Det er vanskeligt at forestille sig en stor virksomhed, stat eller uddannelsesinstitution, hvor der ikke er en sådan position. Planlægning af møder, forberedelse af dokumentation, arbejde med korrespondance, modtagelse af opkald er kun en del af ansvaret for den person, der har den stilling, som vi vil studere. Siden 2016 er cirklen af grundlæggende funktioner skitseret i den nye lovbestemmelse - den professionelle standard for sekretæren. Nu kan det bruges som grundlag for dannelse af nødvendige serviceinstruktioner.
Profession funktioner
På trods af den konstante ændring af listerne over de mest populære og efterspurgte erhverv i verden, er sekretærpositionen fortsat ret almindelig. Officielt i Rusland har dette erhverv eksisteret i tre århundreder. I 1720 godkendte Peter I det, kravene til medarbejdere var ret høje: læsefærdighed, kendskab til love, evnen til at udarbejde dokumenter.
Oprindeligt var kun mænd sekretærer, i dag er det hovedsageligt et kvindeligt erhverv. Dette skyldes delvis det faktum, at udførelsen af sekretæropgaver kræver udholdenhed, omhu, evnen til at udføre det samme og monotone arbejde.
Hvilke krav stiller moderne ledere til medarbejdere, der har en sådan position? Sekretæren skal være en selvsikker bruger af grundlæggende kontor-computerprogrammer, være i stand til at håndtere kontorudstyr, arbejde med dokumentation, have gode kommunikationsevner (god tale, dialogfærdigheder, høflighed, etikette). Derudover være opmærksomme, organiserede, disciplinerede, følelsesmæssigt stabile.
Hvad angår den nødvendige uddannelse, er der ingen strenge krav i denne henseende i den professionelle standard for sekretæren. Hvis du har en almen uddannelse, er erhvervserfaring eller særlige kurser nok. Tilstedeværelsen af et eksamensbevis for videregående uddannelser giver imidlertid som regel en fordel ved ansættelse.
Professionel standard
Krav til sekretariatsarbejde erhvervede formen af en lovgivningsmæssig retsakt i 2016. En generaliseret professionel standard blev vedtaget for en specialist i dokumentar og organisatorisk support til organisationsledelse. Hovedmålet med standarden er at optimere personalepolitikken. Lederen kan fokusere på ham, når man vurderer medarbejdernes faglige egenskaber. Dokumentet bruges også til forberedelse af træningsprogrammer til træning af sekretærer.
Professionel standard indeholder:
- liste over grundlæggende arbejdsfunktioner;
- liste over færdigheder, viden og viden, der er nødvendig for deres implementering
- krav til uddannelsesniveau og arbejdserfaring.
Dokumentet viser også mulige jobtitler og krav til dem. Det inkluderer for eksempel faglige standarder "Head of Secretary", kontorist og andre.
Strukturen indeholder flere semantiske blokke:
- generel information (angivelse af formålet med aktiviteten, kodifikator);
- funktionelt kort (liste over arbejdsfunktioner og kvalifikationskategorier);
- beskrivelse af arbejdsfunktioner (specifikation af listen over pligter, færdigheder, der er foreskrevet til medarbejderen);
- information om standardudviklere.
Den tredje sektion begynder med den faglige standard for sekretær-administratoren for det kvalifikation, uddannelsesniveau og erfaring, som de mest lempede krav stilles til.
Hovedfunktionerne for den medarbejder, der besidder den studerede stilling, er formuleret som følger:
- organiseret indsamling af professionel information;
- informationsstøtte om aktuelle emner;
- systematisering, dokumentation og opbevaring af indkommende information;
- akkompagnement af forretningsbegivenheder;
- skabe de nødvendige betingelser for arbejdet som leder af organisationen og administrativ støtte.
Jobbeskrivelse
I sit arbejde ledes sekretæren af gældende lovgivning, organisationens charter, lederens ordrer og hans egen jobbeskrivelse. Det er i det sidste dokument, der tildeles professionelle opgaver, der er tildelt embedsmanden. Begyndende på at udføre officielle opgaver, skal medarbejderen være bekendt med de vigtigste bestemmelser i instruktionerne. Dens bestemmelser kan tjene som bevis i tilfælde af konflikt med arbejdssituationer. Derfor skal indholdet af instruktionerne være specifikt. Og udelukke muligheden for dobbeltfortolkning.
Jobbeskrivelsen for sekretæren for faglige standarder er udarbejdet under hensyntagen til specifikationerne i en bestemt organisation og inkluderer følgende afsnit:
- generelle bestemmelser;
- medarbejderfunktioner
- jobansvar;
- medarbejderrettigheder;
- andre betingelser og krav.
De generelle bestemmelser angiver, hvilken kategori medarbejderen tilhører, og hvem der er underordnet, proceduren for udnævnelse og afskedigelse, krav til kvalifikationer, viden og færdigheder. I det følgende beskrives detaljeret, hvad præcist medarbejderens funktion er, og hvilke rettigheder han har. Afsnittet om officielt ansvar angiver overtrædelser i det arbejde, som medarbejderen kan blive straffet for.
Jobbeskrivelsen er godkendt af lederen af organisationen og bringes til medarbejderens opmærksomhed (under underskrift).
Professionel standard "Head of Secretary"
I overensstemmelse med dens bestemmelser er det ønskeligt at acceptere medarbejdere med videregående uddannelse (på bachelor-niveau) eller sekundær erhvervsuddannelse til denne stilling. Derudover værdsættes arbejdserfaring (mindst to år).
Den faglige standard viser en medarbejders vigtigste arbejdshandlinger:
- koordinering af midlertidige planer med lederen
- valg af planlægningsform og styring af arrangøren af chefen;
- koordinering af møder, forhandlinger med partnere, kunder, ansatte;
- informere lederen om tid og tidsplan for kommende begivenheder.
Leders sekretær skal have et antal færdigheder til at udføre ovenstående handlinger. Sæt mål, fastlægge rækkefølge og prioritering af deres implementering, hjælpe lederen i distributionen af arbejdstid, sikre informationssikkerhed og vælg de mest praktiske måder at underrette om kommende begivenheder. Ved hjælp af disse teser udarbejdes normalt jobbeskrivelsen for lederen af den professionelle standard.
Han skal også være bekendt med specificiteten af organisationens kernevirksomhed, bestemmelserne i arbejdsretten og reglerne for gennemførelse af forretningsforhandlinger.
De anførte arbejdsaktiviteter for lederen af sekretæren omfatter en række forskellige opgaver:
- arbejdsdag planlægning;
- organisering af telefonsamtaler og forretningsrejser;
- arbejde med besøgende i receptionen;
- organisering af arbejdsbegivenheder og møder;
- opretholdelse af den nødvendige arbejdsordre på hovedkontoret;
- kontrol over udførelsen af ordrer og instruktioner;
- udførelse af arbejdsdokumentation;
- udvikling af lokale retsakter om nødvendigt
- opbevaring af dokumentation;
- organisering af informationsinteraktion mellem organisationens medarbejdere og ledelse.
Hovedansvaret for lederen af sekretæren
Stillingen som sekretær for lederen af organisationen involverer konstant interaktion med mennesker og vilje til at rådgive klienter og besøgende om grundlæggende spørgsmål. Naturligvis afhænger meget af detaljerne i institutionens hovedaktivitet og ledelsens stilling.De har en betydelig indflydelse på udarbejdelsen af jobbeskrivelsen for sekretæren i henhold til den professionelle standard.
De generelle bestemmelser indikerer, at stillingen hører til kategorien tekniske eksekutører, kravene til uddannelse og varighed af medarbejderen fastlægges. Udnævnelsen foretages direkte af lederen. For at formulere den nødvendige viden og færdigheder kan en professionel standard for sekretæren bruges. Disse inkluderer: viden om det grundlæggende ved kontorarbejde; kendskab til metoderne til registrering og behandling af informationsdata; PC-ejerskab kendskab til reglerne for forretningskorrespondance og kommunikation; kendskab til interne regler og sikkerhedsprocedurer og meget mere.
Instruktionens andet afsnit beskriver medarbejderens pligter. I det tredje afsnit - hans rettigheder. For eksempel har lederens sekretær ret til at blive bekendt med udkast til beslutninger i forbindelse med hans aktiviteter, komme med forslag til optimering af sit arbejde, anmode om oplysninger og dokumenter, der er nødvendige for at udføre opgaver osv.
Den sidste del af instruktionen præciserer ansvarsforholdsregler i tilfælde af forkert udførelse af officielle opgaver og forårsager væsentlig skade.
Sekretær-ekspedient
Kontorets hovedopgave er at kontrollere enhedens eller hele organisationens arbejdsgang (ofte er der flere ansatte på personalet, der udfører denne funktion). Listen over nøgleafgivelser er angivet i den professionelle standard for sekretær-kontorist:
- arkivering og korrekt opbevaring af dokumenter;
- organisering af arbejde med dokumenter;
- oprettelse af sager i overensstemmelse med organisationens nomenklaturkrav.
For at ansøge om denne stilling har ansøgeren brug for sekundær erhvervsuddannelse.
Under organiseringen af arbejdet med dokumenter kan sekretær-ekspedienten modtage og behandle indgående materialer, sortere dem og registrere dem om nødvendigt, forberede dem til behandling af lederen, omdirigere dem til de direkte eksekutører og vedligeholde en database.
For at sikre korrekt opbevaring af dokumenter skal kontoret være i stand til at udvikle en nomenklatur af sager, kontrollere rigtigheden af papirarbejde, formular sager og bestemme tidspunktet for deres lagring, distribuering og arkivering af dokumenter.
Før dokumenterne sendes til arkiverne til opbevaring, kontrollerer kontorist betingelserne for deres opbevaring (permanent eller langvarig), udarbejder en intern opgørelse, udarbejder arkivomslagene.
Referent eller sekretær-administrator?
Det kan undertiden være vanskeligt at sortere hierarkiet for sekretariatsstillinger og deres ansvar. Hvad er for eksempel den grundlæggende forskel mellem assisterende sekretær og administrator? Når alt kommer til alt er funktionerne, de udfører, meget ens.
Jobbeskrivelsen for sekretær-administrator i henhold til den professionelle standard indeholder:
- modtagelse og distribution af indgående telefonopkald;
- organisering af arbejde med besøgende;
- implementering af koordinerende funktioner.
Han skal være bekendt med reglerne for forretningsetikette, telefonsamtaler (med kunder, partnere, medierepræsentanter og andre), være i stand til at opretholde en samtale og udjævne en konfliktsituation. Administratorens koordinerende funktioner er normalt at føre en log over medarbejderbevægelser, kurerruter og førerruter.
Der er endnu ingen særskilt faglig standard for sekretærreferenten, men hans opgaver ligner i mange henseender assistentlederen. Ligesom administratoren arbejder han med korrespondance, besvarer opkald, mødes og ledsager besøgende, udarbejder rejseplaner. Alt dette er dog direkte relateret til figuren som leder af organisationen. I nogle tilfælde kan hans ansvar udvides, hvilket afspejles i arbejdsplanen (kan være uregelmæssig).
Faglige standarder for sekretæren for den akademiske afdeling
Sådanne medarbejdere kan findes i personalet på en skole, et universitet eller et universitet. Stillingen hører til kategorien undervisningssupportpersonale. For at bestemme den grundlæggende funktionalitet kan arbejdsgiveren bruge den generelle standard for en specialist i dokumentationssupport. Arbejdsministeriet har endnu ikke godkendt en separat faglig standard for sekretæren for uddannelsesenheden på uddannelsesinstitutionen. For arbejde er erhvervsuddannelse (sekundær) inden for kontorarbejde eller erhvervsuddannelse på grundlag af almen uddannelse nødvendig. Der er ingen strenge krav til tilgængeligheden af arbejdserfaring.
Mens han er i denne stilling:
- accepterer korrespondance, overfører den til lederen af uddannelsesorganisationen og kunstnerne;
- udfører papirarbejde (inklusive elektronisk);
- forbereder udkast til ordrer for studerendes kontingent;
- udarbejder personlige filer over studerende;
- holder styr på undervisningstimer for lærere;
- fremsætter anmodninger, breve;
- udøver kontrol over udførelsen af ordrer og instruktioner fra hovedet.
Videnskabelig sekretær og hans opgaver
Dette indlæg hører til videnskabsområdet. Videnskabelige sekretærer er efterspurgte på universiteter, forskningsinstitutter, akademier, videnskabelige organisationer. Som regel leverer de forskere og afhandlingsråders arbejde. Den faglige standard for den videnskabelige sekretær involverer planlægning af videnskabelige begivenheder (møder, konferencer, rundborde), deres organisering og adfærd, udarbejdelse af relevant dokumentation og overvågning af gennemførelsen af de trufne beslutninger.
Medarbejdere med en videnskabelig grad, erfaring i organisatorisk og videnskabeligt arbejde (mindst 5 år) og publikationer i fagfællebedømte publikationer kan udnævnes til denne stilling.
Videnskabelig sekretær:
- indsamler forslag i den årlige plan for videnskabelig udvikling og forskning;
- kontrollerer rettidig gennemførelse af etablerede tematiske planer for videnskabeligt arbejde og udarbejdelse af relevante rapporter
- udarbejder udkast til arbejdsplaner for det videnskabelige (videnskabelige og tekniske) råd, overvåger gennemførelsen af sine beslutninger;
- overvejer det materiale, der kræves for at tildele den akademiske rang og forsvare en afhandling;
- forbereder forslag til en plan for offentliggørelse af videnskabelige artikler;
- udvikler kriterier for evaluering af medarbejdernes præstationer til certificering;
- formulerer forslag til avanceret træning og praktikpladser for forskere.
Talsmand Funktionalitet
Pragtfuldt ”ungt” erhverv. I Rusland begyndte det at vinde popularitet omkring midten af 90'erne af det forrige århundrede. I sekretærens professionelle standard tildeles ikke dette post separat. Men for mange organisationer er det et presserende behov at have en sådan medarbejder. Det er han, der danner den offentlige mening om virksomheden. De vigtigste opgaver inkluderer: organisering af pressekonferencer; indholdet på organisationens websted; udarbejdelse af pressemeddelelser; planlægning af informationskampagner (i pressen, netværk, på tv) med det formål at skabe et positivt image af virksomheden.
Pressesekretærens faglige standard bestemmer, at ansøgeren skal have en universitetsgrad i journalistik, reklame, filologi eller PR. Erfaring med arbejde (fra 3 år) inden for det relevante felt, kompetent mundtlig og skriftlig tale, kendskab til et fremmedsprog er også ønskeligt.