Khi làm việc trong bất kỳ tổ chức nào, nhân viên có thể gặp phải thông tin cấu thành bí mật thương mại. Nó bao gồm thông tin về các hoạt động nội bộ của tổ chức, việc tiết lộ có thể ảnh hưởng xấu đến công việc của công ty. Do đó, điều quan trọng là các nhà quản lý phải biết các quy tắc của Nghệ thuật. 139 Bộ luật Dân sự của Liên bang Nga, cũng như các quy tắc cho việc sử dụng chúng.
Bản chất của khái niệm
Bí mật thương mại - thông tin được cung cấp với giá trị thương mại hoặc thực tế, do đó việc chuyển nhượng cho bên thứ ba bị cấm. Ngoài ra thông tin được phân loại bao gồm thông tin tiết lộ có thể gây tổn hại cho tổ chức.
Dấu hiệu bí mật theo Nghệ thuật. 139 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga:
- đây là thông tin hoặc sự kiện mô tả hoạt động của một doanh nghiệp thương mại;
- đây là thông tin hoặc hàng hóa được cấp bằng sáng chế thuộc về một thể nhân hoặc pháp nhân cụ thể;
- Đây là dữ liệu phải được giữ bí mật, vì nó chỉ có sẵn cho một nhóm người giới hạn;
- đây là thông tin bí mật của công ty;
- đây là những tính năng của quy trình công nghệ để sản xuất các thiết bị hoặc thiết bị khác nhau có tầm quan trọng lớn.
Một số nhà tuyển dụng bao gồm thông tin bị cấm được phân loại là thông tin được phân loại. Ví dụ, dữ liệu về thành phần của tổ chức, hệ thống bảng lương, thông tin về các quy trình sản xuất chính, v.v.
Ngoại trừ các thông tin trên, công ty có quyền xác định thông tin nào sẽ được phân loại là bí mật thương mại. Về vấn đề này, sự an toàn của nó nằm ở người quản lý và nhân viên có quyền truy cập vào nó.
Giới thiệu bí ẩn
Quá trình giới thiệu khái niệm này theo Nghệ thuật. 139 Bộ luật Dân sự của Liên bang Nga bao gồm bảy giai đoạn, cùng nhau sẽ giúp đưa ra một chế độ bí mật, mà không vi phạm cấu trúc quản trị của tổ chức.
Giai đoạn đầu tiên là xác định thông tin sẽ được phân loại là bí mật. Dữ liệu được phân loại phải được tách biệt với phần còn lại của thông tin và được xây dựng rõ ràng để nhân viên hiểu tại sao thông tin này là bí mật.
Giai đoạn thứ hai là quyết tâm của những người sẽ có quyền truy cập vào bí mật thương mại. Cũng trong giai đoạn này, những công dân này được xác định bởi vòng tròn những người mà thông tin này có thể được báo cáo.
Giai đoạn thứ ba là đào tạo nhân viên được nhận vào bí mật thương mại. Một tài liệu được chuẩn bị về việc chuyển hoặc cung cấp dữ liệu bí mật.
Giai đoạn thứ tư là giới thiệu các sửa đổi hợp đồng lao động. Sau khi danh sách những người được thừa nhận bí mật thương mại được xác định, những thay đổi liên quan được thực hiện đối với hợp đồng lao động của những nhân viên này.
Giai đoạn thứ năm là lựa chọn các đối tác được cấp bí mật thương mại và nhận chữ ký thích hợp từ họ.
Giai đoạn thứ sáu là áp dụng tem bí mật. Tất cả các phương tiện dưới dạng đĩa mềm, đĩa, thư mục được đánh dấu bằng tem tương ứng.
Giai đoạn thứ bảy là bổ nhiệm các nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát việc không tiết lộ bí mật thương mại.
Đăng ký vị trí trong tổ chức
Thông tin là bí mật (theo Điều 139 về bí mật chính thức và thương mại) bao gồm các dữ liệu sau:
- Bí mật kinh doanh.
- Phát triển các loại mà không được cấp bằng sáng chế.
- Dữ liệu cá nhân về nhân viên.
- Thông tin có tính chất công nghệ.
- Cấu trúc của mục đích tổ chức.
Vì các bí mật có tính chất thương mại được bảo vệ bởi các tổ chức nắm giữ các bí mật này, các doanh nghiệp này có lợi thế thực sự so với các doanh nghiệp cạnh tranh có hồ sơ tương tự.
Tài liệu chính điều chỉnh quan hệ trong lĩnh vực này là Bộ luật Dân sự Liên bang Nga (Điều 139 Bộ luật Dân sự Liên bang Nga). Theo các chỉ tiêu của hành vi pháp lý quy định được chỉ định, danh mục thông tin bí mật bao gồm ba nhóm thông tin:
- bí mật ngân hàng;
- bí mật chính thức;
- bí mật thuế.
Để bảo vệ thông tin được chỉ định khỏi phân phối trong tổ chức, các hành động sau được thực hiện:
- Hạn chế truy cập thông tin bí mật. Chủ lao động, có lĩnh vực hoạt động gắn liền với bí mật thương mại, tổng hợp danh sách người.
- Phân phối danh sách công việc và xác định các loại bí mật. Người quản lý soạn thảo một tài liệu bằng văn bản, phải được ký bởi những nhân viên được cấp quyền truy cập thông tin cấu thành một bí mật thương mại.
- Việc thực hiện giám sát liên tục thông tin và nhân viên có quyền truy cập thông tin bí mật.
- Sự phát triển của các chương trình bảo vệ và bí mật đặc biệt có thể hạn chế quyền truy cập vào thông tin bí mật.
Người đứng đầu tổ chức đưa ra một mệnh lệnh đặc biệt, trong đó chỉ ra thông tin liên quan đến bí mật thương mại.
Tài liệu được ban hành để bảo mật
Để bảo vệ thông tin bí mật, một số tài liệu được chuẩn bị, bao gồm các giấy tờ sau:
- Một điều khoản trong đó khái niệm bí mật com được xác định và danh sách thông tin được bao gồm trong đó.
- Một thỏa thuận bằng văn bản được ký kết với các nhân viên về sự cần thiết phải tôn trọng việc bảo vệ thông tin bí mật.
- Danh sách nhân viên có quyền truy cập thông tin trong phạm vi bí mật thương mại.
- Thứ tự cho tổ chức, trên cơ sở chế độ bí mật gia tăng được đưa ra.
- Hợp đồng cá nhân với nhân viên về nghĩa vụ tuân thủ chế độ bí mật.
Các giấy tờ sau đây được bao gồm trong danh sách các tài liệu bổ sung:
- nghĩa vụ bằng văn bản, trong đó chỉ ra nghĩa vụ lưu giữ thông tin đã được đưa ra tình trạng thông tin bí mật;
- một tạp chí trong đó các sự kiện làm quen của nhân viên với thông tin liên quan đến dữ liệu được phân loại được ghi lại;
- một con tem trên đó có một dấu ấn với một dòng chữ về bí mật thương mại, cũng như một danh sách những người có quyền đóng dấu được chỉ định.
Các hành động được thực hiện để cung cấp bảo vệ nâng cao cho thông tin bí mật
Để xác định chính xác làm thế nào để tăng cường bảo vệ bí mật thương mại, cần phải thực hiện một số hành động:
- Liên quan đến danh mục thông tin bí mật chỉ cần thiết cho những tài liệu khác nhau về giá trị tiềm năng hoặc thực tế, vì những người lạ khác không sở hữu thông tin về chúng.
- Thiếu quyền truy cập trực tiếp vào thông tin mà theo luật, không nên được phân loại là bí mật thương mại. Ví dụ, thông tin lương nhân viên.
- Chủ sở hữu chính (thường là người đứng đầu) của thông tin bí mật giới thiệu một chế độ riêng tư gia tăng.
Bí mật thương mại là một phần không thể thiếu của bất kỳ tổ chức nào, vì vậy việc bảo vệ nó là ưu tiên hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Về vấn đề này, các nhà quản lý cần vẽ ra một số lượng lớn tài liệu để tăng mức độ an toàn của thông tin này.