Lập kế hoạch mua sắm hàng hóa là một trong những giai đoạn quan trọng nhất trong các hoạt động của bất kỳ tổ chức hoặc doanh nghiệp hiện đại nào. Nó được thiết kế để hình thành các tài liệu chuẩn bị nếu cần thiết để mua một sản phẩm, đặt hàng công việc, dịch vụ. Các khu vực có liên quan nhất cho các đô thị, các công ty nhà nước. Một số phương pháp lập kế hoạch đã được phát triển được coi là một phần của các khóa học giáo dục chuyên ngành. Tất nhiên, tính toán lý thuyết được áp dụng trong thực tế, phạm vi ứng dụng của họ là vô cùng rộng. Điều này phần lớn là do các yêu cầu của pháp luật hiện hành về việc biện minh cho việc mua lại các thành phố và cơ quan chính phủ.
Một khởi đầu không sai lầm là chìa khóa thành công
Hiện tại, việc lập kế hoạch mua sắm theo Luật Liên bang 44 đang được thực hiện. Tài liệu này đã tuyên bố ở cấp liên bang tầm quan trọng của thủ tục lập kế hoạch. Các yêu cầu cho việc soạn thảo mua lại lần đầu tiên xuất hiện vào năm 2013, và kể từ đó, tình hình chắc chắn không trở nên dễ dàng hơn đối với các tổ chức cá nhân để thực hiện. Các tiêu chuẩn pháp lý phù hợp với thời đại của chúng tôi yêu cầu bạn lên kế hoạch mua lại theo đúng luật pháp, ghi chép cẩn thận từng bước, mọi hoạt động.
Tổ chức mua sắm, vạch ra một kế hoạch là những nhiệm vụ mà với sự bất biến của luật pháp, ngày nay được giải quyết bằng các phương pháp hiện đại hơn. Điều này cho phép tăng hiệu quả kinh tế của kết quả để tuân thủ các tiêu chuẩn được thiết lập. Hệ thống lập kế hoạch mua sắm là chìa khóa cho một kết quả tích cực của toàn bộ sự kiện. Nhu cầu rất quan trọng để phân tích, đưa ra số tiền được phân bổ cho doanh nghiệp. Tất nhiên, lựa chọn tốt nhất là phân bổ khối lượng tài chính theo số lượng theo yêu cầu của một tổ chức cụ thể để thực hiện tất cả các giao dịch được lên kế hoạch, nhưng các ràng buộc về ngân sách hiếm khi cho phép thực hiện 100%.
Làm đúng
Ngẫu nhiên, sự liên quan và phức tạp của vấn đề lập kế hoạch mua sắm, dự án soạn thảo đã được nhìn thấy từ sự phong phú của các ấn phẩm chuyên ngành đã được phát hành gần đây, cho thấy các khía cạnh và sắc thái tinh tế của vấn đề. Phần lớn là do tình hình kinh tế khó khăn trong nước, trên cơ sở các yêu cầu của luật pháp đang được thắt chặt, cũng như việc giám sát sự tuân thủ của họ. Có một mặt tích cực: có thể ngăn chặn hiệu quả lạm dụng, thành phần tham nhũng và lãng phí không hiệu quả của tiết kiệm ngân sách.
Kế hoạch mua sắm hàng năm là lựa chọn phổ biến nhất. Sẽ không thừa khi lập kế hoạch trong một thời gian dài (kế hoạch năm năm), nhưng chúng chỉ được hình thành trong điều khoản chung. Có những kế hoạch ngắn hạn (ví dụ, trong một tháng), nhưng những kế hoạch này chỉ phản ánh nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp. Một kế hoạch hàng năm không chỉ là một danh sách các hoạt động mua lại cần thiết, mà còn là một tài liệu chứng minh triển vọng của tổ chức, chiến lược phát triển của nó và cải thiện quy trình làm việc. Thông thường một ghi chú giải thích được đính kèm với kế hoạch, chứng minh sự cần thiết cho từng mục được liệt kê. Điều này giúp ngăn chặn sự nghi ngờ lạm dụng và chứng minh sự cần thiết phải phân bổ vốn.
Mục tiêu chính: phân tích ví dụ mua sắm
Lập kế hoạch, mua sắm có thể là lĩnh vực trách nhiệm mà công ty bỏ qua.Trong tình huống như vậy, chất lượng dịch vụ được cung cấp do kết quả công việc của tổ chức sản phẩm sẽ khá thấp và các điều khoản sẽ được kéo dài. Nếu không thể xác định chính xác giá của hợp đồng, lập kế hoạch mua lại, có khả năng chi tiêu không hiệu quả, có thể được coi là một hành vi phạm tội với hậu quả sau đó.
Kế hoạch mua sắm thành phố giúp ngăn chặn hủy bỏ không lường trước. Người khởi xướng khối giao dịch có thể là cơ quan kiểm soát, nhà thầu hoặc chính tổ chức, đột nhiên phát hiện ra một sai lầm và do đó, buộc phải chấm dứt khẩn cấp hợp tác bằng thỏa thuận. Điều này dẫn đến tổn thất tạm thời, tài chính. Một khách hàng đã hoàn thành không đúng quy trình mua sắm có thể phải đối mặt với các hình phạt. Cụ thể, theo luật hiện hành, một quan chức đã vô trách nhiệm lựa chọn phương thức mua sắm bị buộc phải trả lời: hình phạt lên tới 50.000 rúp.
Từng người một
Tại các doanh nghiệp hiện đại, việc lập kế hoạch mua sắm được thực hiện thông qua cách tiếp cận có hệ thống đối với vấn đề sử dụng các hệ thống điện tử, điện toán và phần mềm hiệu quả. Điều này giảm thiểu khả năng lỗi của con người. Trình tự các hoạt động là sự hình thành của kế hoạch, sự phối hợp của nó với các cơ quan có thẩm quyền cao hơn, việc thực hiện kế hoạch. Đã ở giai đoạn chuẩn bị, cần phải chứng minh tất cả các hoạt động theo kế hoạch, xác minh sự tuân thủ các mục tiêu đặt ra cho tổ chức và bình thường hóa việc mua sắm. Thứ hai liên quan đến kiểm soát chất lượng của sản phẩm đã mua, dịch vụ được đặt hàng liên quan đến các yêu cầu hiện tại, chất lượng người tiêu dùng mong đợi. Ở giai đoạn của kế hoạch, số lượng sản phẩm cần thiết và giá cận biên mà nó có thể được mua được phân tích.
Quản lý kế hoạch mua sắm bao gồm tổ chức một cuộc thảo luận công khai về sự kiện này. Điều này đặc biệt đúng đối với một số giao dịch mà công khai được quy định trong luật. Có những sự kiện như vậy đơn giản là không thể thực hiện được nếu không có nghiên cứu công khai sơ bộ với đánh giá kết quả. Hiện nay, các phương tiện và phương thức truyền thông, giải pháp kỹ thuật và công nghệ thông tin hiện đại nhất đang được sử dụng tích cực để tổ chức một bước như vậy.
Không có kết thúc cho giấy tờ!
Lập kế hoạch mua sắm nhà nước và thành phố liên quan đến việc hình thành một lịch trình, một kế hoạch mua sắm. Loại tài liệu thứ hai được giới thiệu vào năm 2016. Lần đầu tiên được thực hành trước đó, hình thức của nó vẫn không thay đổi trong vài năm. Lịch trình được hình thành trong năm. Kế hoạch mua sắm được soạn thảo với thời hạn trung bình và bao gồm tất cả các tên sản phẩm cần thiết của tổ chức và được mua từ nhà cung cấp. Thông thường, một tài liệu như vậy bao gồm khoảng thời gian ba năm, vì trong giai đoạn này, ngân sách được hình thành.
Kế hoạch mua sắm công là một vấn đề đặc biệt khó khăn. Cần tập trung vào Luật Liên bang được thông qua vào năm 2011 theo số 223. Ông tuyên bố các khả năng vạch ra một kế hoạch linh hoạt trong khoảng thời gian mười hai tháng. Một số mua hàng không cần phải được chứng minh. Điều này áp dụng cho danh sách nằm trong các tiêu chuẩn của phần thứ hai của bài viết thứ mười lăm của Luật Liên bang thứ 44 đã đề cập trước đó. Nhân viên khu vực công có quyền điều chỉnh kế hoạch phù hợp với nhu cầu. Không có giới hạn thời gian hoặc lý do.
Tất cả theo kế hoạch
Mua sắm trong lập kế hoạch ngân sách theo định dạng biểu đồ liên quan đến việc sử dụng tài liệu được phát triển trong thời gian ba năm và mô tả các nhu cầu cơ bản của tổ chức làm nền tảng.Không phải mọi pháp nhân ngay từ lần đầu tiên có thể hình thành thành công kế hoạch mua sắm như vậy có thể được dịch thành hiện thực, do đó, luật quy định khả năng điều chỉnh các tài liệu đã được xuất bản thông qua hệ thống thông tin chuyên ngành.
Thông thường, những thay đổi cần phải được thực hiện vì nhu cầu về hàng hóa được phát hiện mà không thể xác định trước đó. Thông qua ngân sách điện tử, lập kế hoạch mua sắm là một quy trình khá linh hoạt, bạn có thể thêm các mục mới, đặc biệt nếu cơ hội tài chính để thực hiện là do tiết kiệm trong các cuộc đấu thầu đã qua thời gian điều chỉnh. Thay đổi có thể được thực hiện khi nó được kích thích bởi kết quả thảo luận công khai, nếu nó được tổ chức như đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.
Mua sắm hậu cần
Để đảm bảo rằng kế hoạch mua sắm (ngân sách điện tử, được thực hiện thông qua các sản phẩm phần mềm hiện đại, cung cấp hỗ trợ đáng kể cho các chuyên gia) có hiệu quả nhất có thể, tổ chức các sự kiện, có tính đến các yêu cầu của hậu cần. Khi lên kế hoạch, bạn cần được hướng dẫn bởi nhu cầu của doanh nghiệp, chi phí liên quan đến quy trình làm việc, không gian lưu trữ có sẵn để sử dụng. Vai trò và số lượng vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, thời gian mà nó sẽ được phân phối đóng một vai trò. Để thành công, bạn cần tính đến nguồn lực của các nhà cung cấp, khả năng tự tổ chức sản xuất một số vật tư tiêu hao áp dụng cho sản xuất sản phẩm cuối cùng, cung cấp dịch vụ.
Việc hình thành, có tính đến toàn bộ kế hoạch mua sắm được chỉ định trong kế hoạch ngân sách như áp dụng cho các công ty nhà nước và tư nhân, cho phép bạn thiết lập một quy trình làm việc mà không có thời gian chết và tổn thất tài chính do mua lại thặng dư, thiệt hại cho hàng tiêu dùng. Để xác định bao nhiêu vật liệu cần thiết (cụ thể, chỉ số này là cơ sở để tính toán hầu hết các yếu tố khác), cần phải nắm vững một số phương pháp tính toán tiêu chuẩn. Để áp dụng chúng cho một công ty cụ thể, trước tiên bạn cần thu thập cơ sở thông tin đầy đủ nhất về việc sử dụng các nguyên liệu thô tương tự trong công nghiệp trước đó.
Cần bao nhiêu?
Một trong những phương pháp lập kế hoạch mua sắm là đánh giá khối lượng sản phẩm cần sản xuất, dựa trên nhu cầu của khách hàng về nó. Biết được mức độ quan trọng của nhu cầu đối với sản phẩm tại thời điểm này, người ta có thể tính toán một cách hợp lý bao nhiêu nguyên liệu thô sẽ cần. Để đơn giản hóa danh sách biểu mẫu tính toán với các sản phẩm, vật liệu, hãy tính đến thời gian cần thiết để cung cấp các mặt hàng khác nhau, thời gian lưu trữ. Nếu một số vật tư tiêu hao có thể tự làm, bạn cần tính toán trước chi phí thời gian tuyệt vời như thế nào.
Biết các khoảng thời gian, họ ước tính tổng nhu cầu của các vị trí nhận được từ nhà cung cấp, tự sản xuất. Dựa trên nó, nhu cầu ròng được xác định bằng cách phân tích các cổ phiếu hiện có, đặt hàng và khối lượng sản xuất theo kế hoạch. Trong số các đơn đặt hàng có thể là những đơn hàng đã được thực hiện trước đó cho loạt hàng hóa trước đó. Khi lập kế hoạch cho một chu kỳ sản xuất mới, chúng không cần phải được xem xét.
Biến động trong nhu cầu
Phương pháp lập kế hoạch mua hàng này có liên quan khi lợi ích của người tiêu dùng có thể được mô tả bằng biểu đồ sóng với các yếu tố lặp lại. Để đạt được độ mịn, cần đánh giá mức tiêu thụ thực tế của sản phẩm trong khoảng thời gian qua là bao nhiêu, để xác định tỷ lệ với các chỉ số được tính toán trước đó cho sản phẩm. Đối với một giai đoạn mới, dự báo là một chỉ số được tính cho khoảng thời gian trước đó, trong đó giá trị hiệu chỉnh được thêm vào - số lượng hàng hóa nhân với hệ số ý nghĩa.
Lựa chọn thay thế
Một phương pháp lập kế hoạch mua sắm là xác định.Họ viện đến điều này khi được biết phải mất bao lâu để thực hiện một đơn đặt hàng, bao nhiêu nguyên liệu cần thiết cho nó, trong thời gian nào hàng tiêu dùng sẽ được giao.
Đôi khi cách tiếp cận ngẫu nhiên là thực tế nhất. Cơ sở để tính toán là các phương pháp thống kê, toán học. Sử dụng các công thức chuyên biệt, bạn có thể đánh giá nhu cầu về sản phẩm được mong đợi và dựa trên kế hoạch này để mua hàng tiêu dùng.
Sử dụng kinh nghiệm tích lũy của nhân viên, bạn có thể thực hiện một cách tiếp cận heuristic để lập kế hoạch mua sắm.
Có một thời gian cho tất cả mọi thứ
Lập kế hoạch mua sắm công, tư nhân liên quan đến sự sẵn có của cơ sở thông tin đầy đủ nhất liên quan đến quá trình sản xuất và kết quả của ứng dụng. Cần cung cấp cho các nhà phân tích quyền truy cập vào thông tin chính xác về sự chuyển động của hàng tiêu dùng, linh kiện, phụ tùng. Cần có dữ liệu về tất cả các giai đoạn từ thời điểm nghiên cứu thị trường mua sắm đến khi nhận được hàng mua tại kho.
Để hệ thống mua sắm hậu cần hoạt động tốt, bạn cần biết vật liệu nào được sử dụng trong quá trình sản xuất. Sự hình thành của kế hoạch mua sắm liên quan đến sự tương tác phối hợp của những người khác nhau làm việc tại doanh nghiệp. Kế hoạch mua sắm công (và bình đẳng trong các công ty tư nhân) buộc phải thiết lập quan hệ lẫn nhau giữa các bộ phận, bộ phận, chi nhánh của một pháp nhân. Chỉ có sự tương tác được tổ chức cẩn thận mới cho phép chúng tôi đảm bảo tính chính xác của các tính toán, phân tích và lựa chọn theo hướng có lợi cho phương pháp mua sắm tối ưu. Công việc chung cho phép bạn quyết định có lợi cho chính sách giá tốt nhất, ký kết hợp đồng có lợi với nhà cung cấp và theo dõi lượng nguyên liệu thô đến, có sẵn, đã hết hạn. Logistics bao gồm kiểm soát thời gian giao hàng, vị trí của nguyên liệu trong lãnh thổ kho.
Không còn gì nữa
Bằng cách tổ chức hậu cần mua sắm, bạn có thể đạt được một hàng tồn kho tối thiểu trong kho với nguồn cung cấp hàng tiêu dùng không bị gián đoạn cho quá trình sản xuất. Để việc lập kế hoạch có hiệu quả, cần phải xây dựng chính xác các vị trí cụ thể được yêu cầu và với khối lượng bao nhiêu, trong khoảng thời gian nào họ nên chính xác xử lý các xưởng, và khả năng của các nhà cung cấp nổi tiếng là lớn đến mức nào. Các nhà logistic đánh giá các khả năng hiện tại của kho, tìm ra cách tổ chức quy trình sản xuất hàng tiêu dùng bằng chính năng lực của họ.
Chúng tôi mua một cách khôn ngoan
Theo nhiều cách, lập kế hoạch mua sắm có liên quan chặt chẽ đến việc lựa chọn một định dạng cụ thể để hợp tác với các nhà cung cấp. Gần đây, lựa chọn phổ biến nhất là thực hiện đấu thầu. Nó cũng được áp dụng tương tự cho các doanh nghiệp nhà nước, các tổ chức và khi tìm kiếm một nhà cung cấp bởi một thương nhân tư nhân. Khái niệm đấu thầu đã đi vào nền kinh tế trong một thời gian dài. Tổ chức đấu thầu là trách nhiệm của khách hàng, công bố các điều kiện cạnh tranh để cung cấp sản phẩm, cung cấp dịch vụ. Là một phần của phiên đấu giá, những người muốn tham gia cạnh tranh để giành quyền ký kết thỏa thuận với khách hàng về các điều kiện được công bố trước. Các quy tắc hợp tác sẽ được cấp dưới phải được xây dựng, công bố trước. Đối với điều này, một gói đầy đủ các tài liệu đấu thầu được điền vào, cho biết các điều khoản của tất cả các giai đoạn của công việc lẫn nhau. Tên sản phẩm, dịch vụ, giá cả phù hợp với khách hàng được liệt kê.
Đấu thầu cổ điển là một thủ tục liên quan đến sự phong phú của các đối thủ cạnh tranh. Giành được quyền ký kết hợp đồng là không dễ dàng, nhưng bản thân quá trình này có hiệu quả về chi phí, công bằng. Tổ chức của nó được giao cho người đứng đầu của doanh nghiệp, hoạt động như một khách hàng. Công ty thu thập một ủy ban mua sắm, thành phần được phê duyệt bởi các nhân viên chỉ huy.Các chuyên gia này chuẩn bị một gói tài liệu, vẽ ra mọi thứ cần thiết để đặt điều kiện cho việc xem công khai. Cần phải nhớ các hành vi pháp lý và pháp lý hiện hành điều chỉnh đấu thầu và đấu giá.
Cẩn thận và kỹ lưỡng
Tất cả các hồ sơ dự thầu được gửi trong khung thời gian giới hạn phải được phân tích bởi những người tham gia ủy ban mua sắm. Về mỗi lựa chọn, một quyết định chung được đưa ra: chấp nhận đề xuất, chỉ định một người tiềm năng làm nhà thầu hoặc từ chối tùy chọn. Xác định có lợi cho một kết quả cụ thể, bạn cần kiểm tra các điều kiện của cuộc thi, phân tích các tính năng của tất cả các đề xuất nhận được. Kết quả lý tưởng của thủ tục là một thỏa thuận ở mức giá thấp nhất có thể, tùy thuộc vào tất cả các yêu cầu và điều kiện của khách hàng. Vô tư, cởi mở, minh bạch là những ưu điểm chính của thủ tục như vậy.
Trong việc đưa ra các yêu cầu cho người biểu diễn, người ta phải được hướng dẫn không chỉ bởi một sở thích riêng mà còn bởi các ưu đãi thị trường trung bình. Nếu khách hàng đặt ra các điều kiện bất lợi có chủ ý, hầu như không có ai muốn đăng ký hợp tác như vậy, do kết quả đấu thầu, sẽ không có một ứng dụng nào xuất hiện. Để không ở trong một tình huống khó chịu như vậy, dẫn đến sự gián đoạn trong thời gian giao hàng, cần phải xây dựng các đề xuất đầy đủ. Một trong những cách đã được sử dụng ngày càng nhiều gần đây là đặt ra các điều kiện tối đa có thể cho khách hàng. Mỗi nhà thầu tiềm năng cung cấp các tùy chọn riêng, tương ứng về giá cả hoặc giá cả phải chăng hơn và dựa trên phân tích tất cả các ứng dụng nhận được, bạn có thể chọn cách hợp tác thành công nhất.
Làm thế nào để chi tiêu?
Khi lập kế hoạch mua hàng dưới hình thức đấu thầu, trước tiên cần phân tích các ưu đãi giá thị trường, biên soạn cơ sở báo giá tóm tắt, so sánh các nhà cung cấp khác nhau, sau đó tiến hành trực tiếp đến tổ chức đấu thầu. Trong tài liệu đi kèm chỉ ra các yêu cầu về giá của hợp đồng, thời gian thực hiện, mức độ chất lượng và chất lượng của sản phẩm. Mỗi người tham gia theo kết quả đấu thầu nhận được một số riêng, lần đầu tiên được dành cho người chiến thắng. Nếu một người từ chối ký kết một thỏa thuận, thì thứ hai trong danh sách và như vậy sẽ được ưu tiên. Trong quá trình đấu thầu, liên lạc của các thành viên ủy ban và đại diện của các nhà thầu tiềm năng quan tâm đều bị cấm.