Các vận đơn được trình bày theo tài liệu kế toán chính, phải được biên soạn bởi mỗi doanh nhân hoặc người quản lý công ty, nếu các hoạt động của công ty có liên quan đến việc sử dụng ô tô. Nếu công ty là chủ sở hữu của chiếc xe, thì đó là vận đơn xác nhận khả năng sử dụng chiếc xe trong quá trình kinh doanh. Nếu chiếc xe thuộc về nhân viên, thì các tờ cho phép bạn xác định mức bồi thường tối ưu cho việc sử dụng xe cho mục đích chính thức. Điền vào vận đơn là một quá trình quan trọng, vì những sai lầm nghiêm trọng không thể được thực hiện trong quá trình này. Quá trình được thực hiện bởi các quan chức công ty.
Khái niệm và nhu cầu vận đơn
Chúng là những tài liệu chính xác nhận việc sử dụng máy cho công ty. Chúng chứa thông tin quan trọng về phương tiện trực tiếp, lái xe và công ty. Những tài liệu này có thể được kiểm tra bởi thanh tra lao động, thanh tra thuế hoặc cảnh sát giao thông, vì vậy các quan chức của công ty phải tính đến các quy tắc để điền vào tờ giấy đi lại. Họ sẽ giúp tránh các vi phạm và lỗi khác nhau.
Nếu các thanh tra viên tìm thấy bất kỳ thông tin và lỗi không chính xác, điều này sẽ trở thành cơ sở cho việc áp dụng các khoản tiền phạt lớn.
Tại sao sử dụng?
Việc lấp đầy vận đơn được thực hiện bởi mỗi tổ chức, theo cách này hay cách khác có liên quan đến nhu cầu sử dụng phương tiện. Sử dụng tài liệu này, bạn có thể đạt được một số mục tiêu cùng một lúc, bao gồm:
- chuyển động xe được theo dõi trong ngày làm việc;
- dựa trên tài liệu này, mức lương của tài xế được tính toán;
- số tiền cố định chi cho nhiên liệu và chất bôi trơn;
- khấu hao được tính chính xác trên tài sản được sử dụng;
- tổng chi phí cho chiếc xe được tính đến.
Ngoài ra, tài xế cần vận đơn để trình bày cho nhân viên cảnh sát giao thông, vì chính anh ta là người xác nhận tính hợp pháp của việc vận chuyển hàng hóa hoặc hành khách. Anh ta đóng vai trò là bằng chứng cho thấy chiếc xe đang ở trong tình trạng tối ưu, và một công dân cụ thể là người lái xe chính thức. Nếu trong quá trình kiểm tra lỗi được tìm thấy trong tài liệu hoặc không có một vận đơn nào được tiết lộ, người lái xe sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý trên cơ sở Nghệ thuật. 12.13 Bộ luật hành chính.
Tính năng tài liệu
Điền vào vận đơn được coi là một quá trình khá đơn giản. Mỗi công ty độc lập lựa chọn sử dụng một hình thức duy nhất hay liệu một hình thức duy nhất của tài liệu này sẽ được phát triển, được lưu giữ trong tài liệu quy định nội bộ của tổ chức.
Nếu công ty chuyên vận chuyển người hoặc hàng hóa, thì thủ tục kế toán xe chỉ nên được thực hiện trên một mẫu tờ được phê duyệt đặc biệt. Ai nên đưa ra hướng dẫn cho lái xe? Quá trình này được thực hiện độc quyền bởi người sử dụng lao động chuẩn bị và điền vào tài liệu này. Thông thường, giám đốc của công ty đưa ra một lệnh mà theo đó ông bổ nhiệm người phụ trách. Chính nhân viên công ty này là người tham gia vào việc tạo, điền và chuyển tờ rơi cho tài xế.
Các tính năng của việc điền vào một tài liệu bao gồm:
- một tờ được viết riêng khi sử dụng xe cho mục đích kinh doanh;
- Nó không quan trọng vì lý do gì mà chủ sở hữu của công ty sử dụng một chiếc xe cụ thể, vì vậy chiếc xe có thể được sở hữu bởi công ty trên cơ sở sở hữu hoặc cho thuê;
- thời hạn hiệu lực tối đa của một tài liệu là 30 ngày;
- nó được phép viết nó ra trong một ngày hoặc thậm chí cho một chuyến đi.
Theo các quy tắc mới có hiệu lực vào năm 2018, nó được phép mở rộng hiệu lực của tờ.
Các loại tài liệu
Các quy tắc để điền vào vận đơn có thể thay đổi một chút tùy thuộc vào sự đa dạng của tài liệu này. Mỗi loại phương tiện sử dụng loại tờ rơi riêng. Do đó, có các vận đơn cho các phương tiện sau:
- Xe tải
- ô tô;
- vận tải đặc biệt;
- taxi, có thể là một chiếc xe hơi hoặc một chiếc xe tải;
- xe buýt có thể được dành cho lưu lượng hành khách công cộng hoặc các mục đích khác.
Đối với mỗi chiếc xe, hình thức tương ứng được sử dụng. Nếu tổ chức độc lập tham gia vào việc phát triển tài liệu, thì hình thức được chọn sẽ được cố định trong một tạp chí đặc biệt.
Các sắc thái của điền
Thủ tục điền vào vận đơn được xác định riêng ở mỗi công ty. Thông thường, các quy tắc và tính năng sau đây được sử dụng cho việc này:
- một người điều phối được chỉ định theo lệnh của người đứng đầu công ty, người vẽ ra các tờ giấy du lịch cho mỗi chiếc xe được sử dụng bởi các nhân viên trong quá trình hoàn thành nhiệm vụ công việc;
- nếu công ty nhỏ, thì tài liệu thường được điền bởi người lái xe trực tiếp, nhưng họ chỉ nhập thông tin trong một phần của biểu mẫu, trong đó đề cập đến số dặm của xe, trong đó các chỉ số đo đường được tính đến;
- nó được phép nhập thông tin để sử dụng một chương trình đặc biệt mà các phần phụ của tài liệu bị ẩn đi;
- Trước khi gửi xe trên một chuyến bay, nhân viên có trách nhiệm của công ty phải đảm bảo rằng chiếc xe ở trong tình trạng tối ưu;
- trước chuyến bay, ngay cả các tài xế cũng phải trải qua một cuộc kiểm tra y tế xác nhận rằng công dân có thể lái xe.
Sau chuyến bay, tờ được chuyển trở lại cho người điều phối. Ngay khi tài liệu hết hạn, nó sẽ được chuyển để lưu trữ vào kho lưu trữ của công ty trong 5 năm. Đối với lỗi và vi phạm trách nhiệm là các nhà lãnh đạo của tổ chức.
Một ví dụ về việc điền vào vận đơn xe có thể được tìm thấy dưới đây.
Những thông tin được bao gồm?
Việc điền vào vận đơn của xe hơi hoặc xe tải nên được thực hiện bởi một nhân viên có thẩm quyền của công ty. Trước tiên anh ta phải hiểu các quy tắc của quá trình này. Chi tiết bắt buộc khi điền vào vận đơn được trình bày với các thông tin sau:
- tên của tài liệu;
- số của anh ấy;
- thời hạn hiệu lực;
- thông tin về chủ sở hữu của chiếc xe;
- loại và làm cho máy;
- số đăng ký xe;
- chỉ số đo đường, và chúng được loại bỏ khi xe rời khỏi doanh nghiệp, cũng như khi gửi xe đến gara;
- thời gian chính xác khởi hành và đến nơi;
- thông tin về nhân viên có trách nhiệm của công ty, nơi đặt xe trên đường và biên soạn một vận đơn;
- thông tin tài xế;
- thời gian và ngày vượt qua kiểm tra y tế của người lái xe;
- thông tin về cán bộ y tế tiến hành kiểm tra;
- một dấu hiệu về thời gian và ngày kiểm tra kỹ thuật của chiếc xe, và thủ tục có thể được thực hiện trực tiếp trong tổ chức, nếu có các thiết bị cần thiết và các chuyên gia có liên quan;
- thông tin về các thợ máy thực hiện kiểm tra.
Nó được phép nhập thông tin khác vào tài liệu. Điều này là có thể nếu tổ chức sử dụng vận đơn của riêng mình.
Thông tin nào là tùy chọn?
Thủ tục điền vào vận đơn có thể thay đổi đôi chút từ công ty này sang công ty khác. Các điểm sau đây được tính đến:
- Nó không yêu cầu sự hiện diện trên tờ in của công ty với các chi tiết;
- đặc biệt chú ý nhiều đến việc nghiên cứu tình trạng kỹ thuật của xe;
- hình thức duy nhất của tài liệu này đã bị bãi bỏ trong pháp luật;
- không cần chỉ ra tuyến đường trong văn bản, vì chỉ có dữ liệu được trình bày bằng máy đo đường là cần thiết.
Trong thực tế, cảnh sát giao thông hoặc nhân viên của các cơ quan kiểm tra khác thường tin rằng việc thiếu thông tin về tuyến đường là vi phạm nghiêm trọng, vì vậy tài xế và chủ sở hữu của các công ty phải chịu trách nhiệm. Trong trường hợp này, bạn phải ra tòa để thách thức các khoản tiền phạt lớn. Để tránh những tình huống khó chịu như vậy, nên viết trực tiếp vào văn bản của tài liệu xem điểm cuối của tuyến đường là gì.
Các sắc thái của việc sử dụng tài liệu
Lấp đầy vận đơn của một chiếc xe tải hoặc vận chuyển khác là một quy trình bắt buộc đối với bất kỳ công ty nào sử dụng các máy móc khác nhau cho các hoạt động công việc. Sử dụng tài liệu này có các tính năng sau:
- Mẫu 4-C được áp dụng nếu các chỉ số làm việc được sử dụng để tính lương cho lái xe;
- nếu tiền lương theo thời gian được sử dụng, vận đơn được tạo ra ở dạng 4-P;
- Ngoài tài liệu này, lái xe phải có tài liệu đi kèm được cung cấp bởi vận đơn cho hàng hóa vận chuyển;
- một tài liệu được viết ra độc quyền bởi một người có trách nhiệm làm việc trên một ca cụ thể;
- tài liệu phải được đánh dấu bởi một thợ máy kiểm tra tình trạng kỹ thuật của máy, một nhân viên y tế tiến hành kiểm tra y tế, một người điều phối gửi xe trên một chuyến bay, và cả người lái xe trực tiếp.
Mỗi vận đơn nên có sẵn ở mọi công ty với số lượng tối ưu.
Thời hạn lưu giữ tài liệu
Các công ty phải giữ tờ thông báo của họ trong ít nhất 5 năm, được quy định trong Lệnh của Bộ Giao thông Vận tải số 152 và Luật Liên bang số 402.
Nếu lỗi nghiêm trọng hoặc vi phạm được thực hiện trong quá trình điền vào vận đơn, tài liệu bị vô hiệu, do đó nó không thể được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào. Trách nhiệm đối với các lỗi như vậy thuộc về các quan chức điền vào tài liệu, cũng như người quản lý trực tiếp của công ty.
Làm thế nào để phát triển hình thức của riêng bạn?
Không phải tất cả các công ty thích sử dụng các hình thức thống nhất, vì vậy họ thích phát triển các hình thức tài liệu của riêng họ. Đối với điều này, nó được phép sử dụng bất kỳ cấu trúc nào, cũng như bao gồm các điểm khác nhau trong tài liệu.
Nhưng khi hình thành một hình thức mới, cần tính đến các chi tiết bắt buộc phải được đưa vào văn bản. Không có chúng, vận đơn dễ dàng được công nhận là không hợp lệ, do đó, sẽ không thể sử dụng nó cho bất kỳ mục đích nào.
Sau khi phát triển mẫu đơn, cần phải chuyển mẫu của mình sang Dịch vụ Thuế Liên bang tại nơi đăng ký. Trong trường hợp này, có thể tránh trong các vấn đề trong tương lai với việc phân bổ chi phí trên vận đơn cho các chi phí của công ty.
Trách nhiệm về việc thiếu một tài liệu
Nếu người lái xe di chuyển dọc các con đường mà không có bộ tài liệu cần thiết, bao gồm cả vận đơn, thì đây là một vi phạm đáng kể. Anh ta bị cảnh sát giao thông đưa ra trách nhiệm hành chính, vì vậy anh ta sẽ phải nộp phạt 500 rúp.
Các pháp nhân có hành vi vi phạm như vậy sẽ nộp phạt với số tiền 100 nghìn rúp. Các hình phạt tương tự áp dụng cho các công ty vận chuyển người hoặc hàng hóa bằng vận tải điện.
Các tính năng khác
Khi điền vào vận đơn của xe buýt hoặc phương tiện giao thông khác, các sắc thái khác được tính đến:
- Không cần thiết phải lập một vận đơn nếu một chiếc xe thuê được sử dụng, nhưng với sự giúp đỡ của nó, có thể tính đến các chi phí nhiên liệu và dầu nhờn trong chi phí của công ty;
- một tờ rơi được rút ra cho một chuyến đi, nhưng thời gian hiệu lực của nó có thể thay đổi từ 1 đến 30 ngày;
- không được phép điền vào tài liệu một phần, nếu không tài liệu đó sẽ bị tuyên bố không hợp lệ.
Người chịu trách nhiệm được chỉ định làm người điều phối trước tiên phải vượt qua các khóa học đặc biệt cho phép anh ta hiểu các quy tắc biên soạn tài liệu cơ bản mà mọi tài xế của công ty phải có. Ngoài ra, lái xe phải có giấy chứng nhận kiểm tra y tế trước chuyến bay.
Kết luận
Vận đơn là tài liệu quan trọng trong bất kỳ công ty nào chuyên vận chuyển hàng hóa hoặc con người. Chúng được biên soạn bởi các nhân viên đặc biệt của doanh nghiệp được bổ nhiệm vào chức vụ bằng cách ban hành một đơn đặt hàng của ban quản lý tổ chức.
Mỗi công ty có thể phát triển mẫu tài liệu riêng của mình, nhưng một số chi tiết bắt buộc phải có trong mẫu. Nếu phát hiện lỗi hoặc vi phạm, thì trang tính sẽ được coi là không hợp lệ hoặc vô hiệu.