I enhver organisation gemmes dokumentationen i et bestemt tidsrum, hvorefter den skal overføres til det kommunale eller statlige arkiv. Processen med at overføre officielle papirer til opbevaring har visse egenskaber, der kan variere i forskellige dele af landet.
Papirarbejde er det arbejdsområde, der er ansvarlig for processen med at dokumentere samt udførelsen af officielle papirer.
Arkitektonisk arbejde er en særlig aktivitet, der udføres af statlige strukturer, organisationer og borgere inden for regnskab, opbevaring og brug af arkivdokumenter.
Typer af dokumenter
Arkivering og papirarbejde inkluderer mange udtryk for udpegning af papirer af forskellige slags. Dokumenter er:
- Fin (indeholder data i form af et billede af enhver art).
- Fotodokument (oprettet ved hjælp af fotografering eller ikonografi. Et sådant dokument indeholder normalt billeder af forskellige kunstgenstande).
- Grafisk (de bruger streger, chiaroscuros og streger).
- Et fonografisk dokument (en bærer med lyddata, der er installeret af ethvert lydoptagelsessystem).
- Audiovisuel (indeholder billeder og lyde).
- Filmdokument (oftere er det et audiovisuelt eller billedligt dokument; kinematografimetoden bruges til at samle det).
- Et skriftligt dokument (dette er data, der kan identificeres ved hjælp af alle typer bogstaver).
- Tekst (den indeholder alle stemmedata ved hjælp af lydoptagelse).
- Maskintekst (optagelse er involveret i udviklingen på en af de mulige måder, på grund af hvilken information behandles ved hjælp af en elektronisk computer).
- Belova (den endelige form for dokumentet kopieret i hånden eller ved hjælp af tekniske midler uden korrektioner og fejl).
- Håndskrevet (tegn i et sådant dokument anvendes kun i hånden).
- Videogram (billede med information på skærmen).
- Typewritten document: indebærer tegn på brevet, der anvendes på ethvert teknisk middel.
- Udkast til dokument - afspejler forfatterens aktiviteter med alle blots og rettelser.
standarder
I overensstemmelse med russisk lovgivning er proceduren for overførsel af officielle papirer til arkivet reguleret af GOST R 7.0.8-2013. 12 måneder efter afslutningen af papirarbejdet er dokumenter obligatoriske overført til arkivet i overensstemmelse med alle regler og krav. Forberedelse til overførslen kan udføres af produktionspersonalet selv eller af en tredjepart.
GOST 2013 arkivering og papirarbejde indeholder definitioner af de grundlæggende, mest almindelige udtryk, der bruges på dette område. I dokumentet kan du se både de mest generelle udtryk - en formular eller inventar samt højt specialiserede, for eksempel linjen til adgangsrestriktioner.
Derudover indeholder GOST for kontoradministration og arkivering en definition (fortolkning) af udtryk, der vedrører området organisering af arbejde med dokumenter, dokumentation og andre kontorprocesser.
Forberedelsesstadier
Trin for trin forberedelse af materiale til overførsel til arkivet:
- Sørg for, at papirerne opfylder alle de krav, der er fastlagt i dette arkiv;
- udføre pjece-dokumentation;
- nummer alle ark;
- at udvikle en sagcertificer;
- specificere dækningsdetaljer;
- udvikle en intern sagsmappe;
- oprette en opgørelse.
Hvis der kan forventes overførsel af papirer, der skal opbevares i mindre end 10 år, er fraværet af pjece, systematisering, nummerering, certificeringselementer tilladt.Her er det først og fremmest nødvendigt at fokusere på kravene i et bestemt arkiv, da standarderne for forskellige institutioner kan indeholde et eller alle ovenstående spørgsmål.
Loven om arkiveringsanliggender og journalføring viser de vigtigste udtryk og deres definitioner på dette område. Nedenfor betragter vi nogle af dem.
Registrering og arkivering af poster: Betingelser og definitioner
- Dokumentation - rettelse af oplysninger i enhver form i overensstemmelse med de givne regler.
- Unified Documentation System (DCL) - et system, der indeholder oplysninger, der er nødvendige til styring inden for et specifikt arbejdsområde.
- Dokumentationsregler - en liste over regler og forskrifter for processen med at arbejde med dokumenter.
- Unified Document Form (UFD) - en masse detaljer, der er angivet i en bestemt rækkefølge på forskellige databærere for at løse eventuelle problemer inden for aktivitetsområdet.
- Dokumentationssystem - en masse papirer, der er ensartede i type, type og formål samt kravene til deres forberedelse.
- Dokumentets navn - det specifikke navn på dokumentet i brevet.
- Organisatorisk og administrativt dokument - har løsningen af forskellige organisatoriske og administrative opgaver, ledelsesspørgsmål, regulering af arbejdet i produktionsafdelinger, organisationer samt statlige strukturer og myndigheder.
- Rekvisitter - alle de nødvendige elementer i det officielle dokument. Rekvisitter består ofte af variable og konstante dele.
- Form - en prøve af papir. Det angiver anvendelsesområdet, spørgsmål til konstruktion og de vigtigste detaljer.
- Formularen er et sæt detaljer, der hjælper med at identificere forfatteren til et officielt dokument.
- Det standardiserede rapportark er en liste over godkendte UVD'er.
- Registrering - indgåelse af et dokument alle de nødvendige elementer, der er fastlagt af kravene til kontorarbejde.
- Servicefeltet i en ensartet form - UVD-zonen, er fastgjort i de tekniske komponenter til opbevaring og bruges til at anvende specialiserede billeder.
Dette er de grundlæggende udtryk og definitioner af den eksisterende tilstandsstandard for arkivering og papirarbejde.
Typer af detaljer
Hver for sig er det værd at dvæle ved de detaljer, der bruges til udarbejdelse af officielle dokumenter:
- Underskrift - et skriftligt tegn på en autoriseret person.
- Godkendelsesstempel - udtrykker en positiv vurdering af organisationen eller en person, der ikke er forfatter til officielle papirer.
- Dato - angiver den dag papiret blev udarbejdet, samt når det blev accepteret, aftalt eller offentliggjort.
- Begrænsestempel - et tegn, der angiver, at information er tilgængelig for et bestemt, begrænset antal mennesker.
- Titel - opsummerer essensen af dokumentet.
- Godkendelsesstempel - taler om normativiteten og lovligheden af de oplysninger, der er indeholdt i dokumentet.
- Visa - udtrykker samtykke eller uenighed fra den autoriserede person med de oplysninger, der er nævnt i dokumentet.
- Tekst - data optaget af enhver type brev- eller lydoptagelsessystem. Inkluderer hoveddelen af taleoplysningerne i dokumentet.
Brugsanvisning
Regler, lister, instruktioner til arkivkontorarbejde og andre forskriftsdokumenter er med til at implementere grundloven. Der er grundlæggende krav til drift af arkivstrukturer, der blev oprettet i 2002.
Det er værd at bemærke, at sådanne regler ikke blev registreret hos Justitsministeriet i Den Russiske Føderation. I denne henseende er "Grundlæggende regler for afdelingsarkiver" fra 1986 stadig gyldige.
Tilstedeværelsen af disse krav inden for kontorstyring og arkivering skyldes behovet for sammenhæng i regnskabsføring, brug, færdiggørelse og opbevaring af dokumenter i arkiver, i organiseringen af alle disse processer. Hovedfokus for kravene er nomenklatur.
Så handlingsalgoritmen er som følger:
- arrangere en undersøgelse af værdien af værdipapirer
- forberede dokumenter til afsendelse til arkivet;
- at danne en virksomhed;
- udarbejde en procedure for tildeling af dokumenter til destruktion
- send sagen til arkivet.
Det er værd at bemærke, at disse krav ikke gælder for dokumentation, hvis arbejde ikke er reguleret af loven fra Den Russiske Føderation af 21. juli 1993 “On State Secret”.
organisation
Arkivering af dokumenter og papirarbejde hjælper med til klart at kontrollere arbejdet med dokumenter, samtidig med at det sikres deres sikkerhed og tilgængelighed. Der er visse typer dokumenter, der har en bestemt betegnelse og endda en lagringsmetode.
Når organiseringen af geografisk arbejde udføres, overfører statsafdelinger og -organer officielt dokumenter til Den Russiske Føderations arkivfonde (AF RF). Kommercielle strukturer har til gengæld et bredere udvalg af metoder til lagring af dokumentation.
Hver gruppe af officielle papirer har sin egen specifikke opbevaringsperiode, der reguleres i overensstemmelse med den russiske føderations lovgivningsmæssige rammer. Der oprettes også en opgørelse, hvor datoen for beslaglæggelse af dokumenter i arkivet noteres med udløbsdatoen for opbevaring og med en henvisning til den relevante lovbestemmelse.
Krav til opbevaring af dokumenter
Inde i virksomheden er arkivopbevaring af dokumenter organiseret i specialiserede bygninger eller i separate, isolerede rum. Samtidig er overdreven opvarmning og høj luftfugtighed strengt forbudt. Dette er de vigtigste kriterier for opbevaring af arkivdokumenter. Samtidig har forskellige databærere brug for deres egen tilstand. nemlig:
- Papir: 18-20 ° С, luftfugtighed - 52-57%.
- Film: sort og hvid - 16 ° С, farve - 3-6 ° С. Fugtigheden er 41–44%.
- Magnetbånd og skiver: 16-19 ° С, luftfugtighed - 52-64%.
Det er umuligt at arrangere dokumenter i nærheden af lagre med mad og kemikalier samt fastfood-steder, kantiner. Derudover bør der være et separat rum til modtagelse af papirer, hvor akklimatiseringen af dokumentationen finder sted. Undertiden bruges disse rum til kortvarig opbevaring af forskellige lagringsmedier.
Rummet skal indeholde de nødvendige kataloghylder, stativer og arkivmapper, specialkasser. Specielt nødvendige og økonomisk værdifulde dokumenter anbringes i metalskabe med sikker låse. Ud over de grundlæggende krav er der andre, ikke mindre vigtige betingelser:
- Sikkerhed. Arkiveringsrum skal være modstandsdygtige over for brand, beskyttet mod oversvømmelse, der er en nødudgang. Afstanden fra dokumenter fra varmekilden (inklusive vinduer) er mindst 0,6 m. Det er strengt forbudt at placere papir tæt på dem.
- Brug kun af rørledninger isoleret med beskyttelsesudstyr.
- Skjulte forseglede stikkontakter og elektriske ledninger.
- Strengt forbud mod drift af alle varmeapparater. Mad og andre ting, der ikke er relateret til opbevaring af dokumentation, er ikke tilladt.
- I nærvær af skal være mobile eller stationære stativer af metal. Papirer på dem er bedst placeret i kasser eller bundter. På samme tid vil afstanden i hovedgangen være mindst 1,3 m, og mellem stativerne - 0,7 m. Afstanden fra den nederste skuffe - mindst 0,1 m og fra stativet til væggen - højst 0,5 m.
Også et obligatorisk opbevaringskrav: Skabets placering er vinkelret på vægge, vinduer og batterier.
I arkivopbevaringsbygningen er kunstigt og naturligt lys acceptabelt. Samtidig er det vigtigt at forhindre direkte sollys i at komme ind i dokumentationen. Hvis der bruges glødelamper, skal der monteres et beskyttelsesafdækning oven på hver. Fluorescerende enheder skal vælges med et lille UV-spektrum.
Opbevaringstid
Til arkivopbevaring af officielle papirer bruges en bestemt metode til systematisering af dokumentation i produktionen. Det hjælper med at overholde gældende love og regler. Formålet med dette er at fjerne tabet af vigtig information.
Efter udløbet af det fastlagte tidspunkt for opbevaring af værdipapirer i arkivet, skal den ansvarlige person ødelægge officielle papirer og derefter oprette en likvidationshandling.
Derudover er der dokumenter med en ubegrænset periode med lagringstid. Der gennemføres en finansieringsprocedure for dem. Dette er en inddeling af papirer i arkivkontorarbejde for forskellige fonde og samlinger.
Lovgivningsmæssige dokumenter
Lovgivning inden for arkivkontorarbejde indeholder mange metodologiske henstillinger og lovgivningsmæssige retsakter. Dette er en kompleks, men logisk korrekt reguleringsmekanisme.
Den vigtigste søjle i reguleringen af forbindelserne er loven af 22. oktober 2004 nr. 125-ФЗ “Om arkivanliggender i Den Russiske Føderation”. På grundlag heraf blev der vedtaget love på det russiske føderations sammensatte enheder om reglerne for arbejde med dokumentation, lister over papirer med opbevaringsperioder. Det inkluderer også andre lovgivningsmæssige dokumenter om arkivregistrering, der er aftalt med arkivenheder.
Disse love og forskrifter er med til at implementere lovlig regulering. Obligatorisk for alle organisationer og institutioner med alle former for ejerskab.
GOST om arkivering og papirarbejde gælder for dokumentation af statligt, kommunalt og privat ejerskab. Han identificerede de vigtigste typer af dokumentation, der overføres til statslagring og er inkluderet i Den Russiske Føderations arkivfond. Medtagelsen af privatejede dokumenter sker i overensstemmelse med loven.
Tiden for overførsel af officielle papirer til kommunale og statlige arkiver er også strengt defineret. Dette gælder for kommunale og statslige såvel som ikke-statslige virksomheder, der indgår en aftale om permanent oplagring.
Statlige og kommunale arkiver opretter lister over organisationer og overfører dem papirer (pluklister) til opbevaring og yderligere overførsel til Den Russiske Føderations arkivfond. Inkludering af ikke-statslige virksomheder på sådanne lister sker efter anmodning herom og er i overensstemmelse med den eksisterende aftale. Derudover kan arkivet opretholde bemandingslister for organisationer, som kun er planlagt til samarbejde.
Hvad sker der med arkivdokumenter, når en organisation lukker ned?
Ved likvidation, omorganisering eller konkurs af en virksomhed overføres al arkivdokumentation til de efterfølgere, der har den lovlige ret til det, til stifter-, stats- eller kommunalarkivet.
Privatisering af kommunale eller statslige organisationer giver dig mulighed for at efterlade i deres arkiv alle de papirer, der blev udstedt som et resultat af deres aktiviteter (for eksempel ordrer på personale).
Adgangsordre og begrænsninger
De er også reguleret ved lov. Begrænsninger påvirker adgangen til dokumentation, der indeholder statlige (eller statsbeskyttede) hemmeligheder eller oplysninger om personlige eller familiehemmeligheder (i dette tilfælde vil lagringsperioden være 75 år fra det tidspunkt, hvor dokumentet blev udarbejdet).
Det skal bemærkes, at arkiver skal udlevere juridiske dokumenter (kopier eller attester af arkivdokumenter) til juridiske enheder og enkeltpersoner gratis inden for de frister, der er fastsat for dette ved lov. Sådanne dokumenter er nødvendige for social beskyttelse, pensioner, ydelser og erstatning.
Arkiverede dokumenter, der er beslaglagt som bevis (i overensstemmelse med Den Russiske Føderations love) skal returneres.
Manglende overholdelse af reglerne, overtrædelse af lovgivningen i Den Russiske Føderation i arkivspørgsmål indebærer administrativt, strafferetligt og juridisk ansvar.