Valstybinis verslas ir biuro darbo sritis yra svarbiausia bet kurios valstybės viešojo gyvenimo šaka. Dokumentuota informacija yra teisėti duomenys. Teisėkūros veikla prisideda prie civilinės teisėtvarkos ir gerovės kūrimo, kurie yra labai svarbūs.
Dokumentuotos informacijos samprata
Toks paskyrimas, iš pirmo žvilgsnio, nėra dažnai naudojamas teismų praktikoje, tačiau tuo pat metu yra labai svarbus. Remiantis federaliniais įstatymais, dokumentais pagrįsta informacija yra tam tikrų duomenų rinkinys, kuris saugumo sumetimais įrašomas į apčiuopiamą laikmeną.
Šioje medžiagoje taip pat daroma prielaida, kad yra informacijos apie galimus kilmės šaltinius, kurie iš esmės leidžia nustatyti šių duomenų ar jų laikmenų pobūdį, neatsižvelgiant į pateikimo formą. Be jų dokumentuojamos informacijos sąvoka iš tikrųjų praranda prasmę. Reikalavimai iš esmės atlieka dvi pagrindines funkcijas - informaciją ir saugumo sertifikavimą. Kitaip tariant, viena vertus, juose yra reikalingi duomenys, ir, kita vertus, neįmanoma suklastyti dokumentų.
Tarptautinė standartizacijos organizacija
Dokumentuotos informacijos tvarkymą reglamentuoja įvairūs teisės aktai, federaliniai nutarimai, įsakymai, tarptautiniai norminiai dokumentai. Taigi Tarptautinė standartizacijos organizacija (ISO) nuolat tiesiogiai dalyvauja kuriant dogmas, taisykles ir reglamentus, susijusius su informacijos formavimu, saugojimu, naudojimu. Vykdomi pokyčiai, siekiant pašalinti tikrovės turinio neatitikimo pažeidimus, formuojant reikalavimus duomenų pateikimo formai.
Dokumentuotos informacijos požymiai
Pirmasis ir pats svarbiausias ženklas yra medžiagos nešiklio buvimas. Iš esmės gali veikti bet kuris aplinkinio pasaulio objektas, įskaitant objektus ir fizinius laukus, kuriuose rodomi tam tikri veiksmai ar informacija. Tie patys duomenys gali būti įrašomi skirtingose laikmenose. Taip pat bus tiesa, kad toje pačioje vietoje galima dokumentuoti skirtingas medžiagas.
Kitas svarbiausias dokumentais pagrįstos informacijos bruožas yra galimybė atpažinti įrašytą medžiagą. Tai atliekama naudojant atraminį rekvizitų vaidmenį. Jų buvimas padeda nustatyti duomenų tikslą, pobūdį, šaltinį, dokumentavimo laiką. Kai kuriais atvejais išsami informacija suteikia reikiamą konkretaus pavyzdžio apsaugos laipsnį pridedant elektroninį skaitmeninį parašą.
Trečia dokumentais pagrįstos informacijos savybė yra galimybė pasirinkti įvairius variantus ir formas, perteikiančius jos turinį. Jis taip pat gali būti laikomas įvairiose laikmenose, įvairiomis formomis, neprarandant savo turinio ir informacijos. T. y., Dokumentuojamos informacijos saugojimas suponuoja galimybę ją nukopijuoti. Tokios medžiagos gali būti įvairių modifikacijų pavidalu.
Dokumentų informacijos valdymas
Remiantis Tarptautinės standartizacijos organizacijos versija, dokumentais pagrįsta informacija yra duomenys, kurie turi būti saugomi ir naudojami specialiai kontroliuojant. Pavaldumo sferoje tiesiogiai yra materialios prigimties nešėjas, ant kurio ši medžiaga yra laikoma.Dokumentuotos informacijos valdymo reikalavimų rinkinys pateiktas ISO 9001: 2015 skyriuje Nr. 7. Jei bandysite apibendrinti ir pavaizduoti šias įsipareigojimų tezes, jos turės tokią formą:
- reguliariai analizuoti informacijos prieinamumo lygį tiek, kiek reikia, toje vietoje, kur reikia, ir tuo metu, kai reikia;
- reguliarus dokumentuojamų duomenų saugumo laipsnio įvertinimas;
- informacijos paskirstymo, paieškos, prieigos kontrolės ir naudojimo procesų organizavimo klausimų sprendimas;
- veiksmingų procesų, skirtų apsaugoti ir saugoti dokumentus nuo įvairių klaidų, poveikio vertinimas, pavyzdžiui, ar užtikrintas jų skaitomumas;
- konfiskavimo ir laikymo taisyklių laikymosi patikrinimas.
Kas atsitinka?
Dokumentuotos informacijos formos pirmiausia priklauso nuo jos materialiosios terpės pobūdžio. Yra keli pagrindiniai tipai. Dažniausiai pasitaikančios:
- popierius;
- garso įrašai;
- vaizdo medžiaga;
- elektronine dokumentais pagrįsta informacija.
Daugybė duomenų apie apčiuopiamas laikmenas
Informacija, be daugelio tyrinėtojų versijos, viršijanti tvarkingumo kriterijus ir organizacijos laipsnį, yra padalinta į dokumentais pagrįstą ir be dokumentų. Kuo jie skiriasi?
Dokumentuota yra specifinė organizacinė, oficialioji informacijos egzistavimo forma. Tokio tipo duomenų egzistavimo tikslas yra susijęs su visuomenės gerove ir teisine valstybe. Dokumentuotos informacijos rūšys gali būti skirtingos. Galų gale, viskas priklauso nuo klasifikavimo kriterijaus, priimto kaip pagrindas.
Informacija apie prieinamumo kriterijus:
- su ribota prieiga;
- valstybės paslapties medžiaga;
- konfidenciali rūšis;
- su neribota prieiga, vieša.
Jei įmanoma, tai atsitinka:
- laisvai platinamas;
- duomenis, kurių atskleidimas yra griežtai draudžiamas;
- Informacija, atskleidžiama pagal federalinius įstatymus;
- medžiaga, kurią atskleisti įmanoma tam tikram asmenų ratui susitarus.
Dokumentuotos informacijos savybės
Dokumentuota informacija yra duomenys, egzistuojantys tam tikromis objektyviomis sąlygomis ir turintys daugybę savybių.
Jo savybės apima:
- fiksuotas pobūdis, tai yra jo šaltinio turėjimas, dokumentavimo momentas ir įpareigojimas saugoti;
- tinkamumas - galimybė patenkinti potencialaus vartotojo reikalavimus, patenkinti prašymus;
- vertė - duomenys tinkami tikslui;
- išsamumas - optimalus santykis tarp gautos ir reikalingos informacijos;
- naudingumas - jo būtinumo laipsnis;
- patikimumas - parodo informacijos objektyvumo lygį;
- naujumas - aktualumas, nes dokumentais patvirtinta informacija yra informacijos, kuri gali pasenti arba nustoja galioti, paaiškinimas;
- savalaikiškumas;
- prieinamumas - vartotojo galimybė laisvai gauti duomenis;
- saugumas - nesankcionuotos prieigos nebuvimas;
- ergonomika - optimalus duomenų tūrio ir formos santykis konkrečiam vartotojui;
- adekvatumas - informacijos atitikimas tikrovei, pasirengimas atspindėti realias objektyvias sąlygas.
Dokumentinės informacijos saugojimas Rusijos įstatymuose
Trys federalinio įstatymo šaltiniai teikia dokumentais pagrįstą informacijos žymėjimą. Pirmasis šaltinis pateikia siaurą aiškinimą. Jame teigiama, kad dokumentais pagrįsta informacija yra svarbių duomenų įrašymas naudojant medžiaginę laikmeną per būtinų duomenų dokumentavimo procesą, kai yra informacijos, leidžiančios nustatyti, paskirti ar nustatyti jos esminę laikmeną (informacijos įstatymas, 2 straipsnis).
Kitas šaltinis aiškinamas plačiau.Jame teigiama, kad dokumentas reiškia laikmenos, kurioje yra įrašyta tekstinė, garsinė ar grafinė informacija, buvimą. Jo turinys yra skirtas perduoti pagal numatytą paskirtį tam tikru metu.
Dokumentuotų duomenų pavyzdžiai
Dokumentuota informacija yra teisės aktai, dokumentai, archyvai, kurie saugomi įvairiais tikslais. Išsaugota informacija daugeliu atvejų yra skirta visuomenės naudojimui. Pavyzdžiai:
- teisės aktai, norminė bazė;
- dokumentus, kuriuose yra informacijos apie aplinkosauginio, demografinio, sanitarinio-epidemiologinio, meteorologinio pobūdžio avarines situacijas;
- dokumentai, esantys bibliotekų rinkiniuose ir kituose įvairiuose informacinių sistemų fonduose;
- žiniasklaidos informacija ir kita vieša informacija pagal Rusijos Federacijos įstatymus.
Remiantis tuo, kas išdėstyta, verta paminėti, kad iš viso dokumentai ir dokumentais pagrįsta informacija yra patys svarbiausi valstybės saugumo ir visuomenės gerovės elementai. Tai dažnai yra valstybei strategiškai svarbios informacijos saugykla. Štai kodėl tokia informacija turėtų būti kruopščiai saugoma, atsižvelgiant į valstybės įstatymų reikalavimus.