Ngày nay, việc kinh doanh đang phát triển nhanh hơn. Thời gian quyết định tiền và ngược lại. Nhân viên của công ty càng di động, vị thế thị trường của nó càng mạnh. Do đó, chiếc xe đã trở thành không chỉ là một phương tiện giao thông, mà còn là một cách để thu lợi nhuận và đạt được thành công.
Hiện nay, việc sử dụng xe hơi cá nhân cho mục đích chính thức được sử dụng ở nhiều doanh nghiệp nơi nhân sự có công việc mang tính chất du lịch. Các nhà quản lý cũng sử dụng phương tiện cá nhân để giải quyết các vấn đề công việc khác nhau trên đường.
Cách đăng ký quan hệ với nhân viên về việc sử dụng phương tiện giao thông
Bài viết này sẽ tìm ra làm thế nào để tài liệu này. Mối quan hệ được thiết lập với một nhân viên sử dụng xe của mình để hoàn thành nhiệm vụ chính thức theo nhiều cách khác nhau.
Thứ nhất, bạn có thể chỉ định điều khoản về việc khai thác tài sản trong hợp đồng lao động và bồi thường theo quy định của pháp luật.
Thứ hai, bạn cũng có thể soạn thảo và ký thỏa thuận với nhân viên (được gọi là luật dân sự) chỉ ra việc cho thuê vận tải của riêng bạn với việc cung cấp hỗ trợ quản lý và sử dụng kỹ thuật. Đồng thời, tuân thủ các tiêu chuẩn sử dụng xe hơi cá nhân cho mục đích chính thức.
Ưu điểm và nhược điểm của từng lựa chọn
Mỗi lựa chọn đều có ưu điểm và nhược điểm. Hãy xem xét chúng chi tiết hơn.
Sự khác biệt với các phương tiện khác để mua phương tiện sử dụng là trong trường hợp này, chiếc xe được vận hành cả trong công nhân và trong các vấn đề cá nhân của họ. Theo đó, các khoản thanh toán cho việc sử dụng xe của nhân viên có thể ít hơn tiền thuê, được ngụ ý theo thỏa thuận thuê xe với tài xế. Nhưng, như thực tế cho thấy, hoạt động của chiếc xe của bạn được xác định bởi phạm vi sử dụng của nó: thông thường đó là chuyến đi công tác, nơi dễ dàng hơn để đến xe của bạn, hoặc đây là những nơi mà phương tiện giao thông công cộng hoặc khác không đi. Các cuộc họp kinh doanh khác nhau thường liên quan đến việc sử dụng một chiếc xe hơi. Trường hợp khác có thể cần vận chuyển cá nhân? Ví dụ, một hoạt động cộng đồng của nhân viên liên quan đến việc di chuyển liên tục trong thành phố, từ khách hàng này sang khách hàng khác. Làm điều này bằng chân sẽ không hiệu quả, vì đã dành rất nhiều thời gian. Nó có lợi cho một công ty để thuê một người với một máy. Anh ta sẽ có thời gian để đi vòng quanh khách hàng, và công ty sẽ bồi thường cho anh ta các chi phí.
Ngoài ra, hoạt động của chiếc xe riêng của một người trong khuôn khổ của mối quan hệ việc làm có thể được coi là sự hoàn thành của một nhân viên trong các nhiệm vụ chính thức của anh ta. Và bồi thường cho việc sử dụng xe hơi cá nhân cho các mục đích chính thức, đó là do một nhân viên, không nên bị đánh thuế. Nhưng những khoản bồi thường này, như một quy luật, có những sắc thái riêng trong luật lao động. Luật dân sự cung cấp cho các bên một mối quan hệ một sự lựa chọn. Điều này cho phép bạn xem xét các tùy chọn và số tiền thanh toán khác nhau có liên quan đến hoạt động của xe, để tất cả những người tham gia quan tâm đều hài lòng. Nhưng điều này cho thấy rằng thuế và các khoản đóng góp sẽ được trừ vào số tiền bồi thường.
Sử dụng cá nhân của một chiếc xe công ty
Không có vấn đề gì về phương pháp được chọn, công ty sẽ tốt hơn nếu nhân viên tự đi lại bằng phương tiện giao thông của mình.Công ty sẽ không cần phải chịu gánh nặng chi tiêu lớn cho việc mua hoặc thuê xe, tương ứng, chi phí trong giai đoạn này sẽ không tăng. Chi phí cho việc bảo trì và sử dụng sẽ giảm: một phần công ty trả tiền, một phần là nhân viên (chủ sở hữu vận tải), người sử dụng nó cho nhu cầu của chính mình. Ngoài việc giảm chất thải, công ty giảm chi phí tài liệu và nhân công cho việc sử dụng xe.
Mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động được quy định bởi các quy tắc của luật lao động, quy định các khoản thanh toán bồi thường cho khấu hao xe, khấu hao và tham ô, liên quan đến xe riêng của nhân viên được sử dụng cho nhu cầu chính thức. Do đó, một lệnh phải được ban hành cho việc sử dụng xe của công ty cho mục đích cá nhân.
Như đã lưu ý, các quy tắc trả lại chi phí cho người lao động và mức bồi thường được quy định bởi luật lao động, và trong trường hợp không có các quy tắc đó được xác định theo thỏa thuận của các bên trong hợp đồng lao động, được ký kết bằng văn bản. Sau đó, câu hỏi được đặt ra trước kế toán: làm thế nào để đưa ra một hành động về hoạt động vận chuyển của chính mình bởi một nhân viên?
Thanh toán cho việc sử dụng xe hơi cá nhân cho mục đích chính thức
Như một lựa chọn, tài liệu quy định hiện hành về thanh toán bồi thường cho hoạt động của chiếc xe của bạn được lấy làm cơ sở, ví dụ, được Chính phủ Liên bang Nga phê duyệt (chỉ đề cập đến tiêu chuẩn thanh toán, nhưng không phải là kích thước của chúng):
- Các nhân viên của các cơ quan nội vụ.
- Nhân viên của các tổ chức và cơ quan của hệ thống sám hối, dịch vụ chữa cháy liên bang của các dịch vụ chữa cháy Nhà nước, cơ quan kiểm soát ma túy và cơ quan hải quan.
- Nhân viên chính phủ liên bang.
Mặc dù thực tế là tài liệu được đề cập đến nhiều loại con người khác nhau, các nguyên tắc của các cuộc hẹn và thanh toán bồi thường là như nhau:
- Bồi thường được trả cho những người lao động có công việc mang tính chất du lịch.
- Cơ sở để nhân viên sử dụng xe riêng cho nhu cầu chính thức là trình tự quản lý.
- Đối với nhân viên sử dụng phương tiện cá nhân cho các nhu cầu chính thức theo ủy quyền của chủ sở hữu, các khoản thanh toán bồi thường được tích lũy theo cách tương tự.
- Để trả tiền bồi thường cho việc sử dụng xe hơi cá nhân cho mục đích chính thức, một nhân viên phải nộp đơn nêu rõ nghĩa vụ lao động đã được thực hiện và thời gian sử dụng xe của chính họ.
Nếu mọi thứ được chính thức hóa chính xác, thì sẽ không có vấn đề gì với việc nhận được khoản thanh toán bồi thường. Chúng ta hãy xem gói tài liệu nào nhân viên nên thu thập.
Tài liệu do nhân viên cung cấp
Với một tuyên bố, nhân viên cung cấp các tài liệu cần thiết khác:
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô cá nhân hoặc hộ chiếu cho xe (PTS), giấy ủy quyền cung cấp quyền lái xe ô tô.
- Vận đơn, các chi tiết cần thiết và lịch trình nhập cảnh được thông qua bởi các cơ quan thực hiện chính sách nhà nước và quy định pháp lý trong lĩnh vực giao thông vận tải.
- Tài liệu xác nhận sự lãng phí khi sử dụng xe của chính bạn cho các nhu cầu chính thức (kiểm tra nhiên liệu, chứng nhận bảo dưỡng).
Kế toán viên cũng phải điền vào một vận đơn, vì đây là tài liệu chính xác nhận việc sử dụng phương tiện giao thông cá nhân của một nhân viên cho các mục đích chính thức. Hình thức của tờ này đã được phê chuẩn bởi Nghị quyết của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga. Các tổ chức khác có thể sử dụng một vận đơn dưới hình thức của họ hoặc một tài liệu khác sẽ xác nhận chi phí của các vật liệu dễ cháy. Tất cả các chi tiết theo quy định của pháp luật phải được chỉ định:
- tên của tài liệu;
- ngày phát hành;
- tổ chức tài liệu;
- hoạt động kinh doanh và nội dung của nó;
- đơn vị đo lường;
- vị trí của người có trách nhiệm;
- chữ ký của những người được chỉ định.
Ngoài ra, bạn cần chỉ định vị trí cụ thể của chiếc xe. Nếu không, có thể khó trả tiền bồi thường. Khi một hình thức thống nhất được áp dụng, có ít xung đột hơn.
Tất cả các tài liệu được cung cấp phải xác nhận hoạt động cho nhu cầu của doanh nghiệp, và không phải cho nhu cầu của nhân viên. Nhưng cần lưu ý rằng quyết định trả tiền cho việc sử dụng xe hơi cá nhân cho mục đích chính thức được đưa ra bởi người đứng đầu trong một khoảng thời gian nhất định, trong khi có tính đến:
- Sự cần thiết phải vận hành xe để thực hiện nghĩa vụ lao động có liên quan đến các chuyến đi kinh doanh thường xuyên.
- Thời gian vận hành xe cho nhu cầu chính thức.
- Số tiền đã được phân bổ cho công ty cho công việc.
Công ty phục hồi chi phí
Sử dụng một chiếc xe cá nhân cho mục đích kinh doanh phát sinh nhiều chi phí khác nhau, nhưng không phải tất cả chúng sẽ được doanh nghiệp hoàn trả. Theo thông lệ sử dụng phương tiện giao thông của riêng bạn, việc tham ô giữa nhân viên và doanh nghiệp nên được phân phối như sau: nhân viên có nghĩa vụ trả lại biển thủ cho việc mua nhiên liệu và dầu nhờn theo thực tế được xác nhận bởi tài liệu (séc, biên lai, v.v.). Bồi thường được trả riêng với khoản bồi hoàn của tham ô được liệt kê.
Bồi thường không được trả cho một nhân viên trong các tình huống sau:
- trong kỳ nghỉ;
- trong một chuyến công tác;
- trong một thời gian khuyết tật tạm thời, được xác nhận bởi nghỉ ốm;
- trong các trường hợp khác khi xe không hoạt động.
Khi vận hành xe riêng của bạn (sau khi điền vào sự đồng ý sử dụng xe cá nhân của bạn cho các mục đích chính thức theo mô hình), nhân viên sẽ không nhận được một khoản thanh toán riêng để được hỗ trợ trong việc quản lý và bảo trì. Chính hoạt động của chiếc xe của họ được thực hiện trong giới hạn của nhiệm vụ lao động, mà người lao động được hưởng thù lao, đó là tiền lương. Tính toán các khoản thanh toán bồi thường cho việc sử dụng xe hơi tương tự như thanh toán tiền thuê, trong đó bao gồm khấu hao của một chiếc xe.
Khi một hợp đồng cho thuê xe cung cấp cho thuê, nó phải chịu thuế thu nhập cá nhân như một quy tắc chung. Thuế thu nhập cá nhân không chỉ được tính cho việc bồi thường cho hoạt động của một nhân viên xe hơi cá nhân và các chi phí mà anh ta phải chịu. Điều này sẽ được mô tả chi tiết hơn dưới đây.
Phản ánh chi phí kế toán
Kế toán các khoản thanh toán bồi thường cho hoạt động của một chiếc xe của chính mình cho các nhu cầu chính thức và trả lại các khoản tham ô liên quan đến việc sử dụng phương tiện cá nhân được lưu trong tài khoản 302 12.
Trong kế toán, doanh nghiệp chỉ cho biết hai bài đăng khi sử dụng xe cá nhân cho mục đích chính thức:
- Tín dụng số tiền bồi thường và hoàn trả các chi phí trên thực tế.
- Thanh toán bồi thường cho người lao động theo số tiền quy định.
Trong bộ phận kế toán của một doanh nghiệp ngân sách hoặc tự trị về thể dục thể thao, các hồ sơ kế toán cho các nội dung của hoạt động được thực hiện:
- Phản ánh chi phí thanh toán bồi thường.
- Việc thực hiện vấn đề bồi thường từ bàn thu tiền của tổ chức.
- Có một chuyển khoản vào thẻ ngân hàng cho một nhân viên.
Nhưng nếu việc sử dụng một chiếc xe cá nhân của nhân viên cho các mục đích chính thức được thực hiện theo hợp đồng lao động, thì hãy sử dụng tài khoản 302 24 thuê và thanh toán trên Itet. Trong cột Tín dụng Cộng đồng trên tài khoản này, tín dụng của phí cho thuê được chỉ định và trong cột Cấm ghi nợ - chuyển khoản vào tài khoản của nhân viên hoặc phát hành từ bàn rút tiền của doanh nghiệp.
Trong bộ phận kế toán của một doanh nghiệp ngân sách hoặc tự trị về thể dục thể thao, các hồ sơ kế toán cho các nội dung của hoạt động được thực hiện:
- Phí thuê xe.
- Tiền thuê được trả từ bàn thu tiền của tổ chức.
- Chuyển vào thẻ ngân hàng cho một nhân viên.
Nhưng điều đáng chú ý là không có hồ sơ về nợ thuế đối với các giao dịch đơn giản. Nó nên bị đánh thuế và sử dụng xe hơi cá nhân cho mục đích chính thức.
Trong những tình huống nào thuế thu nhập cá nhân đánh vào bồi thường?
Bây giờ hãy nói về thuế. Tất cả lợi nhuận của các cá nhân, bao gồm cả nhân viên của các doanh nghiệp, được đánh thuế vào thu nhập cá nhân. Tất cả các loại bồi thường được cung cấp bởi luật lao động được miễn thuế.
Đó là, số tiền không chịu thuế được ghi trong hợp đồng sử dụng xe hơi cá nhân cho các mục đích chính thức. Trong trường hợp này, phải có tài liệu xác nhận quyền sở hữu của chiếc xe được sử dụng bởi người nộp thuế. Ngoài ra, với sự trợ giúp của các tài liệu, sẽ cần phải xác nhận hoạt động thực tế của chiếc xe vì lợi ích của doanh nghiệp và lượng chất thải liên quan đến nó.
Nhưng cả luật lao động và thuế đều không có:
- Một danh sách các tài liệu có thể xác nhận hoạt động của chiếc xe của riêng bạn.
- Quy định cấm người đứng đầu doanh nghiệp bồi hoàn cho nhân viên tham ô phát sinh trong việc thực hiện nghĩa vụ lao động.
Theo đó, người đứng đầu doanh nghiệp có thể tạo ra các quy tắc để xác định các khoản thanh toán miễn thuế cho nhân viên sử dụng xe hơi cá nhân cho các mục đích chính thức, cung cấp cho quy mô riêng của họ.
Nếu nhân viên sử dụng ô tô cá nhân để làm việc, thì việc bồi thường cho việc này không bị đánh thuế, nhưng theo các điều kiện sau:
- việc sử dụng vận chuyển và bồi thường được cố định bằng văn bản (một thỏa thuận riêng được soạn thảo hoặc điều này được quy định trong hợp đồng lao động);
- nhân viên nộp hồ sơ cho xe (giấy chứng nhận đăng ký, chức danh);
- tổ chức vẽ lên các tuyến đường.
Phí bảo hiểm
Khi tính phí bảo hiểm, phải nhớ rằng họ bị đánh thuế vào các khoản thanh toán và giải thưởng được tích lũy cho một cá nhân trong khuôn khổ của mối quan hệ lao động và hợp đồng luật dân sự. Tính toán các khoản thanh toán bồi thường cho việc sử dụng phương tiện để làm việc trong phạm vi được thiết lập bởi hợp đồng giữa người sử dụng lao động và người lao động không phải là tiền thù lao, tiền công cho việc thực hiện lao động hoặc các nghĩa vụ khác, lợi ích vật chất. Theo đó, bồi thường như vậy không phải chịu phí bảo hiểm.
Nếu một nhân viên của tổ chức sử dụng một chiếc xe chính thức, trong khi không có vận đơn và các tài liệu hỗ trợ khác, thì một cá nhân như vậy sẽ có lợi ích kinh tế theo số tiền ước tính. Loại thu nhập này phải chịu thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng xe hơi của công ty cho mục đích cá nhân.
Ngoài những lời giải thích của các quan chức, rõ ràng việc cung cấp một chiếc xe bằng proxy không có sự chuyển giao quyền sở hữu, và chiếc xe này không thể được coi là tài sản của một người được ủy thác. Theo Điều 185 của Bộ luật Dân sự Liên bang Nga, giấy ủy quyền là một văn bản được chuyển nhượng bởi người này cho người khác để đại diện trước một bên thứ ba.
Thanh toán bồi thường theo hợp đồng lao động cho hoạt động của chính chiếc xe của họ, được cung cấp cho nhân viên để quản lý bằng proxy, cũng không bị đánh thuế. Cần nhớ rằng người lái xe có trách nhiệm sử dụng xe của công ty cho mục đích cá nhân.
Định cư theo hợp đồng thuê xe với tài xế không thể được coi là một khoản thanh toán bồi thường cho một nhân viên đã được cấp giấy ủy quyền lái xe.Do đó, đối tượng cho phí bảo hiểm cho các quỹ ngoài lãnh thổ là không có.
Khi nào cần một vận đơn?
Nhiều kế toán đặt câu hỏi: Có phải là một vận đơn cần thiết cho các khoản thanh toán bồi thường cho hoạt động của chính chiếc xe của tôi không? Đồng thời, mọi người đều biết rằng một tờ như vậy buộc bạn phải điền vào Luật Liên bang Hiến chương Giao thông đường bộ và Giao thông vận tải điện đô thị, cấm vận chuyển hành lý, hàng hóa, hành khách bằng phương tiện giao thông công cộng (xe buýt, xe đẩy, xe điện), xe hơi và xe tải mà không có vận đơn phù hợp vận chuyển, như để sử dụng xe công ty cho mục đích cá nhân. Vận đơn được bao gồm trong danh sách các tài liệu cần thiết cho hoạt động của một chiếc xe thuộc sở hữu của một pháp nhân.
Luật giao thông nói gì với chúng ta về điều này? Các tổ chức và doanh nghiệp sử dụng phương tiện để vận chuyển hành khách và hàng hóa sẽ không làm được nếu không có vận đơn. Nếu chiếc xe được vận hành bởi một người cho nhu cầu của riêng họ, thì không cần phải lập một tờ như vậy, vì nó được giả định trong các hành vi quy định ở trên đối với các pháp nhân và doanh nhân sử dụng phương tiện.
Vận đơn khi sử dụng xe nhân viên
Một ý kiến tương tự được hình thành liên quan đến việc sử dụng bởi một nhân viên của một chiếc xe cá nhân cho các mục đích chính thức. Nhưng ở đây, nhu cầu thực hiện của nó không phải do các quy tắc của luật giao thông, mà bởi các quy tắc về luật lao động và thuế, bắt buộc phải xác nhận hoạt động chính thức của chiếc xe riêng của nhân viên. Để xác nhận chất thải khi mua nhiên liệu và chất bôi trơn cho nhu cầu của công việc sản xuất chung, chúng ta cần một vận đơn được chuẩn bị chính xác, cho biết mức tiêu thụ nhiên liệu thực tế. Thông tin không cho phép kiểm tra chi phí nhiên liệu và chất bôi trơn vì sản xuất chung có thể đóng vai trò của bộ điều khiển.
Tóm lại, những điều sau đây cần lưu ý. Để các khoản thanh toán cho hoạt động của xe nhân viên của riêng mình được bồi thường, cần phải tuân thủ quy trình sử dụng xe cá nhân cho các mục đích chính thức:
- Hoạt động của xe có liên quan đến việc thực hiện nghĩa vụ lao động.
- Các khoản thanh toán bồi thường sẽ được phát hành trên cơ sở đơn đặt hàng từ chủ lao động. Số tiền bồi hoàn của các chi phí được chỉ định có nghĩa vụ phải đáp ứng các chi phí hợp lý về mặt kinh tế.
Nếu các quy tắc này không được tuân thủ, đáng để ký một thỏa thuận hoặc thỏa thuận với nhân viên về việc sử dụng xe hơi cá nhân cho mục đích chính thức với người lái xe và tính đến tất cả các loại thuế và phí.