Opbevaring af kontantdokumentation, når man arbejder med kontanter, er et obligatorisk krav for juridiske personer og private iværksættere. Kassebogen er et konsolideret regnskabsdokument, der registrerer bevægelsen af penge ved virksomhedens kasseapparat. I en lille virksomhed startes det i en kopi. Overvej mere detaljeret funktionerne ved vedligeholdelse og opbevaring af dokumentet. Især hvordan man sy sammen en pengebog om et år.
Hvad er et dokument til?
Der udstedes en pengebog til alle personer med et kasseapparat. Dette krav gælder for individuelle iværksættere, herunder dem, der arbejder på det forenklede skattesystem. Formular KO-04 blev godkendt i 1998 ved dekret fra Den Russiske Føderations statsstatistiske udvalg. En papirformular og en elektronisk pengebog er tilladt, den elektroniske version kan opbevares i Word og Excel med obligatorisk beskyttelse mod uautoriseret adgang. Kassereren (operatøren) dirigerer den, men hovedrevisoren udøver kontrol over, om fyldningen er korrekt. Adfærdens korrekthed kontrolleres systematisk af tilsynsmyndighederne.
I store virksomheder er det nødvendigt at opretholde en pengebog i hver enhed, forudsat at hver af dem er anført i en separat balance. En enhed har en kopi af dokumentet. Kopier af bogen og originaler fra primære dokumenter leveres til hovedkontoret (administrationsselskab). Oplysninger om de resterende penge tages i betragtning ved udarbejdelse af balancen og rapportering om virksomheden som helhed. Overvej nedenfor, hvordan du sy en pengebog om et år.
Proceduren for behandling af et håndskrevet dokument
Papirversionen er en A4-brochure, der er trykt på en printer eller i et trykkeri og opbevares i manuskript. Ark er nødvendigvis nummereret og syet. Det skal være i overensstemmelse med formen af KO-04. Du skal vide, hvordan du sy en pengebog om et år. Processen med nummerering og vedligeholdelse af elektronisk og papirformat adskiller sig fra den klassiske version, der bruges til kontorarbejde.
Vigtigt! Sider er nummereret, duplikerer nummeret i duplikat. Den første side er originalen, den anden er en kopi. En kopi udfyldes med carbonpapir og overføres til regnskabsafdelingen til rapportering. For at løsne den anden side leveres en klippelinie.
Det er mere praktisk at udføre firmware i bunden af siden. Kanten af tråden vises på bagsiden af det sidste ark, fastgjort med en knude, papirforsegling og tætning. Seglet er placeret på en sådan måde, at det delvist fanger bogens side og seglet. I nærheden angiver antallet af sider, anbring underskriften af hovedet eller hovedkontoen.
Proceduren for udstedelse af en elektronisk version
Når du registrerer et elektronisk format til en pengebog, opdeles formen betinget i to dele af en linje, der adskiller lige og ulige sider. Et klip af et trykt ark udføres vandret langs en given linje. Øverst på siden er originalen, bunden er adskilt for transmission til regnskabsafdelingen for rapportering.
Vigtigt! Dokumentet vedligeholdes dagligt, undtagen i situationer, hvor bosættelser ikke blev udført. Kassereren i begyndelsen og slutningen af dagen informerer om saldoen ved pengebanken. Dette er en obligatorisk post!
Overvej hvordan du arrangerer en pengebog for året. Operatøren noterer om bevægelsen af midler i dokumentet, når der foretages finansielle transaktioner. Sørg for at udfylde oplysninger for hver indgående og udgående kontantgaranti. Ved afslutningen af skiftet, det samlede beløb for udgiften, indkomst er nødvendigvis slået ud, kontantbalancen beregnes.Primære dokumenter er knyttet til en afskåret kopi af bogen og overføres til regnskabsføring. Revisor certificerer den originale side og dens kopi med sin egen underskrift.
Designet på forsiden. nuancer
Kassebogens titelside udfyldes i overensstemmelse med den forenede form KO-4. Det indeholder firmaets fulde navn, strukturelle enhed og OKPO. Private iværksættere angiver det fulde navn, hvis virksomhedens navn mangler. Det skal angives for hvilken periode (måneder og år) dokumentet startes.
Første ark: funktioner i overførslen af pengebalancen
Før du sy en pengebog i et år, skal du kende nedenunderne i dens udfyldning. Øverst på siden skriv datoen med den aktuelle dag, måned og år. Sørg for at angive kontantbeløbet kontant i begyndelsen af dagen. Den overføres fra den balance, der er foreskrevet i slutningen af den foregående dag. Hvis en ny bog åbnes, tages resten fra forløberen. På den første side, udfyldt den første dag i kalenderåret, registreres kontantbeholdninger beregnet ved udgangen af den sidste dag i det sidste år.
Udfyldelse af bogarkformen
Kolonne 1-5 udfyldes fra RKO- og PKO-formularerne. I cellen "Dokumentnummer" foreskrives det aktuelle nummer fra den registrerede ordre. Kolonne 3 angiver det fulde navn modtageren eller personen, der overleverede pengene. Det tilsvarende kontonummer er kun påkrævet for juridiske personer, individuelle iværksættere sætter en bindestreg i boksen eller lader det være tomt. Mængderne af forbrug / indkomst er angivet i antal, der foreskriver en krone. I overførselslinjen er indkomst- og udgiftsbeløbene snoede hver for sig. Kolonner og linjer, der ikke er udfyldt, skal markeres med en bindestreg i form af bogstavet Z.
Hvordan beregnes det resterende beløb i billetkontoret?
Saldoen ved udgangen af dagen beregnes ved hjælp af formlen: til pengebalancen i begyndelsen af dagen tilføjes indkomstbeløbet, og udgiften trækkes fra. I afdelingen skal du tage hensyn til alle de modtagne penge ved kassen. Hvis saldoen i slutningen af skiftet efterlod de penge, der er beregnet til udstedelse af lønninger, stipendier og andre sociale ydelser, anføres nedenfor under faste beløb. Beregningen giver dig mulighed for at identificere overskridelser og mangler. Sådan sys en pengebog om et år, overvej nedenfor.
Nuancerne ved at vedligeholde et dokument
Den person, der er ansvarlig for at udstede og modtage penge, kan være enhver medarbejder, der udpeges af lederen af virksomheden ved at udstede en passende ordre. I virksomheder med et lille antal ansatte kan en leder føre en pengebog med egne hænder. Grundlaget for indtastning i dokumentet er forretningstransaktioner, der afspejles i kredit- og debetordrer. Regnskab udføres på afregningsdagen. Hvis der i løbet af dagen ikke var nogen bevægelse af penge, afspejles denne dag ikke i bogen.
Du kan foretage justeringer af dokumentet. Ændringer registreres med en opdeling og korrektionsdatoen. Oplysningerne er certificeret af den person, der har foretaget justeringen. Efter afstemning af posterne i slutningen af dagen med faktisk kontantbeløbet, bekræftes oplysningerne ved underskrifterne fra operatøren og hovedkonti. Mange er interesseret i, hvor mange år der skal opbevares en pengebog. Svaret er enkelt. Det opbevares hos virksomheden i mindst 5 år. Fraværet af en pengebog og dens vedligeholdelse i strid med loven kan straffes med bøder på 40-50 tusind rubler for virksomheder og 4-5 tusind rubler for den embedsmand, der er ansvarlig for at vedligeholde dokumentet.
Sådan flashes et dokument i slutningen af året?
Standardbogen har 50-100 ark. I store virksomheder, hvor forretningsaktiviteter udføres aktivt, er sider muligvis ikke nok. I en sådan situation starter de et nyt dokument, der fortsætter det gamle. Det angiver den tidsperiode, i hvilken den udføres. Papirversionen, der udfyldes manuelt, blinkes før den første udfyldning.
Kopier af papirer til regnskab er et sæt kasseapparater og et kasseapparat udstedt på en dag, ark i bogen, udfyldt med en kulkopi med embedsmandens originale underskrift.Hovedbokholderen verificerer posterne med ordreformularerne, og mængden af den overførte primære dokumentation er angivet i kassebogen. Denne registrering er en kvittering ved modtagelse af den primære dokumentation for kassereren. Alle operationer på bogen indføres i form af posteringer til de relevante regnskabsregnskaber.
Vigtigt! Ud over ordrer arkiveres al primær dokumentation med en kopi. Det inkluderer kvitteringer, fuldmagt, forskud, uddrag fra ordrer og andre dokumenter relateret til bevægelse af penge ved kassen.
Den elektroniske version opbevares på en anden computer. For at gøre dette skal du bruge speciel software. Når der dannes posteringer ved kassen, oprettes en formular automatisk. Men det er vigtigt at finde ud af noget andet. Hvordan er kontantbogen syet i slutningen af året? Det kan udskrives i slutningen af dagen og udføres i duplikat på samme måde som papirversionen. Opbevar den trykte version ved virksomhedens kasseapparat.
Originale ark blinkes i en enkelt bog i slutningen af året, og kopier overføres dagligt til bogføring. Hvis du har elektronisk dokumenthåndtering, er en udskrift valgfri. Elektroniske sider er underskrevet af den digitale signatur fra kasserer og hovedkontor. Det er nødvendigt at yde beskyttelse mod ændringer efter underskrift af bogen og uautoriseret adgang. Det skal huskes, at hvis der er unøjagtigheder i kontiene, er pengebogen et dokument, der viser det generelle billede af pengestrømmen og bekræfter operationernes legitimitet.
