Mỗi công ty trong quá trình hoạt động buộc phải chuẩn bị một số lượng lớn tài liệu. Chúng liên quan đến chế độ thuế được lựa chọn, nhân viên hoặc hợp tác với các nhà thầu lớn. Vì vậy, mỗi nhân viên của doanh nghiệp có thể tìm thấy các tài liệu cần thiết, nó đòi hỏi lưu trữ có thẩm quyền và có cấu trúc. Nhiều tài liệu phải ở trong công ty trong hơn 75 năm, vì chúng chứa thông tin về các nhân viên của doanh nghiệp. Do đó, việc lưu trữ tài liệu có thẩm quyền trong tổ chức là bắt buộc. Nếu công ty lớn, thì nên tạo kho lưu trữ đầy đủ của riêng bạn. Nhưng trong các tổ chức nhỏ, giấy tờ được lưu trữ đơn giản trong một tủ riêng.
Quy tắc lưu trữ
Lưu trữ tài liệu là một quy trình bắt buộc đối với mỗi công ty, được quy định trong các quy định của Luật Liên bang số 125. Trong các công ty nhỏ, tất cả các hành động cần thiết được thực hiện bởi thư ký, nhưng trong các tổ chức lớn, một nhân viên riêng biệt tham gia lưu trữ.
Nhân viên được bổ nhiệm phải biết các yêu cầu của pháp luật liên quan đến việc lưu trữ tài liệu nhân sự trong tổ chức, và cũng phải hiểu thời gian lưu giữ của các tài liệu khác nhau. Đối với điều này, các giấy tờ riêng biệt được bắt đầu cho các giấy tờ khác nhau. Tài liệu liên quan đến nhân sự của công ty nên được lưu trữ ít nhất 50 năm nếu giấy tờ được tạo ra sau năm 2003 và nếu tổ chức có tài liệu được hình thành trước năm 2003, thì chúng phải được lưu giữ trong 75 năm.
Các sắc thái của việc tạo một kho lưu trữ
Trong các công ty lớn, một số lượng lớn tài liệu được tạo ra trong quá trình kinh doanh, vì vậy chúng được lưu trữ trong một phòng riêng gọi là kho lưu trữ. Nó được đại diện bởi một đơn vị cấu trúc riêng biệt, và trong quá trình tạo ra một Quy định đặc biệt được ban hành bởi ban quản lý, đó là hành động điều tiết cục bộ của công ty.
Chính trong Quy định này, các quy tắc cơ bản để lưu trữ tài liệu trong tổ chức được đưa ra, cũng như trách nhiệm của các quan chức tham gia vào quá trình này đối với các vi phạm khác nhau được phát hiện.
Quy tắc quy trình
Trong quá trình lưu trữ tài liệu trong tổ chức, các nhân viên có trách nhiệm được chỉ định phải lưu ý các quy tắc sau:
- tài liệu được chuyển đến kho lưu trữ chỉ bằng hàng tồn kho;
- nếu giấy tờ được nộp vào công việc của bất kỳ nhân viên nào, điều quan trọng là phải tính đến các yêu cầu của hướng dẫn đặc biệt để trong tương lai dễ dàng tìm thấy tài liệu phù hợp;
- mỗi bộ phận của công ty phải chuyển tài liệu để lưu trữ cho người chịu trách nhiệm trong thời hạn do pháp luật quy định;
- nếu vì nhiều lý do, lịch trình bị vi phạm, trên cơ sở tài liệu khác nhau được chuyển đến kho lưu trữ, quan chức phải thông báo cho người đứng đầu công ty về thực tế này.
Kiến thức biên dịch kho lưu trữ phụ thuộc vào tính chính xác của quy trình này.
Mục tiêu quá trình
Lưu trữ tài liệu trong tổ chức là cần thiết để tối ưu hóa tất cả các tài liệu, cũng như cho việc lưu trữ có thẩm quyền của nó. Nếu có một kho lưu trữ có cấu trúc tốt, bất kỳ nhân viên nào của công ty, nếu cần, sẽ có thể tìm thấy các tài liệu khác nhau liên quan đến nhân viên, các đơn đặt hàng hoặc đối tác khác nhau.
Ngày càng có nhiều công ty chuyển sang quản lý tài liệu điện tử, vì vậy tất cả các tài liệu được lưu trữ trong máy tính, trong đó phiên bản điện tử của kho lưu trữ đang được hình thành.Nhưng điều này tính đến việc các tài liệu chỉ có hiệu lực pháp lý nếu có định dạng giấy, do đó lưu trữ tài liệu điện tử chỉ đóng vai trò là một bổ sung cho kho lưu trữ tiêu chuẩn.
Thủ tục lưu trữ
Quy trình lưu trữ tài liệu là giống nhau cho tất cả các công ty, nhưng mỗi tổ chức có thể thực hiện các điều chỉnh riêng. Thủ tục tiêu chuẩn được chia thành các bước sau:
- Ban đầu, các tính năng của tài liệu được chuẩn bị để truyền đến kho lưu trữ được tô sáng;
- nếu cần thiết, các hành động bổ sung được thực hiện, bao gồm dập ghim giấy tờ hoặc thực hiện các bổ sung khác nhau;
- tài liệu được điều chỉnh, trong tương lai có thể dễ dàng tìm thấy các giấy tờ cần thiết trong tổng khối lượng tài liệu;
- các tài liệu không cần thiết bị hủy hợp pháp, vì chúng không thể hiện bất kỳ giá trị nào cho hoạt động của doanh nghiệp;
- tài liệu được hệ thống hóa, sau đó chúng được khâu dựa trên loại của chúng;
- giấy tờ được chia thành các loại sau: kế toán, nhân sự hoặc quản lý;
- nếu không thể phân loại bất kỳ giấy tờ nào như các loại trên, thì chúng được kết hợp và nhập vào một trường hợp riêng;
- mỗi con dấu được dán cùng với con dấu của tổ chức, cũng như chữ ký của nhân viên được ủy quyền;
- một kho lưu trữ được hình thành cho mỗi trường hợp chứa thông tin về tài liệu nào được đặt trong một thư mục cụ thể;
- danh mục các trường hợp được sắp xếp theo loại được thực hiện;
- tất cả các trường hợp chuẩn bị chính xác được gửi để lưu trữ vào kho lưu trữ, thường được trình bày dưới dạng một phòng riêng biệt, trong đó có một số lượng lớn giá đỡ thuận tiện.
Thủ tục chỉ được thực hiện bởi một người có thẩm quyền, được ban cho sự ủy quyền cần thiết của người đứng đầu tổ chức. Nếu bất kỳ quy tắc lưu trữ tài liệu nào bị vi phạm hoặc tài liệu bị mất hoàn toàn, thì nhân viên đặc biệt này của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cho các vi phạm được xác định.
Các tính năng của việc biên soạn danh pháp
Nếu công ty thực sự có rất nhiều giấy tờ, thì khi lưu trữ tài liệu trong tổ chức, một danh mục các trường hợp được biên soạn. Với sự giúp đỡ của nó trong tương lai, có thể dễ dàng tìm thấy thứ phù hợp trong số rất nhiều thư mục.
Khi tổng hợp danh sách các trường hợp, các thông tin sau sẽ được chỉ định:
- chỉ số của trường hợp cụ thể, được biểu thị bằng số điều kiện được chỉ định, phần đầu tiên của số này là mã bộ phận nơi nhận tài liệu;
- tên vụ án;
- số lượng giấy tờ được lưu trữ trong thư mục;
- giai đoạn mà các tài liệu này nên được lưu trữ trên cơ sở các yêu cầu lập pháp;
- các ghi chú khác nhau do người phụ trách để lại, ví dụ, bạn có thể chỉ ra rằng một trường hợp cụ thể có phiên bản điện tử bổ sung.
Trong các tổ chức nhỏ, nơi không có quá nhiều tài liệu được chuyển đến kho lưu trữ hàng năm, danh pháp của các trường hợp có thể không được biên dịch.
Các quy tắc cho việc xuất bản Quy định trên Tải về Lưu trữ
Trong các công ty lớn, kho lưu trữ được trình bày trong một phòng riêng biệt, trong một thời gian dài, một số lượng lớn các tệp và tài liệu được lưu trữ. Đồng thời, tổ chức này sử dụng một chuyên gia độc quyền tham gia lưu trữ tài liệu. Để công việc của mình được quy định rõ ràng, các giám đốc điều hành của công ty thường xuất bản và hợp nhất một Quy định đặc biệt về Lưu trữ trên Lưu trữ. Các quy tắc sử dụng của nó bao gồm:
- nó được chỉ ra loại công việc nào nên được thực hiện bởi người có trách nhiệm;
- quy tắc chuyển tài liệu từ các phòng ban khác nhau để lưu trữ được đưa ra;
- liệt kê các quy tắc đăng ký hàng tồn kho và danh pháp của các trường hợp;
- thông tin về việc chuẩn bị chính xác các giấy tờ được chuyển đến kho lưu trữ được nhập vào;
- nó được chỉ ra rằng nhân viên được chỉ định nên tham gia vào việc điều hòa thành phần của các tài liệu, cũng như việc thực hiện chúng.
Nếu nhân viên lưu trữ xác định rằng có bất kỳ vi phạm nào trong tài liệu, các giấy tờ sẽ được gửi để sửa đổi cho bộ phận thích hợp của công ty. Nếu không có lỗi hoặc thiếu sót, thì các giấy tờ được chấp nhận để khâu. Nếu thông tin khó đọc, một bản sao của tài liệu được tạo ra.
Yêu cầu lưu trữ
Mỗi công ty nên tính đến các yêu cầu cơ bản để lưu trữ tài liệu chính xác trong tổ chức. Lưu trữ hồ sơ phải tuân theo các điều kiện cơ bản của pháp luật. Trong các công ty lớn, kho lưu trữ được đại diện bởi một phòng riêng biệt, phải được bảo vệ khỏi nhân viên công ty hoặc bởi những người không được ủy quyền. Do đó, trong quá trình tạo ra đơn vị này, các yêu cầu sau đây được tính đến:
- các cơ sở phải được cách ly với các phòng ban và văn phòng khác;
- nó thiết lập một báo cháy và trộm;
- kích thước của căn phòng này phụ thuộc vào số lượng tài liệu được chuyển đến kho lưu trữ mỗi năm;
- giá đỡ dài đặc biệt được lắp đặt trong phòng, và nên chọn cấu trúc kim loại;
- giữa các giá đỡ có một khoảng cách không thể nhỏ hơn 75 cm;
- chiều dài của kệ có thể khác nhau và phụ thuộc vào chiều cao của trần nhà;
- Ngoài ra, két đặc biệt được lắp đặt trong phòng, trong đó các tài liệu quan trọng nhất có giá trị được đặt.
Trong mỗi công ty, diện tích của các cơ sở được chọn có thể hoàn toàn khác nhau, vì các yếu tố khác nhau được tính đến cho điều này.
Làm thế nào được chuẩn bị đúng cách?
Lưu trữ tài liệu kế toán chỉ được phép sau khi chuẩn bị sơ bộ có thẩm quyền tài liệu này. Do đó, trước khi gửi giấy này hoặc giấy đó đến kho lưu trữ, bạn phải thực hiện các bước sau:
- ban đầu, người có trách nhiệm phải đảm bảo rằng tài liệu thực sự được chuyển giao không bắt buộc trong quá trình tiến hành các hoạt động hiện tại của công ty;
- một mô tả của các tài liệu và trường hợp trực tiếp được thực hiện;
- một cuộc kiểm tra được thực hiện để đảm bảo rằng các tài liệu và trường hợp thực sự có giá trị, do đó chúng phải được lưu trữ trong công ty trong một thời gian nhất định;
- nếu cần thiết, các tài liệu được nộp, sao chép hoặc điều chỉnh, và chỉ sau đó được chuyển đến kho lưu trữ.
Các đơn đặt hàng liên quan đến nhân viên được thuê và có thời gian lưu trữ khác nhau nên được đặt ra cho các trường hợp khác nhau, bởi vì nếu chúng bị trộn lẫn, thì có thể có sự nhầm lẫn trong quá trình phá hủy một số giấy tờ.
Các sắc thái làm việc với các truy vấn
Lưu trữ tài liệu nhân sự và các giấy tờ khác được hình thành trong quá trình làm việc của tổ chức được thực hiện bởi một nhân viên có trách nhiệm nhận được một mức lương nhất định cho các hoạt động của mình. Nếu người đứng đầu hoặc nhân viên khác của công ty cần nghiên cứu bất kỳ tài liệu nào có sẵn trong kho lưu trữ, họ phải nộp đơn với một yêu cầu đặc biệt cho người được chỉ định.
Thông tin từ kho lưu trữ được phát hành dưới dạng chứng chỉ lưu trữ, sao chép hoặc trích xuất. Chứng chỉ được trình bày bởi một tài liệu, bao gồm thông tin lưu trữ về chủ đề được yêu cầu.
Một bản sao lưu trữ được thể hiện bằng cách sao chép văn bản hoặc hình ảnh từ một tài liệu được lưu trữ trong kho lưu trữ. Ngoài ra, nó cung cấp dữ liệu tìm kiếm.
Một trích dẫn nguyên văn chỉ sao chép một phần nhất định của tài liệu. Để làm điều này, nhân viên đưa ra yêu cầu phải cho biết thông tin vấn đề cụ thể nào được yêu cầu.
Kết luận
Nhiều tài liệu được tạo ra trong quá trình làm việc của công ty phải được lưu trữ trong một thời gian dài. Để tạo điều kiện tối ưu, một kho lưu trữ được tạo ra trong công ty, được trình bày bởi một đơn vị cấu trúc riêng biệt. Ngoài ra, một người có trách nhiệm được chỉ định là người chịu trách nhiệm chấp nhận tài liệu trong kho lưu trữ. Chuyên gia tương tự đáp ứng yêu cầu từ các nhân viên và người quản lý khác.
Khi lưu trữ tài liệu, các quy tắc và yêu cầu nhất định phải được tính đến cho phép bạn cấu trúc chính xác giấy và cũng cung cấp cho họ các điều kiện lưu trữ lý tưởng.