Định nghĩa của thuật ngữ
Người ta tin rằng ở Nga lần đầu tiên, so với thông lệ nước ngoài, một hệ thống quản lý tài liệu đã được thiết lập, mục đích của nó là thiết lập thủ tục ghi nhận các hoạt động quản lý trong nhà nước. Năm 1973, một hệ thống như vậy được gọi là Dịch vụ Hải quan Nhà nước Thống nhất, viết tắt của một quốc gia thống nhất. hệ thống lưu trữ hồ sơ. " Tổng cộng, Liên Xô đã phát triển 16 hệ thống thống nhất.
Việc tiêu chuẩn hóa các tài liệu là kết quả của việc sắp xếp lại luồng tài liệu của hệ thống được đề cập đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Giảm sự tương ứng và giảm sự phức tạp của việc biên dịch nó, cũng như mong muốn tránh trùng lặp dữ liệu, được coi là vấn đề cấp bách cần được giải quyết trong công việc quản lý. Một kết quả hiệu quả có thể đạt được thông qua việc thống nhất và tiêu chuẩn hóa thông tin về nội dung và hình thức.
Tiêu chuẩn hóa của các tài liệu là sự hình thành của các hình thức tiêu chuẩn giống nhau cho các giao thức có mục đích tương tự, giúp sử dụng giấy hiệu quả hơn trong việc in các hành vi và quyết định. Tiêu chuẩn hóa tạo điều kiện cho công việc kế toán, cũng như tài liệu lưu trữ.
Thuật ngữ tương tự
Một định nghĩa thực tế tương tự là thống nhất giữa các tập đoàn, đó là quá trình đưa một cái gì đó, bao gồm các hành vi được ghi lại thành một dạng hoặc một hệ thống chung, dẫn đến giảm tập hợp ban đầu của các đối tượng được đề cập. Sự thống nhất, tiêu chuẩn và tiêu chuẩn hóa của các tài liệu dẫn đến sự hình thành tính đồng nhất hợp lý trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào, đặc biệt là trong tài liệu. Việc giảm sự đa dạng của các dạng dữ liệu không chính đáng và việc thiết lập một cấu trúc duy nhất xảy ra thông qua các cấu trúc ngôn ngữ, chi tiết, thông tin kế toán và lưu trữ của nó. Chuỗi tài liệu dư thừa được loại bỏ theo thời gian để tránh sự trùng lặp không cần thiết của các yếu tố.
Việc thống nhất các tài liệu cho phép bạn thiết lập một hình ảnh duy nhất của các hình thức tài liệu hành chính thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của định dạng quản lý. Cách tiếp cận này sẽ dẫn đến công việc với một khối lượng lớn tài liệu để bình thường hóa chúng trong hệ thống sản xuất, cũng như đẩy nhanh việc trao đổi dữ liệu kinh doanh.
Tăng hiệu quả
Một hệ thống văn thư duy nhất thúc đẩy xử lý vận hành, giảm thời gian làm việc với các tài liệu ảnh hưởng đến toàn bộ nhân viên văn thư: từ nhân viên bình thường đến người quản lý.
Các đối tượng của tiêu chuẩn hóa các tài liệu có thể là thành phần và hình thức của chúng. Sự thống nhất của các thành phần của tài liệu là sự phân bổ và hợp nhất tổng số các tài liệu cần thiết để giải quyết các nhiệm vụ quản lý. Do kết quả của các hành động như vậy, dự kiến sẽ giảm thành phần của các tài liệu.Việc thống nhất các biểu mẫu là lựa chọn và hợp nhất các chỉ số thông tin, bao gồm các chi tiết tương ứng với mục đích của các tài liệu, cũng như định nghĩa về các yêu cầu chung cho việc tạo và thực hiện chúng. Trong công việc văn phòng, thống nhất có thể xảy ra cả như một giai đoạn tiêu chuẩn hóa và như một quá trình độc lập.
Bản chất của tiêu chuẩn hóa
Luật liên bang "Quy định kỹ thuật" số 184 quy định nguyên tắc định nghĩa: tiêu chuẩn hóa tài liệu là một công việc tổng thể nhằm thiết lập các quy tắc cho việc sử dụng tự nguyện của họ, do đó thông tin cần được sắp xếp hợp lý trong các lĩnh vực sản xuất và lưu hành sản phẩm, cũng như tăng khả năng cạnh tranh dịch vụ.
Tiêu chuẩn có thể được gọi là một tài liệu chỉ ra các đặc tính của sản phẩm, các quy tắc để thực hiện các quy trình khác nhau trong sản xuất, các tính năng đặc trưng của vận chuyển và lưu trữ, công việc hoặc dịch vụ. Tiêu chuẩn bao gồm các yêu cầu nhất định về thuật ngữ, ghi nhãn, biểu tượng, bao bì, nhãn.
Các tài liệu quy chuẩn về tiêu chuẩn hóa bao gồm các quy tắc và yêu cầu tối ưu cho việc thiết kế, chuẩn bị, lưu trữ và kế toán các tài liệu kinh doanh, được phê duyệt theo cách thức quy định và được khuyến nghị sử dụng nhiều lần trong công việc văn phòng. Tiêu chuẩn hóa (nói một cách đơn giản) là sự hình thành và phê duyệt các quy tắc thống nhất được trình bày cho các tài liệu để hợp lý hóa chúng.
Tiêu chuẩn hóa liên quan đến việc xây dựng các yêu cầu cơ bản cho các tài liệu trong một quy phạm pháp luật. Nhờ quy trình này, việc hình thành nhiều tài liệu xảy ra theo một quy tắc, giúp người nhận dễ dàng nhận biết hơn. Việc tiêu chuẩn hóa các tài liệu là kết quả của sự thống nhất hoặc hình thức cao nhất của nó.
Các yếu tố quá trình điển hình
Các biến đổi có thể liên quan đến một số loại tài liệu nhất định (GOST được biểu thị bằng một số), quy tắc cấu trúc và thiết kế, các yếu tố của hệ thống tài liệu thống nhất (DCL). Một hệ thống như vậy bao gồm sự kết hợp của các hình thức tài liệu liên quan với nhau đưa ra ý tưởng thông tin về một số loại hoạt động kinh tế và quản lý. USD dựa trên các quy tắc và yêu cầu thống nhất, có dữ liệu cần thiết để quản lý bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào.
Hệ thống tài liệu thông thường được tổ chức theo cách đáp ứng nhu cầu ghi lại các hoạt động nhất định và các tài liệu của hệ thống tiêu chuẩn hóa là kết quả của quá trình đưa tài liệu đến một hình thức và hệ thống duy nhất, khi tính đồng nhất chiếm ưu thế và một bộ mẫu tài liệu không chính đáng, các chi tiết và chỉ số của chúng bị giảm. Trong quá trình tiêu chuẩn hóa, có một sự chuyển đổi sang tính đồng nhất hợp lý trong quy trình làm việc.
Cấp độ phê duyệt và các hạng mục liên quan
Tiêu chuẩn hóa là một hình thức phê duyệt hợp pháp các kết quả của sự thống nhất, là sự kết hợp của nhà nước. tiêu chuẩn và một hình thức duy nhất của tài liệu bao gồm.
USD được chia thành:
- nhà nước tiêu chuẩn;
- mẫu tài liệu chuẩn hóa;
- hướng dẫn sử dụng của họ.
Các chi tiết của tài liệu thống nhất được áp dụng phù hợp với nhiệm vụ mục tiêu và mức độ phê duyệt được đặt ra. Có một bộ phận tài liệu tiêu chuẩn hóa ở Liên bang Nga thành các loại:
- Bộ phận (phân chia theo ngành). Chúng được sử dụng để ghi lại các quy trình quản lý chung cho tất cả các doanh nghiệp, bất kể hoạt động và các quy phạm pháp luật. Phê duyệt diễn ra ở cấp liên bang.
- Các hình thức tài liệu của các công ty, tổ chức và doanh nghiệp. Xác định tại địa phương.
- Toàn Nga. Những người tạo ra các hình thức như vậy là Cơ quan Lưu trữ Liên bang, Bộ Tài chính Nga, Dịch vụ Nhà nước Liên bang. thống kê, Ngân hàng Trung ương Liên bang Nga.Các hình thức tài liệu này là bắt buộc để sử dụng trong tất cả các tổ chức, bất kể hình thức sở hữu và cấp dưới (ví dụ: hồ sơ kế toán cho kế toán và thù lao, đã được phê duyệt theo quyết định của Ủy ban Nhà nước RF ngày 5 tháng 2 năm 2004).
- Các hình thức tài liệu của các thực thể cấu thành của Liên đoàn. Sự chấp thuận của họ xảy ra ở cấp khu vực, khu vực hoặc địa phương. Các hình thức như vậy là phổ biến trong các chủ đề có liên quan của Liên bang Nga.
Các chi tiết cụ thể của hỗ trợ thông tin
Ngoài các hệ thống quản lý tài liệu liên ngành, các mẫu tài liệu của hệ thống tiêu chuẩn hóa quốc gia được sử dụng, phản ánh các đặc điểm của các hoạt động của các ngành cụ thể. Các tính năng như vậy được chia thành:
- Yêu cầu dữ liệu bổ sung để giải quyết các chức năng quản lý của một kế hoạch điển hình (ví dụ, sa thải / tiếp nhận giáo dục hoặc nhân viên y tế).
- Các hoạt động khác cho hoạt động của một ngành công nghiệp tương tự và các quy tắc quản lý của nó đã được tổ chức. Tài liệu cụ thể có thể bao gồm:
- công thức nấu ăn;
- lịch sử y tế;
- nghỉ ốm;
- tờ nhân chứng;
- hướng dẫn viên;
- kiểm kê các trường hợp (lưu trữ);
- thẻ;
- công việc tốt (thăm dò sản xuất);
- tuyên bố về hiệu suất;
- lịch trình (tài liệu đào tạo).
Định nghĩa tài liệu
Vấn đề này được giải quyết bởi các bộ và tổ chức được ủy quyền đặc biệt, ví dụ, nhà nước Nga. thư viện đảm nhiệm việc xác định thành phần của tài liệu có sẵn trong tất cả các thư viện của đất nước. Các hình thức tài liệu theo ngành có tính chất quy phạm nếu chúng nằm trong khuôn khổ của hệ thống phòng ban (chẳng hạn như công chứng hoặc tư pháp), các mẫu tương tự cũng được sử dụng trong các tổ chức cụ thể tham gia vào các hoạt động tương tự (ví dụ: y tế hoặc bảo hiểm).
Việc sử dụng các tài liệu tiêu chuẩn hóa trong các doanh nghiệp giúp giảm chi phí biên soạn, xử lý, sản xuất, xử lý tài liệu và chuyển giao chúng. Do đó, dòng tài liệu trong tổ chức được tăng tốc. Sắp xếp lại nội dung của các tài liệu cải thiện chất lượng của các nhiệm vụ quản lý. Thành phần của tài liệu được cố định trong Biểu mẫu (một tài liệu quy định duy nhất bao gồm danh sách các tài liệu cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của hoạt động quản lý doanh nghiệp có trạng thái pháp lý) và chuyển đổi biểu mẫu tài liệu được cố định trong Album Tài liệu. Bảng chấm công tổ chức quy trình tài liệu, tạo ra một sơ đồ trực quan để hạch toán cho tất cả các loại hoạt động. Thẻ báo cáo được hình thành để thiết lập các quy tắc nhất định để sửa địa điểm và thời gian, cũng như những người ra quyết định.
Đặc điểm nổi bật
Các loại tài liệu tiêu chuẩn hóa liên quan đến album của các mẫu tài liệu (một bộ các mẫu cho các mẫu thống nhất cần thiết cho quản lý tài liệu trong một tổ chức) được trình bày:
- một mẫu tham chiếu (trên giấy) được lưu trữ trong bộ phận văn phòng hoặc văn phòng;
- đối tác điện tử có sẵn tại mọi nơi làm việc.
Đặc điểm nổi bật của sự hình thành các tài liệu này là:
- thống nhất về việc tạo ra các quy định về nội dung của các tài liệu, loại trừ thông tin trùng lặp;
- thuật ngữ và quy ước chung, cho phép bạn so sánh các chỉ số từ các cấp quản lý khác nhau và các hệ thống đang được xem xét;
- sự hình thành các mô hình thống nhất để xây dựng các hình thức tài liệu cụ thể.
Nguyên tắc và nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn hóa tài liệu
Ủy ban CMEA đã mô tả một tiêu chuẩn hóa tổng hợp, trong đó có một sự thiết lập và áp dụng có chủ đích một hệ thống các yêu cầu liên quan cho cả một đối tượng và các yếu tố của nó để đưa ra một giải pháp tối ưu cho một vấn đề cụ thể. Phê duyệt các tài liệu dựa trên các yêu cầu của nhà nước.các tiêu chuẩn và quy tắc của CMEA, ISO và các tổ chức quốc tế khác hoạt động trong lĩnh vực thống nhất và tiêu chuẩn hóa các tài liệu.
Một sự thay đổi mạnh mẽ trong nội dung thông thường của các tài liệu có thể ảnh hưởng xấu đến việc tái cấu trúc tâm lý của nhân viên của tổ chức. Do đó, quá trình chuyển đổi nên tiến hành thuận lợi, chỉ ảnh hưởng đến những thay đổi cần thiết nhất trong khi duy trì các quy tắc và nền tảng của các tài liệu tiêu chuẩn hóa quốc gia, cũng như không gây thiệt hại kinh tế. Đầu tiên, những thay đổi tối thiểu được đưa ra, và sau đó là những thay đổi triệt để. Chuyển đổi theo giai đoạn của các tiêu chuẩn cho phép tất cả những người tham gia trong quá trình chuẩn hóa hoàn toàn quy trình làm việc của họ.
Xử lý thông tin
Việc tìm kiếm phổ biến trong các tài liệu và tạo một mẫu được chấp nhận chung giúp đơn giản hóa các phương pháp xử lý dữ liệu thủ công, công việc trở nên hiệu quả hơn, chi phí kế hoạch tài chính giảm và thời gian trước đây được sử dụng để đào tạo nhân viên quản lý giảm, dẫn đến động lực tích cực không thể phủ nhận. Điều quan trọng là phải chú ý tuân thủ các yêu cầu chung đối với tài liệu quản lý trong điều kiện hoạt động của hệ thống điều khiển tự động, khi hiệu quả của việc thống nhất và tiêu chuẩn hóa tất cả các tài liệu tăng mạnh.
Lưu trữ, nghiên cứu các nền tảng lý thuyết và thực tiễn của khoa học lưu trữ, ảnh hưởng đến việc cải thiện các hình thức tài liệu. Tự động hóa các quy trình tiêu chuẩn hóa bắt đầu bằng việc phân loại sơ đồ tài liệu trong nền kinh tế quốc gia, và sau đó tiếp tục trong lĩnh vực quản lý, nơi nó đạt đến hình thức hiệu quả hiện tại. Bây giờ quá trình này ảnh hưởng đến các tổ chức quốc tế và quốc gia, 10 tổ chức nước ngoài đang làm việc để đơn giản hóa quy trình làm việc của quan hệ ngoại thương, bao gồm Ủy ban Ngoại thương, Ủy ban Phát triển Thương mại ECE, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, v.v.