Lập kế hoạch dự án: Phương pháp và các bước

Bản chất của thiết kế là phát triển một chiến lược để đạt được các mục tiêu cụ thể. Một mô hình đang được tạo ra theo đó các hành động này hoặc các hành động đó được thực hiện theo giai đoạn để đưa gần hơn đến kết quả cuối cùng. Nhưng lập kế hoạch dự án như vậy đòi hỏi phải phân tích và xây dựng cẩn thận, để chiến lược giải quyết vấn đề liên quan đến việc sử dụng các công cụ và phương pháp tối ưu sẽ tăng cơ hội thành công trong việc đạt được mục tiêu.

Khái niệm và mục đích của kế hoạch

Ngay cả trước khi bắt đầu thiết kế trực tiếp, một khái niệm, nguyên tắc và mô hình đang được hình thành, theo đó một kế hoạch hành động sẽ được phát triển. Đây là cơ sở mà hệ thống các bước tập trung nhằm đạt được kết quả được xây dựng. Kết quả được hiểu là mục tiêu cuối cùng mà một giải pháp thiết kế đang được phát triển. Ban đầu, một khung cấu trúc tổ chức được tạo ra, trong khuôn khổ mà thứ tự, trình tự và tính chất của công việc được phê duyệt. Các nhiệm vụ của lập kế hoạch dự án cũng được đặt ra, trong đó các chiến thuật sử dụng tài nguyên vật liệu và kỹ thuật cũng có thể được tiết lộ. Lập kế hoạch trực tiếp bao gồm tất cả các giai đoạn tạo ra một giải pháp thiết kế, nhưng điều này không có nghĩa là chúng nên được phát triển theo một mô hình duy nhất. Ở mỗi giai đoạn, một cách tiếp cận riêng có thể được áp dụng, có tính đến các chi tiết cụ thể của hành động công việc và mức độ phức tạp của việc thực hiện chúng. Tuy nhiên, các giai đoạn của dự án nên được cấu trúc trong hệ thống quy hoạch tổng thể.

Mô hình mà dự án sẽ được phát triển, trong mọi trường hợp, được xây dựng với sự nhấn mạnh vào việc đạt được kết quả cuối cùng. Chỉ trong trường hợp này, nó mới có thể tính đến việc tạo ra một chiến lược quản lý tối ưu cho chất lượng. Một vai trò quan trọng được đóng bởi dữ liệu đầu vào, có thể đưa ra các quy tắc, nguyên tắc hoặc hạn chế, tầm quan trọng của nó sẽ trở nên rõ ràng sau khi thực hiện dự án. Đồng thời, mục tiêu của kế hoạch dự án nên được xác định, đó sẽ là tạo ra mô hình hành động tối ưu về mặt thực hiện nhiệm vụ.

Quy hoạch tên miền

Một trong những giai đoạn đầu của lập kế hoạch, trong đó một phần của các tham số cơ bản của dự án được xác định. Trong trường hợp này, lĩnh vực chủ đề được hiểu là một tập hợp các mục tiêu và mục tiêu, thành tựu cần được thực hiện trong quá trình hoàn thành dự án. Ngoài ra, nếu các hướng cụ thể của chuyển động từng bước hướng tới mục tiêu đặt điểm thành tích khá rõ ràng về các tham số đo được, thì khu vực chủ đề được xác định là cơ sở hạ tầng rộng hơn của mục tiêu cuối cùng. Nó cũng có thể ảnh hưởng đến các yếu tố sẽ tự biểu hiện trong quá trình vận hành sản phẩm hoặc giải pháp công nghệ phát triển. Chính xác những gì ở giai đoạn ban đầu có thể lập kế hoạch dự án có tính đến lĩnh vực chủ đề? Mô hình này cho phép bạn thực hiện các tác vụ sau:

Dựa trên phân tích các mục tiêu, trạng thái hiện tại của hệ thống kiểm soát được chỉ định.
Làm rõ các thông số chính của quyết định thiết kế.
Xây dựng chi tiết các tiêu chí để thành công và thất bại.
Phân tích và điều chỉnh các giả định ràng buộc.
Xác định các tham số để đánh giá kết quả trung gian và cuối cùng của dự án.

Thành phần của các quy trình lập kế hoạch

Khi kế hoạch được phát triển, những người tạo ra nó chuyển từ xây dựng chung và biện minh kỹ thuật cho các mục tiêu sang một mô tả chi tiết về các hoạt động sẽ cần phải hoàn thành để đạt được các mục tiêu cụ thể.Và một lần nữa, không thể coi hệ thống hình thành cấu trúc tổ chức của kế hoạch là đóng ngay cả sau khi tích hợp dữ liệu đầu vào. Ngay cả khi không nhận được thông tin mới bên ngoài, có thể cần thêm thông tin hoặc làm rõ dữ liệu trước đó. Vì lý do tương tự, các quy trình lập kế hoạch dự án có một thuộc tính tuần hoàn. Sự lặp lại là cần thiết cho hoạt động có tính đến dữ liệu cập nhật.

Đồng thời, mỗi lần lặp ban đầu nên có một chuỗi thực hiện rõ ràng - cả trong các giai đoạn riêng biệt và trong khuôn khổ của mô hình lập kế hoạch chung. Các quy trình cụ thể bao gồm:

Phát triển cấu trúc nội dung của dự án chỉ ra các giai đoạn chính của dự án.
Phân chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ nhỏ - chi tiết hóa và phân chia thành các quy trình riêng biệt.
Lập một thiết kế ước tính, sẽ tính đến các nguồn lực cần thiết cho cả lập kế hoạch và phát triển dự án.
Lập danh sách các hoạt động công việc cụ thể. Sự hình thành của một cơ sở tài liệu trong đó các tham số của công việc, phụ thuộc công nghệ của họ, vv sẽ được chỉ định
Sắp xếp các hoạt động công việc trong cấu trúc quy hoạch tổng thể. Xác định khả năng thay đổi cấu hình thực hiện của họ.

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của việc thực hiện, hệ thống lập kế hoạch dự án có thể bao gồm các bộ quy trình hỗ trợ khác nhau. Trong số phổ biến nhất trong số đó là sự phát triển của các tiêu chuẩn kiểm soát và chất lượng, xác định tình trạng của cấp dưới và trách nhiệm, chuẩn bị các phương tiện truyền thông và truyền thông cần thiết. Ngoài ra, trong quá trình lập kế hoạch, có thể phát sinh nhu cầu cho các quy trình mới không được cung cấp ở giai đoạn hình thành mục tiêu và mục tiêu.

Các giai đoạn tạo lịch trình

Bất kể các chiến thuật lập kế hoạch đã chọn, bộ phận quản lý sẽ cần phát triển một cấu trúc với nội dung của công việc, chỉ ra các rủi ro và hạn chế. Nhưng sẽ không thể xác định một mô hình chuyển động cụ thể hướng tới mục tiêu mà không lập lịch trình cho dự án, bao gồm các bước sau:

Xác định phạm vi công việc bằng cách sử dụng danh sách. Danh sách hoạt động, phản ánh trình tự các bước trong việc thực hiện nhiệm vụ bằng phương pháp này hay phương pháp khác.
Mỗi tác vụ và công việc đính kèm được gán các tham số thời gian chạy có tính đến các giới hạn đối với các tài nguyên đã sử dụng. Ở giai đoạn này, phương pháp phân tách các nhiệm vụ với đánh giá song song về thời gian làm việc thường được sử dụng.
Một giai đoạn tập trung để xác định tính khả dụng và khối lượng của cơ sở tài nguyên. Một danh sách rộng lớn các loại tài nguyên có thể được tính đến, bao gồm thông tin, công nghệ, lao động và tài chính.
Đặt giới hạn. Theo quy định, điều này áp dụng cho các yếu tố bên ngoài tùy thuộc vào mùa, quy trình hậu cần, sự kiện ngẫu nhiên, v.v.

Trong cấu trúc kế hoạch này, cần nhấn mạnh các giai đoạn liên quan đến rủi ro và hạn chế. Chất lượng của kế hoạch quản lý dự án sẽ phụ thuộc vào các cách đáp ứng ban đầu đối với các yếu tố nhất định. Cụ thể, có hai cách trả lời - chủ động và thụ động. Trong trường hợp đầu tiên, dự án đưa ra các chiến thuật hành động nhằm giảm thiểu khả năng xảy ra rủi ro. Một phản ứng chiến lược thụ động dựa trên giả định rủi ro, cũng như bồi thường thiệt hại tiềm tàng từ hậu quả của việc thực hiện chúng.

Phương pháp xây dựng kế hoạch

Tạo một chiến lược quản lý cho phép áp dụng bốn phương pháp phát triển, mỗi phương pháp có thể được áp dụng ở một số giai đoạn lập kế hoạch dự án

Khái niệm. Trong trường hợp này, quyết định thiết kế có thể được coi là một phương tiện để đạt được một mục tiêu chung, trong việc thực hiện mà tất cả những người tham gia trong hệ thống sẽ tham gia.Theo chiến lược khái niệm, dự án được chia thành nhiều giai đoạn riêng biệt, mỗi giai đoạn đại diện cho một nhiệm vụ cụ thể với chiến thuật thành tựu riêng, hạn chế và các nguồn lực cần thiết.
Hoạch định chiến lược. Nó dựa trên các mục tiêu và mục tiêu dự định, cung cấp cho việc phân tích các cách khác nhau để đạt được kết quả. Kế hoạch này được đặc trưng bằng cách tính đến một loạt các yếu tố và sắc thái khác nhau của phát triển dự án, trong đó các mặt tích cực và tiêu cực của các con đường khác nhau đến mục tiêu được đánh giá. Các tiêu chí chính để đủ điều kiện là thời gian thực hiện, chi phí dự án và nỗ lực tổ chức.
Kế hoạch chiến thuật. Nó có mức độ chi tiết cao và hoàn thiện các mục tiêu chiến lược. Trong quá trình phát triển, các quy trình lập kế hoạch dự án cá nhân, thời hạn, khối lượng công việc và tài nguyên sử dụng có thể được sửa chữa.
Kế hoạch hoạt động. Nó thường được sử dụng như một giải pháp phụ trợ liên quan đến quá trình lập kế hoạch chung. Nó được xây dựng cho một giai đoạn phân tích ngắn hạn có tính đến các sai lệch đã xác định so với các tham số kế hoạch.

Tính năng hoạch định nguồn lực

Hỗ trợ hậu cần, thông tin và tổ chức trong các quá trình chuẩn bị và thực hiện các dự án có tầm quan trọng lớn. Họ chủ yếu xác định cấu hình và trình tự của các bước và hoạt động riêng lẻ trên con đường để đạt được cả nhiệm vụ chính và trung gian. Do đó, đáng để xem xét riêng phương pháp lập kế hoạch dự án từ góc độ phân phối cơ sở tài nguyên. Vì vậy, sự phát triển cấu trúc của mô hình quy hoạch này sẽ dựa trên việc phân loại tài nguyên theo mức độ cạn kiệt. Phải xác định ngay rằng các phương tiện kỹ thuật và vật liệu tương tự có thể được từ bỏ hoàn toàn hoặc một phần để thực hiện một giai đoạn riêng biệt. Nguyên tắc tiêu thụ hợp lý và phân phối lại tài nguyên cũng sẽ ảnh hưởng ở đây, trong đó lập kế hoạch có thẩm quyền sẽ cho phép bạn tiêu thụ hiệu quả, ví dụ, nhiên liệu ở một số khu vực và tiết kiệm nó cho những người khác.

Một yếu tố thiết yếu trong việc lập kế hoạch tài nguyên của dự án là nhu cầu, được xác định thông qua cường độ chi phí. Giai đoạn làm việc sẽ phụ thuộc vào lượng nguyên liệu đã qua sử dụng. Kết quả là, cùng với thời gian thực hiện một hoạt động cụ thể, giá trị của cơ sở tài nguyên được yêu cầu cũng sẽ được chỉ định. Tất nhiên, tùy thuộc vào bản chất của nhiệm vụ, một số loại tài nguyên có thể được sử dụng cho một hoạt động.

Các giai đoạn lập kế hoạch của dự án

Nhóm các quy trình kiểm soát có liên quan, đóng cửa quy hoạch, để lại các tài liệu và hướng dẫn bổ sung về việc thực hiện dự án. Phần này có tính đến các yếu tố phối hợp, đáp ứng và phẩm chất lãnh đạo của người biểu diễn hoặc nhóm người biểu diễn. Vì vậy, việc lập kế hoạch thực hiện dự án liên quan đến việc phát triển các giai đoạn sau:

Xây dựng đội ngũ. Các chuyên gia và chuyên gia của các hồ sơ cần thiết có liên quan, về nguyên tắc, sở hữu các công nghệ để thực hiện các nhiệm vụ tương tự.
Lựa chọn đối tác. Đây có thể là nhà cung cấp của một số hàng hóa, đối tác hoặc nhóm bên thứ ba cung cấp một số dịch vụ cần thiết để thực hiện dự án.
Phát triển các điều kiện để kiểm soát chất lượng của công việc thực hiện. Một tập hợp các điều kiện kỹ thuật có thể được phát triển với trọng tâm là các tiêu chuẩn hiện có trong khu vực mục tiêu.
Tạo ra một mô hình phối hợp giữa những người tham gia khác nhau trong các quy trình thực hiện dự án.

Lập kế hoạch rủi ro dự án

Tầm quan trọng của việc tạo trước một mô hình ứng phó rủi ro đã được thảo luận. Một mô hình cụ thể của quá trình xử lý của họ có thể dựa trên các cơ chế phản hồi sau:

Xác định khả năng rủi ro. Một hệ thống quan tâm hoặc một cá nhân có thể được sử dụng, với các tiêu chí đánh giá riêng.
Xác định bản chất của các rủi ro.
Tính toán mức độ ảnh hưởng của một rủi ro cụ thể cho toàn bộ dự án.
Việc phân loại rủi ro theo mức độ ưu tiên về mặt tác động đối với dự án.
Phát triển một bộ các biện pháp sẽ ngăn chặn một mối đe dọa cụ thể đối với dự án. Lập kế hoạch công việc theo hướng này cung cấp cho việc tạo ra một hệ thống để bổ nhiệm những người chịu trách nhiệm cho mỗi sự kiện.
Phát triển các hành động mô hình để loại bỏ hậu quả của một sự kiện rủi ro.

Sai lầm kế hoạch chung

Nhiều tính toán sai trong các yếu tố và thông số khác nhau của việc tạo kế hoạch chỉ có thể xảy ra trong quá trình vận hành sản phẩm hoặc giải pháp được thiết kế. Nhưng cũng có những lỗi mô hình mà tốt hơn là nên tương quan trước với các tài liệu dự án đã chuẩn bị:

Áp dụng sai mục tiêu. Theo quy định, lỗi trong phần này được thể hiện trong công thức không chính xác hoặc hoàn toàn không chính xác.
Sử dụng dữ liệu không đầy đủ. Những sai lầm trong lập kế hoạch quản lý dự án đặc biệt phổ biến trong các ngành kỹ thuật, nơi nó có khả năng nhận dữ liệu không đầy đủ hoặc không chính xác do sự bất thường trong các quy trình thử nghiệm phức tạp.
Kết nối một nhóm hẹp các chuyên gia. Thông thường, chỉ có các nhà hoạch định tham gia vào công việc, những người giải quyết các nhiệm vụ liên quan thông qua các đối tác, chính điều đó làm giảm chất lượng của kết quả.
Chính thức hóa quy hoạch. Một vấn đề phổ biến khi các quy trình riêng lẻ được thực hiện không nhằm mục đích cụ thể rõ ràng, nhưng để hoàn thành một phần nhất định của công việc mà không nhấn mạnh vào hiệu quả hơn nữa.

Kết luận

Tầm nhìn về hình ảnh của cấu trúc của kế hoạch thực hiện các hành động mang lại gần mục tiêu cuối cùng là rất quan trọng đối với những người tham gia vào quá trình thiết kế. Điều này cho phép bạn tính đến toàn bộ các sắc thái và yếu tố, ở mức độ này hay mức độ khác, ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Do đó, một nguồn lực chiến lược được đặt vào việc chuẩn bị một khái niệm để phát triển hơn nữa. Ở mức tối thiểu, các nguyên tắc để thực hiện các nhiệm vụ được xây dựng. Chỉ với cách tiếp cận này, chúng ta có thể tin tưởng vào thành tích thành công của những mục tiêu cuối cùng. Ngoài ra, một phân tích quy hoạch sâu giúp có thể tối ưu hóa đáng kể dự án, có lợi từ quan điểm kinh tế cho khách hàng.