I løbet af sine aktiviteter udarbejder organisationen en lang række dokumenter, som hver bærer sin egen semantiske belastning. Korrekt udfyldning, detaljer, fuldstændighed af de angivne oplysninger reguleres af lovgivningen. Små organisationer inden for regnskab og rapportering får konkrete indrømmelser fra skattetjenesten. Større virksomheder bærer hele skattetrykket. Hvem kan underskrive primære dokumenter og andre typer, hvordan man korrekt udarbejder og afspejler dem i regnskab - disse og andre oplysninger vil blive taget i betragtning i denne artikel.
Typer af dokumenter i organisationen
Virksomheder udfører dagligt forretningsaktiviteter, der straks skal afspejles i regnskab, styring og skatteregnskab. Hvad er primære dokumenter? Dette er blot en afspejling af disse operationer, der også tjener som bevis for, at de fandt sted. Derefter, med henblik på analyse, systematisering, kontrol, prognoser og til implementering af andre økonomiske procedurer, registreres alle transaktionsdokumenter i særlige kataloger og tidsskrifter - regnskabsregistre. Og i slutningen af rapporteringsperioden udarbejdes rapporteringsdokumentation på grundlag af oplysninger om alle operationer, som er den endelige afspejling af virksomhedens aktiviteter i en bestemt periode.
Hvad er det primære dokument
Essensen af det primære dokument er at fastlægge kendsgerningen for den udførte operation. Dokumentet udskrives på tidspunktet for dets bestilling eller umiddelbart efter det. Det afspejler en række detaljer, der er nødvendige for at bekræfte operationens virkelighed, for at etablere de personer, der er involveret i den, samt dens sammensætning. Organisationen skal overholde alle krav, der er angivet af lov og myndigheder med hensyn til den primære dokumentation. Kravene inkluderer spørgsmålet om, hvem der kan underskrive de primære dokumenter. Lovgivningen har givet tilstrækkelige instruktioner, dekret og love. Den vigtigste retsakt, der regulerer registrering af primære organisationer, betragtes som art. 9 402-FZ "Ved bogføring".
Eksempler på primær dokumentation
Hver dag foretager virksomheden visse handlinger: det køber varer, fakturaer, afsender produkter, betaler for køb og afgifter, kommer og bruger kontanter i kassen. Alle disse handlinger er dokumenteret i primære dokumenter. For at afspejle disse handlinger nøjagtigt bruges følgende former for dokumenter:
- TORG-12 eller forsendelsesnotat;
- faktura;
- kredit- og debetkontanter;
- handlinger udført og udført tjenester;
- handlinger med overførsel af materielle aktiver;
- fragtbrev;
- betalingsordrer og kontoudtog;
- krav til udstedelse af væsentlige aktiver.
Til denne liste kan du tilføje en masse eksempler på den primære dokumentation, som virksomheden bruger. Den største forskel fra regnskabsregistre og rapportering er papirarbejde under operationen eller med en lille forsinkelse.
regler
Prøver af primære dokumenter godkendes af statsstatistikudvalget, finansministeriet og regnskabsloven. Regionale krav og forskrifter kommer også ud. Den vigtigste lovgivningsmæssige retsakt, der regulerer en bogholderes arbejde, er 402-FZ. Art. 9 detaljerede regler for vedligeholdelse af dokumentation.
De lovgivende organer udsteder næsten kvart år regelmæssige ændringer af eksisterende regler, nye lovgivningsmæssige retsakter og offentliggør ændringer i journalføring og rapportering. Derfor hæver regnskabsfolk konstant deres kvalifikationer, abonnerer på specialiserede tematiske publikationer og prøver at holde sig ajour med alle nyhederne om skat og regnskab. Manglende overholdelse af kravene kan resultere i store bøder, mange redigeringer af eksisterende rapportering og andre sanktioner.
Detaljer om dokumenter
Lovgivningen indeholder obligatoriske detaljer om primære dokumenter, som skal angives af organisationen. Deres tilstedeværelse afgør, om dokumenterne tages i betragtning i de endelige opgørelser, når der fratrækkes beløb fra skattegrundlaget, om faktum af en forretningstransaktion accepteres, om Federal Tax Service hævder, at transaktionerne er lovlige.
De obligatoriske detaljer i de primære dokumenter inkluderer følgende oplysninger:
- Navne på leverandøren, køberen, modtageren og betaleren for transport;
- bankoplysninger, TIN, virksomheders fysiske og juridiske adresse;
- dokumentnummer og dato;
- nomenklatur, der blev flyttet, købt eller solgt under operationen;
- måleenheder, kvantitativ og værdiudtryk for varen;
- samlet beløb for alle positioner i dokumentet;
- underskrifter, positioner, dekryptering af underskrifter fra ansvarlige personer;
- fabrikat, bilnummer, førerdata under transport;
- antal sæder, vægt og transporteret kategori;
- grundlaget for udførelsen af dokumentet, kontraktens nummer og dato, oplysninger om specifikationen, certifikater, eventuelle undersøgelser.
Hvem kan underskrive de primære dokumenter
Der er meget opmærksom på underskrivelse af dokumenter. Det er meget vigtigt, at de, der certificerer det primære, er autoriseret til at udføre denne handling. En anden obligatorisk betingelse for registrering vedrørende underskrifter er, at alle personer, der på en eller anden måde er involveret i processen med en forretningstransaktion og er ansvarlige personer, nødvendigvis skal lægge deres underskrift i dokumentet. Så hvem kan underskrive de primære dokumenter:
- Administrerende direktør for virksomheden eller den enkelte iværksætter;
- hovedkontor;
- den lagerholder, der frigav varerne;
- føreren, der accepterede varerne til transport;
- den lagerholder, der tog varerne med til lageret;
- specialist, der accepterede dokumentation;
- tredjepartsselskab, hvis han deltog i leveringsprocessen.
Fullmagt til underskrift
Retten til at underskrive primære dokumenter kan overføres til en autoriseret person. Dette er en forholdsvis almindelig praksis i virksomheder, hvor der er et stort antal salg og kvitteringer for varer, og direktøren er optaget af andre ting, rejser og andre aktiviteter i forbindelse med organisationens funktion. For at overdrage underskrivelsen af den primære dokumentation til en anden person, skal der overholdes et antal regler. Så den ansatte, der attesterer dokumenterne, skal være officielt ansat i virksomheden med udførelsen af ansættelseskontrakten og en optagelse i arbejdsbogen. Virksomheden skal gemme alle de nødvendige data til medarbejderen. Naturligvis skal han have en specialuddannelse, forstå betydningen og reglerne for papirarbejde. Sidst og vigtigst - en fuldmagt skal udføres behørigt på den.
Fuldmagten udstedes til en bestemt medarbejder med hans pasoplysninger, bopæl, faktiske bopæl og stilling i organisationen. De skriver det ud i en bestemt periode. Hvis ansættelseskontrakten haster - i gyldighedsperioden. Hvis medarbejderen arbejder uden kontraktbetingelserne, udstedes fuldmagt i et år.
I den forrige version blev et eksempel overvejet med en operatør af en regnskabsbase eller en regnskabsfører, hvis opgaver inkluderer underskrivelse af de primære organisationer i løbet af hele arbejdstiden.Der er situationer, hvor fuldmagt udskrives til andre embedsmænd - chaufføren, speditøren, ingeniøren, mekanikeren. Et eksempel på et sådant tilfælde er afhentning af chaufføren af de købte varer fra leverandørens område. For at udarbejde dokumenter, få retten til at indsamle gods og transportere den, skriver organisationen en fuldmagt. Det består af to dele - selve dokumentet og dets rygsøjle. Den første del er tilbage til leverandøren, ryggen tages af virksomheden. En sådan fuldmagt udstedes for en periode på op til 10 dage, der angiver det firma, hvor medarbejderen skal modtage varer og materialer.
Elektronisk signatur
Den primære kan underskrives på en anden måde - elektronisk. En betingelse er elektronisk dokumenthåndtering, tilgængeligheden af passende software og hardware og et elektronisk signaturcertifikat. Det er også nødvendigt at udstede en fuldmagt til den person, hvis navn fremgår af certifikatet. Efter at have gennemgået alle procedurer for opsætning og eksekvering af elektronisk dokumenthåndtering og underskrifter, vil medarbejderen være i stand til at sætte sin egen underskrift på grundlag af en fuldmagt i stedet for underskrift fra hovedkontor, direktør og andre personer, der er fastsat af fuldmagt.