Pastaraisiais metais mūsų šalyje archyvinių inventorių dizainas yra ypač aktualus dėl nuolat vykstančių pokyčių, reformų, restruktūrizacijų ir pokyčių, turinčių įtakos ekonomikos sektoriui. Archyvuose saugoma informacija laikoma svarbia ir vertinga. Tai leidžia suprasti, kodėl situacija susiklostė konkrečiai, taip pat suprasti, kokios yra ateities perspektyvos. Archyvai yra neįkainojamas informacijos šaltinis, tačiau tik tada tikrai naudingi, kai galite juo naršyti. Tam buvo įdiegta archyvų tvarkymo sistema.
Klausimo aktualumas
Mūsų šalies archyvuose siekiama kaupti patikimą informaciją. Pagrindinė archyvinio inventoriaus funkcija yra supaprastinti reikiamos informacijos paiešką didžiulėse informacijos saugyklose. Tam yra sukurta atskaitos sistema, metodinė bazė, taikoma visoms valstybės archyvo įstaigoms. Tiesą sakant, mes kalbame apie mokslinį ir informacinį aparatą, dėl kurio veikia nacionalinio lygio archyvas. Šio prietaiso efektyvumas priklauso nuo to, kaip efektyviai ir kruopščiai sudaromi katalogai, tai yra inventorius.
Dabartinė verslo realybė yra tokia, kad archyvinis bylų inventorius yra pagrindinis informacinis vadovas, padėsiantis naršyti po informacijos jūrą. Inventorius yra dokumentas, kuriame pateikiami saugomi failai, tuo pačiu metu jis naudojamas dokumentams įrašyti. Apskaičiuota, kad informacijos krūvis yra didelis, o atsargos yra pagrindas rodyklėms ir gairėms sudaryti. Tai, kaip gerai yra inventorius, lemia tai, kaip lengvai ir greitai surandama jums reikalinga informacija. Jie kalba apie dvi pagrindines tokio dokumento funkcijas: informaciją ir apskaitą.
Apie terminologiją
Bylų archyvinė byla yra pagrindinis katalogas, struktūrizuojantis archyvinės organizacijos darbą. Inventorius yra apskaitos įrašas, tuo pačiu metu tai yra mokslinis ir informacinis objektas, suteikiantis galimybę greitai rasti tai, ko ieškote. Inventorius - paskutinis dokumentų su dokumentais, kurie turi būti saugomi valstybiniame archyve arba organizuojami kartu su kai kuriais departamentais, etapas. Norint, kad archyvas būtų pilnai įrengtas, būtina sudaryti visų daiktų, skirtų saugoti nuolat arba ilgiau nei dešimtmetį, atsargas. Būtina sudaryti katalogus, kuriuose būtų aprašyta, kuriuos su valstybe susijusius asmeninius dokumentus įvertino ekspertai ir pripažino vertingais, todėl jie taip pat turi būti saugomi.
Šiuolaikiniame biure dirbdami, kalbėdami apie archyvinius aprašus ir jų paskirtį, jie pažymi, kad dokumentacija priklauso nuorodų kategorijai. Jis sudaromas siekiant apibūdinti saugomų vienetų sudėtį ir turinį, taip pat konsoliduoti sisteminimo ir apskaitos sistemą, priimtą konkrečiame fonde. Inventoriuje laikomi objektai yra vienetai. Kiekvienas inventorius yra vieno lygio. Jame turėtų būti pakankamai informacijos, kad galėtumėte rasti reikiamus duomenis įrenginyje, negailėdami tam daug laiko.
Kuri ir kur
Remiantis metodinėmis rekomendacijomis, archyvinio aprašo sudarymas turėtų būti individualizuotas tiems atvejams, kuriuos ketinama laikyti nuolat, daugiau nei dešimtmetį, ir susijusius su asmenine informacija apie personalą. Atskirai reikia sudaryti bylų, būdingų griežtai vienam juridiniam asmeniui, sąrašą. Pavyzdžiui, tai gali būti oficialūs tyrimo, teisminiai dokumentai ar mokslinės ataskaitos - viskas priklauso nuo institucijos pobūdžio.Paprastai inventorius sudaromas toje pačioje įstaigoje, kurioje buvo kaupiami saugomi dokumentai ir perkeliami kartu su jais į archyvą. Valstybinės archyvų organizacijos turi specializuotą mokslinį aparatą. Jei gautas aprašymas neatitinka jo standartų, inventorius sudaromas iš naujo, atsižvelgiant į vietos reikalavimus.
Sudarytas archyvinis inventorius leidžia atskleisti dokumentacijos sudėtį, aprašyti jos turinį, supaprastina bendro saugomų failų skaičiaus apskaitą ir padeda stabilizuoti vidinę dokumentų apyvartos valdymo sisteminimą. Kiekvienas atvejis aprašytas specialioje kortelėje. Turi būti nurodytas pavadinimas, iš kurio aišku, kokio tipo dokumentai saugomi viduje, ir koks tokio rinkinio turinys. Teisingai užpildytas aprašymas aiškiai apibūdina viso dokumentų fondo turinį.
Funkcionalumas ir kompiliacija: daugybė niuansų
Sudarius archyvinį inventorių, galima nustatyti, kiek vienetų yra fonde. Taip įgyvendinama dokumentacijos sauga ir apimties reguliavimo kontrolė. Kadangi atvejais priskiriami serijos numeriai, galite greitai rasti naudingos informacijos. Kartu inventorius padeda nustatyti ir nustatyti racionalų dokumentų išdėstymą, atitinkantį aiškią logiką. Dokumentacijos klasifikacija archyve yra grupavimas, pagrįstas kai kuriais moksliniais skaičiavimais. Šiuo atveju atsižvelgiama į struktūrinius ypatumus, istoriškai priimtus konkrečioje institucijoje, taip pat į fondo darbo specifiką.
Klasifikavimas, kuris yra neatsiejamas archyvinio inventoriaus elementas, pirmiausia apima sistemos sukūrimą, kad visi atvejai būtų suskirstyti į grupes, o tada tiesiogiai paskirstomi. Suklasifikavę visas korteles, galite sudaryti joms inventorių. Kartais sudaromas inventorius, atspindintis visus fondo reikalus. Paprastai to reikia, jei įmonė nebeegzistuoja. Jei dalis juridinio asmens nustoja egzistuoti, sudaromas visų atvejų inventorius per visus šio vieneto egzistavimo metus.
Inventoriai: kam jie skirti?
Dokumentai, paaiškinantys, kokie yra archyvinių inventorių sudarymo elementai, egzistuoja federaliniu lygmeniu - tai yra įstatymai. Taip pat įmonėje gali būti priimti vietiniai įstatymai, reglamentuojantys šį klausimą. Paprastai atsargos sudaromos per metus, tačiau jos taip pat gali būti sudaromos kitam laikotarpiui. Taip jie klasifikuoja reikalus, kurie atsirado tuo laikotarpiu įmonėje. Inventoriai gali atlikti skirtingas funkcijas, būti teminiai, dalykiniai. Galite palikti visų fondo reikalų inventorių, galite sukurti atskirą nepriklausomą dokumentą skirtingoms šio fondo dalims.
Iš tikrųjų archyvinis inventorius yra saugomų failų sąrašas, galutinis rezultatas, sertifikavimo lapas, katalogas. Aprašymas nurodo, kurie vienetai saugomi faile. Norėdami tai padaryti, naudokite skaičius, rodykles, antraštes, terminus, lapų ir pastabų skaičių. Paprastai inventorius sudaromas lentelėje, o kiekvienas išvardytas parametras turi savo stulpelį. Pagrindinė asmens, atsakingo už inventoriaus sudarymą, dokumentacija yra nomenklatūra, priimta įmonės kanceliarijos darbe. Prieš pradėdami dirbti archyvuose, turėtumėte patikrinti, ar dokumentų pavadinimai sutampa su bylos pavadinimu, ar teisingai ji suformatuota, ar dokumentai teisingi viduje. Kad inventorius būtų laikomas tinkamai sudarytu, visi saugojimo vienetai turi būti sunumeruoti, atsižvelgiant į sisteminimo vidaus taisykles. Vieninga normų sistema taikoma ir reikalams, ir objektams juose. Norėdami teisingai užpildyti aprašomąjį straipsnį, turite labai tiksliai perkelti visas antraštes. Pateikdami elementus, kurių antraštės sutampa, turite parašyti „Tas pats“. Jei antraštės skiriasi, informacija perduodama visiškai.
Pagrindinės taisyklės
Archyvinių dokumentų sąrašą gali sudaryti keli lapai.Kiekvienoje naujoje antraštėje turėtų būti visos formuluotės, tiksliai atitinkančios originalius dokumentus, net jei ankstesnis lapas turėjo tuos pačius pavadinimus. Užrašuose būtina aprašyti fizinę dokumentų būklę, taip pat pažymėti ženklą tuo atveju, jei byla pasibaigtų. Jei viename byloje yra kelerius metus trunkanti dokumentacija, būtina ją rūšiuoti, sutelkiant dėmesį į techninės priežiūros pradžios datą. Numeruojant negalima viršyti „9999“ vertės. Penkiaženkliai skaičiai tai netaikomi. Jei įmanoma, viskas turėtų būti susisteminta ir aprašyta atsižvelgiant į chronologiją. Antroji rūšiavimo taisyklė yra vidinė įmonės struktūra.
Kai sudaromas archyvinių dokumentų sąrašas, paskutinis jo sudarymo žingsnis yra unikalus numeris. Norėdami tai nustatyti, jie vadovaujasi atsargų registru. Jei organizacija gauna atsargas iš struktūrinio padalinio ir naudoja jas savo darbe, norint suformuoti viso įmonės archyvo aprašą, būtina, kad departamentas visus dokumentus perduotų dviem egzemplioriais. Metų inventorius sudaromas keturiais egzemplioriais, personalo reikalams atlikti reikalingos trys vienodos atsargos. Reikėtų sudaryti dviejų egzempliorių atsargas, skirtas laikyti ilgiau nei du dešimtmečius. Sudarydami su personalu susijusios dokumentacijos aprašą, pirmiausia turite sudėti visus užsakymus, tada sąrašus, korteles. Tik tada rūšiuojami asmeniniai failai, tada sąskaitos ir darbo užmokesčio lapai. Kitas eiliškumas yra darbo knygos, paskutinė dalis yra aktai, sudaryti atsižvelgiant į nelaimingus atsitikimus darbe. Norėdami susisteminti asmeninius reikalus, pasinaudokite abėcėlės tvarka. Inventoriuje būtina sudaryti atvejus, sutelkiant dėmesį į tuos metus, kuriais asmuo buvo atleistas.
Struktūra ir turinys: dizaino subtilybės
Už skirtingų tipų archyvinių atsargų sudarymą atsakingos skirtingos įmonės struktūros. Taigi metus tokį struktūrinį dokumentą turėtų sudaryti departamentai, o atsakomybė už suvestinio aprašo sudarymą tenka departamento archyvui. Toks dokumentas bus valstybinio archyvo specialistų, gaunančių dokumentus iš įmonės, darbo pagrindas. Savo vidaus archyvinius dokumentus jie suformuoja taip, kad asmens bylos ir nuolatiniam saugojimui skirti dokumentai būtų skirtinguose archyvo skyriuose.
Bet kokios formos archyvinis inventorius prasideda tituliniu puslapiu. Po pavadinimo eina turinys, tada pratarmė, po kurios inventorizacija prasideda tiesiogiai. Būtinai surašykite visas dokumente naudojamas santrumpas, jas iššifruokite, sudėkite rodykles ir dažų vertimo lenteles. Būtinas aprašo elementas yra bibliografija. Tuomet pateikiamas terminų žodynas, o dokumentas uždaromas sertifikavimo lape. Pavadinime turi būti visiškai nurodytas archyvo ir dokumentus sukūrusios įmonės pavadinimas, fondo pavadinimas ir valstybiniai numeriai, atsargų pavadinimai ir datos.
Apie ką jie rašo?
Archyvinio aprašo turinys skirtas nurodyti, kurie skyriai yra viduje, kuriuose puslapiuose jie prasideda. Įžangoje kaupiama informacija apie įmonę, kuri sudarė dokumentacijos fondą, apie patį fondą. Čia jie rašo komentarą, apibūdina, kokia dokumentacija saugoma viduje. Įžanga yra ir pamatinio aparato sąrašas.
Pagrindinis tekstas yra aprašymas. Kiekvienam įrenginiui nurodykite serijos numerį, pavadinimą ir autentiškumą. Jei anksčiau įmonė nenaudojo atsargų numerių, jie turi būti įrašomi į pagrindinę atsargų dalį. Taip pat minima, kokie apskaitos vienetai yra, kiek lapų yra konkrečiame vienete, kokia kalba jis sudarytas ir kokia versija jis atkuriamas. Inventoriuje gali būti nurodyti kai kurie saugomos dėžės vaizdiniai bruožai. Jei ketinama saugoti ypač svarbius ir vertingus dokumentus, aprašyme gali būti pateikiami tokių objektų komentarai.
Archyvų inventoriuje naudojamų santrumpų sąrašas yra būtinas, jei darbe buvo naudojami kokie nors konkretūs santrumpos, naudojami tam tikroje įmonėje. Rodyklėse atspindimos dalyko sąvokos. Kartais rodyklės yra susijusios su geografija, vardais, datomis. Su komentarais leidžiama. Jei darbe buvo vartojami specializuoti terminai, jie turi būti iššifruoti žodyne, pridedamame prie aprašo. Sertifikavimo lape nurodoma visa informacija apie dokumentą. Jame nurodoma, kiek lapų sunumeruota viduje, kiek vienetų saugoma, ar kompozicija saugojimo metu pasikeitė. Inventoriaus sudarytojas privalo pasirašyti sertifikavimo lapą. Jei reikia pakeitimų, juos užrašo sertifikavimo lape autorius arba kitas už procedūrą atsakingas asmuo.
Išsamus ir tikslus
Kaip galima daryti išvadą iš bylų archyvinių įrašų pavyzdžių, gatavas objektas turėtų būti suprojektuotas laikantis biuro darbo standartų. Būtina suformuoti pagalbos tarnybą, kurios dėka duomenų gavimas tampa greitesnis ir efektyvesnis. Per tokį įrenginį galite greitai gauti papildomus duomenis apie dokumentacijos fondą. Referencinį aparatą, pridedamą prie aprašo, turėtų sudaryti titulinis puslapis ir dokumento turinys, įvadas, naudojamų santrumpų ir santrumpų sąrašas, taip pat rodyklės. Kai kuriais atvejais gali būti papildomų elementų - lentelių, žodynų.
Pavadinime turi būti nurodytas archyvo, kuriame saugoma dokumentacija, pavadinimas, koks yra fondo pavadinimas, įskaitant santrumpą, taip pat jo numeris. Nurodykite inventoriaus numerį ir jo pavadinimą. Į turinį turėtų būti įtrauktas visas visų skyrių ir etaloninio aparato sąrašas, įskaitant įvadą, naudojamų santrumpų sąrašą ir dalių pavadinimus. Sudarant aprašą prie kiekvieno pavadinimo pridedamas puslapio numeris. Galima pagrįstai manyti, kad vienas iš tyrėjų darbuotojų įvardinimų yra pratarmė, apibūdinanti fondą suformavusios institucijos istoriją. Jie rašo istorinę aplinką, sąlygas, kuriomis įmonė veikė, jos atsiradimo datą ir hierarchinę pavaldumo struktūrą. Įvadas nurodo, kaip buvo organizuotas dokumentų tvarkymas, kokia buvo įstaiga ir kokias funkcijas ji atliko, kodėl ji buvo reorganizuota ar likviduota ir kada tai įvyko.
Apie santrumpas
Toks sąrašas sudaromas atsižvelgiant į abėcėlę. Jame turėtų būti visos santrumpos, naudojamos sudarant aprašą. Dokumente turi būti nurodytas visas kiekvieno žodžio, kuris bent kartą buvo sumažintas, pilnas pavadinimas. Paprastai santrumpos naudojamos norint sutaupyti vietos, keičiasi tik dažnai naudojami žodžiai. Be to, pagalbos tarnyba iššifruoja visas santrumpas. Teisingas šio elemento kompiliavimas padeda sudaryti vienodą inventorių, kurio kiekvienas elementas yra kiek įmanoma informatyvesnis ir aiškiai perteikia skaitytojui reikalingą informaciją.
Yra keletas sutrumpinimų, kurie paprastai priimami ir aktyviai naudojami rašytinėje kalboje - simboliai, koduojantys ilgį ir masę, kiti matavimo vienetai, taip pat sutrumpinimai „t. d. “,„ t. e. “ir panašiai. Jų nereikia dažyti. Nereikia duoti tų santrumpų, kurios iš tikrųjų yra žodžiai, dekodavimo. Pavyzdžiui, „profesinių sąjungų komitetas“ nurodo būtent šią santrumpų kategoriją, kuri plačiai naudojama šnekamojoje kalboje.
Kaip viskas prasidėjo
Iš žmonijos istorijos žinoma, kad archyviniai aprašai yra turbūt pats seniausias pavyzdinis vadovas, pristatytas archyvams. Atsargų naudojimas XIII amžiuje buvo oficialiai patvirtintas, tais laikais jie buvo naudojami atsižvelgti į svarbius dokumentus ir užtikrinti saugą. Dėl aprašų tapo lengviau ieškoti dokumentų, todėl buvo galima pasitelkti juos kaip vertingos informacijos šaltinius.13-15 amžių aprašymai buvo trumpi, sudaryti be ypatingo sisteminimo, tik trumpai aprašytos knygos, rankraščiai. Tiesą sakant, tai buvo neoficialūs sąrašai.
XVI amžiuje atsargos metodas tapo atsakingesnis. Sąrašuose buvo pateiktas įvairių dokumentų variantų sąrašas. Buvo aprašų, kuriuose objektai buvo sugrupuoti pagal tam tikrus požymius, nors tuo pat metu jie vis dar buvo naudojami, kuriuose informacija buvo registruojama be sistematikos. Septynioliktame amžiuje atsargų formavimo progresas ėjo į priekį, pradėta kurti išsamius vadovus, kurie skiriasi viena nuo kitos formatu. Jie buvo labai naudingi, ir net šiuolaikiniai tyrinėtojai, naudodamiesi tokiais aprašais, iš jų gauna svarbios informacijos apie anksčiau vykdytas bylas, tada parengia dokumentus. XVII amžiuje atsargos galutinai įtvirtina sisteminį aprašomąjį pobūdį.