Chìa khóa thành công của bất kỳ công ty lớn nào là trong công việc phối hợp: nó phải hoạt động như một sinh vật duy nhất. Và, tất nhiên, cần phải có cơ quan đó, hệ thống đảm bảo công việc thoải mái của tất cả nhân viên, cung cấp cho họ tất cả những thứ cần thiết. Đây là một bộ phận đặc biệt - AHO. Không phải ai cũng biết chính xác những gì đằng sau chữ viết tắt. Và chuyên gia AXO là ai? Hãy tìm hiểu thêm, trình bày theo cách mô tả công việc của nhân viên.
Aho là gì
Để hiểu đây là ai, chuyên gia của AXO, trước tiên chúng tôi sẽ giải thích cho người đọc về các đặc điểm và chức năng cơ bản của nơi làm việc của quan chức này. AXO viết tắt là bộ phận hành chính. Nó được tạo ra ở hầu hết các công ty có số lượng nhân viên vượt quá 100 người. Bộ phận này tham gia vào việc mua sắm hàng tiêu dùng cho các hoạt động của công ty, tính toán nhu cầu của họ, chịu trách nhiệm về trật tự và sự thoải mái của nơi làm việc, và đảm bảo sự sạch sẽ của các cơ sở sản xuất và công cộng của công ty.
Nếu tập đoàn có quy mô lớn, thì AXO bên trong chính nó cũng được chia thành một số đơn vị:
- lập kế hoạch và giải quyết;
- vật chất và tài nguyên;
- xã hội và trong nước.
Nhiệm vụ chính của bộ phận
Chuyên gia AXO là ai? Một quan chức thực hiện tất cả (hoặc một phần - tùy thuộc vào quy mô của tổ chức) các chức năng của bộ phận hành chính. Và các nhiệm vụ của AXO như sau:
- Mua, lưu trữ, giao hàng cho nhân viên của các mặt hàng khác nhau, tài sản vật chất cần thiết cho công việc của họ.
- Sửa chữa các sự cố tài sản hữu hình của công ty, phục hồi cơ sở.
- Tuân thủ các quy định và quy tắc an toàn phòng cháy chữa cháy, kiểm soát nhân viên tuân theo chúng.
- Trách nhiệm đối với tài sản được điều hành bởi các nhân viên của công ty.
- Tìm kiếm các công ty cung cấp dịch vụ làm sạch và tiện ích.
- Việc ký kết các hiệp ước và thỏa thuận có liên quan - cho Internet, liên lạc qua điện thoại, thu gom rác, v.v.
- Cung cấp kịp thời và đầy đủ các tổ chức cho nhân viên của cộng đồng với các tài sản vật chất cần thiết cho công việc của họ.
- Theo dõi tình trạng phòng làm việc, loại bỏ kịp thời các vấn đề mới nổi.
- Tổ chức các điều kiện thoải mái để nhân viên thư giãn trong ngày làm việc.
- Kiểm soát đảm bảo bảo vệ cơ sở làm việc.
Nhân viên phòng
Bộ phận hành chính và kinh tế không chỉ là chuyên gia hàng đầu của AXO. Đơn vị này sử dụng cả một đội ngũ nhân viên - người dọn phòng, kỹ sư thiết bị kỹ thuật, nhân viên bảo vệ, nhà kinh tế, tài xế, nhân viên giao nhận, tủ quần áo, giao thông, v.v.
Quy mô nhân viên của bộ phận phụ thuộc vào quy mô của công ty. Trung bình, có 15 chuyên gia AXO trên 100 nhân viên (theo hướng dẫn). Những nhân viên này được chia thành ba cấp độ chuyên nghiệp:
- Kỹ thuật viên, thợ ống nước, thợ mộc, lái xe, thợ điện, tủ quần áo, kỹ sư điện, kỹ sư, thư ký.
- Kỹ sư trưởng, quản trị viên, chuyên gia hàng đầu, trưởng AHO.
- Phó giám đốc của AXO, các nhà quản lý kỹ thuật, đứng đầu AHC.
Mô tả công việc chuyên gia của AXO là một tài liệu chỉ ra nhiệm vụ của một chuyên gia hàng đầu, quản trị viên hoặc nhân viên khác đang giữ một vị trí quản lý. Chúng tôi tiến hành trực tiếp với cô ấy.
Yêu cầu chuyên gia
Hướng dẫn mô tả công việc (chuyên gia chính của AXO) ngụ ý một số yêu cầu đối với nhân viên. Nhân viên phải biết:
- Đơn đặt hàng, đơn đặt hàng, nghị quyết, các tài liệu quy định và quy phạm khác liên quan trực tiếp đến các hoạt động của mình (chuyên gia).
- Cơ cấu tổ chức sử dụng lao động, quyền và nghĩa vụ của nhân viên.
- Các quy tắc và khuyến nghị để phục vụ du khách, người tiêu dùng.
- Các loại công việc và dịch vụ được cung cấp.
- Nguyên tắc cơ bản về kinh tế, quản lý nhân sự, tổ chức lao động.
- Nguyên tắc cơ bản của tiếp thị, quảng bá.
- Bố trí, thiết kế thẩm mỹ của mặt bằng.
- Nguyên tắc cơ bản của tâm lý xã hội.
- Luật lao động.
- Các quy tắc và quy định bảo hộ lao động.
Yêu cầu tối thiểu cho đào tạo chuyên gia:
- Giáo dục trung cấp nghề.
- Giáo dục tiểu học chuyên nghiệp với ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong chuyên ngành.
Để chiếm vị trí quản lý, cần ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc trong bộ phận hành chính.
Phẩm chất cá nhân của nhân viên
Chuyên gia AXO là ai? Một nhân viên có phẩm chất cá nhân sau:
- Chống căng thẳng.
- Sáng kiến.
- Kỹ năng lãnh đạo và tổ chức.
- Trung thực
- Chính trực.
- Khả năng nhanh chóng tìm cách thoát khỏi những tình huống khó khăn.
Chức năng công việc chính của nhân viên
Theo tiêu chuẩn chuyên nghiệp, chuyên gia AXO thực hiện các nhiệm vụ chính sau tại nơi làm việc của mình:
- Cung cấp các hoạt động kinh doanh của công ty sử dụng lao động.
- Kiểm soát việc sử dụng hợp lý hàng tiêu dùng và các giá trị vật chất khác.
- Là một phần của năng lực, nó duy trì hồ sơ, đồng thời cung cấp các báo cáo về các hoạt động của bộ phận cho người giám sát trực tiếp.
Nhiệm vụ chuyên gia
Trách nhiệm của một chuyên gia AXO rất rộng bất thường:
- Nó kiểm soát sự an toàn của tài sản vật chất.
- Nó có các biện pháp hiệu quả để ngăn ngừa và giải quyết xung đột trong bộ phận.
- Xem xét các yêu cầu của nhân viên và khách hàng của tổ chức đối với dịch vụ chất lượng kém của cấp dưới. Thực hiện các biện pháp tổ chức và kỹ thuật cần thiết để loại bỏ sự tái phát của các trường hợp đó.
- Nó kiểm soát thiết kế phù hợp của phòng làm việc, và cũng giám sát quảng cáo trong nhà và ngoài trời - đảm bảo cập nhật, chăm sóc một điều kiện thẩm mỹ hấp dẫn.
- Đảm bảo sự sạch sẽ và trật tự cả trong chính tổ chức và trong các lãnh thổ liền kề với cơ sở của công ty.
- Màn hình tuân thủ của nhân viên sửa chữa với các tiêu chuẩn bảo vệ lao động, vệ sinh và an toàn cháy nổ.
- Anh ta thông báo cho ban quản lý về những thiếu sót trong các hoạt động của bộ phận, gợi ý những cách để loại bỏ chúng.
- Nó giám sát sự sạch sẽ và trật tự trong văn phòng, tổ chức sửa chữa kịp thời đồ nội thất, thiết bị và mặt bằng.
- Tổ chức mua đồ nội thất văn phòng, văn phòng phẩm và thiết bị kỹ thuật.
- Tổ chức và kiểm soát các hoạt động của dịch vụ vệ sinh.
- Tổ chức chúc mừng cho cả nhân viên của tổ chức và khách hàng của mình nhân dịp nghỉ lễ, sinh nhật, ngày đáng nhớ.
- Nếu chủ lao động thuê mặt bằng, thì chuyên gia AXO sẽ giải quyết tất cả các vấn đề kinh doanh cho thuê.
- Tổ chức phục hồi kịp thời, xây dựng lại phòng làm việc.
- Chịu trách nhiệm lưu trữ vật tư văn phòng, thiết bị, vật tư gia đình, hàng tồn kho. Cung cấp, nếu cần thiết, cho tất cả các nhân viên trên của tổ chức.
- Tổ chức bữa ăn cho nhân viên.
- Lập các tài liệu kế toán và báo cáo cần thiết.
Tương tác với các đơn vị khác
Nhiệm vụ của một chuyên gia AChO bao gồm sự tương tác với các bộ phận và quan chức khác trong tổ chức.
Trưởng AHO. Đối với các vấn đề cần sự phối hợp với một người quản lý cấp cao.
Tất cả các đơn vị cấu trúc khác của tổ chức. Dưới đây là danh sách các câu hỏi nhận được:
- Ứng dụng cung cấp thiết bị gia dụng, nội thất, thiết bị, thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm, v.v.
- Báo cáo về việc sử dụng các tài nguyên vật liệu được cung cấp.
- Ứng dụng cho các dịch vụ gia đình tại các hội nghị, hội thảo, các cuộc họp, vv
- Ứng dụng cho công việc sửa chữa của các kích cỡ khác nhau.
- Ứng dụng cho công nhân phục vụ.
Ngược lại, AXO cung cấp cho tất cả các đơn vị cấu trúc của tổ chức các tài nguyên vật liệu được yêu cầu - văn phòng phẩm, đồ nội thất, thiết bị, v.v.
Phòng báo cáo kế toán. Câu hỏi nhận được từ AXO:
- Kế toán tài sản, giao dịch kinh doanh, nhận tiền mặt, v.v.
- Dữ liệu về sự chuyển động của tài chính.
Sau đây được cung cấp bởi bộ phận báo cáo và kế toán:
- Tài liệu có giới hạn về việc giải phóng tài nguyên vật liệu và chi tiêu của họ bởi các đơn vị cấu trúc.
- Đề xuất bán tài sản vật chất không sử dụng.
- Dự toán chi phí cho việc bảo trì mặt bằng làm việc, các tòa nhà tổ chức, bao gồm và các thiết bị liên quan.
- Dự toán chi phí cho việc mua đồ nội thất, văn phòng phẩm, thiết bị kỹ thuật và như vậy.
Bộ phận pháp lý. Các vấn đề nhận của bộ phận hành chính:
- Tư vấn pháp lý về các vấn đề quan tâm.
- Tài liệu cho chuyên môn pháp lý.
- Phản hồi các yêu cầu pháp lý.
Trợ lý thư ký. Chuyển tài liệu để gửi và / hoặc sao chép. Bộ nhận được thư từ thư ký trong địa chỉ của nó.
Quyền chuyên gia
Chuyên gia AXO có quyền:
- Để hỏi các bộ phận cấu trúc của công ty để biết thông tin về tình trạng của cơ sở và thiết bị, việc sử dụng hàng tiêu dùng.
- Trình lên người đứng đầu các đề xuất đề xuất để cải thiện công việc của họ.
- Yêu cầu nhà tuyển dụng đảm bảo điều kiện làm việc bình thường.
- Đưa ra quyết định có trách nhiệm trong khả năng của họ.
Trách nhiệm của một chuyên gia
Nhân viên chịu trách nhiệm hoàn toàn về:
- Cung cấp kịp thời của tổ chức với các vật liệu, thiết bị, đồ nội thất cần thiết, vv
- Bảo quản tài liệu.
- Tính kịp thời và chính xác của các báo cáo bằng văn bản cá nhân cho quản lý.
- Tiết lộ thông tin đó là bí mật thương mại của người sử dụng lao động.
- Bảo quản tài sản vật chất do công ty cung cấp cho các hoạt động công việc.
- Không tuân thủ các yêu cầu của bản mô tả công việc.
Chuyên gia AXO là một vị trí có trách nhiệm. Thật vậy, bộ phận hành chính và kinh tế duy trì bầu không khí làm việc thoải mái của tổ chức, công việc đầy đủ của nhân viên. Đôi khi khả năng làm việc không ngừng nghỉ của công ty phụ thuộc vào AXO.