Sunku įsivaizduoti didelę įmonę, valstybę ar švietimo įstaigą, kurioje nėra tokios pozicijos. Susitikimų planavimas, dokumentų rengimas, darbas su korespondencija, skambučių priėmimas yra tik dalis asmenų, einančių šias pareigas, atsakomybės. Nuo 2016 m. Pagrindinių funkcijų ratas buvo apibrėžtas naujojoje norminėje nuostatoje - sekretorės profesiniame standarte. Dabar jis gali būti naudojamas kaip pagrindas formuojant reikalingas aptarnavimo instrukcijas.
Profesijos ypatybės
Nepaisant nuolatinių populiariausių ir geidžiamiausių pasaulyje profesijų sąrašų kaitos, sekretorės pareigos ir toliau išlieka gana plačios. Oficialiai Rusijoje ši profesija gyvuoja tris šimtmečius. 1720 m. Petras I tai patvirtino, reikalavimai darbuotojams buvo gana aukšti: raštingumas, įstatymų žinojimas, gebėjimas sudaryti dokumentus.
Iš pradžių sekretorėmis buvo tik vyrai, šiandien tai daugiausia moteriška profesija. Iš dalies taip yra dėl to, kad sekretoriaus pareigoms atlikti reikia atkaklumo, kruopštumo, sugebėjimo atlikti tą patį ir monotonišką darbą.
Kokie yra šiuolaikinių vadovų reikalavimai darbuotojams, einantiems tokias pareigas? Sekretorius turi būti įsitikinęs pagrindinių biuro kompiuterinių programų vartotojas, mokėti valdyti biuro įrangą, dirbti su dokumentacija, turėti gerus bendravimo įgūdžius (geri kalbėjimo, dialogo įgūdžiai, mandagumas, etiketas). Be to, būkite dėmesingi, organizuoti, drausmingi, emociškai stabilūs.
Kalbant apie būtiną išsilavinimą, sekretorės profesiniame standarte šiuo atžvilgiu nėra griežtų reikalavimų. Jei turite bendrąjį išsilavinimą, pakanka profesinės patirties ar specialių kursų. Tačiau aukštojo mokslo diplomo buvimas paprastai suteikia pranašumą samdant.
Profesinis standartas
Reikalavimai sekretoriaus darbui įgyta norminio akto forma 2016 m. Dokumentų ir organizacinės paramos organizacijos valdymui specialistui buvo priimtas apibendrintas profesinis standartas. Pagrindinis standarto tikslas yra optimizuoti personalo politiką. Vertinant darbuotojo profesines savybes, galva gali nukreipti į jį dėmesį. Šis dokumentas taip pat naudojamas rengiant sekretorių rengimo mokymo programas.
Profesijos standartą sudaro:
- pagrindinių darbo funkcijų sąrašas;
- įgūdžių, žinių, žinių, reikalingų jiems įgyvendinti, sąrašas;
- išsilavinimo lygio ir darbo patirties reikalavimai.
Dokumente taip pat išvardyti galimi pareigybių pavadinimai ir jiems keliami reikalavimai. Tai apima, pavyzdžiui, profesinius standartus „vadovas“, sekretorius ir kiti.
Konstrukciją sudaro keli semantiniai blokai:
- bendroji informacija (veiklos tikslo apibūdinimas, kodifikatorius);
- funkcinis žemėlapis (darbo funkcijų ir kvalifikacijų kategorijų sąrašas);
- darbo funkcijų aprašymas (darbuotojui nustatytų pareigų sąrašo, įgūdžių aprašymas);
- informacija apie standartų kūrėjus.
Trečiasis skyrius prasideda sekretoriaus-administratoriaus profesiniu standartu, pagal kurį kvalifikacijai, išsilavinimui ir patirčiai keliami griežčiausi reikalavimai.
Pagrindinės darbuotojo, einančio studijuojamas pareigas, funkcijos suformuluotos taip:
- organizuotas profesinės informacijos rinkimas;
- informacinė parama aktualijomis;
- gaunamos informacijos sisteminimas, dokumentavimas ir saugojimas;
- verslo renginių akompanimentas;
- sudaryti būtinas sąlygas organizacijos vadovo darbui ir administracinę paramą.
Darbo aprašymas
Savo darbe sekretorius vadovaujasi galiojančiais įstatymais, organizacijos įstatais, vadovo įsakymais ir įsakymais, savo darbo aprašymu. Būtent paskutiniame dokumente yra skiriamos pareigūno profesinės užduotys. Pradėjęs eiti oficialias pareigas, darbuotojas turėtų būti susipažinęs su pagrindinėmis instrukcijų nuostatomis. Jos nuostatos gali būti naudojamos kaip įrodymai kilus konfliktinėms darbo situacijoms. Todėl instrukcijų turinys turėtų būti konkretus. Ir atmeskite dvigubo aiškinimo galimybę.
Profesijos standartų sekretoriaus pareigybės aprašymas sudaromas atsižvelgiant į konkrečios organizacijos specifiką ir apima šiuos skyrius:
- bendrosios nuostatos;
- darbuotojo funkcijos
- atsakomybė už darbą;
- darbuotojų teisės;
- kitos sąlygos ir reikalavimai.
Bendrosiose nuostatose nurodoma, kuriai kategorijai darbuotojas priklauso ir kam pavaldi, paskyrimo ir atleidimo tvarka, reikalavimai kvalifikacijai, žinioms ir įgūdžiams. Toliau išsamiai aprašoma, kas tiksliai yra darbuotojo funkcijos ir kokias teises jis turi. Oficialios atsakomybės skyriuje nurodomi tie pažeidimai darbe, už kuriuos darbuotojas gali būti nubaustas.
Pareigybės aprašą tvirtina organizacijos vadovas ir atkreipia darbuotojo dėmesį (pasirašytinai).
Profesijos standartas „Galvos sekretorius“
Vadovaujantis jos nuostatomis, pageidautina į šias pareigas priimti darbuotojus, turinčius aukštąjį (bakalauro laipsnį) ar vidurinį profesinį išsilavinimą. Be to, vertinama darbo patirtis (mažiausiai dveji metai).
Profesijos standarte išvardijami pagrindiniai darbuotojo darbo veiksmai:
- laikinų planų derinimas su vadovu;
- boso organizatoriaus planavimo formos parinkimas ir valdymas;
- susitikimų, derybų su partneriais, klientais, darbuotojais koordinavimas;
- vadovo informavimas apie artėjančių renginių laiką ir tvarkaraštį.
Vadovo sekretorius turi turėti keletą įgūdžių atlikti aukščiau išvardintus veiksmus. Iškelkite tikslus, nustatykite jų įgyvendinimo tvarką ir prioritetus, padėkite vadovui paskirstyti darbo laiką, užtikrinkite informacijos saugumą ir pasirinkite patogiausius pranešimo apie artėjančius įvykius būdus. Naudojant šias tezes, paprastai sudaromas profesijos standarto vedėjo sekretoriaus pareigybių aprašymas.
Jis taip pat turėtų būti susipažinęs su pagrindinės organizacijos veiklos specifika, darbo įstatymų nuostatomis ir verslo derybų vedimo taisyklėmis.
Išvardyta vadovo sekretoriaus darbo veikla apima daugybę skirtingų pareigų:
- darbo dienos planavimas;
- telefoninių pokalbių ir verslo kelionių organizavimas;
- darbas su lankytojais registratūroje;
- darbo renginių ir susitikimų organizavimas;
- palaikyti reikiamą darbo tvarką vadovo kabinete;
- pavedimų ir nurodymų vykdymo kontrolė;
- darbinės dokumentacijos atlikimas;
- vietinių aktų rengimas, jei reikia;
- dokumentų saugojimas;
- organizacijos darbuotojų ir vadovybės informacijos sąveikos organizavimas.
Pagrindinės vadovo sekretoriaus pareigos
Organizacijos vadovo sekretoriaus pareigos apima nuolatinį bendravimą su žmonėmis ir norą patarti klientams ir lankytojams pagrindiniais klausimais. Žinoma, daug kas priklauso nuo pagrindinės įstaigos veiklos specifikos ir vadovybės pozicijos.Jie daro didelę įtaką sekretoriaus pareigybės aprašymo rengimui pagal profesinį standartą.
Bendrosiose nuostatose nurodoma, kad pareigos priklauso techninių vykdytojų kategorijai, nustatomi reikalavimai darbuotojo išsilavinimui ir darbo stažui. Susitikimą priima tiesiogiai vadovas. Norint suformuluoti reikiamas žinias ir įgūdžius, gali būti naudojamas sekretoriaus profesinis standartas. Tai apima: žinias apie biuro darbo pagrindus; informacinių duomenų registravimo ir tvarkymo metodų išmanymas; Kompiuterio nuosavybė susipažinimas su verslo susirašinėjimo ir bendravimo taisyklėmis; žinių apie vidaus taisykles ir saugos procedūras bei dar daugiau.
Antrame instrukcijų skyriuje aprašomos darbuotojo pareigos. Trečiame skyriuje - jo teisės. Pavyzdžiui, vadovo sekretorius turi teisę susipažinti su sprendimų, susijusių su jo veikla, projektais, teikti pasiūlymus dėl darbo optimizavimo, paprašyti informacijos ir dokumentų, reikalingų užduotims atlikti ir pan.
Paskutiniame instrukcijos skyriuje išdėstytos darbuotojų atsakomybės priemonės netinkamai atliekant tarnybines pareigas, padarant materialinę žalą.
Tarnautojas
Pagrindinis kanceliarijos darbuotojo uždavinys yra kontroliuoti padalinio ar visos organizacijos darbo eigą (dažnai šią funkciją atliekantys darbuotojai dirba keli darbuotojai). Pagrindinių pareigų sąrašas nurodytas sekretoriaus-tarnautojo profesiniame standarte:
- dokumentų archyvavimas ir tinkamas saugojimas;
- darbo su dokumentais organizavimas;
- bylų formavimas pagal organizacijos nomenklatūros reikalavimus.
Norint pretenduoti į šias pareigas, pareiškėjui reikalingas vidurinis profesinis išsilavinimas.
Organizuodamas darbą su dokumentais sekretorius-sekretorius gali priimti ir apdoroti gaunamą medžiagą, jas rūšiuoti ir prireikus įregistruoti, paruošti svarstyti vadovui, nukreipti jas tiesioginiams vykdytojams ir prižiūrėti duomenų bazę.
Norėdami užtikrinti tinkamą dokumentų saugojimą, sekretorius turi sugebėti sudaryti bylų nomenklatūrą, patikrinti dokumentų teisingumą, suformuoti bylas ir nustatyti jų saugojimo laiką, paskirstyti ir įforminti dokumentus.
Prieš išsiunčiant dokumentus į archyvus saugoti, sekretorius patikrina jų saugojimo terminus (nuolatinį ar ilgalaikį), sudaro vidinį aprašą, sudaro bylų viršelius.
Referentas ar sekretorius-administratorius?
Kartais gali būti sunku išsiaiškinti sekretorių pareigų hierarchiją ir jų pareigas. Pavyzdžiui, kuo skiriasi sekretoriaus padėjėjas ir administratorius? Galų gale, jų atliekamos funkcijos yra gana panašios.
Sekretorės-administratorės pareigybės aprašyme pagal profesijos standartą numatyta:
- gaunamų telefono skambučių priėmimas ir paskirstymas;
- darbo su lankytojais organizavimas;
- koordinavimo funkcijų įgyvendinimas.
Jis turėtų būti susipažinęs su verslo etiketo taisyklėmis, telefoniniais pokalbiais (su klientais, partneriais, žiniasklaidos atstovais ir kitais), mokėti palaikyti pokalbį ir išlyginti konfliktinę situaciją. Koordinuojančios administratoriaus funkcijos paprastai yra darbuotojų judėjimo, pasivažinėjimų per kurjerius ir vairuotojų maršrutus registravimas.
Atskiro sekretoriaus-referento profesinio standarto dar nėra, tačiau jo pareigos daugeliu atžvilgių yra panašios į vadovo padėjėjo pareigas. Kaip ir administratorius, jis dirba su korespondencija, atsiliepia į skambučius, susitinka ir lydi lankytojus, sudaro kelionių tvarkaraščius. Tačiau visa tai yra tiesiogiai susijusi su organizacijos vadovo figūra. Kai kuriais atvejais jo atsakomybė gali būti išplėsta, o tai atsispindi darbo grafike (gali būti netaisyklinga).
Akademinio skyriaus sekretoriaus profesiniai standartai
Tokius darbuotojus gali rasti mokyklos, kolegijos ar universiteto darbuotojai. Pareigos priklauso mokymo pagalbinių darbuotojų kategorijai. Norėdami nustatyti pagrindinį funkcionalumą, darbdavys gali naudoti bendrąjį specialisto, teikiančio dokumentus, standartą. Darbo ministerija dar nepatvirtino atskiro švietimo įstaigos švietimo skyriaus sekretoriaus profesinio standarto. Darbui reikalingas profesinis (vidurinis) išsilavinimas biuro darbo srityje arba profesinis mokymas, paremtas bendru išsilavinimu. Nėra griežtų reikalavimų dėl darbo patirties prieinamumo.
Būdamas šioje pozicijoje darbuotojas:
- priima korespondenciją, perduoda ją švietimo organizacijos vadovui ir atlikėjams;
- tvarko dokumentus (įskaitant elektroninius);
- rengia įsakymų projektus studentų kontingentui;
- surašo studentų asmenines bylas;
- stebi mokytojų mokymo valandas;
- teikia prašymus, laiškus;
- kontroliuoja galvos pavedimų ir nurodymų vykdymą.
Mokslo sekretorius ir jo pareigos
Šis postas priklauso mokslo sričiai. Mokslo sekretoriai yra paklausūs universitetuose, tyrimų institutuose, akademijose, mokslo organizacijose. Paprastai jie teikia tyrėjų ir disertacijų tarybų darbą. Mokslinio sekretoriaus profesinis standartas apima mokslinių renginių (posėdžių, konferencijų, apskritojo stalo) planavimą, organizavimą ir vykdymą, atitinkamos dokumentacijos rengimą ir priimtų sprendimų įgyvendinimo stebėseną.
Į šias pareigas gali būti skiriami darbuotojai, turintys mokslinį laipsnį, organizacinio ir mokslinio darbo patirtį (ne mažiau kaip 5 metus), publikacijas recenzuojamuose leidiniuose.
Mokslo sekretorius:
- renka pasiūlymus į metinį mokslo plėtros ir tyrimų planą;
- kontroliuoja, kaip laiku įgyvendinami nustatyti mokslinio darbo teminiai planai ir rengiamos atitinkamos ataskaitos;
- rengia mokslo (mokslo ir technikos) tarybos darbo planų projektus, stebi jos sprendimų įgyvendinimą;
- svarsto medžiagą, reikalingą suteikti akademinį laipsnį ir apginti disertaciją;
- rengia mokslinių darbų publikavimo plano pasiūlymus;
- parengia darbuotojų atestavimo vertinimo kriterijus;
- formuluoja mokslininkų kvalifikacijos kėlimo ir stažuočių pasiūlymus.
Atstovo funkcijos
Gana „jauna“ profesija. Rusijoje jis pradėjo populiarėti maždaug praėjusio amžiaus 90-ųjų viduryje. Sekretorės profesiniame standarte šios pareigos vardas neskiriamas atskirai. Tačiau daugeliui organizacijų tokį darbuotoją turėti reikia skubiai. Būtent jis formuoja visuomenės nuomonę apie įmonę. Pagrindinės pareigos apima: spaudos konferencijų organizavimą; organizacijos svetainės turinį; pranešimų spaudai rengimas; informacijos kampanijų (spaudoje, tinkluose, televizijoje) planavimas, siekiant sukurti teigiamą įmonės įvaizdį.
Spaudos sekretoriaus profesiniame standarte nustatyta, kad pareiškėjas privalo turėti žurnalistikos, reklamos, filologijos ar viešųjų ryšių laipsnį. Taip pat pageidautina darbo (nuo 3 metų) patirtis atitinkamoje srityje, kompetentinga žodinė ir rašytinė kalba, užsienio kalbos žinios.