Quá trình lưu trữ hợp đồng có liên quan đến một số vấn đề. Vì vậy, để xác định loại tài liệu, loại, thời hạn và điều kiện lưu trữ của nó, phương pháp hủy là khá khó khăn. Tất cả các yếu tố trên được quy định bởi pháp luật, nhưng cùng một hợp đồng trong các tình huống khác nhau có thể có thời hạn hiệu lực khác nhau, do đó, thường có vấn đề với việc xác định thời gian lưu trữ. Để lưu trữ hồ sơ hiệu quả và đúng cách, cần phải hiểu rõ thủ tục và yêu cầu của pháp luật trong lĩnh vực này để tránh bị phạt hoặc phạt. Dưới đây chúng tôi xem xét thời hạn sử dụng của các hợp đồng bán hàng trong tổ chức.
Mục đích lưu trữ
Sự sẵn có của các hợp đồng trong truy cập liên tục được yêu cầu không chỉ trong khoảng thời gian khi hiệu lực của chúng tiếp tục. Sau đó, họ cần phải trích xuất bất kỳ thông tin nào từ họ. Hầu hết các tình huống gây tranh cãi trong đó một hoặc bên kia không thực hiện nghĩa vụ của mình được giải quyết tại tòa án hoặc trong thủ tục trước khi xét xử bằng cách trình bày hợp đồng.
Ngoài ra, có thể tiến hành kiểm tra tại doanh nghiệp bởi các cơ quan quản lý nhà nước. Họ có thể yêu cầu các tài liệu trong một thời gian nhất định, trong trường hợp này, với việc lưu trữ không đúng cách trong tổ chức, vi phạm các điều khoản hủy hoại của họ, các hình phạt dưới hình thức phạt tiền khá ấn tượng có thể được áp dụng. Trước hết, sự lãnh đạo không kiểm soát quá trình này là đáng trách.
Vì vậy, chúng tôi kết luận rằng việc lưu trữ hợp đồng và các tài liệu tổ chức và hành chính khác cần được thực hiện một cách thích hợp trong một thời gian thống nhất chặt chẽ.
Điều khoản và loại lưu trữ
Thời gian lưu trữ của hợp đồng lao động trong tổ chức là khác nhau. Theo phân loại tài liệu toàn tiếng Nga, chúng được phân loại là tài liệu tổ chức và hành chính. Và các điều khoản về tính hợp lệ của chúng được phân loại theo cùng một cách với thời hạn sử dụng của tất cả các tài liệu. Phân bổ các giai đoạn lưu trữ hợp đồng sau đây trong tổ chức:
- thường trực;
- dài hạn (trên 10 năm);
- ngắn hạn (bao gồm tối đa 10 năm).
Một hệ thống như vậy, dường như tuân theo logic của các tài liệu, không thuận tiện để sử dụng. Điều này thường tạo ra sự nhầm lẫn và dẫn đến các lỗi nghiêm trọng trong công việc văn phòng.
Hệ thống lưu trữ tiêu chuẩn
Một loại phổ biến hơn của hệ thống lưu trữ. Theo quy định, trong hầu hết các doanh nghiệp, hợp đồng được chia thành nhiều loại: cốt lõi (liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp), kinh tế và lao động.
Ví dụ, thời gian duy trì cho các hợp đồng dịch vụ trong một tổ chức là gì? Hai loại tài liệu đầu tiên là bất khả xâm phạm không quá năm năm. Hợp đồng lao động cũng có thời hạn sử dụng không quá năm năm. Tuy nhiên, có những trường hợp ngoại lệ. Ví dụ: nếu không có tài khoản cá nhân, thì tài liệu này sẽ phải được lưu giữ trong 75 năm. Thời hạn lưu trữ các thỏa thuận cho thuê trong tổ chức phụ thuộc vào khoảng thời gian mà nó được soạn thảo.
Danh sách người mẫu và phòng ban
Danh sách tiêu chuẩn liệt kê các tài liệu được phân phối trong hầu hết các tổ chức, trong khi các bộ phận chứa thông tin được phát triển cho cơ quan cụ thể này.
Có nhiều loại tài liệu khác nhau. Các danh sách là các tài liệu quy định được sử dụng để xác định thời hạn sử dụng và lựa chọn các tài liệu cho việc lưu trữ hoặc tiêu hủy tiếp theo của chúng.
Khi tổng hợp danh pháp của các trường hợp và xác định các điều khoản lưu trữ hợp đồng, các danh sách điển hình thường được sử dụng, được phê duyệt bởi các cơ quan nhà nước, cũng như bởi các bộ và ngành liên quan. Thời hạn sử dụng của các hợp đồng cung cấp tại tổ chức là 5 năm sau khi hết hạn.
Lưu trữ
Thủ tục chuyển tài liệu đã hết hạn vào kho lưu trữ có thể có một chút khác biệt trong các tổ chức khác nhau. Trong một số trường hợp, có một cách thông thường trong đó các tài liệu được ghim lại với nhau và đặt vào một tủ kim loại, tự hào gọi là kho lưu trữ. Các tổ chức khác có một kho lưu trữ, một nhà lưu trữ và một danh pháp đã được phê duyệt, và toàn bộ quá trình diễn ra theo tài liệu quy định. Đó là, có một số quy tắc nhất định để nộp tài liệu, đăng ký của họ, v.v.
Cả hai tùy chọn đều có quyền tồn tại, bạn cần tính đến các chi tiết cụ thể của tổ chức, khối lượng công việc và số lượng nhân viên. Trong trường hợp một tổ chức lớn lớn với một đội ngũ nhân viên lớn, mà không sử dụng một hệ thống lưu trữ tài liệu đầy đủ, nó sẽ đơn giản chìm trong họ. Quy tắc chung mà tất cả các tổ chức cố gắng tuân thủ, bất kể hình thức sở hữu và số lượng nhân viên, là thời gian để chuyển tài liệu vào kho lưu trữ.
Nhân viên được yêu cầu nộp tài liệu vào kho lưu trữ không sớm hơn một khoảng thời gian nhất định, điều này không phụ thuộc vào thời điểm họ thực sự hết hạn. Và thông thường, việc lưu trữ như vậy xảy ra vào đầu năm. Đó là, ngay cả khi hợp đồng hết hạn vào tháng Hai, bạn vẫn cần đợi đến năm sau để chuyển nó sang lưu trữ. Thời hạn sử dụng của hợp đồng kinh doanh trong tổ chức là gì? Thời gian tối thiểu cho phép là 5 năm.
Bắt đầu thời gian lưu trữ hợp đồng
Đây là một câu hỏi rất khó, vì liên quan đến ngày này mà hầu hết các lỗi xảy ra. Việc lưu trữ hợp đồng tại hầu hết các doanh nghiệp là như nhau và bắt đầu từ đầu năm dương lịch, trong đó tài liệu này không còn hiệu lực. Ví dụ: có một hợp đồng có thời hạn hiệu lực hết hạn vào ngày 15 tháng 7 năm 2010. Nó được yêu cầu lưu trữ trong năm năm, nhưng nó không thể bị hủy vào ngày 15 tháng 7 năm 2015, nhưng chỉ trong đầu năm 2016. Đó là, hạn chót bắt đầu từ ngày 01.01.2011 chứ không phải từ tháng Bảy năm trước. Theo quy định, để giảm thiểu số lượng lỗi, một năm được thêm vào thời hạn trước đó. Và chỉ sau khi hợp đồng hết hạn trong tổ chức, tài liệu mới có thể bị hủy.
Cụ thể của lưu trữ hợp đồng
Như chúng tôi đã nói, có những tài liệu hướng dẫn đặc biệt thiết lập các quy tắc và điều khoản cho việc chuyển sang lưu trữ và lưu trữ. Một lần nữa, chúng tôi nhớ lại rằng tài liệu nên được lưu trữ trong phòng khô, thông gió với chế độ nhiệt độ nhất định. Các thư mục có tài liệu nên được đặt trên giá đỡ đóng hoặc mở. Nếu cần, kho lưu trữ phải có két đặc biệt để lưu trữ tài liệu được đánh dấu là "bí mật thương mại". Mặc dù không ai kiểm tra quá trình lưu trữ tài liệu, nhưng sự vắng mặt của một số tệp nhất định có thể dễ dàng được phát hiện trong quá trình xác minh, vì vậy việc thiết lập một hệ thống tiết kiệm đúng cách là vì lợi ích của doanh nghiệp. Vì vậy, thời hạn lưu trữ hợp đồng trong tổ chức đã hết hạn, và tài liệu cần phải bị hủy. Làm thế nào cho đúng?
Phá hủy
Nó không thể phá hủy các tài liệu như vậy. Trước tiên, bạn cần chắc chắn rằng thời hạn hiệu lực của họ đã qua. Chỉ sau này, sự hủy diệt là có thể, nhưng có những cạm bẫy ở đây phải được tính đến để không rơi vào hình phạt của thanh tra. Các thủ tục có vẻ như sau. Nhân viên thực hiện lựa chọn tất cả các tài liệu đã hết thời hạn, sau đó kiểm kê được thực hiện, báo cáo được gửi đến người đứng đầu, một hành động phá hủy được đưa ra, tài liệu được ký bởi giám đốc và người chịu trách nhiệm. Sau đó, các thư mục được phân bổ để tiêu hủy.Giữ các hợp đồng và các tài liệu khác trong kho lưu trữ trên cơ sở liên tục là vô nghĩa, do đó, để không bị sa lầy trong các tài liệu, cần phải thường xuyên thực hiện thủ tục này.
Trách nhiệm và người thực hiện
Tất nhiên, trách nhiệm chính liên quan đến mọi thứ liên quan đến sự an toàn của tất cả các loại hợp đồng và các tài liệu khác của tổ chức nằm ở người đứng đầu. Chính anh ta là người bị trừng phạt với đồng rúp khi vi phạm được phát hiện trong quá trình kiểm tra. Tiếp theo trong danh sách là kế toán trưởng, luật sư và nhân viên chịu trách nhiệm về sự an toàn của tài liệu. Nhưng những người này, với những hành vi sai trái tốt nhất, bị chính nhà lãnh đạo trừng phạt, anh ta là người đầu tiên nhận được nó. Trong thực tế, trong các công ty nhỏ, hệ thống kiểm soát và lưu trữ hợp đồng được giao cho bộ phận kế toán, và kế toán, lần lượt, chỉ định một người cụ thể phụ trách. Đôi khi cố vấn pháp lý của tổ chức được chỉ định là người chịu trách nhiệm cho sự an toàn của tài liệu. Nhưng điều này không thuận tiện lắm, bởi vì một luật sư chỉ có thể chịu trách nhiệm về các hợp đồng, và anh ta thường rất quen thuộc với các giấy tờ khác. Quá trình này là dễ dàng nhất để thiết lập nếu có một người cụ thể có trách nhiệm và quyền hạn. Điều này đảm bảo độ chính xác và độ chính xác tối đa trong việc xử lý tài liệu.
Ví dụ về hệ thống kế toán và lưu trữ
Để hiểu rõ hơn về các tính năng và thời hạn sử dụng của các hợp đồng trong tổ chức, bạn có thể phân tích các điểm chính trong một ví dụ nhỏ. Có một nhân viên (thường là một nhân viên từ kế toán), người chịu trách nhiệm giữ hợp đồng với các nhà thầu. Anh ta lưu trữ chúng trong một thư mục riêng biệt nơi chúng được đặt trong thời gian hiệu lực. Khi đóng hợp đồng, nó được chuyển sang thư mục khác. Trong trường hợp này, theo quy tắc, một kho lưu trữ hoặc đăng ký được biên soạn, trong đó có một danh sách các tài liệu và cho phép bạn theo dõi chuyển động của chúng. Ngoài ra, thời gian lưu trữ được ghi chú ở đó, sau đó chúng có thể bị phá hủy. Vào cuối thời kỳ quy định, các tài liệu bị hủy theo quy trình đã được mô tả.
Sự an toàn của tài liệu tổ chức và hành chính của công ty nói chung và các hợp đồng nói riêng đòi hỏi một thái độ chu đáo, chu đáo và chính xác để tránh các vấn đề. Chung cho tất cả các doanh nghiệp và tổ chức là nguyên tắc tổ chức lưu trữ theo quy định của pháp luật. Điều này giúp loại bỏ việc sử dụng hình phạt trong trường hợp kiểm tra. Các tài liệu nội bộ (hành vi, hàng tồn kho, sổ đăng ký, các loại hợp đồng) dưới hình thức có thể khác nhau trong các tổ chức khác nhau, nhưng điều này không quan trọng cơ bản.