Kế toán thường có nghi ngờ về cách phát hành hóa đơn đúng cách và khi nào cần lưu ý trong sổ kế toán. Hãy xem tài liệu này là gì và cách sử dụng nó.
Hóa đơn là một tài liệu phân tán, theo đó cả hai khoản thanh toán cho hàng hóa và khấu trừ thuế đều được tính. Trong kế toán quốc tế, tài liệu này trông như thế này:
Mã số thuế nói gì
Theo Bộ luật thuế, thời gian phát hành hóa đơn được giới hạn trong 5 ngày làm việc - thực tế là một tuần. Thời gian này được tính như sau:
- vào ngày nhận được khoản thanh toán tạm ứng (toàn bộ hoặc toàn bộ) đối với việc giao hàng tiếp theo hoặc chuyển quyền sở hữu;
- vào ngày giao hàng thực tế của hàng hóa (cung cấp dịch vụ hoặc thực hiện công việc), chuyển quyền sở hữu.
Thời hạn năm ngày được xem xét từ ngày sau ngày giao hàng đầu tiên. Nếu hóa đơn được phát hành cho công việc hoặc cung cấp dịch vụ, thời hạn lập hóa đơn được tính từ ngày cung cấp đầy đủ công việc hoặc dịch vụ. Xin lưu ý: đây không phải là về việc bắt đầu công việc, mà là về việc cung cấp đầy đủ các dịch vụ hoặc công việc đã thỏa thuận. Ngoại lệ là các trường hợp khi công việc sẽ được thực hiện trên một khoản thanh toán tạm ứng và tình huống này được thể hiện rõ ràng trong hợp đồng kinh tế. Trong trường hợp này, một hóa đơn tạm ứng được phát hành cho đối tác. Thời hạn cấp các tài liệu này là năm ngày kể từ ngày tiền được ghi có vào tài khoản.
Ngày làm việc và ngày nghỉ
Nó xảy ra rằng thời hạn phát hành rơi vào một ngày không làm việc. Trong trường hợp này, Nghệ thuật. 6.1 của Mã số thuế cho phép người bán hoãn hóa đơn trước ngày làm việc đầu tiên sau khoảng thời gian năm ngày. Nhưng định mức này nên được sử dụng rất cẩn thận, vì ngay cả việc chậm trễ một ngày sẽ dẫn đến thực tế là hóa đơn sẽ không được tính vào lần kiểm toán thuế tiếp theo. Do đó, kiểm toán viên và kế toán trưởng có kinh nghiệm khuyên bạn nên lập hóa đơn trong trường hợp này trước mà không cần chờ kết thúc thời hạn năm ngày. Thanh toán có thể được thực hiện vào cùng ngày mà giao dịch kinh doanh tương ứng được thực hiện. Nếu cần thiết, hóa đơn luôn có thể được điều chỉnh.
Hóa đơn hợp nhất
Theo Bộ luật thuế, một số doanh nghiệp thương mại được phép phát hành hóa đơn (hợp nhất) để bán hàng dựa trên kết quả của tháng báo cáo. Quyền làm việc trên một tài khoản phải được cố định trong hợp đồng. Nó được phép làm việc theo hình thức này cho các nhà thầu thực hiện:
- cung cấp hàng hóa liên tục;
- liên tục cung cấp dịch vụ vận tải hoặc hậu cần;
- cung cấp điện, tài nguyên nhiên liệu;
- cung cấp dịch vụ truyền thông;
- Hàng ngày và liên tục bán hàng.
Nếu các đối tác đã làm việc dưới 30 ngày theo lịch, hóa đơn sẽ được phát hành vào thời điểm giao hàng. Nhưng trong trường hợp này, các thanh tra viên có thể nhấn mạnh rằng nguyên tắc đều đặn và liên tục của nguồn cung bị vi phạm. Do đó, các đối tác mới với tỷ lệ hóa đơn thống nhất nên được tiếp cận thận trọng.
Đối với Mã số thuế, thời gian phát hành hóa đơn cho tháng báo cáo diễn ra trong vòng năm ngày của tháng sau ngày báo cáo. Nhưng bạn cần phải đăng ký các tài khoản đó trong tháng mà việc bán hàng đầu tiên nhận được đã được thực hiện.
Trách nhiệm không đáp ứng thời hạn
Bộ luật hình sự không quy định hình phạt cho việc vi phạm thời hạn phát hành hóa đơn. Nhưng, như một quy luật, các thanh tra được hướng dẫn bởi Nghệ thuật.120 của Mã số thuế và được gọi là thanh toán trễ, như đối với việc không thanh toán nói chung. Điều này đặc biệt đúng đối với các tài liệu phải được tạo tại giao lộ của hai kỳ báo cáo. Ví dụ: nếu một hóa đơn nên được phát hành vào tháng trước, nhưng chỉ được tạo trong tháng hiện tại, các thanh tra viên có thể coi đây là một hóa đơn thiếu và phạt công ty.
Thanh toán xuống
Cho đến nay, chúng tôi đã nói về hóa đơn được phát hành cho sự kiện đầu tiên, chẳng hạn như việc giao hàng hoặc trình bày dịch vụ thực tế. Và làm thế nào để viết và tính thời hạn cho hóa đơn trước? Bao lâu thì nên nộp cho đối tác?
Thời điểm lập hóa đơn tạm ứng liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của công ty. Tiền mà công ty nhận được liên quan đến hoạt động thương mại sẽ tự động trở thành cơ sở để đánh thuế và hóa đơn là một tài liệu xác nhận tính chính xác của việc nhận tiền.
Nếu sự kiện đầu tiên là việc nhận tiền trong tài khoản hiện tại, thì thời hạn xuất hóa đơn trước bắt đầu trong cùng thời gian và trong cùng điều kiện như hóa đơn giao hàng. Do đó, đối với các khoản tiền được chuyển trước, một khoản nợ thuế phát sinh trong vòng năm ngày sau khi nhận được tiền, cần được phản ánh trong tài liệu liên quan. Các thời hạn phát hành hóa đơn tạm ứng được ấn định trong điều 164, đoạn 4 của Bộ luật thuế hiện hành.
Tài liệu điện tử
09/02/2010 Dịch vụ thuế của Liên bang Nga công nhận quyền của người nộp thuế làm việc với các mẫu tài liệu thuế và kế toán điện tử. Lần đầu tiên, một tài liệu điện tử được công nhận là tương đương và được chấp nhận cùng với các tài liệu trên giấy. Định mức này được cố định trong đoạn 1 của Nghệ thuật. 169 Mã số thuế. Thời hạn phát hành hóa đơn điện tử tương tự như thời hạn giữ tài liệu giấy, vì trong trường hợp này cả giấy tờ và tài liệu ảo đều giống hệt nhau.
Để thực hiện quy định này, một đơn đặt hàng riêng của dịch vụ thuế đã phê duyệt các định dạng của hóa đơn điện tử, tạp chí kế toán cho các tài liệu này và các sách khác. Quy trình làm việc với các tài liệu đó tương tự như quy trình làm việc trên giấy. Một ngày được trao cho mỗi lần trao đổi hóa đơn, nhưng thực sự, nhờ có Internet, hoạt động mất vài giây. Việc trao đổi tài khoản được cố định theo thứ tự 174 n và bao gồm các nội dung sau:
- Ngày hóa đơn xuất hiện trong kế toán đối tác là ngày mà nhà điều hành nhận được một tệp như vậy. Xin lưu ý: không phải ngày hóa đơn, mà là ngày nhận của nhà điều hành.
- Việc nhận hóa đơn VAT điện tử, thời hạn phát hành các tài liệu này không được tính từ ngày trên tài liệu, mà từ việc gửi hóa đơn cho người mua bởi nhà điều hành. Do đó, thời hạn lập hóa đơn của người bán không chỉ phụ thuộc vào sự kiện đầu tiên mà còn phụ thuộc vào việc truyền tài liệu điện tử cho nhà điều hành.
Bằng chứng nhận được tài liệu có thể là một thông báo. Trước đây, nó là một điều kiện bắt buộc của một hóa đơn điện tử. Bây giờ tài liệu này là một bổ sung cho tài khoản và chỉ được thực hiện trong trường hợp có thỏa thuận bổ sung giữa các đối tác.
Đăng ký hóa đơn
Kế toán hóa đơn, là cơ sở cho các giao dịch thuế, được thực hiện trong sổ kế toán. Kể từ tháng 1 năm 2015, chỉ những người nộp thuế được yêu cầu giữ những tạp chí đó. Nhưng có những ngoại lệ cho quy tắc này. Vì vậy, theo các quy tắc và quy định hiện hành, tạp chí hóa đơn nên có sẵn:
- với người nộp thuế;
- những người được miễn nghĩa vụ làm người nộp thuế;
- những người không đăng ký làm người nộp thuế nếu họ định kỳ phát hành hoặc nhận hóa đơn khi tiến hành kinh doanh, đồng thời đại diện cho lợi ích của người khác trên cơ sở thỏa thuận song phương.
Một danh sách đầy đủ các nguyên tắc để xử lý và lưu trữ các tài liệu này có trong Quy tắc duy trì đăng ký hóa đơn được phê duyệt năm 2011.
Thủ tục điền hóa đơn
Theo Quy tắc điền, người nộp thuế có cơ hội chỉ ra thông tin bổ sung trong tài liệu này. Chúng bao gồm:
- chi tiết của tài liệu chính (hóa đơn, sao kê ngân hàng);
- tên của người phát hành hóa đơn với các chi tiết theo luật định và quyết toán hiện hành.
Đề cập đến các tài liệu chính cho phép người bán chỉ ra thông tin bổ sung không chỉ cho người bán mà còn cho người mua, ví dụ, có thể chỉ định ngày chấp nhận hàng hóa hoặc thời hạn hoàn thành công việc, thông tin khác quan tâm cho phía đối diện. Để điều chỉnh luồng thông tin cần thiết, việc bổ sung như vậy đã được cho phép.
Những thay đổi mới
Năm 2017, tài liệu đã được sửa đổi. Vì vậy, điều kiện bắt buộc là mã của loại hàng hóa TN FEA, cần thiết cho việc giám sát các khoản khấu trừ cho nhóm hàng hóa hàng hóa. Trong trường hợp của một nhóm hàng hóa, việc khấu trừ được chấp nhận theo thứ tự cũ và trong các giao dịch với hàng hóa không được phân loại, việc khấu trừ được thực hiện theo hình thức mới. Mã của loại hàng hóa TN VVED trở thành bắt buộc để chỉ ra trong tài liệu. Điều này là do thực tế là mã này là cần thiết để theo dõi các khoản khấu trừ cho hàng hóa của nhóm hàng hóa, được chấp nhận theo thứ tự cũ. Tất cả các nhóm sản phẩm khác được rút ra trong hình thức hiện tại.
Trong các tài khoản mới, cần chỉ ra địa chỉ phải tương ứng với dữ liệu từ thanh ghi. Trước đây, nó là đủ để xác định các chi tiết từ các tài liệu cấu thành, bây giờ các quy tắc mới bắt buộc phải thực hiện tương ứng cả trong hóa đơn và trong sổ đăng ký của các pháp nhân.
Thanh toán điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh được phát hành nếu có sự thay đổi về giá trị của hàng hóa, dịch vụ hoặc công việc. Kích thước của các thay đổi trong trường hợp này được chỉ định trong cột 5 của hóa đơn. Nếu số lượng đơn vị hàng hóa của công việc hoặc dịch vụ được cung cấp thay đổi, những thay đổi được thực hiện trong cột 3.
Ngân sách và điều chỉnh kỳ thanh toán
Trước khi tìm hiểu về thời điểm phát hành hóa đơn điều chỉnh, sẽ không cần thiết phải làm quen với hợp đồng mà theo đó hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp này được thực hiện với đối tác. Nếu hợp đồng cho thấy khả năng thực hiện thay đổi, thì chúng nên được thực hiện trong khoảng thời gian năm ngày sau khi phê duyệt. Xác nhận sự đồng ý như vậy có thể đóng vai trò là Đạo luật về sự khác biệt được thiết lập, được chứng nhận bởi cả hai bên.
Tất cả các hành động thuế với hóa đơn và hóa đơn điều chỉnh liên quan đến thời kỳ mà các tài liệu này được ban hành. Dựa trên hóa đơn điều chỉnh được phát hành theo hướng giảm tổng chi phí giao hàng, nhà cung cấp có quyền giảm các khoản nợ thuế của chính mình. Để nhận được khấu trừ thuế VAT, người bán tạo thành một hóa đơn âm. Do đó, số tiền VAT được giảm bằng số tiền của tài khoản đầy đủ trừ đi số tiền của tài khoản sửa lỗi. Người mua, ngược lại, có nghĩa vụ bổ sung để tăng thuế VAT của mình trên cơ sở hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử, yêu cầu tương tự được áp dụng. Thời hạn phát hành hóa đơn điều chỉnh định dạng điện tử cũng giống như đối với tài liệu giấy - trong vòng năm ngày sau khi ký Báo cáo sai lệch.
Sửa lỗi trong hóa đơn
Điều này là có thể nếu sau đây được tìm thấy trong hóa đơn:
- một lỗi trong các chi tiết của người mua hoặc người bán;
- Thuế suất không chính xác
- lỗi đánh máy đơn giản.
Nếu hóa đơn cần được sửa chữa, một tài liệu mới, được sửa đổi nên được chuẩn bị cho nó. Bất kể khi nào việc sửa lỗi được ban hành, hóa đơn đã sửa được gán cho cùng kỳ tính thuế trong đó thao tác được thực hiện và hóa đơn ban đầu được lập.Nếu hóa đơn được phát hành có lỗi, không dẫn đến việc từ chối hoàn thuế VAT, thì không thể sửa được.
Việc đánh số hóa đơn chính và hóa đơn trong một khoảng thời gian là liên tục. Sửa chữa hóa đơn điều chỉnh được chuẩn bị theo cách tương tự như hóa đơn gốc. Nhưng việc đánh số các tài khoản được sửa trong một tài khoản luôn bắt đầu bằng một tài khoản. Một mục nhập được thực hiện trong nhật ký kế toán: số hóa đơn là như vậy và như vậy, chỉnh sửa số 1 và đó là một tài khoản nên được tính đến khi tính thuế VAT.