Processen med opbevaring af kontrakter er forbundet med nogle problemer. Det sker så, at metoden til ødelæggelse er ganske vanskelig for at bestemme typen af dokument, type, sigt og betingelser for dets opbevaring. Alle ovennævnte faktorer er lovreguleret, men den samme kontrakt i forskellige situationer kan have forskellige gyldighedsperioder, derfor er der ofte problemer med at bestemme lagringsvarigheden. For effektiv og korrekt journalføring er det nødvendigt klart at forstå proceduren og kravene i lovgivningen på dette område for at undgå bøder eller sanktioner. Nedenfor overvejer vi holdbarheden for salgskontrakter i organisationen.
Formål med opbevaring
Tilgængeligheden af kontrakter i konstant adgang kræves ikke kun i den periode, hvor deres gyldighed fortsætter. Derefter er de nødvendige for at udtrække alle oplysninger fra dem. De fleste kontroversielle situationer, hvor den ene eller den anden part ikke opfylder sine forpligtelser, løses ved domstol eller i forundersøgelsesproceduren ved at præsentere kontrakten.
Derudover er det muligt at foretage inspektioner hos virksomheden af statslige tilsynsmyndigheder. De kan anmode om dokumenter i en bestemt periode, i dette tilfælde med forkert opbevaring i organisationen, overtrædelse af betingelserne for deres ødelæggelse, sanktioner i form af ret imponerende bøder kan idømmes. Først og fremmest skylder det lederskab, der ikke kontrollerer denne proces.
Således konkluderer vi, at opbevaring af kontrakter og anden organisatorisk og administrativ dokumentation skal udføres passende i en strengt aftalt periode.
Betingelser og typer af opbevaring
Opbevaringsperioderne for ansættelseskontrakter i en organisation er forskellige. I henhold til den russiske klassificering af dokumenter er de klassificeret som organisatoriske og administrative dokumenter. Og betingelserne for deres gyldighed klassificeres på samme måde som holdbarheden for alle dokumenter. Tildel følgende kontraktopbevaringsperioder i organisationen:
- permanent;
- langvarig (over 10 år);
- kortsigtet (op til 10 år inklusive).
Et sådant system, som ser ud til at følge af logikken i selve dokumenterne, er ikke særlig praktisk at bruge. Dette skaber ofte forvirring og fører til alvorlige fejl i kontorarbejdet.
Standard lagringssystem
En mere almindelig type lagersystem. I de fleste virksomheder er kontrakter som regel opdelt i flere sorter: kerne (direkte relateret til virksomhedens kerneforretning), økonomisk og arbejdskraft.
Hvad er for eksempel opbevaringsperioden for servicekontrakter i en organisation? De første to kategorier af dokumenter er ukrænkelige i højst fem år. Ansættelseskontrakter har også en holdbarhed på højst fem år. Der er dog undtagelser. For eksempel, hvis der ikke er nogen personlig konto, skal dette dokument bevares i 75 år. Opbevaringsperioden for leasingaftaler i organisationen afhænger af den periode, hvori den udarbejdes.
Model- og afdelingslister
Standardlisterne viser dokumenter, der er distribueret i de fleste organisationer, mens afdelingerne indeholder oplysninger, der er udviklet til dette særlige agentur.
Der er forskellige typer dokumenter. Listerne er forskriftsdokumenter, der bruges til at bestemme holdbarheden og udvælgelsen af dokumenter til deres efterfølgende opbevaring eller destruktion.
Når man udarbejder nomenklaturer af sager og bestemmer betingelserne for opbevaring af kontrakter, bruges typisk lister, godkendt af statslige organer, såvel som af relevante ministerier og afdelinger. Opbevaringstiden for forsyningskontrakter i organisationen er 5 år efter udløbet.
Overførsel til arkivet
Proceduren for overførsel af dokumentation, der allerede er udløbet til arkivet, kan have små forskelle i forskellige organisationer. I nogle tilfælde er der en sædvanlig måde, hvorpå dokumenter hæftes sammen og anbringes i et metalskab, stolt benævnt arkivet. Andre organisationer har et arkiv, en arkivar og en godkendt nomenklatur af anliggender, og hele processen går i henhold til lovgivningsmæssig dokumentation. Det vil sige, der er visse regler for arkivering af dokumenter, deres registrering og så videre.
Begge muligheder har ret til at eksistere, du skal tage højde for organisationens detaljer, omfanget af arbejdsgang og antallet af ansatte. I tilfælde af en stor stor organisation med et stort personale, uden at bruge et passende dokumentlagringssystem, drukner det simpelthen i dem. Den generelle regel, som alle organisationer forsøger at overholde, uanset form for ejerskab og antallet af ansatte, er tidspunktet for overførsel af dokumenter til arkivet.
Medarbejderne skal indsende dokumenter til arkivet ikke tidligere end en bestemt periode, hvilket ikke afhænger af, hvornår de faktisk udløb. Og normalt sker sådan arkivering i begyndelsen af året. Det vil sige, selvom kontrakten udløb i februar, skal du stadig vente til næste år med at overføre den til lager. Hvad er holdbarheden for forretningskontrakter i organisationen? Den tilladte minimumstid er 5 år.
Start af kontraktopbevaringsperiode
Dette er et meget vanskeligt spørgsmål, da det er i forbindelse med denne dato, at de fleste fejl opstår. Opbevaring af kontrakter hos de fleste virksomheder er den samme og begynder med begyndelsen af det kalenderår, hvor dette dokument ikke længere er gyldigt. Der er for eksempel en kontrakt, hvis gyldighedsperiode udløb den 15. juli 2010. Det kræves, at det gemmes i fem år, men det kan ikke ødelægges den 15. juli 2015, men først i begyndelsen af 2016. Det vil sige, at fristen starter fra 01.01.2011, og ikke fra juli året før. Som regel tilføjes et år til den tidligere frist for at minimere antallet af fejl. Og først efter at kontrakten er udløbet i organisationen, kan dokumentet ødelægges.
Oplysninger om opbevaring af kontrakter
Som vi allerede har sagt, er der særlige vejledningsdokumenter, der fastlægger regler og vilkår for overførsel til arkivet og opbevaringen. Vi husker igen, at dokumentationen skal opbevares i et tørt, ventileret rum med et vist temperaturregime. Mapper med dokumenter skal placeres på lukkede eller åbne stativer. Om nødvendigt skal arkivet have særlige pengeskabe til opbevaring af dokumenter mærket "kommerciel hemmelighed". Selvom ingen kontrollerer processen med opbevaring af dokumenter, registreres fraværet af visse filer let under verifikationen, så at oprette et opsparingssystem korrekt er i virksomhedens interesse. Så kontraktperioden i organisationen er udløbet, og dokumentet skal ødelægges. Hvordan gør man det rigtigt?
ødelæggelse
Det er umuligt at ødelægge dokumenter på samme måde. Først skal du sørge for, at deres gyldighedsperiode er gået. Først efter dette er ødelæggelse mulig, men der er faldgruber her, der skal tages i betragtning for ikke at falde ind under inspektørernes sanktioner. Proceduren ser omtrent ud som følger. Medarbejdere foretager et udvalg af alle dokumenter, hvis frist allerede er gået, derefter foretages en opgørelse, der sendes en rapport til hovedet, der udarbejdes en handling med ødelæggelse, dokumentet underskrives af chefen og ansvarlige personer. Derefter tildeles mapperne til destruktion.Opbevaring af kontrakter og anden dokumentation i arkivet løbende er meningsløs, og derfor er det nødvendigt regelmæssigt at udføre denne procedure for ikke at blive forkælet i dokumenterne.
Ansvar og implementere
Hovedansvaret for alt, hvad der vedrører sikkerheden i alle typer af kontrakter og andre dokumenter i organisationen ligger naturligvis med hovedet. Det er han, der straffes med rublen, når overtrædelser opdages under inspektioner. Dernæst på listen er hovedkontor, advokat og den ansatte, der er ansvarlig for sikkerheden i dokumentationen. Men disse personer, til det bedste af begået misforhold, straffes af lederen selv; han er den første, der får det. I praksis tildeles kontrol- og opbevaringssystemet for kontrakter i små virksomheder til regnskabsføring, og regnskabsføreren udnævner på sin side en bestemt ansvarlig person. Nogle gange udnævnes organisationens juridiske rådgiver som den person, der er ansvarlig for dokumentationens sikkerhed. Men dette er ikke særlig praktisk, fordi en advokat kun kan være ansvarlig for kontrakter, og han er normalt meget overfladisk fortrolig med andre papirer. Denne proces er nemmest at finde ud af, om der er en bestemt person, der har ansvar og autoritet. Dette sikrer maksimal nøjagtighed og nøjagtighed ved håndtering af dokumenter.
Eksempel på regnskabs- og lagringssystem
For bedre at forstå funktionerne og holdbarheden for kontrakter i organisationen kan du analysere hovedpunkterne i et lille eksempel. Der er en medarbejder (normalt en medarbejder fra regnskabsførelse), der er ansvarlig for at føre kontrakter med entreprenører. Han arkiverer dem i en separat mappe, hvor de er placeret i gyldighedsperioden. Når kontrakten lukkes, overføres den til en anden mappe. I dette tilfælde udarbejdes som regel en fortegnelse eller et register, der indeholder en liste over dokumenter og giver dig mulighed for at spore deres bevægelse. Derudover bemærkes lagringsperioden der, hvorefter de udsættes for ødelæggelse. Ved afslutningen af reguleringsperioden ødelægges dokumenter i overensstemmelse med den allerede beskrevne procedure.
Sikkerheden ved organisatorisk og administrativ dokumentation af virksomheden som helhed og kontrakter især kræver en betænksom, opmærksom og præcis holdning for at undgå problemer. Fælles for alle virksomheder og organisationer er princippet om at organisere opbevaring i overensstemmelse med loven. Dette eliminerer brugen af sanktioner i tilfælde af inspektioner. Interne dokumenter (handlinger, fortegnelser, registre, forskellige typer af kontrakter) i form kan variere i forskellige organisationer, men dette er ikke af grundlæggende betydning.