Hvordan arrangerer du ting i mapper? Hvorfor er der behov for nomenklatur, og hvad accepteres generelt med dette udtryk? Sådan gemmer du filer, mapper, og hvordan kan du ellers organisere dokumentation hos virksomheden? I øjeblikket er kontorarbejde et sådant kompleks af opgaver, der kræver en systematisk tilgang og største nøjagtighed. Om, hvad nomenklaturen for anliggender er, og hvad den er beregnet til, bør ikke kun vide de medarbejdere, der er ansvarlige for dokumentstrømmen i virksomheden, men også alt det ledelsespersonale, der er interesseret i at bevare kontrol over organisationens arbejdsprocesser.
Generel terminologi
I betragtning af nomenklaturen over sager er det først og fremmest nødvendigt at bemærke, at dette udtryk bruges til at betegne en sådan systematiseringsmetode, som indebærer dannelse af en liste over sager, der er indført i virksomheden og institutionen. For hver af dem er opbevaringsperioder tydeligt foreskrevet, mens de fokuserer på de regler, der træder i kraft i de gældende love i vores land.
Teori og dagligliv
Hvad er nomenklaturen for sager i praktisk anvendelse? Dette er en sådan distributionsplan, der hjælper med at gruppere udført dokumentation og således oprette sager. For at gøre dette godkendte virksomheden ordningen, klassificering og anvendtes derefter i praksis. Der indføres også et indeksindeks for sager, dokumenter. Du skal angive lagringens varighed og bestemme design af kortindeks, der bruges som referencemateriale og bruges til at søge efter dokumentation fra antallet af uopfyldte. Når man besvarer spørgsmålet om, hvad nomenklaturen til sager er, skal det bemærkes, at udtrykket bruges til at udpege et sådant regnskabsdokument, der regulerer arbejdet i afdelinger, der er ansvarlige for kontorarbejde, arkiver. Nomenklaturen stave tydeligt alle disse tilfælde, lagringsvarigheden er inden for et årti, det vil sige dem, der hører til antallet af midlertidige lagringsdokumenter.
Hvorfor er det nødvendigt?
Hvem har brug for at vide, hvad nomenklaturen til sager er, hvordan man implementerer den? Først og fremmest er det disse personer, der er ansvarlige for at organisere arbejdsprocessen i virksomheden såvel som institutionens leder, den juridiske enhed. Nomenklaturen hjælper med til hurtigt at finde det nødvendige dokument, hvis arten eller indholdet er kendt. Kvaliteten af dannelsen, gennemførelsen af nomenklaturen af sager bestemmer, hvor hurtigt det vil være muligt at arbejde med dokumentation inden for institutionens vægge. I øjeblikket er det faktum, at nomenklaturen er til rådighed, fastlagt som obligatorisk for enhver juridisk enhed, hvad enten det er en institution eller organisation, virksomhed.
På statsniveau er Unified State Customs Service blevet vedtaget - dette er et sådant system, der skitserer reglerne for vedligeholdelse af dokumentation. I bilagene til det kan du finde den aktuelt relevante stikprøve af listen over sager. Derudover har en sådan statlig systematisk informationskilde samlet alle de bestemmelser, der skal styres af udviklingen og gennemførelsen af nomenklaturen af sager i et år i en institution eller virksomhed.
Spørgsmål Funktioner
I øjeblikket i kontorarbejde er nomenklatur et komplekst koncept, der inkluderer flere typer og grupper af dokumentation. Det er sædvanligt at tale om en typisk, omtrentlig specifik nomenklatur.Enkeltpersoner introduceres normalt på niveauet for institutionen som helhed og af en separat strukturel enhed.
Typiske eksempler på nomenklatur opfordres til at kombinere dokumentation, der har lignende art og sammensætning. Modellen regulerer også det specifikke indekseringssystem, der bruges i et bestemt agentur. Det er nødvendigt at anvende en sådan liste over sagnavne. Men den omtrentlige er rådgivende, selvom det generelt er rimeligt og praktisk at overholde det, da det hjælper med at strømline hele mængden af officielle papirer, der akkumuleres i virksomheden.
Systemet som basis for ordre
Enhver moderne virksomhed skal systematisere den nuværende dokumentation, og det er nomenklaturen, der repræsenterer en sådan klassificeringsguide, der kan løse organisationens problemer. Dette er et dokument, hvor navnene på alle forhold i den virksomhed, der kan startes, angives linje for linje. Samtidig er det tydeligt, hvor langt papiret skal opbevares. Nomenklaturen for regnskab, personaltjenester, virksomheden som helhed skal godkendes af dens chef.
Hovedmålene med introduktion af nomenklaturen
Et sådant officielt dokument forenkler systematiseringen af den interne arbejdsgang. Faktisk er det en sådan plan, der klart angiver, hvilke algoritmer der skal bruges til at distribuere udførte dokumenter, og i hvilke spørgsmål de skal placeres. Dette danner virksomhedens arkivsystem og gør det lettere at orientere sig blandt de akkumulerede papirressourcer.
Samtidig indeholder nomenklaturen for personalsager, bogføring og den generelle for virksomheden en klar definition af tidsintervaller i forhold til forskellige kategorier af dokumentation. Det strukturerede system præciserer nøjagtigt, hvor lang tid der skal gemmes dokumenter, der er arrangeret i en bestemt sag. Når du opretter en sag ved hjælp af udførte dokumenter, skal du straks antage, hvor lang holdbarheden vil være. Dette trin kaldes den primære undersøgelse, der gør det muligt at identificere værdien af dokumentationen.
Indeks, system og grundlæggende information
Nomenklaturen over sager erklærer officielt ved hvilket system det er nødvendigt at indeksere sager. Disse oplysninger er relevante for registrering, da indekset oprettet af nomenklaturen er et element i det registreringsnummer, der er tildelt hvert enkelt dokument i virksomheden. Nomenklaturen er en informativ reference, der giver dig mulighed for hurtigt at analysere de strukturelle træk ved en bestemt juridisk enhed.
Dokumentation bruges, når det er nødvendigt at oprette en sagsliste. Dette er relevant for opbevaring af værdipapirer, som ifølge loven har en frist på mere end et årti, inklusive permanent opbevaring. Dette gør nomenklaturen til sager til det vigtigste regnskabsdokument, der bruges i de afdelinger, der er ansvarlige for kontorarbejde i virksomheden.
Regnskab og videreudvikling
Ofte er nomenklaturen af sager det mest bekvemme dokument, gennem hvilket regnskabssystemet implementeres hos virksomheden, som giver dig mulighed for at kontrollere midlertidige anliggender, dvs. beregnet til opbevaring i et årti.
Et andet vigtigt formål med nomenklaturen af sager er dens anvendelighed i dannelsen af en referencekortfil, som er nødvendig for at bevare relevante oplysninger om den udførte dokumentation. Det klassificeringssystem, der bruges i dannelsen af nomenklaturen, bliver grundlaget for at oprette et filskab, der giver referenceoplysninger om dokumentstrømmen i organisationen.
Hvordan ser det ud?
En prøvenomenklatur af sager kan se ud som følger.
Når du udarbejder dokumentation, er det nødvendigt at angive dine navne på virksomheden, afdelinger, som nomenklaturen er indtastet i, samt aktuelle datoer.
Dette er vigtigt!
Undertiden ser det ud til iværksætteren, at introduktionen af nomenklatur med en relativt lille arbejdsgang bare er et rod, overdreven ”papirarbejde”, der ikke medfører reelle fordele. Denne tilgang til spørgsmålet er kategorisk ukorrekt. Det er nødvendigt at introducere den rigtige, egnede under hensyntagen til den særlige organisations nomenklatur i enhver moderne virksomhed. Når du udvikler et dokument, er det nødvendigt at sikre, at det dækker hele mængden af virksomhedens arbejdsgang, inklusive oprettelsesstadierne. Det er nødvendigt, at alle sektorer i virksomhedens aktiviteter, processer og aktivitet afspejles i nomenklaturen.
Du kan læse de almindeligt accepterede krav til forberedelse af et sådant normativt dokument i retsakter vedtaget på statsniveau. Arbejdsreglerne, der er indført for virksomheders arkiver, standardinstruktioner for virksomhedsdokumenters omløb er afsat til dette. I 1988 blev der udviklet et statligt system for dokumentationsstøtte, som stadig er relevant i dag. Dokumenter, der regelmæssigt er vedtaget på statsniveau, afsluttes under hensyntagen til nutidens realiteter, herunder brugen af elektroniske computere, mens de grundlæggende teorier om systematisering og klassificering forbliver de samme.
Vareformularer
I den klassiske version er dette dokument samlet som en tabel. Indekser, klassificeringer bliver grundlaget for registreringsprocesserne for dokumentation genereret i virksomheden, der går videre til den eksterne modtagere og accepteret til behandling fra eksterne kilder. En godt sammensat nomenklatur er et praktisk værktøj til dannelse af andre klassificeringsmaskiner, der nødvendigvis ledsager processen med kontorarbejde i ethvert moderne firma. Så en foreløbig gennemgang af dokumentationen kræver ofte en klassificering af spørgsmål, områder til diskussion. Der kræves også specielle klassifikatorer til den udførte dokumentation. Når man introducerer et elektronisk system, er det nødvendigt at udvikle navigatorer, repræsentationer, der afspejler forskellige strukturelle enheder og kunstnere. Derudover kan du, baseret på nomenklaturen af sager, udvikle et system, der giver dig mulighed for at organisere dokumentationen underlagt særlig kontrol såvel som andre typer.
Nomenklaturen hører til kategorien planlægningsdokumentation. I det kan du finde overskrifterne på de sager, der er foreslået til planlægning, bogføring i forskellige aktivitetsretninger, virksomhedens økonomiske aktivitet. De funktioner, der er tildelt virksomheden, er synlige fra nomenklaturen. Dokumentet er forberedt til det næste år, så det er nødvendigt at lægge ikke kun de tilgængelige muligheder og behov i arbejdsgangen, men også dem, der er planlagt i den nærmeste fremtid. Det er ønskeligt, at når man udarbejder nomenklaturen, ville det være muligt forholdsvis nøjagtigt at forudsige behovene for dokumenthåndteringssystemet hos virksomheden i de næste fem år, skønt dette ikke altid er muligt i de aktuelle vanskelige økonomiske forhold, der tvinger virksomhederne til at tilpasse sig.
Virkelighed og plan
I praktisk anvendelse betragtes ofte nomenklaturen af sager som regnskabsdokumentation, hvilket skyldes tilstedeværelsen af et tal, et indeks for hver liste, der er opført. Den endelige nomenklaturrekord, der opsummerer årets resultater, giver os mulighed for at konkludere om antallet og kategorier af sager, der er indført i den forløbne periode. Du kan også beregne, uden at gøre en særlig indsats og uden at spilde tid forgæves, antallet af sager, bind, der er indført i det forløbne tidsrum. Dette giver en kvantitativ beskrivelse af dokumentarfonden, workflow-systemet. Behovet for en sådan analyse opstår både inden for rammerne af en separat strukturel enhed og organisationen som helhed.
Nomenklatur, der fungerer som regnskabsposter, kan bruges, når filer overføres til arkivet.Dette gælder primært for dem, der er beregnet til midlertidig opbevaring - ikke mere end et årti. Nomenklaturen giver også et praktisk grundlag for dannelse af en opgørelse, der inkluderer sager beregnet til oplagring løbende eller midlertidig, hvis perioden overstiger et årti. Nomenklaturen er praktisk, når der udarbejdes en opgørelse over sager, der indeholder dokumentation om virksomhedens personale, samt handlinger til fastsættelse af ødelæggelse af dokumenter, tildeling af papirer, der ikke behøver eller ikke kan opbevares.
Specifikationerne for visse typer organisationer
En obligatorisk foranstaltning er udarbejdelsen af en nomenklatur for enhver statsinstitution. Dette dokument skal være til stede i kommunale, underordnede territoriale juridiske enheder. En sådan obligatorisk procedure skyldes, at overførslen af dokumentation genereret i organisationer, institutioner til opbevaring i arkivene i kommunen eller på føderalt niveau.
Hvis vi taler om en privat organisation, er dannelsen af nomenklaturen også nødvendig, men kravene, der gælder for den, er meget mindre strenge. På den ene side er dokumentet også multifunktionelt - det afhænger ikke af statens deltagelse i virksomheden. Det anbefales at udvikle en nomenklatur på et tidspunkt, hvor der lige oprettes en juridisk enhed. Under overtagelsen, fusion, er det nødvendigt at omforme et sådant system til klassificering af dokumenter, hvis der samtidig dannes en ny juridisk enhed. I henhold til reglerne er udviklingen af nomenklaturen en yderst prioriteret opgave, og det er nødvendigt at arbejde på den allerede før dannelsen af instruktionen, der beskriver arbejdsgangens regler.