Các hoạt động kinh tế của các tổ chức bao gồm rất nhiều hành động, hoạt động, các loại hình truyền thông và các khía cạnh khác của thói quen hàng ngày. Ban tổ chức quản lý và các nhân viên của tổ chức hàng ngày phải đối mặt với nhu cầu giải quyết các vấn đề khác nhau và đưa ra quyết định quản lý. Một số trường hợp không thể được giải quyết trong khi ở nơi làm việc, thoải mái ngồi trên ghế văn phòng ở máy tính. Có nhu cầu cho các chuyến đi và các chuyến đi kinh doanh, đàm phán ở các thành phố khác và thậm chí các quốc gia. Bài viết này thảo luận chi tiết về câu hỏi về nhu cầu đi công tác, mục tiêu và ví dụ, thiết kế theo luật pháp hiện hành, yêu cầu tài liệu và cả các tính năng của các chuyến đi đến Nga và nước ngoài. Ngoài ra trong bài viết này sẽ được coi là câu hỏi về những người có thể được gửi trong một chuyến đi và những gì nên được coi là một chuyến đi kinh doanh.
Khái niệm kinh doanh du lịch
Khái niệm này có một định nghĩa rõ ràng được đánh vần trong luật lao động. Theo Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, một chuyến công tác là một hướng đi của một nhân viên trong một chuyến đi với một nhiệm vụ cụ thể. Đồng thời, điểm đến khá xa nơi làm việc chính, chuyến đi có mục tiêu được xây dựng rõ ràng, được quy định trong các tài liệu, và thời gian thực hiện bị hạn chế. Đăng ký các tài liệu đi kèm, báo cáo vào cuối chuyến đi, đảm bảo cho người lao động được quy định bởi luật lao động và thuế. Các mục tiêu nhiệm vụ có thể cũng được nêu ra, các ví dụ được trình bày dưới đây.
Tại sao bạn cần đi công tác
Khi một nhân viên đi công tác, quản lý xác định cho anh ta một nhiệm vụ rõ ràng mà anh ta phải hoàn thành trong quy trình của mình. Nhiệm vụ có thể liên quan đến các lĩnh vực kinh doanh khác nhau của tổ chức. Ví dụ về các mục tiêu du lịch bao gồm:
- ký kết quan hệ hợp đồng về việc giao hàng hoặc bán hàng với các đối tác;
- đàm phán về hợp tác;
- giải quyết tranh chấp, xung đột và các vấn đề khác liên quan đến khía cạnh pháp lý của hoạt động;
- mua thiết bị, nguyên liệu, vật tư;
- hội nghị kinh doanh, tham gia các cuộc họp và triển lãm liên quan đến định hướng của công ty;
- xúc tiến hàng hóa tại các thị trường mới, mở rộng cơ sở khách hàng;
- tham gia vào các dự án nghiên cứu liên quan đến hoạt động của công ty;
- phát triển cán bộ;
- nghiên cứu thị trường bán hàng, các tổ chức cạnh tranh và các vấn đề tiếp thị khác;
- thiết lập phần cứng, phần mềm và làm việc với các vấn đề kỹ thuật khác trong các công ty con hoặc bộ phận;
- tiến hành kiểm tra mạng lưới chi nhánh và các đơn vị.
Những gì không thể được coi là một chuyến đi kinh doanh
Không phải mọi chuyến đi của nhân viên đều có thể được coi là một chuyến công tác. Thực hiện một chuyến đi là bất hợp pháp trong các tình huống sau:
- thiếu đăng ký chính thức của một nhân viên trong tổ chức, hợp đồng lao động không được ký kết, không có mục trong sổ làm việc;
- hợp đồng lao động của người lao động xác định tính chất du lịch của công việc;
- nhân viên là một nhân viên tự do không có nơi làm việc cố định.
Các loại hình du lịch và thời gian của họ
Chuyến công tác có thể được phân loại theo các đặc điểm khác nhau. Vì vậy, trên cơ sở lãnh thổ, các chuyến đi được thực hiện trên toàn lãnh thổ Liên bang Nga và các quốc gia nước ngoài.Theo các điều khoản của chuyến đi, ngắn hạn và dài hạn được phân biệt. Các thành phần của du khách - nhóm và độc thân. Cũng có thể có các chuyến đi theo lịch trình và đột xuất.
Đến nay, pháp luật không có hướng dẫn rõ ràng về thời gian của chuyến đi. Không có hạn chế tối thiểu hoặc tối đa. Ban lãnh đạo tổ chức độc lập xác định sự phức tạp của nhiệm vụ và thời gian cần thiết để hoàn thành nó. Hạn chế tồn tại trước đây. Người ta tin rằng thời gian tối đa của chuyến đi không thể vượt quá bốn mươi ngày. Trong xây dựng, ngưỡng chuyến đi tối đa đạt được một năm.
Yêu cầu pháp lý và quy định
Đối với các chuyến đi được ban hành như kinh doanh, các yêu cầu nhất định được áp đặt bởi pháp luật. Các chuyến đi của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga và Bộ luật Thuế của Liên bang Nga được quy định. Bộ luật Lao động xác định các quy định cho các quy trình làm việc này trong các Điều 166, 167, 168. Họ tiết lộ một số vấn đề có thể phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục này: những gì có thể được coi là một chuyến công tác, đảm bảo cho nhân viên, cũng như các câu hỏi về việc bồi hoàn chi phí cho chuyến đi.
Bộ luật thuế mô tả thông tin về cách phản ánh chi phí đi lại trong kế toán, những gì có thể được ghi nợ từ số tiền được trả cho quỹ bảo hiểm xã hội của công dân. Ngoài ra còn có các nghị quyết riêng biệt chứa thông tin đầy đủ nhất về sửa đổi các hành vi lập pháp, đổi mới trong kế toán và đảm bảo các yêu cầu của các cơ quan quản lý. Bạn có thể tìm thấy tất cả thông tin này trong các tài liệu sau: Nghị định số 749, 729, 812, 64.
Những gì được đảm bảo cho nhân viên
Đảm bảo cho nhân viên không phụ thuộc vào mục đích của chuyến đi, có thể có rất nhiều ví dụ. Nhưng với bất kỳ ai trong số họ, người sử dụng lao động có một số nghĩa vụ đối với người lao động. Nhân viên được gửi đi công tác được cung cấp các đảm bảo sau:
- giữ vị trí, nơi làm việc, tiền lương trung bình hàng ngày;
- thanh toán số ngày nghỉ cho một chuyến công tác với mức thuế kép;
- hoàn trả các chi phí có thể phát sinh trong chuyến công tác tới Nga và nước ngoài, bao gồm việc cấp hộ chiếu nước ngoài, xin thị thực, thuế hải quan và các loại phí khác.
Tất cả những bảo đảm này được nêu rõ trong luật lao động và phải tuân thủ bắt buộc bởi người sử dụng lao động.
Ai gửi trong chuyến công tác
Sự lựa chọn của nhân viên được gửi trong một chuyến đi phụ thuộc vào mục tiêu của chuyến đi, ví dụ về công việc, thời gian và mức độ nghiêm trọng của các điều kiện dự kiến. Nhiều lý do cho việc đi du lịch đòi hỏi kiến thức và kỹ năng cụ thể từ một nhân viên.
Vì vậy, việc thực hiện hợp đồng cung cấp phải được giao phó cho một người am hiểu về đàm phán kinh doanh và ngoại giao. Đây có thể là một chuyên gia có trách nhiệm công việc bao gồm mua hàng, lập kế hoạch và tính toán ngân sách cho quan hệ kinh doanh với các nhà cung cấp hoặc một người có thể giải thích chính xác vị trí của mình và đạt được các điều kiện tối ưu trong hợp đồng cung cấp.
Nếu mục đích của chuyến đi là để thiết lập thiết bị hoặc phần mềm, đối với nhân viên được gửi đi không đủ kiến thức về công việc văn phòng và sức thu hút thông thường của con người. Một quan chức với một nền tảng kỹ thuật được gửi trong một chuyến đi như vậy. Tình trạng tương tự khi tiến hành kiểm toán và kiểm toán thực địa. Một kế toán viên hoặc nhà kinh tế nên được gửi trong một chuyến đi như vậy.
Ai bị cấm gửi đi công tác
Ngoài yếu tố con người, câu hỏi về trình độ và năng lực cá nhân của ứng viên, còn có một khía cạnh khác trong việc lựa chọn nhân viên cho một chuyến công tác. Có những yêu cầu pháp lý cho các loại công dân không thể được biệt phái trong bất kỳ trường hợp nào. Chúng bao gồm các nhóm cá nhân sau:
- nhân viên vị thành niên, thực tập sinh, thực tập sinh;
- phụ nữ có thai;
- nhân viên của công ty làm việc theo thỏa thuận sinh viên (trừ các chuyến công tác với mục đích đào tạo);
- thành viên của các chiến dịch bầu cử, ứng cử viên cho chức vụ chính trị;
- những người có khả năng bị hạn chế bởi căn bệnh này.
Cũng có những nhóm người có thể được gửi đi công tác chỉ khi nhận được sự đồng ý bằng văn bản của họ:
- phụ nữ có con nhỏ (đến ba tuổi);
- cha mẹ đơn thân nuôi một đứa con đến năm tuổi;
- người giám hộ của trẻ em dưới độ tuổi trưởng thành;
- Một nhân viên trong gia đình có một người phụ thuộc cần được chăm sóc liên tục.
Giải phóng mặt bằng
Để một chuyến đi kinh doanh được tính đến trong kế toán thuế, kế toán và quản lý, cần phải sắp xếp hợp lý. Trước hết, một nhiệm vụ được giao, ngày và ngày được đặt. Ứng cử viên cho chuyến đi phải làm quen với tài liệu được soạn thảo và đưa ra sự đồng ý hoặc từ chối bằng văn bản.
Nếu câu trả lời là có, người quản lý sẽ ra lệnh gửi chuyên gia đi công tác. Các nhân viên được cấp và cấp giấy chứng nhận chuyến đi kinh doanh và phân công công việc. Kết thúc chuyến đi, nhân viên biệt phái phải cung cấp báo cáo về công việc đã hoàn thành và báo cáo trước với xác nhận séc, biên lai và vé.
Kể từ năm 2016, luật pháp đã được sửa đổi theo đó việc cấp giấy chứng nhận và chuyển nhượng chính thức không còn là bắt buộc. Thay vào đó, họ sử dụng một bản ghi nhớ. Nhưng nhiều tổ chức cho mục đích kế toán nội bộ tiếp tục vẽ ra các tài liệu này.
Khi sử dụng vận chuyển ô tô cá nhân hoặc doanh nghiệp, cần có ghi chú dịch vụ và vận đơn, cũng như giấy ủy quyền và các tài liệu khác xác nhận tính hợp pháp của việc sử dụng một chiếc xe cụ thể.
Thông tin trong tài liệu
Một ghi chú dịch vụ được soạn thảo dưới dạng miễn phí, nhưng có một số chi tiết bắt buộc phải chỉ ra: thời gian chuyến đi công tác, thông tin về vận chuyển được sử dụng, mục tiêu đặt ra cho nhân viên và kết quả thực hiện của họ.
Tất cả các chi phí phát sinh của nhân viên trong chuyến đi phải được ghi rõ trong báo cáo chi phí. Yêu cầu này áp dụng cho tất cả các loại chi phí, bao gồm nhà ở, vận chuyển, nhiên liệu, thực phẩm và các chi phí khác. Để xác nhận chi phí thanh toán nhà ở, bạn phải cung cấp cho bộ phận kế toán vào cuối chuyến đi bằng séc, biên lai hoặc biên lai có chứa thông tin về chủ nhà, chi phí và thời gian thuê mặt bằng.
Một lệnh quản lý phải được ban hành cho phù hợp. Trong công việc văn phòng, có một mẫu thống nhất số T-9, nhưng tổ chức không bắt buộc phải sử dụng riêng. Trong chính sách kế toán của một tổ chức cụ thể, hình thức tài liệu riêng của nó có thể được sửa. Bạn cũng có thể tận dụng cơ hội để đặt hàng ở dạng miễn phí. Điều kiện chính là nội dung của dữ liệu sau:
- tên và chi tiết của tổ chức đã gửi nhân viên trong chuyến đi;
- thông tin nhân viên;
- ngày lập đơn đặt hàng;
- ngày bắt đầu và ngày kết thúc của thời gian chuyến công tác;
- nhiệm vụ cho nhân viên, mục đích của chuyến đi.
Ví dụ công việc chuyến đi kinh doanh
Nhiệm vụ càng có trách nhiệm, nó càng chứa nhiều cấp độ. Công ty càng đầu tư vào một doanh nghiệp, công ty càng có nhiều kết quả. Không phải tất cả các chi tiết nhỏ mà người quản lý muốn biết sẽ được chỉ định theo thứ tự. Một số trong số họ có thể được thảo luận bằng lời nói tại các cuộc họp và trong cuộc họp ngắn của chuyến đi. Nhưng, rất có thể, nhân viên trên cơ sở chuyến đi sẽ phải báo cáo cho tất cả các điểm, ngay cả đối với những người chưa đăng ký chính thức, nhưng đã được thông báo bằng lời nói. Để rõ ràng, chúng tôi đưa ra một ví dụ về phân công công việc dưới đây.
Ví dụ: lấy mục tiêu - "Kết thúc hợp đồng cung cấp, sản phẩm quảng cáo". Để thuận tiện cho việc phản ánh, chúng tôi sử dụng loại tài liệu được tạo bởi chương trình 1C.Bạn có thể tìm thấy nó trong hồ sơ nhân sự, Mẫu số T-10a. Biểu mẫu này chứa 11 cột để điền vào: đơn vị cấu trúc, vị trí chuyên gia, quốc gia, thành phố và tổ chức mà nhân viên được gửi đến, ngày bắt đầu và kết thúc chuyến công tác, tổng số ngày theo lịch và không bao gồm thời gian đi lại, tổ chức người trả tiền, cơ sở, nội dung nhiệm vụ và một báo cáo ngắn gọn về việc thực hiện của nó. Tài liệu được ký bởi người đứng đầu đơn vị kết cấu, người đứng đầu tổ chức và chính nhân viên.
Đơn hàng điền vào thông tin chuyến đi như sau:
- Họ, tên, tên bảo trợ của nhân viên và số nhân viên của anh ta: Sorokin Dmitry Evgenievich, 1 (số nhân viên trong một cửa sổ riêng, theo hồ sơ nhân sự).
- Phân ngành: Phòng Marketing và Quảng cáo.
- Vị trí (chuyên môn, nghề nghiệp): Nhà tiếp thị hàng đầu.
- Nơi đi công tác (quốc gia, thành phố, tổ chức): Nga, thành phố Moscow, LLC "Công ty".
- Trong khoảng thời gian 14 ngày theo lịch từ ngày 14 tháng 1 năm 2018 đến ngày 27 tháng 1 năm 2018.
- Nhằm mục đích: chiến dịch quảng cáo, ký kết hợp đồng cung cấp.
- Chuyến công tác với chi phí của các quỹ: LLC "Realizer".
- Cơ sở (tài liệu, số và ngày): Phân công công việc số 3 ngày 13/1/2018
Cuối đơn hàng là chữ ký của người đứng đầu và nhân viên. Chữ ký của nhân viên được đặt đối diện với dòng chữ mà anh ta quen thuộc với đơn đặt hàng.
Subtleties của thiết kế
Nếu một nhân viên vì lý do nào đó không cung cấp tài liệu hỗ trợ về chi phí (séc, biên lai), tổ chức sẽ không hoàn trả cho anh ta những chi phí này. Do đó, trong quá trình đi công tác, điều quan trọng là đừng quên báo cáo. Ngay cả một chuyến đi trong một chiếc taxi hoặc xe buýt phải được xác nhận bằng vé hoặc biên lai của tài xế.
Một điểm quan trọng cũng là một chỉ dẫn về đơn vị cấu trúc của tổ chức và mục đích của chuyến đi. Tùy thuộc vào dữ liệu được chỉ định, việc xóa thêm chi phí trong kế toán và kế toán thuế sẽ xảy ra. Vì vậy, nếu mục đích của chuyến đi là sửa chữa máy móc, khi tiến hành tính toán kế toán, số tiền chi phí sẽ được ghi giảm để khấu hao thiết bị đã sửa chữa. Nếu mục tiêu là ký kết hợp đồng, việc xóa sổ sẽ diễn ra như chi phí kinh doanh chung.
Và khoảnh khắc cuối cùng - một chuyến công tác với mục tiêu chưa hoàn thành. Trong hầu hết các trường hợp, chi phí của chuyến đi như vậy không được công nhận bởi dịch vụ thuế và không làm giảm cơ sở thuế. Tại phiên điều trần, bạn có thể cố gắng bảo vệ sự vô tội của mình, nhưng trong hầu hết các trường hợp, luật pháp vẫn đứng về phía Dịch vụ Thuế Liên bang.