Một tệp cá nhân, theo quy định, bao gồm tài liệu đặc biệt phản ánh thông tin về một nhân viên và công việc của anh ta trong một khoảng thời gian cụ thể, hoặc về một sinh viên và nghiên cứu của anh ta trong một tổ chức giáo dục đại học cụ thể. Thông thường, việc hình thành và thực hiện các hồ sơ cá nhân của nhân viên được thực hiện trong một khoảng thời gian dài. Bằng cách này hay cách khác, chúng được bao gồm trong số lượng tài liệu về nhân sự. Thứ tự của sự kiện này ngày hôm nay là gì? Hồ sơ nhân viên chứa thông tin gì? Tại sao? Câu trả lời cho những câu hỏi này và những câu hỏi không kém phần nghiêm trọng khác có thể được tìm thấy trong quá trình đọc bài viết này.
Câu hỏi chung
Tuy nhiên, để bắt đầu, cần lưu ý rằng việc quản lý các tệp cá nhân của nhân viên không phải là một quy trình bắt buộc liên quan đến hoàn toàn tất cả các loại nhà tuyển dụng. Theo luật pháp Nga, các vấn đề cá nhân phải được tiến hành chỉ dành cho những công dân điền vào các vị trí dịch vụ công cộng. Cần bổ sung rằng thủ tục tương ứng được quy định bởi Nghị định của Tổng thống Liên quan đến Lệnh về Quản lý các vấn đề của những người điền vào các vị trí Nhà nước Nga trong Lệnh bổ nhiệm, cũng như Vị trí Nhà nước liên quan đến Dịch vụ Liên bang.
Nghĩa vụ, bao gồm việc hình thành và duy trì các tệp cá nhân của nhân viên, có thể được giao cho người sử dụng lao động - một doanh nghiệp nhà nước (tổ chức) cũng thông qua một đạo luật quy định của ngành. Ví dụ: lệnh của Cơ quan giám sát người tiêu dùng Nga ngày 16 tháng 3 năm 2005, phê chuẩn Quy tắc của Dịch vụ dân sự liên bang, liên quan đến giám sát trong lĩnh vực bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và sức khỏe con người (theo điều 7.7 của bài viết này, các vấn đề cá nhân được giao cho quản lý công việc), cũng như giải quyết vấn đề cá nhân. Liên quan đến Dịch vụ Hải quan Liên bang, ngày 21 tháng 8 năm 2004, thông qua đó Quy chế về FCS được phê duyệt. Trên cơ sở tài liệu này, Quy chế về GUK (bộ phận nhân sự chính) đã được hình thành và đưa vào lưu thông. Theo đoạn mười lăm của Quy định, FCS GUK được ủy thác bảo trì các tệp cá nhân của tất cả nhân viên phục vụ.
Ngoài ra, quy trình quản lý hồ sơ cá nhân của nhân viên có thể được quy định bởi công ty quản lý (nói cách khác, bởi một tổ chức cao hơn). Tại các doanh nghiệp và tổ chức khác, ban lãnh đạo có quyền đưa ra các quyết định liên quan đến nhu cầu thực hiện quy trình đang được xem xét, và (trong trường hợp quyết định theo hướng tích cực) - nên phân loại các nhân viên nào để thực hiện các vấn đề cá nhân. Quy định về việc thực hiện các hồ sơ cá nhân của nhân viên quy định rằng quy trình được phân tích, theo quy định, áp dụng cho các loại công dân sau đây:
- Nhân viên làm việc ở các vị trí cấp cao (người đứng đầu cơ cấu, trợ lý của ông (đại biểu), quản lý liên quan đến các đơn vị cấu trúc, v.v.).
- Nhân viên công ty chịu trách nhiệm theo luật pháp hiện hành của Nga được thành lập (ví dụ: kế toán trưởng, đại biểu, thủ quỹ, v.v.).
Các quy tắc cho việc thực hiện các tập tin cá nhân của nhân viên, như hóa ra, không ngụ ý một nghĩa vụ nhất định. Tuy nhiên, nhiều công ty tư nhân cung cấp cho việc thực hiện các vấn đề cá nhân đối với tất cả các nhân viên của mình.Điều này không phụ thuộc vào trạng thái và cấp bậc, cũng như các hoạt động công việc được thực hiện (nhân tiện, đó là lý do tại sao ngay cả nhân viên kỹ thuật cũng được đưa vào đây). Tại sao? Thực tế là việc duy trì các tệp cá nhân của nhân viên là một nguồn thông tin rất thuận tiện. Ngoài ra, quy định này áp dụng cho hoàn toàn mọi nhân viên. Thư mục duy nhất chứa các bản sao đơn đặt hàng quan trọng nhất cho nhân viên, tài liệu cá nhân của anh ta, cũng như các giấy tờ cần thiết khác. Điều quan trọng cần lưu ý là hướng dẫn thực hiện các tệp cá nhân của nhân viên có tính chất cá nhân đóng vai trò là công cụ để củng cố thông tin.
Tạo một tập tin cá nhân
Ngày nay, việc tạo ra các vấn đề mang tính chất cá nhân được thực hiện cho một nhóm dữ liệu có tổ chức về nhân viên, được người sử dụng chuyển cho anh ta khi chuyển nhượng hoặc tuyển dụng cho một vị trí cụ thể. Hướng dẫn về quy trình duy trì hồ sơ cá nhân của nhân viên cho thấy rằng tất cả các hoạt động liên quan, bằng cách này hay cách khác, được giao cho một chuyên gia được ủy quyền đặc biệt hoặc cho một cơ quan nhân sự chịu trách nhiệm cá nhân để tổ chức xử lý đúng tài liệu đó.
Việc tạo ra các trường hợp mang tính chất cá nhân được thực hiện ngay sau khi tiếp nhận hoặc chuyển một nhân viên sang một vị trí hoặc vị trí lãnh đạo, theo đó việc thiết lập trách nhiệm pháp lý được quy định. Quy trình duy trì các tệp cá nhân của nhân viên không loại trừ một vị trí khác khi được quy định thông qua các hướng dẫn về quy trình thực hiện các thao tác nhất định trên các tệp cá nhân của nhân viên.
Theo các khuyến nghị về phương pháp của Lưu trữ Thành phố Moscow, cũng như VNIIDAD FAS của Liên bang Nga, các hồ sơ cá nhân, bằng cách này hay cách khác, bao gồm tài liệu được cung cấp bởi nhân viên trong khi làm việc, cũng như được hình thành trong quá trình hoạt động chuyên nghiệp tiếp theo của họ tại một doanh nghiệp hoặc tổ chức cụ thể. Vì vậy, điều này bao gồm các giấy tờ sau đây:
- Tờ cá nhân phù hợp với nhân sự hoặc hồ sơ tương ứng.
- Bổ sung vào mẫu đơn hoặc tờ cá nhân.
- Tự truyện của nhân viên.
- Bản sao tài liệu giáo dục.
- Bản sao thứ hai của hợp đồng lao động.
- Hợp đồng liên quan đến trách nhiệm pháp lý.
- Thư giới thiệu từ nơi làm việc trước đây (đặc điểm).
- Đơn xin việc (chuyển đến vị trí thích hợp).
- Bản sao các đơn đặt hàng hoặc trích xuất từ chúng tương ứng với việc thuê hoặc chuyển sang vị trí khác.
- Trích từ tài liệu (hoặc bản sao giấy tờ) liên quan đến giải thưởng hoặc hành động kỷ luật của nhân viên.
- Bản sao (trích lục) tài liệu chứng nhận (tờ chứng nhận, đánh giá, v.v.).
Bảo mật các tập tin cá nhân
Quy định về quản lý hồ sơ cá nhân của nhân viên cho thấy, để tổ chức an toàn tuyệt đối và dễ xử lý, họ được đặt (cụ thể là khâu bằng chỉ và kim cho bốn lỗ) trong một thư mục riêng trong quá trình tạo giấy.
Điều quan trọng cần lưu ý là ngoài các tài liệu được liệt kê ở trên, một số giấy tờ khác có thể được đặt trong các tệp cá nhân (ví dụ: các tài liệu liên quan đến nhân viên đã vượt qua một cuộc thi liên quan đến việc điền vào một vị trí trống; bản sao giấy tờ về khen thưởng nhân viên, chuyển nhượng danh hiệu danh dự, v.v.). Ngoài ra, hình ảnh được chứng nhận của giấy chứng nhận nhân viên trên máy tính cá nhân được đặt trong các tệp cá nhân, nhưng chúng không được nộp.
Trình tự tiến hành các tệp cá nhân của nhân viên cũng ngụ ý đăng ký ban đầu của họ. Theo cách này:
- Mỗi tệp cá nhân được gán một số tài khoản cá nhân.
- Các vị trí liên quan được điền vào cột sống của tệp cá nhân và trên bìa trước.
- Một hàng tồn kho nội bộ nhất thiết phải được bao gồm trong một tập tin cá nhân.
Duy trì sổ làm việc và hồ sơ cá nhân của nhân viên
Cần lưu ý rằng việc tiến hành kinh doanh mang tính chất cá nhân không dừng lại trong toàn bộ thời gian làm việc của mỗi nhân viên của một cấu trúc cụ thể khi các quy tắc của nó không mâu thuẫn với điều này. Do đó, việc thực hiện các vấn đề cá nhân trong mọi trường hợp quy định các điểm sau:
- Giữ hồ sơ trong các phần cần thiết của vụ án.
- Các tiền đề của tài liệu sẽ được lưu trữ như một phần của tệp cá nhân.
- Thu giữ tài liệu, sự cần thiết đã qua.
- Kiểm tra định kỳ trạng thái của tập tin cá nhân phù hợp với đối tượng bảo quản các giấy tờ có trong đó.
Duy trì hồ sơ cá nhân của một nhân viên trong một tổ chức giả định rằng các mục được thực hiện trong tài liệu của hồ sơ cá nhân trên cơ sở các tài liệu nhất định hoặc bản sao được chứng thực của họ. Điều quan trọng là thêm rằng các quan chức được ủy quyền có thể làm rõ các sắc thái cần thiết để thực hiện thủ tục trước khi thực hiện các mục cụ thể trong một cuộc trò chuyện cá nhân với nhân viên. Tuyệt đối tất cả các hồ sơ có liên quan đến tài liệu khi tiến hành các tệp cá nhân được thực hiện bằng tay với bút bi hoặc bút máy màu xanh lam, đen hoặc tím. Quy định về việc thực hiện các hồ sơ cá nhân của nhân viên ngụ ý loại trừ các sửa chữa trong tài liệu, cũng như sự phù hợp của chữ viết tay dễ đọc. Sau đó, khi có nhu cầu thực sự, những hồ sơ này được chứng nhận bằng chữ ký của một quan chức được ủy quyền từ dịch vụ quản lý nhân sự. Ngoài ra, công ty được đóng dấu.
Thông tin bổ sung
Thứ tự giả định, hành vi của hồ sơ cá nhân của nhân viên được đảm bảo theo quy tắc sau: khi tài liệu được tích lũy, nó phải được phân phối bắt buộc trong tệp cá nhân theo các phần. Ngoài ra, bên trong các phần giấy được sắp xếp theo thứ tự thời gian. Điều quan trọng cần lưu ý là các tài liệu cá nhân được nộp trong một tệp cá nhân, bằng cách này hay cách khác, có thể được đánh số. Thông tin về các chứng khoán này (có tính đến đánh số trang tài khoản), trong giới hạn của nó nằm trong một tệp cá nhân, trong mọi trường hợp, phản ánh hàng tồn kho nội bộ.
Hướng dẫn tiêu chuẩn về việc thực hiện các hồ sơ cá nhân của nhân viên Cộng hòa Bêlarut nói rằng nhân viên cam kết cung cấp thông tin cho dịch vụ nhân sự một cách kịp thời. Thông tin này, theo quy định, diễn giải các thay đổi trong dữ liệu cá nhân, được bao gồm trong thành phần của tệp cá nhân. Điều này thường được viết bằng văn bản như một tuyên bố. Ngoài ra, tài liệu xác nhận các thay đổi đóng vai trò là một ứng dụng. Một lát sau, khi tất cả các mục được nhập vào tệp cá nhân, tài liệu, bằng cách này hay cách khác, được trả lại cho nhân viên. Nhân tiện, nếu cần thiết, các bản sao của các tài liệu này trước tiên được tạo và chứng nhận, sau đó được đính kèm vào tệp cá nhân.
Lưu trữ và kế toán các tập tin cá nhân
Sau khi quản lý hồ sơ cá nhân của nhân viên được nghiên cứu đầy đủ, nên xem xét vấn đề lưu trữ và kế toán. Vì vậy, các thủ tục này được tổ chức để tìm kiếm nhanh chóng và không thể nhầm lẫn cho các vấn đề cá nhân, đảm bảo an toàn tuyệt đối của họ, cũng như bảo mật thông tin trong tài liệu từ truy cập trái phép.
Điều quan trọng cần lưu ý là các tệp cá nhân của nhân viên của một công ty được bao gồm trong danh pháp của đơn vị nhân sự theo tên chung là Tệp cá nhân. Ngoài ra, thời gian lưu trữ của họ được chỉ định ở đó. Theo quy định, thời gian lưu trữ chứng khoán đạt bảy mươi lăm năm.
Nghị định về việc thực hiện các hồ sơ cá nhân của nhân viên quy định rằng tài liệu được lưu trữ trong bộ phận nhân sự (thông thường là vì mục đích như vậy mà các cơ sở được sắp xếp ở đó) tách biệt với các giấy tờ khác. Phải nói thêm rằng dịch vụ nhân sự chỉ lưu trữ các tệp cá nhân của các nhân viên có liên quan. Các trường hợp công nhân bị sa thải được chuyển theo thủ tục do pháp luật thiết lập để lưu trữ vào kho lưu trữ cấu trúc hoặc đến kho lưu trữ lãnh thổ.
Cần lưu ý rằng các điều kiện lưu trữ, bằng cách này hay cách khác, phải đảm bảo an toàn tuyệt đối cho các tệp cá nhân trực tiếp, cũng như các tài liệu (thông tin) được đặt trong đó khỏi bị tiết lộ hoặc đánh cắp. Đó là lý do tại sao ngày nay nên đảm bảo lưu trữ các tệp cá nhân thông qua két (tủ), đặt chúng ở vị trí thẳng đứng trên giá (với các rễ ra).
Còn gì nữa không
Nhân tiện, bên trong tủ hoặc két trên cửa có thể được đặt các mô tả tóm tắt liên quan đến các tệp cá nhân được lưu trữ. Điều quan trọng là quyền truy cập thông tin là các quan chức được ủy quyền độc quyền, cũng như các nhà lãnh đạo của họ. Sau đó, khi số lượng tệp cá nhân vượt quá mức cho phép, chúng được ghi lại trong một sổ đăng ký hoặc tạp chí chuyên ngành. Hệ thống hóa các trường hợp được thực hiện theo một trong các phương pháp sau:
- Theo thứ tự các số.
- Theo thứ tự bảng chữ cái trực tiếp.
- Theo các phần theo tên của các đơn vị cấu trúc theo bảng nhân sự, bên trong các phần, theo thứ tự chữ cái của tài khoản trực tiếp hoặc theo thứ tự các số.
Để giảm tổng số đơn vị kế toán, các tệp cá nhân có thể được lưu trữ như một phần của cái gọi là trang phục - nhóm chữ cái để lưu trữ. Do đó, hoàn toàn mọi tệp cá nhân được bao gồm trong đơn đặt hàng đều được đặt trước một tờ giấy có tên của nhân viên. Cần phải thêm rằng các vấn đề cá nhân, bao gồm theo thứ tự, cũng được nhóm theo thứ tự bảng chữ cái. Ở phần đầu của trang phục là một danh sách tóm tắt các tệp cá nhân có trong đó.
Phát hành hồ sơ cá nhân đúng hạn
Việc ban hành các vấn đề cá nhân cho nhân viên của một cấu trúc cụ thể để sử dụng tạm thời để họ có thể tự làm quen với thông tin được nhập vào đó, thường chỉ được thực hiện với sự cho phép của bộ phận nhân sự. Một người quen của một nhân viên có hồ sơ cá nhân của chính anh ta khi nhận thường được thực hiện trực tiếp với sự có mặt của một sĩ quan chính thức chịu trách nhiệm xử lý các tài liệu của kế hoạch đó.
Cần lưu ý rằng nhân viên được làm quen với các vấn đề cá nhân ít nhất một lần trong năm, cũng như theo yêu cầu của những người này trong các trường hợp khác được thiết lập bởi luật pháp Nga. Khi làm quen với các vấn đề cá nhân của nhân viên của một tổ chức, nó bị nghiêm cấm:
- Thực hiện bất kỳ sửa chữa trong hồ sơ đã được thực hiện của các tập tin cá nhân.
- Tạo các mục mới trong các tập tin cá nhân của bạn.
- Trích xuất từ các tập tin cá nhân tài liệu ở đó hoặc đặt những cái mới trong đó.
- Giữ lại các tệp cá nhân vượt quá thời gian được cung cấp bởi những người được ủy quyền.
Những vấn đề quan trọng
Trong trường hợp không tìm thấy sự thiếu chính xác trong hồ sơ hoặc nếu tài liệu lỗi thời được tìm thấy trong một vấn đề cá nhân, nhân viên có quyền áp dụng cho dịch vụ nhân sự của cấu trúc về vấn đề này. Phải nói thêm rằng các giấy tờ phải được đính kèm vào ứng dụng, theo đó sẽ phù hợp để thực hiện một số thay đổi đối với hồ sơ đã thực hiện trước đó hoặc bản sao của một số đơn vị tài liệu nhất định để thay thế.
Điều quan trọng cần biết là việc ban hành một vấn đề cá nhân để sử dụng tạm thời được thực hiện chính xác trong khoảng thời gian cần thiết để thực hiện các hoạt động cần thiết, theo danh sách những người có quyền nhận hồ sơ cá nhân, được phê duyệt bởi ban quản lý cấu trúc. Nhân tiện, thực tế ban hành một trường hợp có tính chất cá nhân, bằng cách này hay cách khác, được ghi lại trong một thẻ kiểm soát (tạp chí).
Điều quan trọng cần biết là làm quen (làm việc) với các tệp cá nhân được thực hiện trong một căn phòng được thiết kế đặc biệt cho các mục đích này. Ngoài ra, thời gian làm quen (công việc), bằng cách này hay cách khác, được giới hạn trong ngày làm việc.Vì vậy, vào cuối ngày làm việc, nhân viên chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề cá nhân phải đảm bảo rằng tất cả các tệp cá nhân được cấp để sử dụng tạm thời đã được đưa trở lại nơi lưu trữ. Nếu cần thiết, quan chức cam kết thực hiện các biện pháp thích hợp để trả lại hoặc tìm kiếm tài liệu.
Việc chuyển các tệp cá nhân hoặc giấy tờ cá nhân trong thành phần của họ để sử dụng tạm thời cho các tổ chức khác (tổ chức, doanh nghiệp) được thực hiện riêng trong trường hợp cho phép quản lý cấu trúc trên cơ sở yêu cầu thực hiện đúng.
Điều quan trọng cần biết là một hành vi đang được hình thành liên quan đến vấn đề của một tệp cá nhân, một bản sao, bằng cách này hay cách khác, được truyền cùng với tệp cá nhân hoặc tài liệu riêng cho người được ủy quyền của bên yêu cầu. Bản sao thứ hai được lưu trữ trong các công việc của cấu trúc ngay trước khi trả lại tệp cá nhân hoặc một tài liệu riêng về nơi lưu trữ ban đầu của nó.
Xóa giấy tờ khỏi hồ sơ cá nhân
Điều quan trọng cần lưu ý là việc loại bỏ một số đơn vị tài liệu nhất định khỏi tệp cá nhân được thực hiện riêng sau khi được sự cho phép của quản lý, miễn là bản ghi tương ứng được đặt trong cột Lưu ý Chú thích của kho lưu trữ nội bộ. Trong trường hợp thu giữ tạm thời giấy ở vị trí của nó (cụ thể là giữa các tờ giấy lân cận), theo quy tắc, một thẻ thay thế (nói cách khác, một giấy chứng nhận thay thế) được đưa vào, cho biết ngày và lý do thu giữ bằng chữ ký của người đã cấp tài liệu đó, cũng như chữ ký của người đó. nhân viên đã nhận được nó theo các quy tắc sử dụng tạm thời có liên quan đến cấu trúc.
Để đảm bảo kiểm soát tuyệt đối sự an toàn của các tệp cá nhân trong một tổ chức cụ thể (tổ chức, doanh nghiệp) hàng năm (cụ thể, không muộn hơn quý đầu tiên sau báo cáo), tình trạng và tính khả dụng của chúng được kiểm tra. Bạn cần biết rằng những thiếu sót và thiếu sót được xác định trong quá trình kiểm soát được ghi lại trong bất kỳ trường hợp nào trong hành vi, ngay sau khi được chủ tịch ủy ban phê duyệt được đệ trình lên lãnh đạo tổ chức, để xem xét và đưa ra quyết định tiếp theo về tài liệu bị mất hoặc không chính xác.