Verslo kelionių organizavimas yra svarbus daugelio šalies įmonių ekonominės veiklos elementas. Tam tikros organizacijos darbuotojų buvimo atokiuose skyriuose ar filialuose poreikis gali būti siejamas su labai skirtingo pobūdžio įvykiais. Dažnai kelionės organizuojamos siekiant pašalinti organizacines ir gamybos problemas, atidaryti naują padalinį kitame mieste ar šalyje, vykdyti stažuotes samdomiems darbuotojams, taip pat atlikti kitas panašias darbo užduotis.
Sąmoningumas yra raktas į darbuotojų efektyvumą ir ramybę
Be darbo jėgos, komandiruoto personalo darbas yra glaudžiai susijęs su ryšių užmezgimu su priimančiosios įmonės darbuotojais ir įvairių dokumentų rengimu. Paskutinis niuansas yra nepaprastai reikšmingas, nes nuo formų, prašymų, įsakymų ir leidimų kaupimo teisingumo priklauso, ar komandiruotas darbuotojas gaus prieigą prie reikalingų patalpų, ar jis pilnai atliks savo užduotį ir ar gaus piniginę kompensaciją.
Žinojimas, kokie reikalavimai keliami verslo keliautojams, labai palengvina buhalterių ir tų, kurie užsiima dokumentacija, kelionės procesą.
Taip pat ši informacija reikalinga darbuotojui, vykstančiam į komandiruotę, nes tai leidžia jam iš anksto pasiruošti atlikti savo pareigas ir nepatekti į bėdą. Galiausiai priimančiosios įmonės darbuotojai tiesiog privalo žinoti apie keliautojams keliamus reikalavimus. Priešingu atveju gali kilti nesusipratimų, susijusių su atsakingų asmenų paieška.
Kas ir kokiomis sąlygomis gali būti komandiruotas
Taigi kelionė turėtų būti laikoma darbuotojo kelione į kitą vietovę, kad būtų įvykdyta darbdavio jam paskirta užduotis. Tuo pačiu metu į verslo kelionių skaičių neįeina tų darbuotojų, kurių veikla susideda iš nuolatinio judėjimo arba kuriuos galima vykdyti keliaujant, kelionės.
Teisės aktai, rūpinantis dirbančių piliečių teisių apsauga, nustatė apribojimus darbuotojų kategorijoms, kurias galima siųsti į komandiruotes:
- Nėščios moterys.
- Moterys su vaikais iki trejų metų.
- Motinos su negalia arba tos, kurių vaikai yra 3–14 metų, gali būti siunčiamos tik gavus jų sutikimą.
- Tėvas, savarankiškai auginantis nepilnametį vaiką.
Nurodytas į kitą įmonę, darbuotojas atsiduria savo vidinėje kasdienybėje. Jei išvykimo ar atvykimo diena patenka į legalias darbuotojo atostogas, jis yra paleistas kitai dienai poilsiui. Tiesa, tais atvejais, kai verslo keliautojas tyčia eina į kelionę savaitgalį ar atostogų metu, jam kompensuojama pagal darbo įstatymus.
Verslo kelionės valstybėje neturėtų trukti ilgiau nei vieną mėnesį, o ne - du mėnesius.
Verslo kelionė: popierizmas
Apskaitoje kelionės išlaidos, patirtos kelionės metu, įtraukiamos į gamybos išlaidų, kurios įtraukiamos apskaičiuojant pajamų mokestį, sąrašą.
Kelionės organizavimo procedūra susideda iš šių žingsnių:
- Įsakymo išdavimas komandiruotėje remiantis darbo užduotimi.
- Kelionės pažymėjimo registravimas.
- Pažymos išdavimas - išankstinio mokėjimo už kelionę paskaičiavimas.
- Išeinančių lėšų išleidimas išeinančiam darbuotojui.
- Kelionės registracija specialiai tam skirtame žurnale.
Kelionės ID - Vienas iš svarbiausių dokumentų darbuotojui, kuris išvyko į kitą miestą ar šalį. Jis pažymimas komandiruotam darbuotojui išvykus, atvykus. Ženklai pridedami tiek siunčiančiosios įmonės, tiek priimančiosios šalies įgaliotųjų atstovų parašais ir antspaudais.
Finansinės kompensacijos subtilybės
Kai darbuotojas grįžta, jis privalo raštu pranešti, kaip buvo panaudotos jam skirtos lėšos, užpildydamas išlaidų ataskaita. Kelionės pabaiga baigiasi apskaitos su darbuotoju paskaičiavimas. Sumokėjus sukauptas lėšas, ši operacija atsispindi atitinkamose sąskaitose.
Tuo atveju, kai visas darbuotojas neišleido išankstinio mokėjimo, likutis turi būti grąžintas į įmonės kasą arba į įmonės atsiskaitomąją sąskaitą. Tai yra viena iš pagrindinių darbuotojo pareigų. Be to, žinodamas, kokie reikalavimai yra taikomi komandiruotam personalui, darbuotojas gali reikalauti kompensacijos už jo išleistas asmenines lėšas. Tiesa, jis turi pateikti argumentus, įrodančius tokių išlaidų poreikį, taip pat dokumentus, patvirtinančius jų atsiradimo faktą (patikrinimas, pažyma).
Kokios išlaidos kompensuojamos
Būdamas kitoje vietovėje ar šalyje, komandiruotas darbuotojas gauna įprastą atlyginimą, jam priklausančias priemokas ir subsidijas, taip pat lėšas, reikalingas patogiam buvimui už įprastinės gyvenamosios vietos ribų.
Kelionės išlaidas sudaro šie dalykai:
- Kelionės apmokėjimas (tarpmiestiniai ir gyvenvietės teritorijoje).
- Būsto nuomos kaina.
- Vadinamieji dienpinigiai: išlaidos maistui ir kitiems darbuotojo poreikiams.
- Išlaidos, kurias darbuotojas pripažįsta būtinomis ir patvirtina jo vadovas.
Didžiausia leistina kelionės išlaidų suma ir dienpinigių suma nustatoma įmonės kolektyvinėje sutartyje arba vietiniuose teisės aktuose. Kadangi dienpinigiai iš tikrųjų yra pinigai už kasdienius darbuotojo poreikius, jie apmokestinami net ir ne darbo dienomis (savaitgaliais, atostogomis, priverstiniu gamybos prastovu, vėlavimu).
Išsamiau apie komandiruoto darbuotojo darbo paskyrimą
Šis dokumentas turi vieningą formą, tai yra, jo išvaizda ir turinys yra vienodi visoms įmonėms tam tikros valstybės teritorijoje.
Darbo užduotis surašo darbuotojo, vykstančio į komandiruotę, vadovas ir tvirtina darbdavys. Dokumente yra šie duomenys:
- Viršininko įsakymu darbuotojo, išvykstančio į komandiruotę, pavardė, vardas, patronimas.
- Organizacijos, kuriai vadovauja, pavadinimas.
- Darbuotojo paskyrimo vieta (įmonės pavadinimas, miestas).
- Kelionės pradžios ir pabaigos datos.
- Apibendrinti užduoties eigos duomenys.
Oficiali užduotis ir jos pagrindu sudarytas komandiruotės įsakymas yra siunčiančioje įmonėje. Kartu su kitais dokumentais jie saugomi įstatymų nustatytą laiką.
Kokie reikalavimai keliami verslo keliautojams
Atsižvelgiant į tai, kad komandiruotė yra įgaliojimų perdavimas darbuotojui atlikti bet kokius svarbius įmonei veiksmus, vadovybė turi būti tikra, kad darbas bus atliktas efektyviai ir laiku. Todėl į tokias keliones dažniausiai siunčiami kvalifikuoti, patyrę ir atsakingiausi darbuotojai.
Yra keletas kriterijų, pagal kuriuos vadovas nusprendžia dėl konkretaus darbuotojo paskyrimo:
- Amžius virš 18 metų.
- Geras mokymas.
- Tinkamų mokymų galimybė, patvirtinta sertifikatais.
- Reikiamų tolerancijos kategorijų turėjimas (dirbant su elektros tinklais).
- Atsižvelgiant į įmonių ekonominės veiklos specifiką ir komandiruotės tikslą, iš darbuotojo gali būti reikalaujama turėti mokymą ir pažymėjimą apie darbo apsaugą.
Jei darbuotojas visais atžvilgiais yra tinkamas, o jo verslo kelionei nėra įstatymų leidžiamų kliūčių, vadovas informuoja jį apie būsimą kelionę.
Komandiruoto darbuotojo pareigos
Kiekviena įmonė turi savo reikalavimus, kurių privalo laikytis darbuotojai, tačiau yra keli punktai, aktualūs daugumai organizacijų:
- Teisingas, kompetentingas ir savalaikis reikiamos dokumentacijos tvarkymas.
- Atitikimas priimančiosios organizacijos įprasta tvarkai.
- Uždavinyje suformuluotų tikslų įgyvendinimas.
- Sąžiningas savo pareigų atlikimas.
- Teisėtos avansu darbuotojui išleistų lėšų išlaidos.
- Išlaidų įgyvendinimą patvirtinančių dokumentų išsaugojimas.
- Laiku pranešama apie kelionę po jos pabaigos (paprastai per tris dienas).
Kelionių instrukcijos darbuotojams
Atvykę į priimančią įmonę, komandiruoti darbuotojai privalo išklausyti įvadinį instruktažą, kuriame pateikiamos elgesio taisyklės parduotuvėse, šalia įrangos ar kitose vietose. Ši priemonė yra privaloma net tiems darbuotojams, kurie yra buvę šioje įmonėje kelis kartus ir kurie žino visas instrukcijas iš širdies.
Į komandiruotų darbuotojų instruktažą taip pat įtraukiama informacija apie priešgaisrinę saugą ir darbo apsaugos standartus.
Priešingai nei įvadinės instruktažo bendrosios nuostatos, tikslas tiesiogiai susijęs su tais darbais, kuriuos šiuo metu atliks komandiruotas darbuotojas.
Išvada
Verslo kelionių organizavimas yra atsakingas procesas, kurio negali padaryti dauguma įmonių, organizacijų ir kompanijų. Norint sėkmingai pasiekti kelionės tikslą, taip pat efektyviausiai ir efektyviausiai panaudojant išteklius, darbuotojai privalo laikytis daugybės reikalavimų, efektyviai atlikti savo profesines pareigas ir žinoti visas dokumentacijos tvarkymo taisykles.
