Bet kurioje organizacijoje kiekvienas dokumentas turi būti užregistruotas ir įrašytas į specialų žurnalą. Tai taip pat taikoma darbo sutartims. Darbo sutarčių registras, kurio pavyzdys bus toliau analizuojamas, reikalingas kiekvienoje įmonėje, tvarkančioje savo darbuotojų dokumentų ir duomenų apskaitą.
Ar man reikia žurnalo
Organizacijų vadovai turėtų suprasti, kad darbo sutarčių ir papildomų susitarimų registras nėra laiko švaistymas, o galimybė apsidrausti. Pirma, tai labai patogu. Visa informacija apie dokumentus yra vienoje vietoje, o ne ant kiekvieno stalo saugoma krūva visų darbuotojų sutarčių. Antra, žurnalas gali būti reikalingas, jei kyla konfliktų tarp darbuotojo ir darbdavio. Trečia, žurnalo dėka žmogiškųjų išteklių pareigūnas darbuotojui gali perduoti bet kokią informaciją per trumpą laiką.
Kai kuriose organizacijose įprasta saugoti kelis tokius žurnalus: neterminuotoms ir skubiems.
Teisės žodis
Beje, teisės aktai niekur nenurodo, kad reikalingas darbo sutarčių registras. Bet taip atsitiko, kad tai yra duotas biuro darbas ir jo bendrosios taisyklės. Pagal normas kiekvienas dokumentas turi būti pataisytas. Be to, šis žurnalas yra įtrauktas į tvarkymo dokumentų sąrašą. Jos nebuvimas organizacijoje gali sukelti problemų su kontrolės įstaigomis.
Patyrę personalo skyriaus darbuotojai tvirtina, kad darbo sutarčių registro buvimas, kurio pavyzdys bus pateiktas vėliau, žymiai palengvina darbo dienas ir leidžia tvarkyti duomenis apie darbuotojus bei tvarkyti jų apskaitą.
Užpildymas
Įstatymai nereglamentuoja, kaip tiksliai turėtų atrodyti apskaitos žurnalas. Daugeliu atvejų darbo sutarčių registro forma yra įprastas užrašų knygutė. Svarbiausia, kad danga būtų tanki didesniam išnaudojimui.
Antraštiniame žurnalo puslapyje turi būti nurodytas organizacijos pavadinimas, žurnalo pavadinimas, jo tvarkymo pradžia. Pirmame lape nurodomi asmenys, atsakingi už knygos priežiūrą. Jei daroma prielaida, kad įgalioti asmenys gali keistis, tada geriau įvesti tvarkingą informaciją apie juos:
- Skaičius eilės tvarka.
- Informacija apie darbuotoją.
- Pareigybės pavadinimas.
- Priežastys, kodėl šis asmuo gali pakeisti žurnalą.
- Darbuotojo parašas.
Darbo sutarčių registro pildymas gali būti vadinamas standartiniu. Visa informacija įrašoma į lentelę, kurios stulpelių skaičius kinta priklausomai nuo pačios organizacijos norų. Vidutiniškai gali būti iki dešimties stulpelių. Lentelė užpildyta taip:
- Dokumento registracijos serijos numeris.
- Sutarties sudarymo data.
- Sutarties numeris.
- Informacija apie darbuotoją.
- Pareigos ar specialybės pavadinimas.
- Katedros ar padalinio pavadinimas.
- Sutarties galiojimo laikas.
- Darbo pobūdis.
- Papildomų susitarimų buvimas.
- Specialios pastabos.
Pasirinktinai galite įvesti kitą stulpelį, kuriame darbuotojas pasirašys šalia pateiktos informacijos. Be to, parašas nurodys, kad darbuotojas gavo sutarties kopiją.
Tie, kurie nežino, kaip atrodo darbo sutarčių registras, gali pamatyti dokumento pavyzdį žemiau esančioje nuotraukoje.
Popierinė versija
Nepaisant to, kad šiandien klesti kompiuterinių technologijų era, beveik visos įmonės saugo popierinę registracijos žurnalo versiją.
Pirmiausia, šis dokumentas turi būti susiuvamas, sunumeruotas ir patvirtintas organizacijos vadovo. Antra, personalo skyrius patikina, kad tokį žurnalą vesti yra daug patogiau. Ir trečia, žurnale turėtų būti darbuotojų parašai, nurodantys, kad jie sutinka su nurodyta informacija.
Elektroninė versija
Elektroninė darbo sutarčių registravimo forma turi ir privalumų, ir trūkumų. Be abejo, elektroniniais dokumentais yra labai patogu naudotis. Aplanko ir popieriaus krūvos neuždengia stalo ir lentynų, nes viskas saugoma kompiuteryje. Bet elektroninėje versijoje negalite gauti darbuotojo parašo dokumente, ir gana dažnai nutinka taip, kad kompiuteriai sugenda ir visa informacija gali tiesiog dingti.
Todėl daugelis personalo vadybininkų, jei tvarko elektroninį žurnalą, tai tik kaip atsarginė popierinių laikmenų versija.
Paprastai jie sukuria elektroninę versiją „Excel“ formatu. Ši lentelė turi daug funkcijų ir lengvai užpildoma. Elektroninis žurnalo formatas yra:
- informacijos saugojimo kontrolė;
- informacijos slaptumas;
- momentinis užsakymų ir pažymėjimų kopijų formavimas;
- Greita reikiamų dokumentų paieška.
Be to, galite atskirai laikyti papildomų žurnalą. susitarimai dėl darbo sutarčių. Bet kartais nepatogu ieškoti informacijos apie darbuotoją skirtinguose dokumentuose. Geriau, jei ši informacija bendrame dokumente būtų paryškinta kaip atskiras stulpelis.
Savybės
Yra keletas funkcijų, kurias geriausia išsaugoti prisijungiant. Tai gali būti:
- Susitarimų dėl darbo sutarčių ir pačių sutarčių registras gali būti pradedamas kurti kiekvienais metais iš naujo. Tai ypač pasakytina apie dideles įmones, kuriose yra daugybė dokumentų.
- Jei įgaliotas asmuo suklydo įvesdamas informaciją, baudos už tai nėra numatomos.
- Toks dokumentas turėtų būti saugomas mažiausiai 75 metus.
- Pasibaigus laivo žurnalui, jį reikia mirksėti ir sunumeruoti. Tada uždėkite antspaudą ir pateikite jį į dokumentų archyvą, kur jis iš tikrųjų yra laikomas.
- Jei terminuota sutartis patenka į neterminuotą kategoriją, šis faktas turi būti užfiksuotas. Tada sutartis perregistruojama arba įrašomas atitinkamas raštas žurnale.
- Vadovas privalo patvirtinti registracijos žurnalą, uždėdamas parašą ant užrašinės galinio viršelio.
Kas tvarko žurnalą
Kaip mes jau išsiaiškinome, sutarčių apskaitos žurnalas yra dokumentas, patvirtinantis svarbių dokumentų buvimą organizacijoje.
Pagal taisykles tokius dokumentus pildo ir prižiūri įgalioti asmenys. Esmė - tai personalo darbuotojai arba personalo vadovai. Jie yra atsakingi už įvairius patikrinimus, ty už išsamų informacijos apie darbuotojus teikimą.
Tie patys darbuotojai taip pat yra atsakingi už visų sutarčių ir papildomų sutarčių originalus. Pradėkite šiuos dokumentus darbdavio nurodymu.
Įsakymas nustato:
- medienos ruošos rūšis (popierinė arba elektroninė);
- žurnalistas
- registracijos žurnalo forma.
Anksčiau buvo pateiktas darbo sutarčių registras (pavyzdinis dokumentas). Dabar žemiau esančioje nuotraukoje galite pamatyti, kaip atrodo papildomų sutarčių registravimo žurnalas.
Pokyčiai
Anksčiau buvo sakoma, kad šiek tiek prižiūrėdamas darbuotojas neprisiima jokios atsakomybės ar nuobaudų. Bet vis tiek reikia atsargiai užpildyti žurnalą.
Griežtai draudžiama atlikti bet kokius pakeitimus, neatsižvelgiant į dokumento tipą. Jei įgaliotas darbuotojas padaro rimtą klaidą, žurnalas turėtų būti uždarytas. Tai reiškia, kad paskutiniame knygos puslapyje nurodoma jos uždarymo priežastis. Be to, apie problemą reikia pranešti įmonės vadovui. Norėdami pradėti kurti naują apskaitos žurnalą, turite išduoti užsakymą.
Kalbant apie papildomus pakeitimus, susijusius su konkrečiu darbuotoju, jie apima:
- atleidimas iš darbo;
- darbo sąlygų pasikeitimas;
- darbuotojo perkėlimas į kitą skyrių, padalijimas ar darbuotojo pareigų pakeitimas.
Tokiai informacijai sukuriama atskira knyga papildomiems susitarimams arba atskiras stulpelis sutarčių registravimo žurnale.
Svarbu atsiminti, kad toks žurnalas pirmiausia yra svarbus darbuotojui, kuris kaupia informaciją apie darbuotojus.
Šio dokumento dėka galite lengvai rasti informacijos tuose žurnaluose, kurie jau seniai perkelti į archyvą. Žurnalas taip pat laikomas teisiniu visų darbo sutarčių, sudaromų su darbuotojais, vykdančiais veiklą įmonėje, egzistavimu.