Một biện pháp cần thiết khi lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ theo kế hoạch là thông báo nghỉ phép cho nhân viên. Mỗi công ty có thể có một mẫu, vì không có mẫu duy nhất. Trong trường hợp này, một cảnh báo nên được cung cấp cho nhân viên 2 tuần trước khi bắt đầu kỳ nghỉ. Để hoàn thành quá trình, nhân viên phải đặt chữ ký của mình.
Tại sao thông báo
Theo luật (Điều 123 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga), mỗi người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thông báo cho người lao động về việc bắt đầu nghỉ phép bằng văn bản. Đồng thời, tài liệu cần chỉ ra ngày bắt đầu của kỳ nghỉ. Nó cũng quan trọng để tính đến lịch nghỉ hàng năm, được công ty phê duyệt.
Cách tiếp cận này đặc biệt quan trọng đối với những công ty có quy trình không bị gián đoạn. Trong điều kiện như vậy, cần phải để nhân viên đi theo một lịch trình rõ ràng, nếu không quá trình sản xuất có thể bị hỏng.
Nghỉ phép hợp pháp có một số loại:
- đào tạo;
- bổ sung;
- hàng năm.
Nếu nghỉ phép được cấp theo yêu cầu của nhân viên, thì nhu cầu thông báo sẽ biến mất.
Tài liệu được biên soạn như thế nào
Cần hiểu rằng không có một hình thức duy nhất nào để thông báo về kỳ nghỉ cho nhân viên. Mỗi công ty có thể làm một mẫu có tính đến các đặc thù của doanh nghiệp.
Nhưng vẫn còn những điểm bắt buộc và ở dạng này hay dạng khác chúng phải được hiển thị. Đó là về các thông tin sau:
- ngày của tài liệu gửi đi và số đăng ký của nó;
- chi tiết sử dụng lao động (chính thức);
- dữ liệu khách du lịch cá nhân;
- vị trí do nhân viên nắm giữ;
- tham khảo bài viết của Bộ luật Lao động, là cơ sở để thông báo;
- Chữ ký của người quản lý tổ chức.
Các văn bản của tài liệu không nên là đồ sộ. Nó thường chỉ cho biết các thông tin cần thiết liên quan đến kỳ nghỉ sắp tới: thực tế về quy định của nó, số ngày nghỉ ngơi và thời gian làm việc, được tính đến.
Mỗi công ty, kết quả sẽ tổng hợp mẫu thông báo nghỉ phép của nhân viên, trong đó chỉ có tên viết tắt, thời lượng và ngày được thay đổi.
Việc sử dụng một mẫu như vậy có thể giảm đáng kể thời gian biên dịch cảnh báo.
Giới thiệu nhân viên
Để nhân viên có thời gian chuẩn bị cho kỳ nghỉ sắp tới, anh ta cần biết trước về anh ta. Chính vì điều này mà thông báo cấp phép nghỉ phép cho nhân viên được sử dụng. Mẫu phải chứa tất cả các khối thông tin cần thiết. Và để quy trình này được hợp pháp, cần phải đích thân làm quen với chuyên gia với quyết định của ban quản lý.
Điều này có nghĩa là thông báo được trao tận tay cho từng nhân viên.
Nhân viên có thể tìm hiểu về thực tế của kỳ nghỉ theo nhiều cách: - đã đọc lệnh về việc cung cấp một số ngày nghỉ ngơi nhất định;
- gặp gỡ với một nhân viên của tổ chức nhân sự
- ký vào bảng tuyên bố trong quá trình phê duyệt kế hoạch nghỉ phép.
Một tình huống không được loại trừ trong đó nhân viên không đồng ý với thời hạn do chính quyền quy định. Trong trường hợp này, bạn cần đưa ra một hành động trong đó phản ứng của nhân viên sẽ được hiển thị.
Điều đáng ghi nhớ là thủ tục xin thông báo nghỉ phép của nhân viên liên quan đến việc biên soạn hai bản sao của tài liệu. Và một chuyên gia nên ký tên từng người trong số họ.
Nếu thông báo không được soạn thảo và cung cấp cho nhân viên, thì cuối cùng có thể bị phạt hành chính (Điều khoản.5.27 của Bộ luật vi phạm hành chính) và kỳ nghỉ đã được chuyển giao (nhân viên có quyền làm như vậy theo luật).
Tôi có cần đăng ký tài liệu không
Để tối ưu hóa quá trình lưu trữ và ghi lại thông báo, bạn cần giữ một tạp chí đặc biệt. Trong trường hợp này cũng vậy, không có hình thức duy nhất có thể được sử dụng. Vì lý do này, ban quản trị công ty nên phát triển mẫu tạp chí của riêng mình. Do đó, nó sẽ phù hợp chính xác với mô hình thông báo về việc nghỉ phép cho một nhân viên của một doanh nghiệp cụ thể, điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến tốc độ của giấy tờ.
Trên trang bìa của tạp chí bạn cần hiển thị:
- ngày bắt đầu và ngày kết thúc của quá trình nhập dữ liệu;
- tên của tài liệu và công ty phát hành tạp chí.
Trong phần bảng, thông tin như:
- tên của tài liệu đã được chuẩn bị và đang làm thủ tục kế toán;
- ngày phát hành;
- số sê-ri;
- ý nghĩa của thông báo phát ra cho nhân viên;
- dữ liệu cá nhân và vị trí của nhân viên có tên thông báo được đưa ra;
- thông tin về thực tế giao tài liệu;
- thông tin liên quan đến phản ứng với thông báo.
Giữ tài liệu đăng ký trong 5 năm. Doanh nghiệp có nghĩa vụ này theo lệnh của Bộ Văn hóa Liên bang Nga.
Thông báo đồng thời
Ngoài thông báo mẫu tiêu chuẩn bắt đầu kỳ nghỉ, bất kỳ công ty nào định kỳ sử dụng các tuyên bố đặc biệt. Hoặc không được sử dụng ở tất cả. Ví dụ, khi thông báo về bộ định thời gian xảy ra.
Nếu một nhân viên làm việc như một phần của một hình thức việc làm bổ sung, điều đầu tiên mà một nhân viên nhân sự cần biết trước khi soạn thảo một tài liệu là ngày nghỉ ngơi của chuyên gia tại nơi làm việc chính của anh ta.
Những dữ liệu này sau đó nên được đưa vào kế hoạch nghỉ phép trong quá trình phát triển. Do đó, ngày nghỉ tại cả hai nơi làm việc phải trùng nhau.
Trong trường hợp như vậy, việc cung cấp hướng dẫn nghỉ phép cho kế toán viên phải bao gồm việc tính toán chính xác việc phát hành quỹ. Ví dụ, khi thời gian nghỉ ngơi theo kế hoạch cho thời gian bán thời gian đã đến, nhưng anh ta không tích lũy được kinh nghiệm làm việc cần thiết, thì những ngày còn thiếu nên được rút ra mà không cần bảo trì. Đó là, chỉ có phần lương của kỳ nghỉ nên được trả.
Đối với quá trình thông báo, bạn có thể thông báo cho một nhân viên như vậy mà không cần sử dụng tài liệu. Bộ phận bán thời gian thuận tiện khi họ cung cấp kỳ nghỉ hàng năm, sắp xếp trong một khoảng thời gian tại hai doanh nghiệp.
Khi nhân viên bán thời gian không cung cấp cho bộ phận nhân sự thông tin về lịch trình của một công ty khác, họ phải được thông báo chính thức và 2 tuần trước khi nghỉ phép.
Nếu bạn phải giải quyết vấn đề của các cơ quan chức năng, thì bạn cần phải hành động trên cơ sở chung. Điểm mấu chốt là theo chủ đề nghỉ phép, luật pháp không phân chia nhân viên thành các bài đăng. Thời điểm tốt nhất để làm quen với thông báo sẽ là thời điểm ký đơn đặt hàng.
Tình huống không chuẩn
Trong bất kỳ công ty nào, đôi khi các tình huống khiến kỳ nghỉ của nhân viên phải bị gián đoạn vì nhiều lý do sản xuất.
Ban đầu, điều đáng chú ý là luật pháp không cho phép người sử dụng lao động làm điều này một cách đơn phương. Tất cả những gì công ty có thể đủ khả năng là gọi cho một nhân viên sau khi có được sự đồng ý của anh ta.
Đồng thời, có những loại nhân viên có kỳ nghỉ không thể bị gián đoạn trong bất kỳ trường hợp nào:
- Chuyên gia tham gia sản xuất với điều kiện làm việc có hại.
- Phụ nữ nghỉ thai sản.
- Công nhân chưa đến 18 tuổi.
Khi nhận được sự đồng ý của nhân viên để làm gián đoạn kỳ nghỉ của mình, trưởng bộ phận phải chuẩn bị một thông báo cho giám đốc cho biết lý do gọi cho chuyên gia.
Tóm tắt
Thông báo được sử dụng để cảnh báo về kỳ nghỉ trong trường hợp nhân viên đi nghỉ theo lịch trình. Nếu bản thân nhân viên có ý định tạm dừng hoạt động lao động, thì không cần thiết phải thông báo cho anh ta.Cảnh báo chính thức cũng không bắt buộc đối với những người làm việc trong các công ty bán thời gian.