Processen med at danne en personalereserve under moderne forhold er en meget vigtig procedure, der tillader ikke kun hurtigt at løse problemet med at udskifte en medarbejder under hans fravær, men også korrekt uddanne en ny, som kan være egnet til at besætte en kvalificeret stilling. Lad os overveje mere detaljeret processen med at danne en personalereserve.
Konceptet
Under personalereserven skal forstås en liste over mennesker, der er i stand til at udføre funktionerne og opgaverne for specialister i en bestemt position af højere rang på grund af deres evner, viden og færdigheder.
For at komme ind i reserven skal medarbejderen have stor viden og ambitioner med henblik på professionel udvikling. En sådan forfremmelse skal forstås som besættende lederstillinger, hvilket kræver, at kandidaten fra reserven opfylder visse krav og egenskaber.
Personalets reserveværdi
Udnævnelsen af en personalereserve fremgår af lovgivningen på føderalt niveau. Så for eksempel siger den russiske regerings dekret ”Om godkendelse af det føderale program” Uddannelse og omskolering af ledelsespersonals reserve ”behovet for at uddanne kvalificerede ledere til alle områder, især statslige organer, der er forbundet med de socioøkonomiske ændringer, der finder sted i staten. Efter vedtagelsen af dette dokument blev der tilføjet nogle flere regninger, der bestemte og supplerede processen med at oprette personalereserver i statlige strukturer og organer. Sådanne ordrer blev udviklet af mange ministerier (Indenrigsministeriet, Landbrugsministeriet, Transportministeriet, Roskomnadzor osv.)
Værdien af personalereserven er også tvetydig for specifikke organisationer, der har til hensigt at arbejde i lang tid og har vækstmuligheder, som tager sig af at reducere personalerisici, især i lederstillinger.
Mål for personalereserven
Målene med at oprette en reserve er som følger:
- hurtig løsning af problemer, der er forbundet med afgang af nøglemanister;
- betydelige besparelser i økonomiske og tidsomkostninger til søgning, udvælgelse og træning af personale;
- faglig vækst af medarbejdere;
- øget medarbejderloyalitet og motivation til at arbejde (herunder manglen på frygt blandt "reservisterne" for vanskeligheden ved at udføre deres pligter og pludselig tildelte opgaver);
- dannelse af medarbejderes forståelse af deres egen værdi for arbejdsgiveren
- uddannelse af specialister til fremtidige ændringer i organisationen;
- evnen til at “polere” dit personale, der opfylder kravene i din organisation;
- reduktion i personalets omsætning;
- fastholdelse af lovende personale i virksomheden.
Processen med at danne en personalereserve er temmelig kompliceret. Det kræver inddragelse af ikke kun lederen af virksomheden og personaletjenesten, men også andre specialister (advokater, psykologer, fagforeningen osv.). I denne forbindelse løses spørgsmålene om personalereserven som regel samlet ved hjælp af et specielt organ (eller kommission).
Hovedopgaver
Oprettelsen af en personalereserve er rettet mod at løse følgende problemer:
- identificering af eksisterende potentiale blandt arbejdstagere
- muligheden for at besætte åbne ledige stillinger;
- kontinuitet i produktionsprocessen og dens effektivitet.
Nøgledokumenter
Sammensætningen af en sådan bestemmelse om oprettelse af en personalereserve bør omfatte følgende afsnit:
- mål og mål for personalereserven;
- oprettelsesprincipper;
- en liste over stillinger, som personalereserven er dannet for
- dannelse rækkefølge;
- udvælgelseskriterier for kandidater;
- træningsprogram;
- kriterier for fradrag fra reserven;
- Reserver analyse af effektivitet.
Denne bestemmelse kan også indeholde oplysninger om prøver af dokumenter, der skal udstedes under arbejdet med reserven.
Typer af personalereserv
Kandidater skal fuldt ud overholde kravene til den stilling, som de sættes i reserve for. Dette inkluderer dog dem, der har stort potentiale for yderligere faglig udvikling, men som har mindre erfaring eller ikke er tilstrækkeligt forberedt. Som regel vælges 2 kandidater til hver stilling.
Efter type aktivitet tildeles en udviklingsreserve og en fungerende reserve. Med andre ord kan reservisten vælge mellem to karriereretninger - professionel og ledelsesmæssig.
På udnævnelsestidspunktet dannes en gruppe af kandidater, der i øjeblikket er valgt til en højere stilling, og en gruppe af kandidater for de næste et til tre år dannes i personalereserven.
Personalreserve kan være intern og ekstern. Oprettelse af en intern en er en mere studeret proces, der kræver mindre økonomiske udgifter. En sådan reserve bruges oftere i praksis.
Ekstern reserve involverer inddragelse af kandidater udefra.
principper
Virksomhedens personale reserve ledelse er baseret på visse principper. Overvej de grundlæggende principper for dannelse af personalereserv:
- relevansprincippet - betyder, at behovet for at udfylde en stilling skal være gyldigt i dag;
- overholdelsesprincip - betyder, at kandidaten skal opfylde kravene til stillingen;
- princippet om kandidatens prospektivitet.
Hvordan dannes
Det nuværende system til dannelse af personalereserven er et omhyggeligt arbejde med at identificere lovende medarbejdere (eller deres rekruttering) som det bedst egnede og imødekomme kravene til lederstillinger.
Systemet har visse regler. Rækkefølgen af dannelse er som følger:
- danne et organ, der beskæftiger sig med disse spørgsmål;
- udvikle interne regler, det vil sige et dokument, hvor det er nødvendigt at afspejle alle procedurer for oprettelse af en reserve;
- skabe mekanismer til implementering af de udviklede regler.
Den rigtige oprettelse af et sådant system er nøglen til succes med at optimere antallet af ansatte i en virksomhed.
Trinvis dannelsesplan
Overvej stadierne af dannelse af personalereserven, som antyder en bestemt sekvens af stadier:
- analyse af den aktuelle situation:
- vurdering af behovet for nye ledere eller specialister i de næste 1-3 år;
- udarbejdelse af en liste over stillinger i den nye reserve;
- bestemmelse af tilgængeligheden af eksisterende specialister til udskiftning;
- specifikation af listen over specialister;
- analyse af effekten af reserven, der blev oprettet tidligere.
Valget af de nødvendige kandidater til optagelse i reserven finder sted i de følgende faser:
- analyse af data fra spørgeskemaer fra medarbejdere;
- afholdelse af et interview;
- overvågning af medarbejdernes adfærd i deres forhold til andre kolleger;
- vurdering af præstationsindikatorer, der kendetegner hans arbejdsaktivitet, samt resultaterne af hans specifikke opgaver;
- certificering af en medarbejder;
- identifikation af overholdelse af identificerede kvaliteter med kravene i stillingen
- sammenligning af resultater for forskellige kandidater;
- udarbejdelse af en liste over den nye reserve med en liste over kandidater til stillingen.
Denne liste har sine egne karakteristika:
- en person ad gangen kan vises i flere sektioner: i den nærmeste og fjerne fremtid, såvel som for forskellige muligheder for positioner;
- indsamling af den maksimale mængde information om kandidaten, for eksempel personoplysninger, certificeringsresultater, potentiel vurdering, anmeldelser af kolleger osv.
- fremsætte henstillinger til efteruddannelsesprogrammet.
Den således opnåede liste godkendes af lederen af organisationen.
Yderligere arbejde er struktureret som følger:
- gennemgang af kandidatlisten fra tid til anden;
- genopfyldning af listen om nødvendigt;
- udelukkelse fra listen over medarbejdere, der er ophørt med at opfylde kravene;
- tilpasning af personaleudviklingsprogrammer;
- analyse af effektiviteten af brugen af registreringsdatabasen, prognoser og ændringer.
Personalevurderingsproces
De vigtigste typer af personalevurdering:
- systematisk, der udføres ved klart at definere alle tegn på evaluering (proces, frekvens, kriterier, målemetoder);
- usystematisk.
De vigtigste vurderingsprocedurer er som følger:
- forberedelse af vurderingen - indebærer indsamling af foreløbige oplysninger;
- direkte vurdering af medarbejderen ved at oprette ekspertgrupper, der evaluerer niveauet for viden, færdigheder, evner og resultater af medarbejderens arbejde;
- evalueringstrin, herunder et møde i Kommissionen i følgende rækkefølge: invitation af medarbejderen og hans leder, behandling af materialer, lytning til samtalepartnere, diskussion af resultaterne, dannelse af en konklusion, udarbejdelse af en protokol;
- beslutningstagning, hvorefter der dannes en konklusion under hensyntagen til Kommissionens konklusioner og forslag på samme trin fremsættes der henstillinger om behovet for at fremme en medarbejder til en højere stilling.
Hvordan afholdes konkurrencen?
Hver for sig skal vi tale om at afholde en konkurrence i personalereserven. Proceduren for denne procedure er også klart reguleret af virksomhedens interne dokumenter. For at gennemføre en sådan procedure dannes der særlige udbudskommissioner i organisationen:
- at gennemføre en konkurrence om besættelse af en ledig stilling;
- at afholde en reservedannelseskonkurrence.
Udbudsproceduren kan kun startes, hvis der er mindst to kandidater til personalereserven. Ellers betragtes konkurrencen som mislykket.
De vigtigste faser i konkurrencen:
- arkivering af en memo af lederen af enheden til formanden for tilbudsudvalget;
- forberedelse af alle nødvendige dokumenter til konkurrencen;
- 20 dage før konkurrencen offentliggøres en meddelelse om den;
- dokumenter modtages fra ansøgere;
- protokollen fra mødet i den konkurrencedygtige kommission udarbejdes;
- gennemføre en konkurrencedygtig test ved at teste deltagere samt udstede en konkurrencedygtig opgave;
- vurdering af ansøgere i konkurrencen;
- udvælgelse af deltager foretages;
- alle nødvendige dokumenter udarbejdes til vedtagelse.
Funktioner ved den statslige civil service
For at lette udviklingen af det offentlige tjenestesystem såvel som for at forbedre proceduren for dannelse og effektiv anvendelse af reserven for ledende personale oprettes en Kommission under Præsidenten for Den Russiske Føderation vedrørende spørgsmål om offentlig service og reserven for ledende personale.
Planlægningen og dannelsen af den statslige civiltjenesters personalereserve tager normalt fra et til tre år. Tiden brugt i personalereserven for individuelle specialister er også i gennemsnit tre år, men med langsigtede planer for organisationen kan den nå op på fem år.
Uanset tidspunktet for implementering af “reserve” -projektet og organisationens økonomiske kapacitet skal arbejdet med personalereserven udføres blandt interesserede parter i en åben form (information skal være tilgængelig for ansatte), dette miljø skal være konkurrencedygtigt (flere kandidater skal vælges til en lederstilling).
Resultaterne af faglig aktivitet er et meget vigtigt udvælgelseskriterium, fordi det ikke kun kan bedømme kandidatens effektivitet, men også vurdere fordelene ved at tilmelde ham i reserven. En sådan immateriel opmuntring af en specialist som optagelse i personalereserven vil tjene som et godt eksempel for andre ansatte og motivere dem til høje arbejdsresultater.
Dette sæt krav er ikke udtømmende og kan dannes afhængigt af organisationens behov i øjeblikket og i fremtiden, af personalets omsætning samt af personalets sociale, alder og andre egenskaber. Det er vigtigt at forstå, at for stramning af udvælgelsen kan diskriminere medarbejderne.
For at styre personalereserven udstedes normalt særlige interne lovgivningsmæssige og lokale retsakter. For eksempel en bestemmelse om oprettelse af en personalereserve eller en bestemmelse om arbejde med en personalereserve. På et tidligt tidspunkt i gennemførelsen af dette projekt er et lignende dokument beregnet til at konsolidere:
- procedure for dannelse af reserve;
- opgaver, der løses ved at oprette en reserve;
- pligter og ansvarsområder for tjenestemænd i reservedannelse;
- orden og arbejdssystem;
- genopfyldning af reserven og ændringer i dens sammensætning
- rapporteringssystem om personalearbejde og proceduren for at opretholde denne rapportering.
Et sådant dokument vil understrege vigtigheden af arbejde, alvoret i ledelsens intentioner og opmærksom holdning til medarbejderne.
Sammen med forordningen om oprettelse af personalereserven udarbejdes en liste over stillinger i den statslige tjenestemands personalereserve, der blandt andet bestemmer antallet af kandidater til reservestillingen. I de fleste organisationer er der programmer til udvikling af en personalereserve, tilbageholdelse af personale samt reservelister i tilfælde af udfyldelse af ledige stillinger. Det skal huskes, at medarbejdere, der er optaget i personalereserven, ikke kun skal være opmærksomme på dette, men også klart præsentere deres udsigter og krav, der vil blive præsenteret for dem i tilfælde af en reel forfremmelse.
Uddannelse af "reservister" kan have form af avanceret træning, få en anden videregående uddannelse, tage kurser eller praktikpladser. En god tilføjelse er erfaringsudvekslingsmøder, hvor medarbejderne vil dele deres viden og indtryk.
Samtidig er det nødvendigt at være opmærksom på det faktum, at vente på afkast fra reserverede og uddannede specialister til en bestemt stilling er meningsløst, hvis arbejde med personalereserven ikke er relateret til organisationens strategi, ikke understøttes af hele virksomhedskulturen, hvis mellemliggende test og personaleomsætningsanalyse ikke udføres blandt ansatte lav loyalitet, manglende vilje til at lære. Men hvis alt er anderledes - vil personalereserven bestemt blive en god motiverende faktor for både medarbejdere og organisationen selv.
I overensstemmelse med den nuværende lovgivning leveres et permanent arbejde med en reserve, hvis formål er at forberede et værdigt skift for førende medarbejdere og sikre kontinuitet i generationer. Former og metoder til at arbejde med reserven bestemmes af lederen af organisationen eller dens strukturelle enhed og kravene til stillingen.
konklusion
Således har oprettelsen af en personalereserve i virksomheden målet om at opdatere det eksisterende managementteam og specialister på bekostning af både vores egne og tiltrækkede medarbejdere. Indrejse i denne reserve kræver, at kandidaten har særlige kvaliteter, viden, erfaring, færdigheder og forudsætter også muligheden for sin træning og videreuddannelse til det krævede niveau. Listen over stillinger og krav til dem i organisationen bestemmes individuelt inden for den.