Den vigtige aktivitet, som ikke en enkelt organisation, virksomhed, virksomhed og endda staten er, er umulig uden strømlinet arbejdsgang. Dokumenter, såvel som behovet for deres bevægelse, oprettelse eller modtagelse inden tilbagelevering, udløb eller tilknytning til sagen, er fast indgået i en persons liv fra skrivende øjeblik. Bevaret fra gamle tider bekræfter de dokumentationen af forskellige livssfærer for enkeltpersoner eller offentlige anliggender.
Historie om kontorarbejde i Rusland
De første dokumenter, der registrerede den gamle russiske stats liv, var annalerne. De fortællede om de aftaler, der blev indgået mellem Rusland og Byzantium, afspejlet historiske begivenheder. Også diplomatiske forbindelser blev noteret i breve. Derudover talte de også om forskellige aftaler, hovedsageligt mellem købmænd. Brev, afhængigt af formålet, kan være retslige og vejledende.
Alle dokumenter blev skrevet på pergament, som på det tidspunkt blev betragtet som et meget dyrt materiale. Frem til slutningen af perioden med føydal fragmentering af Rusland var det for tidligt at tale om begrebet kontorarbejde som et system.
Historien med kontorarbejde i den russiske stat består af perioder: før-revolutionær, sovjetisk og post-sovjetisk.
præ-revolutionære
Førrevolutionært papirarbejde udviklet i XVI - de tidlige XX århundreder. Denne fase er til gengæld opdelt i flere perioder:
- Ordensarbejder begyndte at tage form efter dannelsen af en centraliseret russisk stat. Det blev udført i hytter (bestilt, labial, zemstvo) -præster. Selve systemet har udviklet sig i ordrer - centrale institutioner. Derfor navnet på perioden. Et karakteristisk træk ved gejstlige arbejde er fremkomsten af et separat "personale" af mennesker, der var involveret i forberedelse af projekter, forespørgsler, organisering af opbevaring af papirer, kopiering af udkast.
- Kollegiets arbejdsgang udviklede sig efter reformen af den centrale administration. Kollegerne begyndte at bruge registreringsbøger og organiserede arkiver. Opbevaring af dokumenter på den foreskrevne måde blev først organiseret nøjagtigt i perioden med kollegiekontorarbejde.
- Executive (i XIX - begyndelsen af XX århundrede.) Blev udviklet under reformen. Det nye administrative system er baseret på principperne om kommandoenhed - den nøjagtige gennemførelse af ordrer fra ledere samt hierarki - en streng fordeling af ansvarsområder mellem embedsmænd i forskellige rækker og positioner.
Sovjetisk gejstligt arbejde
Sovjetisk kontorarbejde begyndte at tage form fra oktober 1917 og fortsatte indtil 1991. I denne periode forsøgte myndighederne at gøre dette system så rationelt som muligt. Der er gjort forsøg på at indføre standarder i arbejdet med officielle dokumenter. Der er udarbejdet en liste over typiske styringsdokumenter hos virksomheden, der har indstillet lagringsperioden for sådan dokumentation. I halvfjerdserne blev der skabt et samlet statssystem for kontorarbejde, der etablerede ensartede former og metoder til at arbejde med dokumenter.
Den post-sovjetiske
Kontorarbejdet i den post-sovjetiske periode har udviklet sig siden 1991 og udvikler sig til nutiden. I 90'erne af det tyvende århundrede i Den Russiske Føderation begyndte at forbedre de lovgivningsmæssige og lovgivningsmæssige rammer, der fastlagde kravene til dokumentation.
Opbevaring af dokumenter hos virksomheden
I aktivitetsprocessen for virksomheder, institutioner, virksomheder er der en enorm strøm af dokumenter, papirer modtages og oprettes. Når behovet for deres brug i daglige aktiviteter til at løse aktuelle problemer og problemer forsvinder, er der behov for akkumulering og bevarelse af information. Derudover er det ekstremt vigtigt at sikre let og hurtig adgang til de nødvendige data til enhver tid, også efter et par dage, måneder eller år efter, at papiret er slukket. Hvis arkiverne ikke er ordentligt organiserede, og fristerne ikke overholdes, kan der opstå yderligere problemer med at finde det rigtige papir. En hurtig søgning og anvendelse af dokumenter til deres tilsigtede formål er kun mulig med en klar fordeling af dem i grupper, adskillelse, for eksempel i erhvervslivet.
En særlig systematiserende referencebog, der bestemmer proceduren for distribution af værdipapirer i sager, er nomenklaturen for sager.
Begreberne "nomenklatur af anliggender" og "forretning"
Nomenklaturen til sager kaldes den enkleste klassificering af sagnavne, som giver dig mulighed for hurtigt at sortere papirer til hurtig søgning om nødvendigt, hvilket angiver holdbarheden i den foreskrevne form. En sådan klassificering er af stor betydning for at organisere en jævn drift af en virksomhed eller en kommunal institution.
En sag er et dokument placeret under et dækning eller en kombination deraf, der vedrører et specifikt emne eller type aktivitet. I tilfælde er det forbudt at kopiere udkastversioner af værdipapirer, der gentages eller har mistet betydning, med en udløbet standard holdbarhed.
Nomenklatur af anliggender - et dokument med flere formål, der:
- Det er grundlaget for at placere dokumenter i mapper, søge efter nødvendige papirer.
- Angiver indeksering af dokumenter og sager.
- Definerer dokumentets holdbarhed.
- Det er en slags manual til den første fase af undersøgelsen.
- Det er et dokument, der tager højde for midlertidig (op til ti år) lagring.
- Det er grundlaget for dannelsen af fortegnelser over dokumenter, der vil blive lagret permanent og midlertidigt.
- Det er et sted at opbevare handlinger til destruktion af en virksomheds anliggender med udløbne oplagringsperioder (papirødelæggelse).
Typer af varer i virksomheder
Der er tre typer nomenklaturer. En standard nomenklatur er et forskriftsdokument, der fastlægger sammensætningen af sager, der er indledt i det kontorlige arbejde i organisationer af samme type.
Den omtrentlige nomenklatur har en rådgivende karakter, den opretter et vist sæt sager (med angivelse af deres indeks), der indledes under funktionen af organisationer, som nomenklaturen gælder for.
En separat nomenklatur over forholdene i en bestemt virksomhed dannes af personalet med dokumentstøtte og dokumentstyring i organisationen. Processen involverer lederne af strukturelle afdelinger, da de har en idé om den planlagte udvikling af virksomheden, som giver dig mulighed for effektivt at sørge for de typer af værdipapirer, der kan vises i organisationen i den nærmeste fremtid.
Grundlæggende regler for lagring af dokumentation
Et stort antal papirer, forskellige med hensyn til repræsenteret værdi og betydning, dannes i processen for enhver virksomhed. De typer af værdipapirer, som opbevaring af dokumenter i organisationen skal organiseres for, proceduren og opbevaringsperioder afspejles i forskellige lovgivningsmæssige retsakter, som kan vedrøre både selskabslovgivningen i en individuel organisation, lovgivningen om arkivering og regnskabslovgivningen. Lover om bogføring og arkivering er lige så gyldige med regler, der er udstedt af det konstituerende råd eller ledelsen for en bestemt organisation.
Den grundlæggende lovgivningsmæssige retsakt på dette område er loven "Om arkivspørgsmål i Den Russiske Føderation", der trådte i kraft på datoen for offentliggørelsen - den 25. oktober 2004.Det er denne lovgivningsmæssige handling, der regulerer forskellige former for forbindelser inden for arkivstyring med hensyn til den civile befolkning i landet, samfundet og regeringen, såvel som relationer i tilrettelæggelsen af opbevaring af papirer, uanset form af ejerskab af virksomheder.
Baseret på h. 1-artikel. 17 i lov nr. 125-ФЗ er iværksættere, private og statslige organisationer forpligtet til at bevare arkivdokumenter i de perioder, hvor de opbevares, herunder papir om personale. Afhængig af den kommercielle virksomheds status fastlægges proceduren for opfyldelse af forpligtelsen til at opbevare værdipapirer og perioden for opbevaring af dokumenter i organisationen. Kommercielle institutioner har ret til at opsige opbevaring af dokumenter ved udløbet af tiden.
Regnskabsdokumenter
Artikel 17 i lov nr. 129-ФЗ fastlægger de generelle opbevaringsperioder for dokumenter, regnskabspapirer og regnskabsrapporter. I henhold til loven er virksomheden forpligtet til at sikre opbevaring af regnskabsdokumenter i mindst fem kalenderår fra den første januar i året efter det, som papiret er dateret til.
For at bestemme betingelserne for specifikke typer dokumenter, skal du henvise til en sådan handling som en standardliste med dokumentopbevaringsperioder, der er godkendt af Forbundsarkivet den 6. oktober 2000. Det vigtige er, at de datoer, der er angivet på listen, ikke starter fra datoen for den endelige version af papiret eller den officielle offentliggørelse af dokumentet, men fra den første januar i det næste kalenderår. Men hvis lederen af virksomheden udsendte en ordre under hensyntagen til aktiviteten, kan papirernes holdbarhed øges i forhold til den periode, der angiver listen.
Selvangivelse og andre skatteberegningsdokumenter
Den periode, i hvilken en virksomhed eller en kommunal institution er forpligtet til at føre skattefradragsrapportering, fastlægges i punkt 170 i ovenstående liste. Så perioden med opbevaring af dokumenter i organisationen, når det kommer til selvangivelse for det sidste kalenderår, er mindst et årti, kvartalsvis opbevares i mindst fem efterfølgende kalenderår, skal månedlige perioder gemmes i mindst et kalenderår - disse oplysninger er angivet med listen over dokumentopbevaringsperioder. I mangel af rapportering for kalenderåret, skal andre typer erklæringer opbevares i mindst ti år. Så andre typer rapportering skal beskyttes i mindst fem kalenderår. Rapporter i en kalendermåned i mangel af kvartalsrapporter gemmes efter de samme principper.
Dokumenter, som skat og afgifter beregnes til, defineres ikke i loven. Imidlertid indikerer afsnit i ottende afsnit i den første artikel 23 i Den Russiske Føderations skattelovgivning, at skatteyderne skal opbevare dokumenter i fire år: regnskabs- og skatteregistre, alle andre dokumenter, der beviser overskud, udgifter, betaling og tilbageholdelse af skat og andre gebyrer. Det samme sætter listen over dokumenter, der angiver lagringsperioden. Det er lagt ud på de officielle websteder for regeringen i Den Russiske Føderation og Rosarchive.
Varighed af opbevaring af dokumentation hos virksomheden
Dokumentets holdbarhed er den tidsramme, der er defineret i lovgivningen i Den Russiske Føderation og de værdier, der er valgt ved undersøgelsen, hvor de skal opbevares, indtil deres ødelæggelse.
Som et resultat af virksomheders og institutioners aktiviteter oprettes papirer af forskellig betydning. En standardliste med dokumentlagring tillader ødelæggelse af dokumenter, der allerede har afsluttet opgaven. Men der er dem, der ikke mister deres betydning i et antal år. Og den tredje type, den indeholder videnskabelig eller praktisk betydningsfuld information. Denne type har en konstant holdbarhed.
Så typiske lagringsperioder for dokumenter kan være:
- midlertidig op til ti år;
- midlertidig over ti år;
- konstant.
I afdelinger, der beskæftiger sig med referencearbejde, forbliver sager i to år, uanset virksomhedens status: permanent og midlertidig (over ti år) opbevaring. I arkivet for organisationen overgives de efter dette tidspunkt.
Uanset hvilken form dokumentationen er lavet på (papir eller elektronisk), ændres lagringsperioderne for dokumenter ikke. Den bestemmende værdi af varigheden af deres brug afhænger af de oplysninger, der er indeholdt i dem. Dette spørgsmål er undersøgelsen af værdien.
En undersøgelse af værdien af dokumenter er fastlæggelsen af den betydning, som bestemmelsen af perioden for deres opsparing afhænger af. En undersøgelse gennemføres for at bestemme, hvilke særlige papirer der bedst kan give staten, samfundet, videnskaben og enkeltpersoner de nødvendige data. For dokumenter, der er valgt til midlertidig opbevaring, skal du bestemme, hvor længe de i fremtiden kan være nødvendige. En vigtig opgave ved undersøgelsen af værdipapirer betragtes også for at bestemme perioden for opbevaring af dokumentation.
Følgende opgaver til undersøgelse af værdi skiller sig således ud:
- Overførsel til permanent opbevaring til statsarkiverne i Den Russiske Føderation af dokumentation, der er vigtig for politik, økonomi, økonomi, videnskab, landets kultur, foreløbig udvælgelse for dette.
- Dokumenter, der bevarer praktisk værdi, men ikke repræsenterer videnskabelig og historisk værdi, vælges til midlertidig opbevaring.
- De, der har mistet deres værdi og ikke har nogen videnskabelig værdi, er valgt til destruktion.
- Etablering af lagringsperioder for dokumenter, ændring af dem.
Under undersøgelsen kontrolleres også kvaliteten af organiseringen af nomenklaturen for filer, arkiver og fastlæggelsen af dokumenternes holdbarhed.
Måder at organisere opbevaring af værdipapirer i virksomheden
Med fremkomsten af elektronisk teknologi er der ikke behov for at bruge hele bygningen til arkiver; flere værelser vil være nok, hvis det kommer til en stor organisation med en ti-årig historie. Men under alle omstændigheder er der et behov for at organisere lagring af dokumenter i organisationen.
Der er flere muligheder for, hvordan du kan organisere et elektronisk arkiv:
- Lokalt - en overkommelig måde at opbevare på, som består i at indsamle dokumenter i en mappe på en computer eller, hvis virksomheden har et lokalt netværk, oprette en speciel netværksmappe og indstille adgangsrettigheder til den. Ulemperne ved denne lagringsmetode er manglen på sikkerhedsgarantier, behovet for uafhængigt at kontrollere lagringstiden, give visningsværktøjer (vi taler om programmer til visning af dokumenter, billeder, videoer, tegninger og andre papirer) og verifikation af elektroniske underskrifter.
- Specielt elektronisk arkiv - specialiserede elektroniske dokumenthåndteringssystemer eller elektroniske arkiver. Sådanne lagersystemer gentager ikke ovennævnte ulemper ved det lokale arkiv. Det vil sige, at EDMS giver visning, kontrollerer tidspunktet for opbevaring af værdipapirer, giver dig mulighed for at få information om den elektroniske signatur. Minus - tjenesten betales.
- I skyen - en lovende måde at gemme dokumenter på, kan de gemmes direkte i onlinetjenesten og optager ikke plads på organisationens computere. Medarbejdere har altid muligheden for at henvende sig til den nødvendige dokumentation, tjenesten giver visning passende værktøjer og leverer data på et sikkerhedscertifikat - der ville kun være adgang til netværket.
Lovgivningen regulerer ikke, hvilken lagringsmetode der skal bruges. Listen over dokumenter med datoer angiver kun den lovgivningsmæssige tidsramme. Det er kun vigtigt at overholde reglerne for overførsel af dokumenter, den korrekte udførelsesform og et certifikat for underskrift.