Personbilens rejseplan (formular nr. 3) er nødvendig, når man planlægger, organiserer, regnskaber og administrerer transport. Papirarbejde udføres i overensstemmelse med instruktionerne for beregning af transport. Andre primære værdipapirer inkluderer en journal, der registrerer bevægelse af vejbaner samt Lading.
Obligatoriske dokumenter
Når man arbejder i en personbil, skal en chauffør, der er en del af organisationens personale, have:
- Et certifikat for retten til at styre produktet med den relevante kategori eller en midlertidig tilladelse.
- Registreringspapirer på transport og på traileren (hvis tilgængelig).
- Vejbillet af en bil.
- Forsendelsesnotat for last.
- Særlig tilladelse til transport af farligt eller voluminøst gods.
Vejbillet af en bil. Prøveudfyldning
Ansvaret for den korrekte udførelse af dokumentet ligger hos lederen af organisationen såvel som personer, der er involveret i processen med at indtaste data i papir og er ansvarlige for driften af transporten. Føreren udfylder ikke bilens rejseplan. Efter modtagelse (før afrejse) og levering (ved retur) sætter han sin underskrift. Inden papiret overleveres til føreren, indtaster en autoriseret person eller koordinator de nødvendige oplysninger i personbilens fragtbillede. Formularen indeholder linjer, der angiver:
- en dato (år, måned, dag) svarende til den i registret;
- arbejdstid (forretningsrejse, hverdage, daglig eller kumuleret tidsplan, ferie eller weekend, overarbejde osv.);
- mærke og type produkt, dets status og garagenummer.
Hvis der er en sættevogn eller trailer, indlæses oplysninger om det i det relevante afsnit. Linjen "Escort" angiver oplysninger om de personer, der deltager i transporten. Afsnittet "Køretøjs- og chaufførdrift" indeholder information om tidspunktet (timer og minutter) for køretøjets afgang og retur. I afsnittet "Opgave" i kolonnen "Til hvis rådighed" i henhold til applikationen indtastes kundens navn. Linjen "ankomsttid" afspejler tiden (timer og minutter), hvor transporten ankom til dens destination.
Personbilens rejseplan indeholder også information om brændstof. Disse oplysninger er angivet på forsiden af dokumentet. Her indgår skriftligt den autoriserede person oplysninger om den mængde brændstof, der kræves for at udføre opgaven i henhold til kontrakten. I dette tilfælde tages der hensyn til det resterende brændstof fra den foregående arbejdsdag. Hvis transportfragtbrevet er udarbejdet korrekt, sætter den autoriserede person sin underskrift på den tilsvarende linje. Så koordinatoren bekræfter dokumentets rigtighed.
Afgang fra garagen
Umiddelbart før sendingen sendes, udfyldes personbilens fragtbillede i de relevante søjler af en mekaniker (brændstof- og smøremiddeltekniker). Denne autoriserede person skal indtaste oplysninger i linjerne i afsnittet om brændstofbevægelse. Her indtaster han information om mængden af brændstof, der blev udstedt, antal og række kuponer. Korrespondance med information til virkeligheden er certificeret af mekanikeren med sin egen underskrift.
Oplysninger om inspektion før flyvning
Personbilens fragtbillede indeholder oplysninger om chaufførens sundhedsstatus. De indtastes i dokumentet af organisationens sundhedsmedarbejder. Baseret på inspektionen før turen drages en konklusion om førerens adgang til transportstyring og tildelingen.I tilfælde af utilfredsstillende sundhedstilstand annulleres bilen.
Afgang fra kontrolpunktet
Umiddelbart før de forlader organisationens territorium, indtaster kontrolpunktsmekanikeren speedometeret i personbilens fragtbillede. De er angivet i kolonne 4 i afsnittet "Køretøjs- og chaufførdrift". Disse oplysninger kan også indtastes af mekanikeren i kvalitetskontrolafdelingen.
Ud over hastighedsmåleren skriver den autoriserede person det faktiske tidspunkt, hvorpå køretøjet forlod territoriet på bilens fragtbillede. I afsnittet "Bevægelse af brændstof", i kolonnen "Rest på afsendelsestidspunktet", indtastes information om mængden af brændstof i tanken.
Overførslen af køretøjet til føreren i god stand samt overholdelse af oplysningerne med virkeligheden skal certificeres ved underskrift af mekanikeren. Føreren underskriver også under alle de udfyldte linjer. Så han bekræfter, at bilen accepteres i god stand, samt modtagelsen af en arbejdsopgave.
Oplysninger om trafik på linjen
Indførelsen af denne information udføres i en bestemt rækkefølge. Linjen "ankomsttid" afspejler de timer og minutter, hvor chaufføren overleverede rejseplanen til kunden. Sidstnævnte underskriver dokumentet, der bekræfter ankomst af transporten. Kolonnerne "Ved afrejse" og "Ved ankomst" indeholder speedometeret på det tidspunkt, hvor chaufføren kom ind i kundens territorium og forlod det. Kolonnen "Særlige mærker" indeholder oplysninger, der ikke er angivet i form af dokumentet. Disse inkluderer især kundenotater om fiasko, medarbejdere i vejservice osv.
Transport af retur til garagen
Efter afslutningen af tildelingen udstedes rejseplanen i omvendt afgangssekvens. Det første mærke foretages ved kontrolpunktet. Mekanikeren eller anden autoriseret person i kolonnen "Arbejde i bilen og føreren" giver information om det faktiske tidspunkt for tilbagelevering af midler til organisationens område.
Sammen med dette udfyldes en linje, der indeholder speedometeret og data om det resterende brændstof. Brændstofteknikeren udfylder linjen “Leveret” og trænger ind i resten i tanken derpå. Oplysningernes rigtighed bekræftes ved underskrift fra den autoriserede person.
Gearkassens mekaniker tager bilen fra føreren. I linjen "Accepteret" underskriver den autoriserede person accept af midlerne i god (eller defekt) stand. I kolonnen "Bestået" underskriver føreren, hvilket bekræfter tilbagevenden af transport. Bilens fragtbillede gives til koordinatoren. Han sætter på sin side en underskrift i den tilhørende linje i dokumentet og udfører dets registrering i regnskabstidsskriftet.
Yderligere oplysninger
Som regel udstedes en rejseplan til føreren i 1 arbejdsdag. I dette tilfælde skal der udleveres et dokument til den foregående dag. I tilfælde af intercity-transport udføres clearance i en længere periode. I nogle tilfælde kan en organisation muligvis bruge en personbils rejseplan i en måned. Et sådant dokument skal godkendes i overensstemmelse med virksomhedens regnskabspraksis.
Download Waybill personbilformular 3
