Administrativ aktivitet - hvad er det?

Hvad er dette - administrativ aktivitet? Hvad er det til? Hvordan ser denne type aktivitet ud? Er det muligt at mødes her "faldgruber"? Disse og en række andre spørgsmål vil blive besvaret inden for rammerne af dagens artikel.

Generel information

Om enhver virksomhed kan vi sige, at der er flere funktioner, som det er umuligt at undvære. Dette er uafhængigt af, hvad strukturen gør. Disse inkluderer administrativt arbejde. Dette er en aksiom, uden hvilken succesfuld aktivitet nu er umulig. I betragtning af det er det derfor nødvendigt at tale om de mest betydningsfulde funktioner, der udføres, om positioner, om sted og rolle i virksomhedens struktur. Generelt er administrativ aktivitet en meget typisk virksomhed. Selvom det specifikke indhold adskiller sig afhængigt af de mål, virksomheden i øjeblikket står over for, på dets størrelse og tilgængelige ressourcer. Men du skal starte med definitionen. Administrativ forretning er det arbejde, der er forbundet med organiseringen af ​​arbejdet for medarbejdere, afdelinger og tjenester i en virksomhed for at opnå høj organisatorisk præstation. Dækker alle niveauer.

klassifikation

Administrative og økonomiske støtteaktiviteter kan opdeles i:

1. Aktuelle vedligeholdelsesaktiviteter. Dette er køb af papirvarer, forsyninger, kontorudstyr, apparater og møbler i funktionsdygtig tilstand, reparation og forebyggende vedligeholdelse, om nødvendigt, kommunikation og store engangskøb.
2. Dokumentstrøm. Med dette menes udvikling af et papirudvekslingssystem, vedligeholdelse af arkiver, biblioteker og databaser.
3. Drift af bygningen, lokalerne og territoriet. Med dette menes rengøring, strømforsyning, VVS, mindre husholdningsreparationer, design af udseende, arrangement af det omkringliggende område, landskabsarkitektur.
4. Organisatorisk arbejde. Det inkluderer arrangementer, arrangement af arbejdspladser, mødelokaler, catering til ansatte, transporttjenester, medarbejder- og virksomhedsforsikring, flytning.
5. Tilvejebringelse af forhold til tredjepart. Et eksempel er interaktion med offentlige agenturer, udlejere og leverandører.
6. Internt informationspersonale. Dette inkluderer organisering af meddelelser om nye dokumenter, overvågning af udførelsen af ​​instruktioner, organisering og vedligeholdelse af ajourførte opslagstavler, udgivelse af interne virksomhedspublikationer (foldere, nyhedsbreve, aviser), udsendelse af beskeder, organisering af interne udstillinger og museer.

Som du kan se, sidder administrativ og økonomisk aktivitet ikke stille og banker i bagdøren.

Nuancerne ved at udføre opgaver

Læseren skal være opmærksom på, at nogle af funktionerne er permanente, mens andre præsenteres som engangsopgaver. Men trods dette skal alt dette huskes og om nødvendigt drøftes med medarbejderne. Når alt kommer til alt kan det være sådan, at der vil være behov for at udføre, om end en engangs, men global opgave, såsom at organisere en bevægelse. Og i dette tilfælde bør der ikke være spørgsmål med spørgsmålet "hvem der skal gennemføre alt dette". Specialisten i administrative og økonomiske aktiviteter bør forstå godt, at hans hovedformål er at sikre en komfortabel og uafbrudt drift af alle virksomhedstjenester.Hovedopgaven er at hjælpe resten af ​​enhederne med at opfylde produktionsplanen, uanset hvad. Derfor kan ovenstående liste over funktioner både reduceres og udvides. Det hele afhænger af den specifikke situation.

På påvirkning af forskellige faktorer

Følgende faktorer påvirker den specifikke liste over udførte funktioner:

1. Virksomhedsstørrelse.
2. Aktivitetens specifikationer.
3. Virksomhedens mål.
4. Brug af egne / lånte midler og ressourcer.

Hvad der er godt for en lille virksomhed, kan være ekstremt ineffektivt for en mellemstor struktur. Det er godt, hvis ledelsen kan erkende, at der er problemer, og en vis omorganisering af virksomheden er nødvendig.

Hvordan defineres funktioner og opgaver?

Så kom vi gradvist til den konklusion, at den administrative støtte fra organisationen skulle udføres i overensstemmelse med behovene. Men hvordan kan man bestemme de specifikke funktioner og opgaver, der skal udføres? Her er en kort guide til handling:

1. Analysen af ​​virksomhedens aktuelle position udføres, og de manglende funktioner bestemmes.
2. Bevægelsesretningen dannes ud fra virksomhedens accepterede mål.
3. Virksomhedens detaljer og hvordan det påvirker implementeringen af ​​opgaverne er angivet.
4. Muligheden for at udføre visse arbejder alene eller ved at tiltrække tredjepartsentreprenører beregnes.
5. Problemer med underordnelse behandles.
6. Det bedste format til implementering af den nødvendige funktion bestemmes (tildeling af en medarbejder, afdeling eller hele tjenesten).

Artiklens format desværre tillader ikke fuldt ud at overveje alt og alt. Derfor vil organiseringen af ​​job for medarbejderne blive betragtet som et studieobjekt. Faktisk er de ofte nødt til at udføre tværfunktionelle opgaver, og på grund af uoverensstemmelsen mellem handlingernes forskellige handlinger opstår der forskellige problemer.

Joborganisation

Denne begivenhed finder ikke sted hver dag. Derfor er der normalt ingen regler i dette tilfælde. Opgaver løses i henhold til situationen, meget ofte i nødsituation. I dette tilfælde kræves særlige ordrer til administrative aktiviteter. F.eks. Vil introduktionen af ​​reglerne for organisering af en ny arbejdsplads give os mulighed for at planlægge hele processen på papir, at forstå, hvordan den kan optimeres, hvad og i hvilken rækkefølge der skal udføres. Dette gælder især for de virksomheder, der har sat sig selv målet om at opnå aktiv udvikling. Dette er meget ofte forbundet med udvidelse af personale, og det er nødvendigt at have en veludviklet indkøb til denne sag.

Første trin

Indledningsvis skal der udarbejdes en beskrivelse af arbejdspladsen. Den skal indeholde en liste over nødvendigt udstyr og møbler. Men ikke kun noget tilfældigt og først dukket op af armen, men noget der bruges på en typisk arbejdsplads. Det er muligt at udføre graduering afhængigt af niveauet for stillingen og tildele det højeste ledelseslink, mellemledere og udøvere. Eller du kan bygge videre på aktiviteten. Dette er tilstedeværelsen af ​​besøgende, brugen af ​​ekstra udstyr, inventar, særlige krav til stuetemperatur, strømbelysning og lignende. Ideelt set skal der skrives en beskrivelse for hvert indlæg. Men dette er også et meget besværligt job. Derfor kan vi på den første fase begrænse os til udarbejdelsen af ​​en standardbeskrivelse. For laboratoriearbejdere er det for eksempel nødvendigt at tilvejebringe tilstrækkelig belysning og et vist temperaturregime. Kundeservicemedarbejdere skal have ventepladser. For revisorer skal der leveres et pengeskab.

Hvilke overvejelser skal du huske på?

Den administrative plan bør arbejde på en række spørgsmål.For eksempel, hvad der er bedre at konstant har på lager eller bør erhverves efter at have modtaget oplysninger om en ny person, der skal på arbejde. For eksempel er det i tilfælde af opgørelse ønskeligt at have en lille reserve. Når alt kommer til alt kan selv arbejdende medarbejdere have brug for det. Du kan også deltage i borde med stole. Der henviser til, at en ekstra computer allerede er for meget. Det er dyrt og hurtigt forældet, og det er ikke effektivt at opbevare det uden arbejde. Generelt vil en meget god løsning være at udarbejde en matrix af hele forretningsprocessen, der i det angiver alle de afdelinger, der er involveret i processen. I dette tilfælde kan du enkelt og tydeligt bemærke, hvor og i hvilken tidsramme du har brug for at gøre noget. Dette er ikke mindst vigtigt på grund af det faktum, at undladelser ofte opstår på grund af dataoverførselsfejl. Når alt kommer til alt, hvis der ikke er tilstrækkelig oprindelig information, vil selv de bedste ordrer på administrative og økonomiske aktiviteter ikke være i stand til fuldt ud at imødekomme eksisterende anmodninger.

Andre tilgange

Men du skal ikke kun være begrænset til dette. For eksempel, når du interagerer med medarbejderne, kan du oprette en anmodningsdagbog. Derefter registreres indkommende forklaringer i det og overføres derefter til en bestemt kunstner til udførelse. I dette tilfælde er det nødvendigt periodisk at gennemgå og overvåge status for implementeringen. Det kan også være relevant at stimulere medarbejderne til kvaliteten og hastigheden af ​​behandlingen af ​​applikationer. Hvis der er en berettiget klage over, at en af ​​medarbejderne udfører sine opgaver dårligt, bør dette ende med kunstnerens straf. For at sikre retfærdighed anbefales det at indstille normer. I dette tilfælde er det nødvendigt at udarbejde en komplet liste over mulige applikationer med påfyldning i tilfælde af præcedens. Og så udvikles for hver artikel dens egen norm. Selvom der ofte ikke leveres modelstandarder. Derfor sætter virksomheder deres egne værdier baseret på specificiteten af ​​deres aktiviteter og aktuelle opgaver. Hvis der f.eks. Modtages en meddelelse om, at en pære er udbrændt, tildeles der en arbejdsdag til at løse dette problem.

Resumé af ovenstående

Som du kan se, har organiseringen af ​​administrative og økonomiske aktiviteter sine "faldgruber", som ved første øjekast ikke er synlige. Ved udvikling af reguleringer og stillinger skal der tages højde for et ret stort informationsmateriale. Dette vedrører virksomhedens mål, dets specifikationer og størrelse. Detaljeret planlægning og klar ordinering af forretningsprocesser vil give os mulighed for at løse problemer takket være etableringen af ​​en passende procedure til udførelse af arbejde. Forvaltning af administrative og forretningsaktiviteter bestemmer, at alle, der er involveret i udførelsen og kontrollen af ​​processen, skal være bekendt med den teoretiske begrundelse for dens implementering. Man skal altid huske, at kompetent ledelse dramatisk kan forbedre effektiviteten af ​​processen. Det betyder ikke noget, hvad det er - om de administrative og økonomiske aktiviteter i forbindelse med oprettelse af statslige organer, en non-profit struktur eller en privat virksomhed - god regeringsførelse har en enorm udviklingsreserve. Og det skal bruges.

konklusion

Så det blev overvejet, hvad der udgør administrative aktiviteter. Naturligvis er informationerne, der kun leveres i denne artikel, ikke nok til straks at blive en god manager. Selv en simpel introduktion til smarte bøger vil ikke være nok. I denne sag skal man også forstå det praktiske aspekt af implementeringen af ​​aktiviteter. Bøger fortæller ikke om eksistensen af ​​absolut alle ”faldgruber”, det er nødvendigt at udfylde ujævnheder og få erfaring på egen hånd.