Hoạt động sống còn của không một tổ chức, công ty, doanh nghiệp và thậm chí cả nhà nước là không thể nếu không có quy trình làm việc hợp lý. Tài liệu, cũng như sự cần thiết cho sự di chuyển, sáng tạo hoặc nhận của họ trước khi trở lại, hết hạn hoặc đính kèm với vụ án, đã chắc chắn bước vào cuộc sống của một người từ thời điểm viết. Được bảo tồn từ thời cổ đại, họ xác nhận các tài liệu về các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống của các cá nhân hoặc các vấn đề công cộng.
Lịch sử công việc văn phòng ở Nga
Các tài liệu đầu tiên ghi lại cuộc sống của nhà nước Nga cổ là biên niên sử. Họ thuật lại về các thỏa thuận đã được ký kết giữa Nga và Byzantium, phản ánh các sự kiện lịch sử. Ngoài ra quan hệ ngoại giao đã được ghi nhận trong thư. Ngoài ra, họ cũng nói về các thỏa thuận khác nhau, chủ yếu là giữa các thương nhân. Thư, tùy thuộc vào mục đích, có thể là tư pháp và chỉ định.
Tất cả các tài liệu được viết trên giấy da, vào thời điểm đó được coi là một vật liệu rất đắt tiền. Cho đến cuối thời kỳ phân chia phong kiến của Nga, vẫn còn quá sớm để nói về khái niệm công việc văn phòng như một hệ thống.
Lịch sử của công việc văn phòng ở nhà nước Nga bao gồm các thời kỳ: tiền cách mạng, Liên Xô và hậu Xô Viết.
Tiền cách mạng
Giấy tờ tiền cách mạng được phát triển vào thế kỷ XVI - đầu thế kỷ XX. Giai đoạn này, lần lượt, được chia thành nhiều giai đoạn:
- Trật tự công tác văn thư bắt đầu hình thành sau khi thành lập một nhà nước Nga tập trung. Nó được thực hiện trong các túp lều (theo lệnh, labial, zemstvo). Bản thân hệ thống đã phát triển theo đơn đặt hàng - các tổ chức trung ương. Do đó tên của thời kỳ. Một đặc điểm khác biệt của công việc văn thư hành chính là sự xuất hiện của một đội ngũ nhân viên riêng biệt, những người có liên quan đến việc chuẩn bị dự án, thực hiện các yêu cầu, tổ chức lưu trữ giấy tờ, sao chép dự thảo.
- Quy trình làm việc đại học phát triển sau khi cải cách hành chính trung ương. Các trường đại học bắt đầu sử dụng sổ đăng ký và lưu trữ có tổ chức. Việc lưu trữ tài liệu theo cách quy định trước tiên được tổ chức chính xác trong suốt thời gian làm việc văn phòng đại học.
- Điều hành (vào thế kỷ XIX - đầu thế kỷ XX.) Được phát triển trong thời kỳ cải cách. Hệ thống hành chính mới dựa trên các nguyên tắc thống nhất chỉ huy - thực thi chính xác mệnh lệnh của các giám đốc điều hành, cũng như hệ thống phân cấp - phân phối trách nhiệm chặt chẽ giữa các quan chức của các cấp bậc và chức vụ khác nhau.
Công tác văn thư Liên Xô
Công việc văn phòng của Liên Xô bắt đầu hình thành từ tháng 10 năm 1917 và tiếp tục cho đến năm 1991. Trong thời gian này, chính quyền đã tìm cách làm cho hệ thống này hợp lý nhất có thể. Nỗ lực đã được thực hiện để giới thiệu các tiêu chuẩn trong việc làm việc với các tài liệu chính thức. Một danh sách các tài liệu quản lý điển hình tại doanh nghiệp đã được soạn thảo, trong đó đã thiết lập thời gian lưu trữ cho tài liệu đó. Vào những năm bảy mươi, một hệ thống nhà nước văn phòng thống nhất được tạo ra đặc biệt, trong đó thiết lập các hình thức và phương pháp làm việc thống nhất với các tài liệu.
Hậu Xô Viết
Công việc văn phòng thời hậu Xô Viết đã phát triển từ năm 1991, và đang phát triển cho đến hiện tại. Vào những năm 90 của thế kỷ XX tại Liên bang Nga đã bắt đầu cải thiện khung pháp lý và quy định thiết lập các yêu cầu đối với tài liệu.
Lưu trữ tài liệu tại doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động của các công ty, tổ chức, doanh nghiệp, một luồng tài liệu khổng lồ được thông qua, giấy tờ được nhận và tạo ra. Khi nhu cầu sử dụng của họ trong các hoạt động hàng ngày để giải quyết các vấn đề và vấn đề hiện tại biến mất, cần phải tích lũy và lưu giữ thông tin. Ngoài ra, điều cực kỳ quan trọng là đảm bảo truy cập dễ dàng và nhanh chóng vào dữ liệu cần thiết bất cứ lúc nào, ngay cả sau một vài ngày, vài tháng hoặc nhiều năm sau khi giấy ra khỏi lưu thông. Nếu tài liệu lưu trữ không được tổ chức hợp lý và thời hạn không được tôn trọng, các vấn đề tiếp theo có thể phát sinh với việc tìm đúng giấy. Tìm kiếm nhanh và áp dụng các tài liệu cho mục đích dự định của họ chỉ có thể với sự phân phối rõ ràng của chúng thành các nhóm, ví dụ, trong doanh nghiệp.
Một cuốn sách tham khảo hệ thống hóa đặc biệt, xác định thủ tục phân phối chứng khoán trong các trường hợp, là danh pháp của các trường hợp.
Các khái niệm về danh pháp của người Viking
Danh pháp của các trường hợp được gọi là phân loại đơn giản nhất của tên trường hợp, cho phép bạn nhanh chóng sắp xếp các giấy tờ để tìm kiếm nhanh nếu cần thiết, cho biết thời hạn sử dụng ở dạng quy định. Một bộ phân loại như vậy có tầm quan trọng lớn trong việc tổ chức hoạt động trơn tru của một công ty hoặc tổ chức thành phố.
Một trường hợp là một tài liệu được đặt dưới một trang bìa hoặc một sự kết hợp của nó liên quan đến một vấn đề hoặc loại hoạt động cụ thể. Trong các trường hợp, nghiêm cấm sao chép các phiên bản dự thảo của chứng khoán được lặp đi lặp lại hoặc mất tầm quan trọng, với thời hạn sử dụng tiêu chuẩn đã hết hạn.
Danh pháp các vấn đề - một tài liệu đa mục đích:
- Nó là cơ sở để đặt tài liệu trong các thư mục, tìm kiếm các giấy tờ cần thiết.
- Cho biết việc lập chỉ mục các tài liệu và trường hợp.
- Xác định thời hạn sử dụng của tài liệu.
- Nó là một loại hướng dẫn cho giai đoạn đầu tiên của kỳ thi.
- Đó là một tài liệu có tính đến lưu trữ tạm thời (tối đa mười năm).
- Nó là cơ sở cho sự hình thành hàng tồn kho của các tài liệu sẽ được lưu trữ vĩnh viễn và tạm thời.
- Đây là nơi lưu trữ các hành vi phá hủy các công việc của một doanh nghiệp với thời gian lưu trữ đã hết hạn (hủy giấy).
Các loại mặt hàng trong doanh nghiệp
Có ba loại danh pháp. Một danh pháp tiêu chuẩn là một tài liệu quy định thiết lập thành phần của các trường hợp được thiết lập trong công tác văn thư của các tổ chức cùng loại.
Danh pháp gần đúng về bản chất là tư vấn, nó thiết lập một tập hợp các trường hợp nhất định (có chỉ dẫn về chỉ số của chúng) được khởi xướng trong quá trình hoạt động của các tổ chức áp dụng danh pháp.
Một danh pháp riêng về các vấn đề của một doanh nghiệp cụ thể được hình thành bởi đội ngũ hỗ trợ tài liệu và quản lý tài liệu của tổ chức. Quá trình này bao gồm những người đứng đầu các bộ phận cấu trúc, vì họ có ý tưởng về sự phát triển theo kế hoạch của doanh nghiệp, cho phép bạn cung cấp hiệu quả cho các loại chứng khoán có thể xuất hiện trong tổ chức trong tương lai gần.
Quy tắc cơ bản để lưu trữ tài liệu
Một số lượng lớn các giấy tờ, khác nhau về giá trị đại diện và ý nghĩa, được hình thành trong quá trình của bất kỳ doanh nghiệp. Các loại chứng khoán lưu trữ tài liệu trong tổ chức nên được tổ chức, thủ tục và thời gian lưu trữ được phản ánh trong các hành vi pháp lý điều chỉnh khác nhau, có thể liên quan đến cả pháp luật doanh nghiệp của một tổ chức cá nhân, pháp luật về lưu trữ và luật kế toán. Luật về kế toán và lưu trữ có giá trị như nhau với các quy định được ban hành bởi hội đồng thành phần hoặc lãnh đạo của một tổ chức cụ thể.
Đạo luật lập pháp cơ bản trong lĩnh vực này là luật "Về các vấn đề lưu trữ ở Liên bang Nga", có hiệu lực vào ngày xuất bản - ngày 25 tháng 10 năm 2004.Chính hành động lập pháp này quy định các loại quan hệ trong lĩnh vực quản lý lưu trữ vì lợi ích của dân sự của đất nước, xã hội và chính phủ, cũng như quan hệ trong việc tổ chức lưu trữ giấy tờ, bất kể hình thức sở hữu doanh nghiệp.
Dựa trên h. 1 Điều. 17 của Luật số 125-, các doanh nhân, tổ chức tư nhân và nhà nước có nghĩa vụ bảo quản tài liệu lưu trữ trong suốt thời gian lưu trữ, bao gồm cả giấy tờ về nhân sự. Tùy thuộc vào tình trạng của doanh nghiệp thương mại, thủ tục thực hiện nghĩa vụ lưu trữ chứng khoán và thời gian lưu trữ tài liệu trong tổ chức được thiết lập. Các tổ chức thương mại có quyền chấm dứt việc lưu trữ tài liệu khi hết hạn.
Tài liệu kế toán
Điều 17 của Luật số 129-thiết lập thời gian lưu trữ chung cho các tài liệu, giấy tờ kế toán và báo cáo kế toán. Theo đạo luật, doanh nghiệp có nghĩa vụ đảm bảo việc lưu trữ các tài liệu kế toán trong ít nhất năm năm kể từ ngày đầu tiên của tháng một năm sau đó có giấy tờ.
Để xác định các điều khoản cho các loại tài liệu cụ thể, bạn cần tham khảo một hành động như một danh sách tiêu chuẩn về thời gian lưu trữ tài liệu được Lưu trữ Liên bang phê duyệt vào ngày 6 tháng 10 năm 2000. Điều gì là quan trọng, ngày được chỉ định trong danh sách không bắt đầu từ ngày của phiên bản cuối cùng của bài báo hoặc xuất bản chính thức của tài liệu, nhưng từ ngày đầu tiên của tháng một năm sau. Tuy nhiên, nếu người đứng đầu công ty ban hành một đơn đặt hàng có tính đến các chi tiết cụ thể của hoạt động, thì thời hạn sử dụng của các giấy tờ có thể tăng lên so với thời gian lập danh sách.
Khai thuế và các giấy tờ tính thuế khác
Khoảng thời gian mà một doanh nghiệp hoặc một tổ chức thành phố được yêu cầu để duy trì báo cáo khấu trừ thuế được thiết lập trong đoạn 170 của danh sách trên. Vì vậy, thời gian lưu trữ tài liệu trong tổ chức, khi nói đến khai thuế cho năm dương lịch trước, ít nhất là một thập kỷ, hàng quý được lưu trữ trong ít nhất năm năm dương lịch tiếp theo, thời gian hàng tháng phải được lưu trữ ít nhất một năm theo lịch - thông tin này được biểu thị bằng danh sách thời gian lưu trữ tài liệu. Trong trường hợp không báo cáo cho năm dương lịch, các loại khai báo khác sẽ được lưu giữ ít nhất mười năm. Vì vậy, các loại báo cáo khác cần được bảo vệ trong ít nhất năm năm theo lịch. Báo cáo cho một tháng theo lịch trong trường hợp không có báo cáo hàng quý được lưu trữ theo các nguyên tắc tương tự.
Tài liệu do thuế và phí được tính không được quy định trong luật. Tuy nhiên, đoạn đoạn thứ tám của điều khoản 23 của Bộ luật thuế Liên bang Nga chỉ ra rằng người nộp thuế phải giữ tài liệu trong bốn năm: hồ sơ kế toán và thuế, bất kỳ tài liệu nào chứng minh lợi nhuận, chi tiêu, thanh toán và khấu trừ thuế và các khoản phí khác. Cùng thiết lập danh sách các tài liệu chỉ ra thời gian lưu trữ. Nó được đăng trên các trang web chính thức của chính phủ Liên bang Nga và Rosarchive.
Thời gian lưu trữ tài liệu tại doanh nghiệp
Thời hạn sử dụng của tài liệu là khung thời gian được xác định theo luật của Liên bang Nga và các giá trị được lựa chọn bởi kỳ thi, trong thời gian đó chúng phải được lưu trữ cho đến khi chúng bị phá hủy.
Là kết quả của các hoạt động của các doanh nghiệp và tổ chức, giấy tờ có ý nghĩa khác nhau được tạo ra. Một danh sách tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu cho phép phá hủy các tài liệu đã hoàn thành nhiệm vụ. Nhưng có những người không mất tầm quan trọng của họ trong một số năm. Và loại thứ ba, nó chứa thông tin có ý nghĩa khoa học hoặc thực tế. Loại này có thời hạn sử dụng không đổi.
Vì vậy, thời gian lưu trữ điển hình cho các tài liệu có thể là:
- tạm thời lên đến mười năm;
- tạm thời hơn mười năm;
- vĩnh viễn.
Trong các bộ phận tham gia vào công việc tham khảo, các trường hợp vẫn tồn tại trong hai năm, bất kể tình trạng của doanh nghiệp: lưu trữ vĩnh viễn và tạm thời (hơn mười năm). Trong kho lưu trữ của tổ chức, họ đã đầu hàng sau thời gian này.
Bất kể hình thức mà tài liệu được tạo ra (giấy hoặc điện tử), thời gian lưu trữ tài liệu không thay đổi. Giá trị xác định thời gian sử dụng của chúng phụ thuộc vào thông tin có trong chúng. Vấn đề này là kiểm tra giá trị.
Một cuộc kiểm tra về giá trị của các tài liệu là việc xác định tầm quan trọng của việc xác định thời gian tiết kiệm của chúng. Một cuộc kiểm tra được thực hiện để xác định những giấy tờ cụ thể nào có thể cung cấp tốt nhất cho nhà nước, xã hội, khoa học và cá nhân những dữ liệu cần thiết. Đối với các tài liệu đã được chọn để lưu trữ tạm thời, bạn nên xác định khoảng thời gian trong tương lai chúng có thể cần thiết. Một nhiệm vụ quan trọng của việc kiểm tra chứng khoán cũng được xem xét để xác định thời gian lưu trữ tài liệu.
Vì vậy, các nhiệm vụ sau đây của việc kiểm tra giá trị nổi bật:
- Chuyển để lưu trữ vĩnh viễn vào kho lưu trữ nhà nước của Liên bang Nga tài liệu quan trọng đối với chính trị, kinh tế, kinh tế, khoa học, văn hóa của đất nước, lựa chọn sơ bộ cho việc này.
- Các tài liệu giữ lại giá trị thực tế, nhưng không đại diện cho giá trị khoa học và lịch sử, được chọn để lưu trữ tạm thời.
- Những người đã mất giá trị của họ và không có giá trị khoa học được chọn để tiêu hủy.
- Thiết lập thời gian lưu trữ cho các tài liệu, thay đổi chúng.
Trong quá trình kiểm tra, chất lượng của tổ chức danh pháp của các tập tin, tài liệu lưu trữ và việc thiết lập thời hạn sử dụng của tài liệu cũng được kiểm tra.
Cách tổ chức lưu trữ chứng khoán tại doanh nghiệp
Với sự ra đời của công nghệ điện tử, không cần phải sử dụng toàn bộ tòa nhà để lưu trữ, một số phòng sẽ là đủ nếu nói đến một tổ chức lớn có lịch sử mười năm. Nhưng trong mọi trường hợp, cần phải tổ chức lưu trữ tài liệu trong tổ chức.
Có một số tùy chọn về cách bạn có thể tổ chức một kho lưu trữ điện tử:
- Local - một cách lưu trữ giá cả phải chăng, bao gồm thu thập tài liệu trong một thư mục trên máy tính hoặc, nếu công ty có mạng cục bộ, tạo thư mục mạng đặc biệt và đặt quyền truy cập vào nó. Nhược điểm của phương pháp lưu trữ này là thiếu đảm bảo an ninh, cần kiểm soát độc lập thời gian lưu trữ, cung cấp công cụ xem (chúng tôi đang nói về các chương trình để xem tài liệu, hình ảnh, video, bản vẽ và các giấy tờ khác) và xác minh chữ ký điện tử.
- Lưu trữ điện tử đặc biệt - hệ thống quản lý tài liệu điện tử chuyên dụng hoặc lưu trữ điện tử. Các hệ thống lưu trữ như vậy không lặp lại các nhược điểm trên của kho lưu trữ cục bộ. Nghĩa là, EDMS cung cấp việc xem, kiểm soát thời gian lưu trữ chứng khoán, cho phép bạn có được thông tin về chữ ký điện tử. Trừ đi - dịch vụ được thanh toán.
- Trong đám mây - một cách đầy hứa hẹn để lưu trữ tài liệu, chúng có thể được lưu trữ trực tiếp trong dịch vụ trực tuyến và không chiếm dung lượng trên các máy tính của tổ chức. Nhân viên luôn có cơ hội chuyển sang các tài liệu cần thiết, dịch vụ sẽ cung cấp việc xem với các công cụ phù hợp và cung cấp dữ liệu trên chứng chỉ bảo mật - sẽ chỉ có quyền truy cập vào mạng.
Pháp luật không quy định phương pháp lưu trữ nào nên được sử dụng. Danh sách các tài liệu có ngày chỉ biểu thị khung thời gian quy định. Điều quan trọng là phải tuân thủ các quy tắc về chuyển giao tài liệu, hình thức thực hiện chính xác và chứng nhận cho chữ ký.