Der er forskellige perioder med opbevaring i papirarbejde af dokumenter af en bestemt type. Nogle af dem vedrører dem med ubegrænset informativ værdi, mens andre mister relevansen hurtigt nok. Så hvilke dokumenter, og hvor længe skal du beholde? Hvordan skal de bortskaffes? Alt dette fremgår meget tydeligt i lovgivningen.
Tre typer tilbageholdelsesperioder
Listen over dokumentopbevaringsperioder i papirarbejde: midlertidig (op til 10 år), langvarig (over 10 år) og permanent. Hvis vi taler om tilfælde med langvarig og permanent opbevaring, overføres de efter deres afslutning til særlige afdelinger i en periode på 2 år, og derefter arkiveres de.
Påvirker mediets udseende lagringstiden?
Type informationsbærer (papir eller elektronisk) påvirker ikke lagringsperioden. Det, der er vigtigt, er de oplysninger, den indeholder. Yderligere brug af en bestemt sag bestemmes ved en særlig undersøgelse. Det klassificerer alle dokumenter, angiver, om de kan bruges i interesser (eller imod) videnskab, staten, samfundet, enkeltpersoner osv.
Hvorfor er en undersøgelse for at bestemme værdien af dokumenter?
Det er umuligt at klare sig uden denne procedure inden for kontorarbejde, det være sig et statsarkiv, organisation eller virksomhed.
Formål med undersøgelsen - at bestemme eller ændre dokumentets holdbarhed; at foretage en markering af de sager, der afhænger af bortskaffelse, da de ikke længere har værdi eller har mistet relevansen; angive perioden for bevarelse af dokumenter, der ikke har nogen historisk eller videnskabelig værdi, men har praktisk værdi. Undersøgelsen skal også bestemme, hvilken type værdi anden dokumentation vedrører: politisk, videnskabelig, økonomisk, kulturel, industriel osv.
For information om bemanding, regnskab, opbevaring og yderligere udnævnelse af sager, skal du henvise til loven om arkiveringsanliggender.
Resultatet af undersøgelsen skal være en liste, der indeholder 12 sektioner af dokumenter, der stammer fra funktionen af statsstrukturer, organisationer, institutioner og andre virksomheder. Vi vil være særlig opmærksomme på regnskabs- og personalsager under hensyntagen til betingelserne og betingelserne for opbevaring af dokumenter hos virksomheder. Let tryk på medicinske dokumenter.
Medicinske poster
Lægepapirer, såvel som andre informativt vigtige papirer, har deres egne specifikke opbevaringsperioder for dokumenter i det lægelige organisations arbejde. Denne periode reguleres af Den Russiske Føderations lovgivningsmæssige retsakter og spænder fra 1 år til 50 år for forskellige kategorier af dokumenter.
Regnskabsposter
For dokumentation produceret af regnskabsafdelinger gælder separate betingelser og opbevaringsperioder for dokumenter i papirarbejde. Efter behandling skal den primære dokumentation, balance, data om regnskabsregistre, rapporter lagres enten i et specielt rum eller i et lukket skab - indtil de overføres til organisationens arkiv. Strenge rapporteringsformularer skal opbevares i metalskabe eller pengeskabe. Hovedrevisor udnævner en person, der er autoriseret til at overvåge disse problemer.
Hvis denne type dokumenter mistes, beskadiges og overføres ulovligt til tredjepart, skal organisationens ledelse informere de retshåndhævende myndigheder om dette. Ødelæggelse eller beslaglæggelse af dokumentation bør udelukkende ske i henhold til de krav, der er foreskrevet i loven.
Opbevaringstid for regnskabsdokumenter
Eksisterende standarder for opbevaringstid for regnskabsfiler:
- primær dokumentation, formularer - 3 år;
- kontante dokumenter, oplysninger relateret til finansielle transaktioner - 5 år;
- betalings- og afviklingsark (hvis der ikke er nogen personlig konto) - 75 år.
Det er forbudt at beslaglægge sager ved afslutningen af opbevaringsperioden uden kontrol fra skattemyndighederne, og en specielt udpeget kommission skal træffe en beslutning om ødelæggelse af dokumenter i kontorarbejde med en udløbet opbevaringsperiode.
HR-administration
Personaldokumentation har stor social betydning (for det første vedrører tilgængeligheden af personoplysninger), derfor opbevares deres opbevaring af særlige regler. En betydelig del af dem tjener som en faktisk bekræftelse af arbejdstageres rettigheder til social sikring (i alderdom, handicap osv.), Indeholder oplysninger om deres anciennitet osv. I denne henseende vedrører de fleste personaldokumenter dem med lang eller permanent opbevaringstid og bruges i arkiver hvor borgerne kontakter for baggrundsinformation. De har også arkæografisk og biografisk værdi og tjener som kilder til statistiske undersøgelser eller historiske og sociale studier.
Den vigtigste betingelse for opbevaring af dokumentation fra personaleafdelingen er begrænsningen af ulovlig adgang til personlige oplysninger om medarbejdere samt muligheden for hurtigt at finde de rigtige ting.
Der kan skelnes mellem to typer opbevaring i tilrettelæggelsen af kontorarbejde og perioder med opbevaring af personaledokumenter: nuværende og efterfølgende. Den første type er opdelt i to undertyper: lagring af dokumentation under udførelse og lagring af udført dokumentation.
Sager under deres henrettelse findes hos den person, der beskæftiger sig med dem i specielle mapper med navne (for eksempel "presserende", "Til underskrift"). Telefonnummer, efternavn, initialer på entreprenøren skal også angives her. Efter at de er arkiveret og opbevaret i overensstemmelse med nomenklaturen.
ordrer
Alle ordrer skal opbevares i originalerne, og deres kopier (for incitamenter, sanktioner, ansættelse, afskedigelse osv.) Indføres i medarbejdernes personlige fil. Det er placeret i en nummereret mappe, og siderne skal blinkes. Omslaget til den personlige fil har sit eget serienummer. Den aktuelle opbevaringsperiode for HR-poster gælder kun for aktuelt ansatte. Efter afskedigelse skal sagen fjernes fra mappen og henrettes til overførsel til arkivet.
Opbevaringsbetingelser for arbejdstageres bøger, såvel som sæler, frimærker, brevhoved, nøgler til skabe med dokumentation betyder, at de opbevares i værdiboks for lederen af personaleafdelingen. Derudover anbefales det, at personaleansvarlig, der forlader sit kontor, renser alle noter og dokumenter i et skab og slukker for computeren. Efter arbejdsdagens afslutning er det nødvendigt at placere al dokumentation i et metalskab og forsegle det. Nøglen overleveres til afdelingslederen med en liste i det tilsvarende tidsskrift. Alle kladder og afviste formularer ødelægges, computere kobles fra netværket. Hvis medarbejderen har modtaget en kopi eller et uddrag fra dokumentet, skal han efterlade en underskrift om dette i journalen.
Kun dokumenter, hvis lagringsperiode er mere end 10 år, falder ind i arkivfonden. De har social, økonomisk, politisk, historisk og anden værdi. Den tidsplan, hvormed dokumenter indsendes til arkivet, godkendes af lederen eller arbejdsgiveren. Dokumenter skal komme her i form af originaler. Hvis dette ikke er muligt, skal en kopi heraf certificeres og afleveres.
Regulerer udtrykket og proceduren for opbevaring af personaldokumentation "Liste over typiske styringsdokumenter", godkendt af Forbundsarkivet. Opbevaring af dokumenter i papirarbejde og proceduren for opbevaring af arbejdsbøger er godkendt i en særlig lovgivningsmæssig retsakt - Dekret fra regeringen for Den Russiske Føderation "Om arbejdsbøger".
Betingelser for opbevaring af personaledokumentation
Så i 5 år opbevares:
- Dokumenter (certifikater, oplysninger, erklæringer osv.) Vedrørende arbejdernes tilgængelighed, erhvervelse eller bevægelse.
- Dokumenter (lister, oplysninger, certifikater) vedrørende frigivelse eller behov for arbejdende personale, jobskabelse, køn, alder og faglige kvalifikationer for medarbejdere.
- Korrespondance vedrørende beskæftigelsesspørgsmål.
- Dokumenter om overførsel af medarbejdere til en kortere arbejdsdag eller uge.
- Dokumenter vedrørende arbejdskonflikter.
- Rapporter om status og verifikation af arbejde med ansatte gemmes løbende, og applikationer (certifikater) til frigørelse og behov for medarbejdere opbevares også i fem år.
I 3 år opbevares:
- Dokumenter (information, arbejdstidsbalancer, information, memoer) vedrørende registrering af arbejdstid.
- Retsakter (information, karakteristika, meddelelser, certifikater osv.), Der indeholder oplysninger om arbejdsdisciplin.
- Retsakter (rapporter og anden information) vedrørende bogføring af arbejdsindsatser og bøger.
Opbevaring i et år gælder tidsplaner og tidssporingsbøger samt ferieplaner.
Medarbejdernes personlige fil og personlige kort gemmes i 75 år, og hvis vi taler om denne dokumentation for ledere, ansatte med statlige priser eller rækker, medlemmer af den udøvende, styrende eller kontrollerende organisationsstrukturer, så permanent.
Organisationens bemanding og ændringer i dem gemmes løbende og bemandingsordninger - i 75 år.
En typisk jobbeskrivelse på godkendelses- og udviklingsstedet gemmes permanent, personlig (som en del af personlige filer) - i 75 år.
Arbejdsgiverens resterende kopi af ansættelseskontrakten, arkiveret i medarbejderens personlige fil, skal opbevares i 75 år og derefter arkiveres. Hvis der ikke opbevares personlige filer, skal sådanne kontrakter formes til en separat virksomhed på de samme opbevaringsbetingelser.
Regnskabskort, bøger, magasiner har også deres egne vilkår for opbevaring af dokumenter i papirarbejde:
- Modtagelse, flytning, afskedigelse af ansatte - 75 år.
- Regnskab for forretningsrejsende - 5 år fra datoen for afskedigelse.
- Regnskab for militærtjeneste - 3 år.
- Ferieinformation - 3 år.
- Personlige filer, kort, ansættelseskontrakter og aftaler - 75 år.
- Udstedelse af arbejdsindsatser og bøger - 50 år.
- Udstedelse af løncertifikater (sted eller arbejdserfaring) - 3 år.
- udstedelse af rejsebevis - 5 år.
Sammenfatning af alt det ovenstående kan du nemt give dem, der har brug for information i samlet form, uafhængigt af indsende lagringsperioder for dokumenter i papirarbejde i en tabel.
Hvad skal jeg gøre, hvis dokumentet er beskadiget?
Sådanne dokumenter kan genoprettes. For eksempel, hvis timesedlen er beskadiget (dens holdbarhed er femoghalvfjerds år), kan information om det findes på computeren til regnskabsafdelingen. Det er umuligt at smide et beskadiget rapportkort, da dette vil være et uautoriseret fald i de opbevaringsperioder, der er foreskrevet af normerne, hvilket kan føre til straf af organisationens ledelse. Således skal ethvert dokument, der er blevet ubrugelig inden fristen, gendannes. Nu bruger alle organisationer softwaren, der indeholder de nødvendige oplysninger til dette.
Afslutningsvis
Så afhængighedsperioder i papirarbejde afhænger af dokumentets type og værdi. En betydelig del af personaledokumentationen har øget holdbarhed. På den del af lovgivningen i Den Russiske Føderation er der strenge foreskrevne standarder for dette. Loven regulerer også proceduren og betingelserne for opbevaring af visse typer dokumenter såvel som bortskaffelse af dokumenter: Det bør kun ske efter undersøgelse og i overensstemmelse hermed.