75 cm atstumas;
- lentynų ilgis gali būti skirtingas ir priklauso nuo lubų aukščio;
- Be to, kambaryje įrengti specialūs seifai, kuriuose yra patys vertingiausi ir svarbiausi dokumentai.
Kiekvienoje įmonėje pasirinktų patalpų plotas gali būti visiškai skirtingas, nes tam atsižvelgiama į įvairius veiksnius.
Kaip viskas tinkamai paruošiama?
Apskaitos dokumentus archyvuoti leidžiama tik atlikus kompetentingą išankstinį šių dokumentų parengimą. Todėl prieš siųsdami šį ar tą popierių į archyvą turite atlikti šiuos veiksmus:
- iš pradžių atsakingas asmuo privalo įsitikinti, kad vykdant dabartinę įmonės veiklą nereikia iš tikrųjų perduoti dokumentų
- pateikiamas dokumentų ir tiesioginės bylos aprašymas;
- atliekamas patikrinimas, siekiant įsitikinti, ar dokumentai ir bylos yra tikrai vertingi, todėl tam tikrą laiką jie turi būti saugomi įmonėje;
- prireikus dokumentai paduodami, nukopijuojami ar koreguojami ir tik po to perkeliami į archyvą.
Įsakymai, susiję su samdytais darbuotojais ir turinčiais skirtingą saugojimo laiką, turėtų būti išdėstyti skirtingais atvejais, nes jei jie yra mišrūs, naikinant tam tikrus dokumentus gali kilti painiavos.
Darbo su užklausomis niuansai
Personalo dokumentų ir kitų dokumentų, suformuotų organizacijos darbo metu, archyvavimą vykdo atsakingas darbuotojas, už savo veiklą gaunantis tam tikrą atlyginimą. Jei įmonės vadovui ar kitiems darbuotojams reikia išstudijuoti bet kuriuos archyve esančius dokumentus, jie turi kreiptis į paskirtą asmenį su specialiu prašymu.
Informacija iš archyvo išduodama kaip archyvo pažymėjimas, kopija ar išrašas. Pažymą pateikia dokumentas, kuriame yra archyvinė informacija apie prašomą dalyką.
Archyvuota kopija vaizduojama atkuriant tekstą arba paveikslėlį iš archyve saugomo dokumento. Be to, jame pateikiami paieškos duomenys.
Ištrauka pažodžiui atkuria tik tam tikrą dokumentų dalį. Norėdami tai padaryti, darbuotojas, pateikiantis prašymą, turi nurodyti, kokia konkreti išdavimo informacija yra reikalinga.
Išvada
Daugybė dokumentų, sukurtų įmonės darbo metu, turi būti saugomi ilgą laiką. Norint sudaryti optimalias sąlygas, įmonėje sukuriamas archyvas, kurį pristato atskiras struktūrinis padalinys. Be to, paskiriamas atsakingas asmuo, atsakingas už dokumentų priėmimą į archyvą. Tas pats specialistas reaguoja į kitų darbuotojų ir vadovų prašymus.
Archyvuojant dokumentus, reikia atsižvelgti į tam tikras taisykles ir reikalavimus, leidžiančius teisingai struktūruoti popierių, taip pat sudaryti jiems idealias laikymo sąlygas.