Hver virksomhed, der er i færd med at fungere, er tvunget til at udarbejde et stort antal dokumenter. De vedrører det valgte skatteregime, ansatte eller samarbejde med større entreprenører. For at enhver medarbejder i virksomheden kunne finde den nødvendige dokumentation, kræver den kompetent og struktureret opbevaring. Mange dokumenter skal være i virksomheden i mere end 75 år, da de indeholder oplysninger om virksomhedens ansatte. Derfor kræves kompetent arkivering af dokumenter i organisationen. Hvis virksomheden er stor, anbefales det at oprette dit eget fulde arkiv. Men i små organisationer opbevares papirer simpelthen i et separat skab.
Arkiveringsregler
Arkivering af dokumenter er en obligatorisk proces for hvert selskab, som er angivet i bestemmelserne i forbundslov nr. 125. I små virksomheder udføres alle de nødvendige handlinger af sekretæren, men i store organisationer er en separat medarbejder engageret i arkivering.
Den udnævnte medarbejder skal kende lovkravene til arkivering af personaledokumenter i organisationen og skal også forstå opbevaringsperioderne for forskellige dokumenter. Til dette startes separate papirer for forskellige papirer. Dokumentationen, der vedrører virksomhedens personale, skal opbevares i mindst 50 år, hvis papirerne blev oprettet efter 2003, og hvis organisationen har dokumenter dannet før 2003, skal de opbevares i 75 år.
Nuancerne ved at oprette et arkiv
I store virksomheder genereres et stort antal dokumenter i løbet af forretningsforløbet, så de opbevares i et separat rum kaldet arkivet. Det er repræsenteret af en separat strukturel enhed, og under dens oprettelse udstedes en særlig forordning af ledelsen, som er virksomhedens lokale lovgivningsmæssige handling.
Det er i denne forordning, at de grundlæggende regler for arkivering af dokumenter i organisationen gives samt ansvaret for de embedsmænd, der er involveret i denne proces, for forskellige fundne overtrædelser.
Procesregler
Under arkivering af dokumenter i organisationen skal følgende regler tages i betragtning af den udpegede ansvarlige medarbejder:
- dokumentation overføres kun til arkivet ved opgørelse;
- hvis papirer arkiveres i en medarbejders arbejde, er det vigtigt at tage hensyn til kravene i særlige retningslinjer, så det i fremtiden er let at finde det rigtige dokument;
- hver afdeling i virksomheden skal overføre dokumenterne til opbevaring til den ansvarlige person inden for de frister, der er fastsat ved lov;
- Hvis tidsplanen af forskellige grunde overtrædes, på grundlag af hvilken anden dokumentation overføres til arkivet, skal tjenestemand underrette lederen af virksomheden om dette.
Kendskabet til at udarbejde arkivet afhænger af rigtigheden af denne proces.
Process mål
Arkivering af dokumenter i organisationen er påkrævet for at optimere al dokumentation såvel som for dens kompetente opbevaring. Hvis der er et velstruktureret arkiv, kan enhver medarbejder i virksomheden om nødvendigt finde forskellige dokumenter relateret til personalet, forskellige ordrer eller modparter.
I stigende grad skifter virksomheder til elektronisk dokumenthåndtering, så alle dokumenter gemmes på en computer, for hvilken der dannes en elektronisk version af arkivet.Men på samme tid tages der hensyn til, at dokumenter kun har retlig kraft, hvis der er et papirformat, og derfor fungerer elektronisk lagring af dokumenter kun som et supplement til standardarkivet.
Arkiveringsprocedure
Proceduren for arkivering af dokumenter er den samme for alle virksomheder, men hver organisation kan foretage sine egne justeringer. Standardproceduren er opdelt i følgende trin:
- Oprindeligt fremhæves funktionerne i dokumenter, der er forberedt til transmission til arkivet;
- om nødvendigt gennemføres yderligere handlinger, der inkluderer hæftning af papirer eller forskellige tilføjelser;
- dokumenter justeres, hvilket gør det muligt i fremtiden let at finde de nødvendige papirer i den samlede dokumentationsmasse;
- unødvendige dokumenter ødelægges lovligt, da de ikke repræsenterer nogen værdi for virksomhedens drift;
- dokumenter systematiseres, hvorefter de sys på baggrund af deres type;
- papirer er opdelt i følgende typer: regnskab, personale eller ledelse;
- hvis det er umuligt at klassificere papirer som ovennævnte typer, kombineres de og indgår i en separat sag;
- hvert segl påføres organisationens segl såvel som underskrivelsen af den autoriserede medarbejder;
- der dannes en opgørelse for hvert tilfælde, der indeholder oplysninger om, hvilke dokumenter der er placeret i en bestemt mappe;
- kataloger over sager sorteret efter type er lavet;
- alle korrekt forberedte sager sendes til opbevaring til arkivet, som normalt præsenteres som et separat rum, hvor der er et stort antal praktiske stativer.
Proceduren udføres kun af en autoriseret person, udstyret med den nødvendige myndighed af organisationens leder. Hvis nogen regler for arkivering af dokumenter overtrædes, eller dokumentation er helt tabt, er denne bestemte medarbejder i virksomheden ansvarlig for de identificerede overtrædelser.
Funktioner ved udarbejdelsen af nomenklaturen
Hvis virksomheden virkelig har en masse papirer, udarbejdes der en nomenklatur af sager, når arkivering af dokumenter i organisationen. Med dens hjælp i fremtiden vil det være muligt let at finde den rigtige ting blandt de mange mapper.
Når der udarbejdes en liste over sager, skal følgende information angives:
- indekset for den specifikke sag, repræsenteret ved det tildelte betingede nummer, hvor den første del af dette nummer er den afdelingskode, hvorfra dokumenterne blev modtaget;
- sagens navn;
- antal papirer, der er gemt i mappen;
- perioden, i hvilken disse dokumenter skal opbevares på grundlag af lovgivningsmæssige krav
- forskellige noter, der er efterladt af den ansvarlige, for eksempel kan du indikere, at en bestemt sag har en ekstra elektronisk version.
I små organisationer, hvor ikke for mange dokumenter overføres til arkivet årligt, kan nomenklaturen af sager muligvis ikke udarbejdes.
Regler for offentliggørelse af "Forordningen om arkivet"
I store virksomheder præsenteres arkivet i et separat rum, hvor der i lang tid er lagret et enormt antal filer og dokumenter. Samtidig beskæftiger organisationen en specialist, der udelukkende beskæftiger sig med arkivering af dokumenter. For at hans arbejde skal være klart reguleret offentliggør og konsoliderer virksomhedsledere ofte en særlig "Forordning om arkivet". Reglerne for dens anvendelse inkluderer:
- det er angivet, hvilken slags arbejde der skal udføres af den ansvarlige person;
- regler for overførsel af dokumenter fra forskellige afdelinger til arkivet er givet;
- lister reglerne for registrering af lager og nomenklatur af sager;
- information om korrekt forberedelse af papirer, der overføres til arkivet, indtastes;
- det antydes, at den udnævnte medarbejder skal være involveret i at forene sammensætningen af dokumenterne samt deres udførelse.
Hvis arkivmedarbejderen bestemmer, at der er nogen overtrædelser i dokumentationen, sendes papirerne til revision til den relevante afdeling i virksomheden. Hvis der ikke er fejl eller mangler, accepteres papirerne til syning. Hvis oplysningerne er vanskelige at læse, oprettes en kopi af dokumentet.
Arkivkrav
Hver virksomhed skal tage hensyn til de grundlæggende krav til korrekt arkivering af dokumenter i organisationen. Registrering bør være underlagt de grundlæggende betingelser i loven. I store virksomheder er arkivet repræsenteret af et separat rum, der skal beskyttes mod virksomhedens ansatte eller af uautoriserede personer. Under oprettelsen af denne enhed tages der derfor hensyn til følgende krav:
- lokalerne skal isoleres fra andre afdelinger og kontorer;
- det opretter en brand- og tyverialarm;
- størrelsen på dette rum afhænger af, hvor mange dokumenter der overføres til arkivet hvert år;
- specielle lange stativer er installeret i rummet, og det tilrådes at vælge metalkonstruktioner;
- mellem stativerne er der en afstand, der ikke kan være mindre end 75 cm;
- hyldenes længde kan være anderledes og afhænger af loftets højde;
- Derudover er der installeret specielle pengeskabe i rummet, hvor de mest værdifulde og vigtige dokumenter er placeret.
I hver virksomhed kan området for de valgte lokaler være helt anderledes, da der tages forskellige faktorer i betragtning hertil.
Hvordan er tingene klargjort ordentligt?
Arkivering af regnskabsdokumenter er kun tilladt efter kompetent foreløbig forberedelse af denne dokumentation. Før du sender dette eller det pågældende papir til arkivet, skal du derfor udføre følgende trin:
- oprindeligt skal den ansvarlige sørge for, at den virkelig overførte dokumentation ikke kræves i processen med at udføre virksomhedens aktuelle aktiviteter;
- En beskrivelse af dokumenterne og den direkte fil
- der gennemføres en undersøgelse for at sikre, at dokumentationen og sagerne er virkelig værdifulde, derfor skal de opbevares i virksomheden i en bestemt periode;
- om nødvendigt arkiveres, kopieres eller justeres dokumenter og overføres først til arkivet.
Bestillinger, der vedrører lejede ansatte og har forskellige opbevaringsperioder, bør fastlægges i forskellige sager, for hvis de er blandede, kan der være forvirring under ødelæggelsen af visse papirer.
Nuancerne ved at arbejde med forespørgsler
Arkivering af personaledokumenter og andre papirer, der dannes under organisationens arbejde, udføres af en ansvarlig medarbejder, der modtager en bestemt løn for sine aktiviteter. Hvis lederen eller andre ansatte i virksomheden har brug for at studere de dokumenter, der er tilgængelige i arkivet, skal de ansøge med en særlig anmodning til den udpegede person.
Oplysninger fra arkivet udstedes i form af et arkivcertifikat, kopi eller uddrag. Certifikatet præsenteres af et dokument, der indeholder arkivoplysninger om det ønskede emne.
En arkiveret kopi er repræsenteret ved gengivelse af tekst eller et billede fra et dokument gemt i arkivet. Derudover giver det søgedata.
Et uddrag ordret gengiver kun en bestemt del af dokumentationen. For at gøre dette, skal den medarbejder, der fremsætter anmodningen, angive, hvilken særlig information der kræves.
konklusion
Mange dokumenter oprettet under virksomhedens arbejde skal opbevares i en lang periode. For at skabe optimale forhold oprettes et arkiv i virksomheden, der præsenteres af en separat strukturel enhed. Derudover udnævnes en ansvarlig person, der er ansvarlig for at acceptere dokumentation i arkivet. Den samme specialist reagerer på anmodninger fra andre ansatte og ledere.
Når du arkiverer dokumentationen, skal der tages hensyn til bestemte regler og krav, der giver dig mulighed for at strukturere papiret korrekt og give dem ideelle opbevaringsbetingelser.