Kad įmonė efektyviai dirbtų, komandoje turėtų vyrauti draugiška, sveika atmosfera. Ne visada įmonės savininkas turi galią tinkamai įvertinti kiekvieną darbuotoją ir išsiaiškinti, iš kur kyla personalo santykių problemos. Norint išspręsti nemalonias situacijas ir pašalinti galimus konfliktus, atsikratyti neefektyvių darbuotojų ir kontroliuoti personalo finansines išlaidas, būtina organizuoti visavertį organizacijos personalo auditą.
Apie ką tu kalbi
Ką paprastai supranta terminas „auditas“? Organizacijos personalas yra pagrindinis šaltinis, svarbesnis už pinigus. O auditas yra būdas nustatyti, ar darbuotojai yra veiksmingi. Audito metu galima sužinoti, kokia gera personalo kontrolės sistema, taip pat rasti optimizavimo ir efektyvumo didinimo metodus. Pagrindinis tokio įvykio tikslas yra įvertinti produktyvumą kiekvieno konkretaus darbuotojo kontekste, o tai leidžia mums apskritai apskaičiuoti, koks darbuotojo naudingumas yra pelningumas.
Atliekant specializuotą analizę, galima atlikti personalo atlyginimų skaičiavimo auditą, įvertinti, ar ši sistema efektyvi ir kaip kontroliuoti ryšius organizacijoje:
- ekonominis;
- socialinis;
- darbo jėga.
Personalo audito sistema yra būtina siekiant didelės personalo kaitos įmonėje, nes ji leidžia nustatyti šio reiškinio priežastį.
Analizės užduotys
Paprastai personalo auditą atliekantiems specialistams skiriamos pagrindinės užduotys:
- nustatyti, ar žmogiškieji ištekliai atitinka įmonės augimo strategiją;
- vadovybės struktūros ir darbo proceso atitikties valstybės įstatymams nustatymas;
- darbuotojų, sprendžiant jų užduotis, efektyvumo įvertinimas;
- personalo sąveikos problemų priežasčių nustatymas, situacijų sprendimo būdų paieška, taip pat neigiamo poveikio sumažinimas.
Kaip tai vyksta?
Paprastai personalo auditas skirstomas į:
- mokymai;
- duomenų rinkimas;
- informacijos analizė;
- apibendrinant.
Paruošimas
Personalo auditas ir kontrolė prasideda nustatant, kokių tikslų siekiama renginiu. Remdamiesi tuo, jie parengia dokumentinę paramą ir nustato terminus. Parengiamuoju etapu paskiriami projekto vykdytojai, atrenkami dalyviai ir sudaromas planas, pagal kurį duomenys bus renkami ir analizuojami. Taip pat būtina nuspręsti, ar verta teikti tas ar kitas ataskaitas.
Dirbkite su informacija
Duomenų rinkimas apima veiklą, skirtą stebėti pasirinktų darbuotojų darbo eigą. Tuo pat metu specialistai, atliekantys personalo studijų dokumentacijos, ataskaitų rengimą, apklausas ir rinkdami anketas, organizuoja pokalbius su įmonės darbuotojais. Atliekant tokį tyrimą gauta statistika yra iš anksto apdorojama, o po to kruopščiai analizuojama.
Trečiasis audito darbo etapas yra visų anksčiau surinktų duomenų tvarkymas. Remiantis gauta informacija formuojami:
- Stalai
- grafikai;
- Diagramos
- schemos.
Tokie duomenų pateikimo metodai yra aiškūs ir suprantami, leidžia greitai analizuoti situaciją. Personalo valdymo sistemos auditas atliekamas atsižvelgiant į iš anksto pasirinktą informacijos analizės algoritmą, taip pat įvertinant darbuotojų efektyvumą.Apskaičiuoti rodikliai aiškiai palyginami su panašiomis įmonėmis, moksliškai pagrįsti standartai.
Paskutinis žingsnis
Paskutiniame etape atsiskaitymų su darbuotojais (darbo jėgos, jos apmokėjimo) auditas paties darbo procese leidžia mums padaryti išvadas. Renginius vedę specialistai formuluoja rekomendacijas, kaip pagerinti darbo proceso efektyvumą. Remiantis nustatytomis situacijomis paaiškėja, kaip galima optimizuoti žmogiškuosius išteklius ir sumažinti jų sąnaudas.
Ką tai suteikia?
Kodėl mums reikalingas auditas? Personalas kategoriškai nerimauja dėl tokių įvykių, iš anksto įtikindamas, kad vadovai tiesiog nori ką nors sušaudyti. Iš tikrųjų audito nauda yra daug didesnė, nei gali įsivaizduoti pasaulietis. Kai patvirtinimas baigtas, galite:
- įvertinti, ar reikalingi kiti darbuotojai;
- patikrinti, ar įmonėje nėra personalo;
- nustatyti valdymo struktūrą;
- nustatyti, ar mokyti darbuotojus;
- suprasti, koks vadybos stilius yra taikomas;
- įvertinti psichologinį, socialinį klimatą organizacijoje;
- nustatyti, kur prasideda pasipriešinimas naujovėms;
- suprasti, ar inovacijų potencialas yra didelis;
- nustatyti, koks personalo pasiskirstymas įmonėje.
Jei buvo atliktas kokybės auditas, personalas ir vadovas tampa darnia visuma. Tyrime nustatomi nepavojingi pavojingi darbuotojai, taip pat siekiama pašalinti konfliktines situacijas. Auditas leidžia sukurti tokią motyvacinę sistemą. Kuris bus taikomas tam tikros organizacijos sąlygoms.
Audito lygiai
Personalo valdymo sistemos auditas yra suskirstytas į tris lygius:
- socialiniai-psichologiniai;
- finansiniai;
- organizacinė ir technologinė.
Kalbant apie pinigų klausimus, tada atkreipiamas dėmesys į:
- įmonės konkurencingumą, įvertinti, kurie jie palygina rodiklius su šios srities vidurkiu ir geriausiais;
- personalo skyriaus efektyvumas, jo vaidmuo gerinant darbo proceso kokybę;
- kaip susijusios audito veiklos išlaidos ir jų rezultatai.
Organizacinis ir technologinis - lygis, apimantis dokumentų tyrimą, rodiklių analizę, siekiant kalbėti apie veikimo teisėtumą, efektyvumą. Šiuo aspektu personalo auditas ir kontrolė apima išsamią analizę:
- sklandumas;
- atvejai, kai darbuotojai nesilankė darbo vietoje;
- skundai
- traumos darbo vietoje;
- darbuotojų požiūris į savo užduotis;
- darbuotojų malonumo lygis;
- plėtros programas.
Galiausiai, socialinis-psichologinis - toks auditas, kuris apima santykių įmonės viduje analizę, leidžiančią nustatyti motyvacinius veiksnius. Tuo pačiu metu užduotis yra išsiaiškinti, kaip galima patobulinti visos įmonės, o ypač kiekvieno atskiro darbuotojo, veiklą.
Svarbios savybės
Vadovas privalo nedelsdamas aiškiai pranešti visiems darbuotojams, kokiu tikslu planuojamas auditas. Personalas bus pasirengęs susitikti tik tada, jei kiekvienas darbuotojas supras, kad renginys jam naudingas ir naudingas. Specialių mokymų ar seminarų, kuriuose paaiškinami pagrindiniai tikslai, vedimas gali būti geriausias problemos sprendimas ir gera pradžia pakviestų specialistų ir nuolatinio personalo bendravimui.
Tikrinant rodiklius, gautus atlikus aukščiau aprašytus veiksmus, jie analizuojami kaip visuma, tai yra, išsamiai. Šis požiūris yra garantija, kad rezultatas atspindės įmonės dinamiką.
Be to, auditas nėra tik patikrinimas, ar efektyviai dirba darbuotojas ar padalinys. Renginių metu analizuojama organizacijoje įdiegta personalo valdymo sistema. Inspektoriai daug dėmesio skirs įmonių vadovams, taip pat įvairių lygių vadovams.
Mes sumaniai vadovaujame įmonei
Įmonių valdymas visų pirma yra sumanus žmogiškųjų išteklių valdymas. Tuo pat metu darbas yra padalintas į tris lygius:
- linijinis
- strateginis;
- funkcinis.
Darytina išvada, kad patikrinimas taip pat turėtų atitikti šiuos lygius. Tačiau audito rezultatai turėtų būti tokie, kad būtų naudingi planuojant būsimą įmonę ateityje. Kai kurios išvados padės suprasti, kokie yra trumpalaikiai tam tikrų darbuotojų poreikiai. Galiausiai auditas leidžia išsiaiškinti, ar organizacijoje reikia daugiau vadovų.
Strateginis auditas yra analizė įmonės vyresniųjų pareigūnų požiūriu. Tuo pat metu ekspertai nagrinėja valdymo praktiką įmonėje ir analizuoja, kaip veikia personalo tarnyba. Norint gauti duomenis, būtina apklausti visą vadovybės komandą, išstudijuoti verslo planą, įvertinti personalo tarnybos darbą. Šis požiūris leidžia mums suprasti, kaip padaryti įmonę konkurencingesnę, nustatant stipriąsias, silpnąsias įmonės savybes, riziką ir įmonės galimybes.
Konkurencingumas kaip kelias į sėkmę
Audito metu galima padidinti įmonės konkurencingumą rinkoje dėl šių priemonių:
- struktūrinių trūkumų pašalinimas išlaikant personalo potencialą tokiu būdu, kad įmonė sustiprintų savo pozicijas atsikratydama nereikalingų, nepageidaujamų jos struktūros elementų. Paprastai procesas apima įmonės reorganizavimą, kai kai kurie padaliniai yra neįtraukiami, darbuotojai pasitraukia, o įmonės strategijos keičiasi;
- identifikuoti unikalius organizacijos bruožus, padaryti ją patraukliu potencialiems darbuotojams ir klientams.
Apskritai konkurencingumą lemia tai, kiek efektyviai įmonė naudoja kiekvieno darbuotojo potencialą. Personalo valdymas vykdomas ne tik naudojant gerai žinomus dokumentų valdymo mechanizmus, bet ir netiesiogiai:
- inovacija;
- rinkodara
- tarnyba.
Atminkite, kad kuo didesnis įmonės produktyvumas, tuo stipresnis kiekvienas darbuotojas gerbia savo įmonę.
Reikšmingi niuansai
Norint įvertinti įmonę personalo rinkoje, naudojami šie rodikliai:
- įmonės personalo;
- darbuotojų pasitenkinimo lygis.
Auditas leidžia įvertinti įmonės strategiją veiklos lygmeniu, kai tiesiogiai analizuojami darbo rezultatai. Auditorius studijuoja:
- tikslo ir rezultato koreliacija;
- galimybė tobulinti, supaprastinti darbo eigą;
- galimybė gauti tą patį rezultatą su mažesnėmis investicijomis.
Taikant efektyvius metodus, galima plėtoti žmogiškuosius išteklius, padidinti personalą ir tobulinti informacijos valdymo sistemą. Visi su personalo aptarnavimu susiję procesai yra tiesiogiai ir netiesiogiai tiriami.
Savybės
Atliekant tyrimus įmonėje:
- išsiskiria atsakingas asmuo;
- formuluojami tikslai;
- studijuoja politiką, praktinius metodus tikslams pasiekti;
- Analizuojamos HR ataskaitos;
- rengiamos ataskaitos su rekomendacijomis dėl situacijos;
- formuojamas įmonės plėtros planas;
- analizuoja nustatytų trūkumų pašalinimo plane pasekmes.
Ne taip paprasta
Kiekviena audito kryptis reikalauja daug laiko ir pastangų. Išorinis auditas yra gana brangus ir prieinamas tik toms įmonėms, kurios „saugiai ant kojų“. Tuo pat metu auditas yra būtinas, jei norima padidinti efektyvumą ir pasiekti geresnių rezultatų nei esami.
Daugelis didelių kompanijų mūsų laikais į savo personalą įtraukia audito organizacijose dirbančius specialistus. Ši praktika parodė, kad decentralizuota personalo tarnyba ir regioniniai skyriai yra veiksmingi.
Teisingai atlikus procesą, vidaus auditas leidžia laiku nustatyti įmonės darbo trūkumus ir imtis priemonių jiems pašalinti.Tokio audito principai:
- specialistų nepriklausomumas;
- atsakomybė;
- kompetencija.
O pinigai?
Taikant visapusiškas priemones, atsiskaitymų su darbuotojais auditas yra privalomas. Atkreipiamas dėmesys į tai, kiek įmonė vykdo norminių, teisės aktų ir darbo santykius reglamentuojančių įstatymų reikalavimus. Tikrinimo specialistai analizuoja, kaip tiksliai ir teisingai apskaičiuoja:
- susilaikymas;
- mokėjimas
- mokesčių atskaitymai;
- darbo užmokesčio mokėjimai;
- socialinis komponentas.
Personalo atsiskaitymų auditas grindžiamas kodeksais, reglamentuojančiais darbo santykius, civilinę ir mokesčių įstatymus.
Norint gauti duomenis, reikalingi perkėlimo, įdarbinimo, atleidimo iš darbo, pirminio, atskaitomybės, apskaitos registrų dokumentai.
Ko tau reikia?
Jei planuojate atsiskaitymų su personalu dėl atlyginimo auditą, atminkite, kad analizė įmanoma, jei yra pirminė apskaita, kuriai naudojamos vienodos formos.
Įmonės vadovas privalo pateikti dokumentus:
- įsakymai dėl įdarbinimo;
- T2 kortelės;
- įsakymai siųsti darbuotojus atostogauti į kitas pareigas;
- darbo sutarties nutraukimo dokumentai.
Teisingas auditas su darbo užmokesčio apskaitos darbuotojais yra įmanomas, jei tikrinimo specialistas disponuoja:
- darbo užmokesčio apskaita;
- darbo laiko apskaitos žiniaraštis;
- darbo laiko apskaitos žiniaraštis;
- teiginiai T-49;
- asmeninė sąskaita.
Inspektorius gauna papildomos informacijos iš pirminių dokumentų, nustatančių išmoką už gabalus, taip pat atsižvelgiant į pokyčius.
Priemonių rinkinys
Audito metu atkreipiamas dėmesys į šiuos registrus:
- santrauka;
- 76-oje sąskaitoje;
- žurnalai numeriai 8, 10;
- balansas;
- didžioji knyga.
Audito patikrinimo metu:
- įstatymų laikymasis;
- apskaitos tvarkymas, mokėjimų, susijusių su gabalėliais, kontrolė;
- laiko kontrolė;
- dedukcijos skaičiavimas;
- mokėjimo saugykla;
- Darbo užmokesčio mokesčiai;
- deponuotas atlyginimas.
Tai svarbu!
Analitinėje įmonės apskaitoje atsižvelgiama į visus asmenis:
- sąrašuose;
- neįsileido į juos.
Laikoma:
- mokėjimas
- priemoka;
- pašalpos;
- kiti;
- įvairūs atskaitymai, įskaitant mokesčius.
Informacija apie tai paprastai saugoma asmeninėje sąskaitoje, atsiskaitymo, mokėjimo dokumentuose. Duomenų tyrimą supaprastina elektroninio formato dokumentai. Rekomenduojama tvarkyti atskirus registrus, skirtus skirtingoms prekėms nei išvardyti aukščiau.
Tikrindamas samdomas specialistas tiria, ar nėra apskaitos kaip tokios, išsiaiškina, kiek laiko kaupiami duomenys, iš kurių galima gauti įmonės metinį pelningumą, šios įmonės darbuotojų metines pajamas.
Bendros pajamos susidaro dėl:
- tiesioginiai mokesčiai;
- pelnas natūra;
- pelnas iš tam tikro laikotarpio rezultatų;
- kainos kelionių kompanijos darbuotojams daugelyje regionų;
- neatlygintina mityba;
- vienkartinės išmokos.
Specializuoti regionai apima:
- Šiaurinis
- jiems prilygintos teritorijos;
- Tolimieji Rytai.
Auditorius atlieka skaičiavimų kontrolę, analizuodamas šiuos organizacijos vidaus darbo proceso dokumentus:
- išrašai, mokėjimai;
- pirminė dokumentacija;
- asmeninės darbuotojų sąskaitos.
Tuo pat metu yra tikrinami įmonės ir kiekvieno įmonės padalinio veiklos rezultatai. Tada auditorius nustato, ar atskaitymai buvo atlikti teisingai ir ar buvo išmokėtas darbo užmokestis. Būtinai atkreipkite dėmesį į bendrą socialinį mokestį. Norėdami stebėti situaciją, specialistas prašo patekti į mokesčių bazę. Išskaitymai apima šias sritis:
- pensijų teikimas;
- medicininis draudimas;
- socialinis draudimas.
Analizuojant darbo užmokesčio teisingumą, atkreipiamas dėmesys į 76-tą sąskaitą, pagal kurią yra sąveika su kreditoriais, skolininkais. Tuo pačiu auditorius išsiaiškina, kurios kortelės buvo saugomos ir kaip jos buvo pildomos, taip pat ar buvo atkreiptas dėmesys į įneštas sumas, kaip jos buvo išduodamos darbuotojams.
Reikėtų prisiminti, kad skaičiuojant darbo užmokestį, būdingą daugeliui įmonių, yra keletas bendrų klaidų. Auditorius be jokių abejonių patikrina kiekvieną įmonę, todėl įmonės savininkas, iš anksto ruošdamasis auditui, pats gali kontroliuoti tokius momentus. Tai yra šie rimti trūkumai:
- darbo laiko apskaitos žiniaraščių trūkumas;
- pirminių mokėjimo dokumentų standartinių formų trūkumas;
- netinkamas mokesčių apskaičiavimas;
- neteisingas skirtingų rūšių mokėjimų sumų apskaičiavimas;
- neteisinga visų darbuotojų pajamų apskaita (į ją dažnai neįtraukiamos premijos, dovanos ir pan.).
Apibendrinant
Personalo audito ir atsiskaitymų su darbuotojais atlikimas leidžia mums suformuluoti daugybę pasiūlymų, kaip pagerinti darbo proceso efektyvumą. Personalo viduje tai išreiškiama rekomendacijoje pertvarkyti įmonę, įdiegti naujas motyvavimo sistemas ar taikyti kitas metodikas.
Kalbant apie darbo užmokesčio apskaitą, dažniausia rekomendacija yra įdiegti automatizuotą darbo užmokesčio apskaitos sistemą, kurioje būtų standartinės dokumentų formos. Tai supaprastina procesą ir padaro jį spartesnį, praktiškai pašalindama klaidos, kurią išprovokavo žmogiškasis faktorius, tikimybę.