Ngày nay, hoạt động lao động trong dịch vụ hành chính của cấu trúc thường được coi là giai đoạn ban đầu của sự nghiệp hoặc là công việc cho sinh viên năm thứ nhất, theo quy định, không cần chuẩn bị nghiêm túc. Khái niệm này có nghĩa là gì nhân viên hành chính? Ai có liên quan để loại nào phù hợp? Tại sao? Câu trả lời cho những câu hỏi này và những câu hỏi quan trọng không kém khác có thể được tìm thấy trong quá trình đọc bài viết này.
Đặc điểm chung
Mặc dù thực tế là nhân viên hành chính thường chỉ ngụ ý bắt đầu tăng trưởng, nhiều người xây dựng sự nghiệp thành công và nhận được sự công nhận chuyên nghiệp trong lĩnh vực này. Những nhân viên như vậy sẽ không gọi công việc này không yêu cầu bằng cấp phù hợp và cực kỳ dễ dàng. Các trách nhiệm mà một dịch vụ thường thực hiện là gì? Nhân viên hành chính thực hiện một số nhiệm vụ liên quan đến việc tổ chức các quy trình kinh doanh cơ bản. Trong số đó có các mục sau:
- Lưu trữ hồ sơ.
- Kiểm soát về mặt thực hiện mệnh lệnh và mệnh lệnh của người đứng đầu cho các phòng ban và bộ phận khác nhau.
- Nhân viên hành chính tham gia vào việc cung cấp các dịch vụ xã hội, hộ gia đình, kinh tế và vật chất và kỹ thuật cho cấu trúc.
- Tổ chức và sửa chữa tiếp theo trong văn phòng, nếu cần thiết.
- Tổ chức di dời.
- Nhân viên hành chính là nhân viên được yêu cầu tương tác với các dịch vụ hoạt động.
- Tương tác với chủ nhà.
- Tổ chức và sau đó tổ chức các sự kiện của công ty. Điều quan trọng là thêm rằng trong trường hợp này nhân viên hành chính chỉ cung cấp hỗ trợ bổ sung.
Điều quan trọng cần lưu ý là danh sách này có thể được cụ thể hóa và bổ sung tùy thuộc vào nhu cầu và nhiệm vụ của công ty.
Khía cạnh thực tế của vấn đề
Khi nó bật ra, nhân viên hành chính là nhân viên có lĩnh vực hoạt động bao gồm việc thực hiện các chức năng quản lý hoặc thực hiện công việc liên quan đến các vấn đề quản lý tổ chức về mặt kỹ thuật.
Vì vậy, trong các tổ chức chính phủ, bộ phận nhân sự, quản lý nhân sự và lựa chọn nhân sự, thường được đưa vào bộ phận hành chính, bộ phận quản trị kinh doanh, v.v. Tuy nhiên, thực tế như vậy đối với các tổ chức sở hữu tư nhân quy mô lớn không phổ biến - ở đây, bộ phận quản lý là một cấu trúc độc lập, tất nhiên, đứng đầu là người đứng đầu. Điều quan trọng cần lưu ý là trong nhân viên hành chính thông thường, không bao gồm quản lý trợ lý cá nhân và trợ lý bộ phận. Vì vậy, họ liên quan, như một quy luật, cho các nhân viên của một đơn vị cấu trúc nhất định và phụ thuộc vào người đứng đầu tương ứng. Nhiệm vụ của họ được giảm trực tiếp để giải quyết các vấn đề của đơn vị này. Đặc điểm giống nhau nhóm nhân viên hành chính đồng nghiệp giải quyết các vấn đề của toàn tổ chức.
Cần lưu ý rằng số lượng nhân viên hành chính của công ty chủ yếu phụ thuộc vào cấu trúc nội bộ, quy mô và khu vực hoạt động của nó. Ví dụ, nhiều hiệp hội nhà nước, công ty quản lý của các doanh nghiệp quy mô lớn hoặc nắm giữ lớn tách nhân viên hành chính thành một bộ phận độc lập. Theo quy định, nó được gọi là bộ phận hành chính hoặc bộ phận chung.Bộ phận là một tổ chức phức tạp, người đứng đầu tổ chức quản lý nhân sự và báo cáo cho người đứng đầu công ty.
Tổ chức nhà nước
Bộ phận hành chính của một tổ chức nhà nước có thể bao gồm các bộ phận sau đây của một chế độ hoạt động độc lập:
- Hỗ trợ tài liệu.
- Nghị định thư-tổ chức.
- Bộ phận kiểm soát.
- Hỗ trợ hộ gia đình.
- Dịch vụ công cộng và như vậy.
Điều quan trọng cần lưu ý là trong các cấu trúc thương mại lớn làm việc Nhân viên hành chính trong trường hợp này đại diện cho bộ phận kinh doanh. Nó bao gồm quản lý văn phòng, thư ký, nhân viên bảo trì (lái xe, người dọn dẹp, chuyển phát nhanh). Người đứng đầu của thể loại tương ứng chịu trách nhiệm hoàn toàn cho công việc của bộ phận.
Trong các công ty có cấu trúc phức tạp bao gồm một số văn phòng, nhân viên hành chính và kỹ thuật, như một quy luật, được hình thành theo một sơ đồ duy nhất. Công việc của anh được giám sát bởi các hoạt động của giám đốc hành chính. Nhiệm vụ của nó bao gồm việc quản lý và điều phối các hoạt động của cấu trúc hành chính nói chung. Giám đốc hành chính trực thuộc các trưởng phòng hành chính, cũng như quản lý văn phòng của các đơn vị kết cấu và văn phòng độc lập.
Công ty nhỏ
Nhân viên hành chính trong các công ty nhỏ với các mục tiêu thương mại, theo quy định, bao gồm một nhân viên. Vị trí của ông được gọi là một người quản lý văn phòng hoặc thư ký. Nếu điều này vắng mặt, một số chức năng hành chính nhất định (ví dụ: tổ chức thủ tục giấy tờ, quản lý tài liệu hoặc đặt hàng văn phòng) được giao cho một nhân viên cơ sở nhất định như một gánh nặng thêm.
Theo truyền thống nhân viên hành chính bao gồm thư ký, bộ phận trợ lý, trợ lý cá nhân cho trưởng phòng, trưởng phòng hành chính. Ngoài ra, danh sách này bao gồm một người quản lý văn phòng và giám đốc hành chính. Điều quan trọng cần lưu ý là điều này bao gồm một số nhân viên của nhân viên bảo trì (ví dụ:, nhân viên hành chính và kỹ thuật an toàn điện). Trong các chương tiếp theo, sẽ thích hợp để xem xét các bài viết hành chính phổ biến nhất.
Quản lý văn phòng
Khi nó bật ra, đặc trưng nhân viên hành chính chia thành các lĩnh vực hành chính và kỹ thuật. Người quản lý văn phòng thuộc nhóm đầu tiên. Theo một cách khác, anh ta được gọi là người quản lý hành chính hoặc quản trị viên cao cấp. Giám đốc văn phòng báo cáo cho giám đốc tuyển dụng hoặc giám đốc điều hành. Trong vòng tròn của cấp dưới của mình chỉ có nhân viên hỗ trợ hoạt động của cấu trúc. Mục tiêu chính của quản trị viên cao cấp là đảm bảo hoạt động đầy đủ của văn phòng và hoạt động trơn tru của nó. Quản lý văn phòng như thế nào nhân viên hỗ trợ hành chính thực hiện các chức năng sau:
- Cung cấp kiểm soát về sự sẵn có và hoạt động của thiết bị văn phòng.
- Chi phí ngân sách cho hỗ trợ văn phòng.
- Đảm bảo xử lý kịp thời cả thư đến và gửi, giao hàng phù hợp với mục đích.
- Tham gia kiểm kê các tổ hợp bất động sản văn phòng.
- Thực hiện kiểm soát thời hạn thực hiện chứng khoán và thực hiện có thẩm quyền của họ.
- Tổ chức và kiểm soát công việc của công nhân cấp dưới, trong đó, theo quy định, các nhà khai thác điện thoại, thư ký, lái xe, người dọn dẹp và nhân viên bảo vệ.
- Kiểm soát và hỗ trợ của hệ thống tập tin công ty.
- Đặt vé, cung cấp hỗ trợ visa và đặt phòng cho nhân viên công ty.
Các yêu cầu sau đây liên quan đến kinh nghiệm và trình độ có liên quan đến người quản lý văn phòng:
- Giáo dục phù hợp (trung học đặc biệt trở lên).
- Kiến thức mong muốn của một hoặc nhiều ngoại ngữ.
- Kiến thức tuyệt vời về công nghệ máy tính.
- Kiến thức về công nghệ văn phòng.
- Kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính ít nhất một năm.
- Hòa đồng, chống stress, khả năng trong các vấn đề tổ chức.
Trưởng phòng pháp chế
Người đứng đầu bộ phận này báo cáo độc quyền cho tổng giám đốc. Cấp dưới của ông bao gồm tất cả các nhân viên của bộ phận pháp lý. Mục đích của hoạt động của giám đốc là hình thành và quản lý hơn nữa dịch vụ pháp lý của công ty. Nhân viên trong câu hỏi thực hiện các chức năng sau:
- Lựa chọn và đào tạo thêm các cán bộ pháp lý.
- Hợp pháp hóa cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
- Hình thành tiêu chuẩn công ty nội bộ.
- Tạo quy trình làm việc theo tiêu chuẩn pháp lý của công ty phát triển.
- Tổ chức đào tạo pháp lý cho nhân viên công ty.
- Chuyên môn pháp lý của các dự án của các tài liệu pháp lý khác nhau, việc chuẩn bị được thực hiện tại doanh nghiệp.
- Tổ chức chuẩn bị kết luận phù hợp với các vấn đề pháp lý phát sinh trong quá trình cấu trúc.
- Đại diện cho lợi ích của doanh nghiệp trong các cơ quan tư pháp, cũng như các hiệp hội nhà nước và nhà nước trong nghiên cứu các vấn đề pháp lý.
- Giám sát và thực hiện các biện pháp thu hồi nợ theo các thỏa thuận đã thực hiện trước đó.
Yêu cầu đối với một chuyên gia về trình độ và kinh nghiệm:
- Giáo dục pháp lý (tốt nhất là cao hơn).
- Kinh nghiệm trong các chuyên ngành có liên quan trong hơn năm năm.
- Kiến thức về tiếng Anh ở mức trung bình.
- Kinh nghiệm trong đàm phán và giải quyết trước các vấn đề.
- Sẵn sàng cho các chuyến đi và các chuyến đi kinh doanh.
- Kiến thức trong các lĩnh vực pháp lý sau: dân sự, thuế, hành chính, doanh nghiệp, trọng tài và các ngành luật khác.
Nhân viên hành chính an toàn điện
Nhân viên điện lực thực hiện công việc lắp đặt điện được phân thành các loại sau:
- Công nhân hành chính và kỹ thuật là các nhà quản lý và chuyên gia thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tổ chức vận hành và bảo trì, lắp đặt, sửa chữa và vận hành liên quan đến lắp đặt điện.
- Nhân viên vận hành - nhân viên cung cấp bảo trì và quản lý vận hành lắp đặt điện. Điều này bao gồm kiểm tra, chuẩn bị nơi làm việc, chuyển đổi hoạt động, nhập học và giám sát tiếp theo của nhân viên, thực hiện công việc phù hợp với hoạt động hiện tại.
- Nhân viên sửa chữa - nhân viên cung cấp sửa chữa và bảo trì, vận hành, lắp đặt và thử nghiệm thiết bị.
- Nhân viên vận hành và sửa chữa - nhân viên sửa chữa được đào tạo và huấn luyện đặc biệt để phục vụ trọng tâm vận hành trong một số lượng nhất định lắp đặt điện được giao cho nó.
Luật sư
Thông thường, một luật sư được gọi là cố vấn pháp lý theo một cách khác. Ông báo cáo cho tổng giám đốc hoặc người đứng đầu bộ phận liên quan. Cấp dưới của luật sư là thư ký của bộ phận này. Mục tiêu chính của các hoạt động của ông là cung cấp hỗ trợ cho công việc của bộ phận pháp lý. Các nhiệm vụ chính của chuyên gia là các điểm sau:
- Xây dựng tài liệu pháp lý.
- Cung cấp hướng dẫn phương pháp cho các hoạt động pháp lý của công ty.
- Thực hiện các biện pháp tăng cường kỷ luật tài chính, hợp đồng và lao động.
- Tham khảo ý kiến của các nhân viên của cấu trúc về các vấn đề chuyên môn, hỗ trợ trong việc chuẩn bị tài liệu và các hành vi quy định của một định hướng tài sản.
Cố vấn pháp lý thực hiện các chức năng sau:
- Tham gia xây dựng các tài liệu và hợp đồng pháp lý.
- Tham gia tranh chấp pháp lý.
- Cung cấp tư vấn cho nhân viên và quản lý công ty theo các khía cạnh pháp lý.
- Tham gia vào việc xác minh kiến thức của tài liệu, cũng như các hợp đồng từ quan điểm pháp lý.
- Duy trì hệ thống tập tin hợp đồng.
- Cung cấp hỗ trợ cho nhân viên của bộ phận liên quan trong việc phát triển các loại dự án.
Người điều phối
Người điều phối báo cáo trực tiếp cho người đứng đầu sản xuất, nhưng không có cấp dưới. Mục tiêu chính của công việc của ông là quy định hoạt động của quá trình sản xuất và các hoạt động khác của cấu trúc. Người điều phối thực hiện các chức năng sau:
- Giám sát sự sẵn có của các cổ phiếu cần thiết cho một quá trình sản xuất liên tục của các bộ phận công ty (linh kiện, vật liệu, vận chuyển, thiết bị).
- Tổ chức kiểm soát hoạt động đối với quá trình sản xuất, giao thành phẩm, thực hiện công việc hoặc dịch vụ theo lịch trình của quá trình sản xuất.
- Tiến hành một tạp chí công văn, hình thành các báo cáo báo cáo và tài liệu kỹ thuật khác về quy trình sản xuất.
Trong trường hợp của một người điều phối, các yêu cầu sau đây liên quan đến trình độ và kinh nghiệm có liên quan:
- Sự hiện diện của giáo dục trung cấp nghề.
- Kiến thức trong lĩnh vực lập kế hoạch sản xuất tại doanh nghiệp.
- Căng thẳng kháng chiến, hòa đồng.
Tổng thư ký
Theo một cách khác, vị trí này có thể được gọi là trợ lý cá nhân hoặc thư ký giới thiệu. Nhân viên báo cáo cho Giám đốc Nhân sự hoặc Tổng Giám đốc. Không có cấp dưới của Tổng thư ký. Mục tiêu chính của công việc của người giới thiệu thư ký là cung cấp hỗ trợ hành chính chất lượng cao cho cơ cấu giám đốc. Một trợ lý cá nhân thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Đảm bảo quy trình làm việc phù hợp.
- Tổ chức của giám đốc ngày trong kế hoạch làm việc.
Thư ký trợ lý chủ yếu thực hiện các chức năng sau:
- Lên lịch cho CEO, tổ chức các cuộc họp kinh doanh và các chuyến công tác.
- Chỉnh sửa, dịch và thực hiện các thư và tài liệu kinh doanh.
- Cung cấp kiểm soát thư đến và các cuộc gọi điện thoại.
- Chuẩn bị và thực hiện các thư kinh doanh, báo cáo, tài liệu khác.
- Tổ chức tương tác giữa giám đốc và các nhân viên khác của cấu trúc.
- Kiểm soát chất lượng chuẩn bị, biên soạn chính xác, phối hợp tiếp theo và phê duyệt tài liệu nộp cho chữ ký trực tiếp cho giám đốc của tổ chức.
- Tổ chức công tác tiếp tân của Tổng giám đốc.
- Hoàn thành các hướng dẫn cá nhân của người đứng đầu.
- Người hộ tống của người đứng đầu trong các chuyến đi kinh doanh.
Yêu cầu thực tế về kinh nghiệm và trình độ trong trường hợp này là:
- Sự hiện diện của giáo dục đại học.
- Kiến thức về một ngôn ngữ nước ngoài (tốt nhất là tiếng Anh).
- Sử dụng tuyệt vời của PC.
- Tiêu chuẩn cao về nghi thức kinh doanh.
- Ít nhất hai năm kinh nghiệm làm việc.
- Xuất hiện, hòa đồng.