Chứng khoán cần được xử lý cẩn thận, vì sự hư hỏng gây ra rất nhiều hậu quả bất lợi. Nó sẽ mất thời gian để phục hồi. Để ngăn chặn điều này, cần phải đảm bảo lưu trữ tài liệu chính xác tại nhà. Bạn có thể sử dụng các phương pháp khác nhau cho việc này.
Tính năng lưu trữ
Tổ chức lưu trữ tài liệu tại nhà có những đặc điểm riêng. An toàn phải được tính đến. Giấy tờ nên được ẩn khỏi tầm nhìn và bảo vệ khỏi thiệt hại. Nếu trẻ em sống trong nhà, thì phải đặt tài liệu để chúng không thể truy cập được. Bạn có thể chọn két cho ngôi nhà, cũng như gác lửng, kệ trên của tủ.
Xin lưu ý rằng máy tính để bàn không phải là một nơi an toàn. Cà phê hư hỏng do vô tình làm đổ cà phê hoặc dự thảo. Nhưng nếu chúng được đặt trong các hộp có chìa khóa hoặc đáy bí mật, thì điều này sẽ bảo vệ chống lại thiệt hại.
Nơi cất giữ tài liệu tại nhà? Có nhiều lựa chọn, nhưng hãy nhớ rằng nơi này phải có thể truy cập được cho chủ sở hữu. Thường có những tình huống khi bạn cần khẩn trương lấy một số giấy tờ. Trong trường hợp khẩn cấp, mỗi giây đều có giá trị. Bây giờ có các yếu tố nội thất chức năng cho việc này, bao gồm cả những nơi ẩn nấp đặc biệt. Chúng là những kệ có ngăn kéo, sách, két, ổ cắm, hàng nhái.
Sắp xếp tài liệu
Giấy tờ có thể được chia theo các tiêu chí sau:
- Đến căn hộ. Sẽ có hóa đơn lưu trữ cho nước, ga, điện.
- Truyền thông Phần này sẽ chứa các hợp đồng và biên lai qua điện thoại, truyền hình và Internet.
- Cho vay Điều này bao gồm hợp đồng và kiểm tra.
- Dịch vụ xã hội. Nếu các dịch vụ của các tổ chức này được sử dụng, thì các tài liệu từ họ nên được đặt riêng.
- Bản sao. Nên tạo các bản sao của tài liệu với số lượng 5 chiếc. Nó thậm chí còn tốt hơn để quét chúng.
- Tài liệu cá nhân. Điều này bao gồm hộ chiếu, giấy chứng nhận.
- Y học. Cần phải xếp riêng các giấy tờ liên quan đến sức khỏe.
- Hình ảnh Chúng phải được đặt trong một phong bì.
- Hướng dẫn và bảo hành. Nếu cần thiết, bạn luôn có thể tìm đúng giấy;
- Hiếm khi sử dụng tài liệu.
Tài liệu định dạng nhỏ thường là bìa cứng. Nếu chúng thường được sử dụng, ví dụ như hộ chiếu, chứng chỉ, bạn nên lưu trữ chúng trong một thư mục nhỏ có dấu phân cách.
Tùy chọn lưu trữ tài liệu
Nếu có nhiều chứng khoán, câu hỏi đặt ra, làm thế nào để lưu trữ tài liệu tại nhà? Ý tưởng có thể khác nhau, điều chính là mọi thứ được giữ theo thứ tự. Nếu không, rất nhiều thời gian sẽ được dành cho việc tìm kiếm.
Để lưu trữ, két, thư mục, tủ được sử dụng. Giấy tờ nên được đặt trong chúng theo các tiêu chí cần thiết: mục đích, ngày hoặc loại. Vì vậy, nó sẽ dễ dàng hơn nhiều để tìm thấy giấy cần thiết.
Thư mục
Một thư mục để lưu trữ tài liệu ở nhà được coi là một lựa chọn tuyệt vời. Nó sẽ phù hợp với nhiều tập tin với giấy tờ. Hầu hết các sản phẩm này đều ở định dạng A4, vì vậy chúng rất tuyệt để lưu trữ chứng chỉ, chứng chỉ, hợp đồng.
Để thuận tiện, bạn có thể đánh dấu các tài liệu bằng chữ khắc, ví dụ: công việc trực tuyến, ngân hàng trực tuyến, nhà ở trực tuyến. Vì vậy, nó sẽ dễ dàng hơn nhiều để tìm thấy các tài liệu cần thiết. Bạn có thể đính kèm một danh sách tất cả nội dung vào tập tin đầu tiên. Nên dán séc và biên lai vào tờ A4. Tốt hơn là sửa một góc để không làm hỏng tài liệu.
Cặp
Tài liệu có thể được lưu trữ tại nhà bằng cách sử dụng một danh mục đầu tư đặc biệt. Nó thường có nhiều nhánh. Các mặt hàng có thể được mua tại các cửa hàng văn phòng phẩm.Các thiết bị này có thiết kế khác nhau, bao gồm cả cổ điển cũng như bản gốc. Chọn đúng sẽ dễ dàng.
Một danh mục đầu tư để lưu trữ tài liệu ở nhà có thể chứa nhiều loại giấy tờ. Nhược điểm là không thể lật trang và xem miễn phí. Do đó, để thuận tiện, cần tạo ra các chữ khắc và ghi chú.
Album ảnh
Lưu trữ tài liệu ở nhà là có thể trong các thiết bị này. Họ phải có tấm từ tính. Ví dụ: biên lai thanh toán có thể được đặt trong đó, để khắc phục loại keo nào không bắt buộc. Trên mỗi chiếc lá sẽ có một nơi để ghi chú, rất thuận tiện.
Phong bì
Túi giấy là tuyệt vời để lưu trữ tài liệu nên được lưu trữ. Những giấy tờ như vậy hiếm khi cần thiết, nhưng còn quá sớm hoặc không vứt chúng đi. Sau khi đánh dấu, bạn có thể đặt nó trong một hộp hoặc trên kệ.
Bạn có thể tự làm phong bì. Giấy, keo và phụ kiện mạnh được sử dụng cho việc này. Nó sẽ trở thành một điều thiết thực nếu bạn sử dụng trí tưởng tượng của mình và thực hiện công việc một cách hiệu quả. Với phong bì này, đừng lo lắng về tính toàn vẹn của giấy.
Hộp
Chúng được sử dụng để lưu trữ nhiều thứ, và tài liệu cũng không ngoại lệ. Bạn có thể đặt rất nhiều giấy tờ trong đó, bạn chỉ cần đặt chúng ra một cách chính xác để tìm thứ bạn cần bất cứ lúc nào. Đó là khuyến khích để sắp xếp chúng vào các thư mục đầu tiên.
Để lưu hộ chiếu, văn bằng và các tài liệu không chuẩn khác trong bìa cứng, tốt hơn là sử dụng một phong bì dày cho việc này. Bây giờ nhiều phụ kiện khác đang được bán, nhiều trong số đó thậm chí đã bị khóa. Một hộp để lưu trữ tài liệu ở nhà cũng được coi là một điều thuận tiện, vì nó bảo vệ các giấy tờ khỏi truy cập miễn phí.
Két sắt
Két sắt gia đình được coi là thiết bị đáng tin cậy nhất. Ở đó bạn có thể đặt sách làm việc, tiền, tem. Một số thiết kế có một số ô, cho phép bạn đặt nhiều giá trị.
Khi mua thiết bị này, cần xem xét những điều sau:
- Khối lượng, sự hiện diện của kệ, máy tính tiền.
- Kích thước, trọng lượng.
- Quang cảnh lâu đài.
Có két có khóa điện tử hoặc chìa khóa, vì vậy việc giữ tài liệu ở nhà sẽ an toàn. Mã phải được nhập độc lập. Chi phí cho két mở bằng chìa khóa ít hơn một chút. Nếu nhiều người sẽ có quyền truy cập vào thiết bị, thì bạn nên chọn bằng các phím.
Két sắt có một số kệ có thể được cố định ở các độ cao khác nhau để dễ dàng lưu trữ các thư mục. Một số phụ kiện có khoang bên trong để niêm phong. Bạn nên chọn các thiết bị có chứng chỉ, vì điều này xác nhận sự tuân thủ của chúng với chất lượng.
Các loại két sau đây có sẵn:
- Mặc được. Có thể được sử dụng cho nhà, cũng như cho các tổ chức khác nhau.
- Nhỏ gọn. Được sử dụng để lưu trữ các hình thức, con dấu, tem, chìa khóa, vật có giá trị.
- Chống cháy. Chúng được sử dụng cho các tài liệu bí mật, chúng được coi là an toàn nhất, vì chúng bảo vệ tất cả các nội dung.
- Mạnh mẽ. Chúng được sử dụng trong các công ty lớn, nơi nhiều người làm việc.
Trước khi phát hành, két được kiểm tra độ bền. Thông thường chúng được làm bằng vật liệu của chúng, sẽ bảo vệ giấy khỏi căng thẳng cơ học. Giá của thiết bị phụ thuộc vào đặc tính kỹ thuật và mức độ bảo vệ.
Thời gian lưu trữ
Có những tài liệu phải được lưu trữ trong suốt cuộc đời. Và một số có thể được ném đi sau một vài tháng. Giấy tờ cho bất động sản, vận chuyển và mua hàng khác phải được lưu trữ trong toàn bộ thời gian sở hữu. Biên lai mua hàng phải được để lại trong 1 năm. Đảm bảo được giữ miễn là thời hạn hiệu lực của chúng là hợp lệ.
Kiểm tra về việc trả tiền cho các dịch vụ của luật sư, bác sĩ, giáo viên nên được giữ trong 3 năm. Sau đó, bạn có thể tạo bản sao của chúng và loại bỏ bản gốc. Trong trường hợp kiện tụng, giấy có thể có ích. Cần duy trì các thỏa thuận về các tiện ích công cộng, trên Internet, trên truyền hình.Biên lai cho hóa đơn tiện ích được giữ trong 3-5 năm.
Hồ sơ y tế thân thiện với gia đình phải có thể truy cập được. Kiểm tra từ các phòng khám tư nhân phải được lưu giữ ít nhất 2 năm. Họ có thể được yêu cầu trong các vụ kiện tụng và yêu cầu bảo hiểm. Tất cả các tài liệu phải được đặt ở những nơi an toàn, được sắp xếp định kỳ và loại bỏ tất cả những thứ không cần thiết. Chỉ sau đó mọi thứ sẽ được theo thứ tự với chứng khoán.
Khuyến nghị
Mỗi vị trí lưu trữ tài liệu đều có ưu điểm và nhược điểm. Để đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ theo thứ tự, các quy tắc sau phải được xem xét:
- Để không làm hỏng tài liệu, chúng nên được lưu trữ cách xa nước và mặt trời.
- Nên tạo một thư mục có bản sao chứng khoán và chuyển nó cho người thân hoặc những người đáng tin cậy khác. Cũng cần phải để tài liệu ở dạng điện tử trên ổ đĩa flash. Điều này sẽ cho phép bạn nhanh chóng khôi phục bản gốc trong trường hợp bị hư hại.
- Không cần lưu trữ thẻ bệnh nhân ngoại trú tại nhà, vì đây được coi là vi phạm luật pháp của Liên bang Nga. Cô được công nhận là một tài liệu pháp lý, cô bị bỏ lại trong sổ đăng ký bệnh viện.
- Vì séc mờ dần theo thời gian, nên sao chép chúng để mua lớn.
- Việc giữ quảng cáo, báo, danh thiếp ở nhà là điều không mong muốn. Giấy tờ phải được sắp xếp ngay lập tức và được đặt ở những nơi an toàn.
- Để các tài liệu được theo thứ tự, chúng cần phải được kiểm toán hàng năm. Tất cả không cần thiết phải được loại bỏ, và phần còn lại nên được đặt để lưu trữ thêm.
Bạn có thể lưu trữ tài liệu ở nhà theo nhiều cách. Trong tất cả các sẵn có, chắc chắn sẽ có thể chọn phù hợp nhất. Điều quan trọng cần nhớ không chỉ về bảo mật, mà còn về sự sẵn có của chứng khoán. Nếu bạn đặt chúng chính xác, bạn sẽ luôn có tài liệu phù hợp trong tay.