Các công ty phải tính đến thời gian tất cả nhân viên của doanh nghiệp thực sự làm việc trong ngày hoặc theo ca. Điều này đòi hỏi phải duy trì một bảng thời gian cho nhân viên. Tài liệu này được chuẩn bị trong một hình thức đặc biệt. Mỗi công ty và cá nhân doanh nhân phải điền vào tài liệu này. Để làm điều này, người ta phải sử dụng các mẫu đăng ký T-12 và T-13 do Ủy ban Thống kê Nhà nước phát triển. Việc điền vào bảng chấm công khá đơn giản, nhưng đối với điều này, một số quy tắc và yêu cầu phải được tính đến để báo cáo là chính xác. Từ nội dung của nó phụ thuộc vào tính toán chính xác của tiền lương của nhân viên.
Khái niệm tài liệu
Hình thức đặc biệt của thẻ báo cáo đã được chấp thuận trở lại vào năm 2004 bởi Goskomstat. Việc quản lý bảng chấm công trong các tổ chức được thực hiện bởi các nhân viên của bộ phận nhân sự hoặc bộ phận kế toán.
Dựa trên hình thức này, quản lý doanh nghiệp có thể thực hiện các hành động khác nhau:
- tính đến tất cả các giờ làm việc của mỗi nhân viên của doanh nghiệp;
- giám sát kỷ luật tại nơi làm việc;
- phản ánh tất cả sự tham dự và vắng mặt của nhân viên;
- ghi lại thực tế rằng mỗi chuyên gia là muộn;
- sở hữu thông tin cho phép bạn xác định toàn bộ công việc được thực hiện bởi một chuyên gia trong công ty;
- sử dụng thông tin này cho biên chế có thẩm quyền;
- nhập dữ liệu vào các biểu mẫu thống kê.
Tài liệu này thường được sử dụng bởi các nhân viên của bộ phận kế toán khi họ tính toán mức lương, tiền thưởng và phụ cấp tối ưu cho các nhân viên khác của doanh nghiệp. Duy trì bảng chấm công cho nhân viên cho dịch vụ nhân sự cho phép bạn kiểm soát sự tham dự và độ trễ. Nếu vi phạm được phát hiện, thì các nhân viên có liên quan của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm pháp lý và các loại hình phạt kỷ luật khác nhau có thể được áp dụng.
Các sắc thái của việc sử dụng tài liệu
Mã số thuế có chứa thông tin mà mỗi người chính thức làm việc trong một công ty có thể, khi bị sa thải, yêu cầu một bảng chấm công cùng với các tài liệu khác, bao gồm sổ làm việc. Thông tin này được chỉ định trong Nghệ thuật. 84.1 Mã số thuế.
Kể từ năm 2013, các nhà quản lý doanh nghiệp không được sử dụng các biểu mẫu thống nhất khi duy trì bảng chấm công cho nhân viên, vì họ đã bị hủy bỏ. Nhưng thông thường các chuyên gia của công ty sử dụng những tài liệu này. Một bảng thời gian mẫu dưới đây.
Cho phép các chuyên gia của bộ phận kế toán hoặc bộ phận nhân sự độc lập thực hiện các thay đổi khác nhau cho tài liệu này. Họ phụ thuộc vào chi tiết cụ thể của toàn bộ doanh nghiệp và số lượng nhân viên trong tiểu bang.
Các hình thức được giới thiệu bởi Goskomstat được coi là thuận tiện, vì vậy nó có thể dễ dàng xử lý và thay đổi. Thường thì nó được sử dụng mà không có bất kỳ thay đổi nào.
Những hình thức nào là thuận tiện?
Có ba hình thức tài liệu được coi là dễ sử dụng. Bạn có thể dễ dàng thực hiện các điều chỉnh khác nhau cho họ. Sự lựa chọn phụ thuộc vào định hướng của doanh nghiệp và số lượng vị trí trong công ty.
Việc duy trì bảng chấm công có thể được thực hiện bằng ba hình thức làm cơ sở:
- T-13. Hình thức này thường được sử dụng bởi các công ty trong đó một cửa quay hoặc thiết bị khác được lắp đặt ở lối vào, dựa vào đó nó được tự động ghi lại khi một chuyên gia cụ thể đi làm.Tài liệu được điền cả bằng phương pháp thủ công và sử dụng các chương trình máy tính khác nhau.
- T-12. Tùy chọn này là một hình thức phổ quát. Nó thường được điền bởi các chuyên gia của doanh nghiệp bằng tay. Nó có một phần bổ sung trong đó thông tin về số tiền thanh toán cho công việc được thực hiện có thể được nhập.
- 0504421. Hình thức này được coi là cụ thể, vì nó chỉ được sử dụng bởi các tổ chức ngân sách. Liên quan nhất trong số các giáo viên hoặc giáo viên làm việc trong các tổ chức giáo dục khác nhau.
Mỗi tài liệu có những đặc điểm riêng, do đó nó được điền theo một cách cụ thể.
Ai đang điền vào bảng chấm công?
Cụ thể, công ty nên chỉ định một người cụ thể chịu trách nhiệm duy trì bảng chấm công. Thông thường, một nhân viên hoặc kế toán viên được chọn cho việc này. Để làm điều này, một lệnh ban đầu nên được ban hành, trên cơ sở quyền hạn tương ứng được chuyển cho chuyên gia.
Trên bảng chấm công phải có chữ ký của người chịu trách nhiệm duy trì bảng chấm công và trưởng phòng nhân sự. Công ty không cần thiết phải phân bổ một vị trí riêng cho một nhân viên như vậy, vì mỗi người có quyền quản lý doanh nghiệp với cơ quan thích hợp có thể đối phó với nhiệm vụ. Nghĩa vụ duy trì bảng chấm công được chuyển giao trên cơ sở đơn đặt hàng. Nó cho biết nhân viên nào của doanh nghiệp chịu trách nhiệm duy trì tài liệu này.
Một điều khoản riêng phải được thêm vào hợp đồng lao động của chuyên gia được chọn. Nó chỉ ra rằng một công dân được trao quyền lực cụ thể. Nếu quá trình này không được hoàn thành, thì chuyên gia có thể từ chối công việc bổ sung.
Người được chọn để duy trì bảng chấm công phải nhập thông tin trong suốt tháng, sau đó tài liệu được chuyển đến trưởng phòng nhân sự. Giám đốc của bộ phận kiểm tra thông tin với các nguồn khác, và sau đó ký vào mẫu. Sau đó được chuyển sang kế toán để tính lương cho từng nhân viên của doanh nghiệp.
Quy tắc điền
Một nhân viên của doanh nghiệp được ủy quyền điền vào tài liệu này nên hiểu được các sắc thái của quá trình nhập thông tin. Các quy tắc để duy trì một bảng thời gian được coi là đơn giản và dễ hiểu. Nên hiểu rõ về ban đầu, điều này sẽ giúp thuận tiện và dễ dàng làm việc với báo cáo. Năng suất của không chỉ dịch vụ nhân sự, mà cả bộ phận kế toán phụ thuộc vào điều này. Dựa trên dữ liệu nhập chính xác, nhân viên của bộ phận kế toán sẽ có thể tính toán chính xác mức thù lao của từng nhân viên của doanh nghiệp.
Các quy tắc cơ bản để điền vào một tài liệu bao gồm:
- ngay từ đầu, hình thức duy trì bảng thời gian hiện tại đã được chọn chính xác;
- tài liệu chỉ được điền vào một bản sao;
- cho phép điều này để nhập dữ liệu theo cách thủ công hoặc sử dụng máy tính;
- nhân viên tham gia vào quá trình này phải có thẩm quyền phù hợp, trước tiên người sử dụng lao động ra lệnh;
- chuẩn bị bảng chấm công vào đầu tháng mới;
- thông tin về tên của công ty và các bộ phận hiện có được nhập vào trang tiêu đề;
- ngày bắt đầu kế toán được chỉ định;
- vào cuối tháng, ngày báo cáo được thiết lập;
- bảng chính của bảng thời gian được biểu thị bằng một bảng trong đó dữ liệu về từng nhân viên của tổ chức được nhập và điều quan trọng là phải nhập chính xác tất cả các tên để tránh nhầm lẫn hoặc sai sót;
- chắc chắn thông tin đáng tin cậy phải có sẵn về mỗi nhân viên và số được chỉ định cho chuyên gia, có thể được lấy trong một tệp cá nhân, cũng được ghi lại;
- cột bảng thời gian được thể hiện bằng các ngày cụ thể trong tháng;
- họ đối diện có các ô trong đó thông tin về tất cả các giờ làm việc hoặc ca được nhập vào;
- nếu có cuối tuần hoặc ngày lễ, thì thông tin này phải được chỉ định bằng các dấu đặc biệt;
- thông tin của người chịu trách nhiệm phải được nhập hàng ngày, trong đó chuyên gia được hướng dẫn bởi các tài liệu chính thức, bao gồm các đơn đặt hàng, tuyên bố, nghỉ ốm hoặc hướng dẫn của quản lý công ty;
- nếu độ trễ hoặc vắng mặt được ghi lại, thì chúng được cố định với các mã đặc biệt bao gồm số và chữ cái.
Tài liệu được gắn chặt với chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp. Nếu không có chữ ký này, nó sẽ không được coi là hợp lệ. Quy trình duy trì bảng chấm công được coi là đơn giản, do đó, mọi nhân viên của dịch vụ nhân sự đều có thể đối phó với quy trình này. Nếu phát hiện lỗi hoặc vi phạm, thì chính chuyên gia được chỉ định là người chịu trách nhiệm về thông tin này.
Các sắc thái của việc nhập thông tin khác nhau
Điền vào tài liệu này thực sự khá đơn giản. Để làm điều này, bạn chỉ cần hiểu mục đích của từng tế bào. Những người có trách nhiệm với thẩm quyền hoàn thành tài liệu cần có hiểu biết tốt về thành phần của tài liệu. Các tính năng của quy trình điền bao gồm:
- được phép tăng số lượng cột;
- mã chi phí hàng giờ được hiển thị ở trên cùng và dưới cùng cho biết chuyên gia thực sự làm việc bao nhiêu vào một ngày cụ thể;
- mỗi nhân viên của tổ chức phải có một số cá nhân trong bảng chấm công, được sử dụng để tính lương và thực hiện các hành động khác;
- hai số được gán cho nhân viên bán thời gian;
- cần phải chỉ ra cả số ngày làm việc và số giờ thực sự được làm việc bởi một chuyên gia mỗi ngày;
- vào cuối mỗi tháng, thẻ báo cáo được bàn giao cho bộ phận nhân sự và các chuyên gia của bộ phận này kiểm tra tính đúng đắn của việc chuẩn bị tài liệu, và cũng đảm bảo rằng giờ làm việc của nhân viên bị bỏ lỡ không phải là vắng mặt;
- nếu bất kỳ chuyên gia nào rời đi, thì từ tháng sau, số của anh ta sẽ không được sử dụng khi điền vào bảng chấm công;
- Cho biết dữ liệu về sự vắng mặt, ngày nghỉ, và cả về sự vắng mặt, kỳ nghỉ, chuyến công tác hoặc các lý do khác mà không có chuyên gia tại nơi làm việc.
Nếu độ dài của ngày làm việc được chỉ định bằng giờ, thì không cần thiết phải sửa giờ không đầy đủ.
Cụ thể cho các tổ chức ngân sách
Các doanh nghiệp có ngân sách sử dụng một hình thức khác nhau trong quá trình hoạt động. Nó được gọi là số 0504421. Mẫu này có một số khác biệt so với mẫu tiêu chuẩn T-12 hoặc T-13. Điều này là do thực tế là nó phản ánh tất cả các sắc thái công việc của một tổ chức ngân sách. Trong bảng, bạn có thể nhập các mã khác nhau cho biết một ngày cuối tuần trong kỳ nghỉ đào tạo hoặc học tập.
Các sắc thái chính của việc duy trì bảng chấm công cho nhân viên trong khu vực công bao gồm:
- điều quan trọng là bao gồm trong trang tiêu đề không chỉ tên của tổ chức, mà cả mã kỹ thuật số được chỉ định;
- nếu bạn cần thực hiện một số thay đổi nhất định đối với tài liệu, thì mã chỉnh sửa được quy định;
- có những biểu đồ mà bạn cần nhập thông tin về tổng phụ.
Khi sử dụng mẫu này, không bắt buộc phải đăng ký tính toán bổ sung. Khi điền vào một tài liệu, các quy tắc tiêu chuẩn được sử dụng.
Những mã nào được sử dụng?
Khi điền vào tài liệu này, bạn phải có thông tin về những mã nào cần được nhập. Chúng bao gồm số và chữ. Trên trang bìa của báo cáo này là bảng điểm của tất cả các mã. Thông thường, cần phải nhập các mã bổ sung, theo đó một điều khoản đặc biệt được ban hành bởi người đứng đầu doanh nghiệp về việc duy trì bảng chấm công.
Các mã chính được sử dụng để điền vào bảng thời gian này bao gồm:
- thời gian của ca làm việc trong ngày - Я01;
- làm việc ban đêm - Ấn2;
- các hoạt động mà nhân viên phải thực hiện vào cuối tuần hoặc ngày lễ - PB03;
- bài tập ngoài giờ - С04;
- gửi một chuyên gia trong một chuyến đi kinh doanh - K06;
- đăng ký nghỉ phép có lương bắt buộc - OT9;
- cung cấp cho chuyên gia nghỉ phép có lương - OD10;
- tìm một người nghỉ ốm - B19;
- đăng ký khuyết tật tạm thời mà không thanh toán - T20.
Thông thường, các mã tiêu chuẩn được giới thiệu bởi pháp luật là đủ để điền chính xác một tài liệu.
Những sai lầm thường được thực hiện?
Có một số bất thường phổ biến gây ra lỗi đáng kể trong tài liệu. Chúng bao gồm:
- chỉ tên viết tắt của nhân viên được chỉ định, đồng thời không có thông tin về vị trí họ chiếm giữ;
- Ngày lễ được đăng ký là ngày làm việc;
- vào ngày trước ngày nghỉ, không lưu ý rằng ca làm việc giảm đi một giờ.
Nếu một công dân có một công việc bán thời gian tại công ty, thì cần phải chú ý nhiều đến thời gian chính xác trong ngày làm việc của anh ta. Thông thường, các chuyên gia đi công tác và trong các điều kiện như vậy, mã K06 được sử dụng đơn giản, do đó không cần thiết phải cho biết nhân viên làm việc bao nhiêu giờ mỗi ngày.
Làm thế nào nó được lấp đầy với thanh toán piecework?
Rất thường xuyên, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương theo tỷ lệ, dẫn đến khó khăn trong việc điền vào bảng chấm công. Hướng dẫn duy trì bảng chấm công cho người làm việc như sau:
- thù lao phụ thuộc vào số lượng công việc được thực hiện bởi một chuyên gia;
- tài liệu cần tính đến đầu ra cho mỗi nhân viên của doanh nghiệp;
- nó được phép đo lường lao động theo giờ, ví dụ, nó được yêu cầu trong các trường học hoặc các tổ chức giáo dục khác, do đó, bảng thời gian nên được viết trong bảng chấm công;
- trong các tình huống khác, mã I01 được sử dụng, do đó không cần thiết phải điền vào dòng cuối cùng của tài liệu này;
- làm việc vào các ngày lễ được thanh toán riêng và số tiền thanh toán tùy thuộc vào thông tin có trong thỏa thuận tập thể.
Do đó, ngay cả với hình thức tiền lương theo tỷ lệ, việc điền vào bảng chấm công là khá đơn giản.
Trách nhiệm đối với lỗi
Một chuyên gia công ty cụ thể được ủy quyền để giữ một bảng thời gian, trong đó sử dụng lao động đưa ra một trật tự thích hợp. Anh ta nên có một sự hiểu biết tốt về cách điền vào bảng một cách chính xác. Để đơn giản hóa quy trình, một chương trình đặc biệt thường được sử dụng để duy trì bảng chấm công. Nó là đủ để nhập dữ liệu liên quan vào các dòng cần thiết, sau đó tài liệu được in và ký. Nếu cần thiết, chỉ cần thực hiện các thay đổi khác nhau.
Nếu lỗi được xác định trong tài liệu này bởi các cơ quan quản lý, công ty sẽ phải chịu trách nhiệm. Thông thường, thanh tra tiết lộ rằng có sự khác biệt trong thông tin được chỉ ra trong bảng chấm công với dữ liệu chứa trong các tài liệu chính. Thông thường, thông tin tiền lương khác với dữ liệu trong tài liệu quyết toán.
Nếu nó được thành lập là có vi phạm, thì công ty phải chịu trách nhiệm hành chính, do đó, nó sẽ nộp phạt 5 nghìn rúp. Nếu sự vắng mặt hoàn toàn của tài liệu này được tiết lộ, tiền phạt sẽ tăng lên 50 nghìn rúp và được tính cho người đứng đầu doanh nghiệp trên cơ sở các quy định của 5.27 của Bộ luật vi phạm hành chính. Để ngăn chặn tình trạng này, quản lý công ty phải theo dõi tính đúng đắn và kịp thời của việc biên soạn bảng chấm công.
Kết luận
Vì vậy, việc duy trì bảng chấm công cho nhân viên là bắt buộc đối với mỗi tổ chức. Quá trình này được thực hiện bởi một chuyên gia có trách nhiệm, được ban cho cơ quan có thẩm quyền thích hợp bằng cách ban hành một lệnh đặc biệt của người đứng đầu doanh nghiệp.
Điều quan trọng là phải hiểu các quy tắc để điền vào tất cả các ô trong tài liệu này. Nếu nó có lỗi hoặc hoàn toàn vắng mặt trong công ty, thì cơ quan giám sát có thể buộc công ty phải chịu trách nhiệm hành chính.Dựa trên thông tin từ bảng chấm công, việc tính toán tiền công của các chuyên gia được thực hiện. Nó là tối ưu cho quản lý tài liệu để sử dụng các chương trình máy tính đặc biệt giúp đơn giản hóa quá trình này.