Để trả lời cho câu hỏi: "EDI là gì?" một chuyến tham quan ngắn vào lịch sử của quy trình làm việc được đưa ra, các loại và mục đích lưu hành nội bộ và bên ngoài của các tài liệu của tổ chức được xác định. Các yếu tố thành công của việc thực hiện các hệ thống EDI tại doanh nghiệp và vai trò của quản lý tài liệu điện tử như một phương tiện tối ưu hóa mua sắm được tiết lộ. Chữ ký điện tử, trung tâm chứng nhận và nhà điều hành được coi là thành phần chính của EDI. Tổ chức quy trình làm việc với các cơ quan chính phủ được trình bày như một phương tiện để giảm thời gian và chi phí. Hệ thống EDM của Chính phủ Moscow được đưa ra như một ví dụ về việc thực hiện quy trình làm việc không cần giấy tờ trên quy mô megalopolis.
EDI là gì?
Luồng tài liệu - chuyển động các tài liệu của một tổ chức từ lúc chúng được tạo hoặc nhận cho đến khi hoàn thành thực hiện hoặc gửi; một phức hợp công việc với các tài liệu: tiếp nhận, đăng ký, gửi thư, kiểm soát thực hiện, hình thành các trường hợp, lưu trữ và tái sử dụng tài liệu, công việc tham khảo. Khái niệm quản lý tài liệu điện tử được cố định trong tiêu chuẩn nhà nước. Nó đưa ra một định nghĩa chặt chẽ nhưng hẹp:
Quản lý tài liệu điện tử (EDF) là một cơ chế duy nhất để làm việc với các tài liệu được gửi dưới dạng điện tử, với việc thực hiện khái niệm "giấy tờ không cần giấy tờ".
(ĐI R 7.0.8-2013).
Quy trình làm việc: từ máy tính bảng đất sét đến Công nghiệp 4.0
Các hệ thống quản lý tài liệu đầu tiên xuất hiện cùng với việc phát minh ra chữ viết, hay đúng hơn là chữ viết tượng trưng. Người đứng đầu gia đình lưu ý với những vết cắt trên thẻ gỗ số lượng túi ngũ cốc được thu thập và những con cừu được sinh ra. Đây có thể được coi là khởi đầu của quy trình làm việc nội bộ của doanh nghiệp.
Các linh mục Assyria và các quan chức của các vương quốc Trung Quốc cổ đại, đã nhận được văn bản từ các nhà phát minh, ngay lập tức điều chỉnh nó thành nhiệm vụ của hành chính công - thu thuế, luật hóa, gửi lệnh cho các thống đốc và ngoại giao. Quy trình công việc này đã ít nhiều được chính thức hóa.
Nó đã là một luồng tài liệu giữa các tiểu bang và thậm chí giữa các tiểu bang.
Với sự phát triển của nền văn minh, các quy tắc trao đổi thông tin được ghi lại trên một phương tiện trở nên phức tạp hơn. Cuộc cách mạng đầu tiên trong quy trình làm việc đến với việc phát minh ra giấy có giá phải chăng. Những người ghi chép viết ra những điều quan trọng nhất trên các cuộn giấy da được nhân với số lượng và hình thành nên số đông các quan chức cấp thấp - không phải là người ra quyết định, nhưng sao chép tài liệu của người khác, sao chép, cấp giấy chứng nhận, viết yêu cầu, đưa tài liệu vào các tạp chí cho các bộ phận khác.
Và tại thời điểm đó, các giao thông viên, giao thông viên, giao thông viên ... bạn có thể tưởng tượng ba mươi lăm ngàn giao thông một mình!
A. Griboedov
Bộ máy quan liêu, như một công nghệ quản lý, đã nhận được một công cụ có sức mạnh to lớn. Đôi khi, nó đè bẹp nhà nước, nền kinh tế và xã hội.
Cuộc cách mạng thứ hai đến với sự phát minh ra máy chữ. Công nghệ quản lý không thay đổi, năng suất của các quan chức và quyền lực của họ đã tăng lên.
Thứ ba - với sự ra đời của máy tính và email. Ở giai đoạn đầu tiên, kết thúc ngày hôm nay, các công nghệ sản xuất và cung cấp tài liệu đã thay đổi. Công nghệ quản lý hầu như không thay đổi. Bộ máy quan liêu đã tiêu hóa cuộc cách mạng này. Chính ở giai đoạn này, khái niệm EDI đã xuất hiện. Đầu tiên, quản lý tài liệu điện tử sao chép một cách tỉ mỉ tất cả các quy trình quản lý, quy trình và lộ trình lưu hành tài liệu truyền thống.
Thứ tư - đến và gõ cửa. Bản chất của nó là các chương trình và thiết bị bắt đầu trao đổi dữ liệu và đưa ra quyết định mà không cần sự can thiệp của con người. Tủ lạnh ra lệnh giao sản phẩm, hệ thống lớp RTE (doanh nghiệp thời gian thực) nhận đơn đặt hàng, mua nguyên liệu, cấu hình lại dây chuyền sản xuất và giao sản phẩm cho khách hàng. Ở giai đoạn này, loài người có cơ hội thoát khỏi đội quân của các giáo sĩ không đưa ra quyết định và không tạo ra giá trị gia tăng. Các doanh nghiệp và nhà nước tiên tiến đã làm điều này.
Vị trí của các hệ thống EDI giữa các hệ thống thông tin
Tùy thuộc vào mức độ trưởng thành của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp hoặc tổ chức, hệ thống EDI có thể là:
- Một sản phẩm phần mềm được triển khai riêng đôi khi trao đổi dữ liệu với các hệ thống con khác thông qua giao diện hoặc thủ công.
- Phần mềm riêng biệt, tích hợp sâu với hệ thống quản lý doanh nghiệp, trao đổi dữ liệu được tổ chức trực tuyến hoặc khi xảy ra một sự kiện nhất định.
- Các mô-đun của một hệ thống quản lý doanh nghiệp lớn (lớp ERP hoặc PLM).
Trong số các hệ thống được trình bày trên thị trường thế giới, các hệ thống EDI chiếm một vị trí giữa các hệ thống quy trình công việc và hệ thống Quản lý hồ sơ.
Việc thực hiện trực tiếp quản lý tài liệu điện tử dựa trên các hệ thống phương Tây tại một doanh nghiệp (tổ chức) của Nga hiếm khi thành công. Thế giới quan và sự khác biệt về đạo đức giữa mô hình kinh doanh và mô hình dịch vụ là quá lớn. Một trở ngại cảm động cũng là tình yêu cảm động của Nga đối với bộ máy quan liêu, không phải là công nghệ và phương tiện, mà là mục tiêu tự túc của một nhân viên bán hàng hoặc quan chức.
Quản lý tài liệu điện tử: các loại và mục đích
Việc lưu hành các tài liệu của một doanh nghiệp hoặc tổ chức được chia thành hai loại chính - bên ngoài và bên trong. Trong lịch sử, tự động hóa quy trình làm việc nội bộ đầu tiên được phát triển.
Trong môi trường thông tin được xây dựng tốt của doanh nghiệp hoặc tổ chức, tất cả các hệ thống con quản lý tài liệu được kết nối với nhau, trao đổi dữ liệu với nhau và được trang bị hệ thống tham chiếu chéo. Vì vậy, ví dụ, văn bản thỏa thuận cuối cùng của hợp đồng có sẵn để hậu cần cho việc hình thành các ứng dụng thanh toán, cho các nhà tài chính để kiểm soát, cho các nhà công nghệ và nhà thiết kế - về mặt tham chiếu, v.v.
Mục đích chính của hệ thống EDI nội bộ là cung cấp cho người tham gia hệ thống thông tin cần thiết cho công việc của họ và thông qua các quyết định quản lý, kỹ thuật, tài chính và nhân sự. Tổ chức kiểm soát việc thực hiện các quyết định được đưa ra cũng là một trong những chức năng quan trọng nhất của EDI. Quản lý tài liệu điện tử cũng là một phương tiện để tổ chức một kho lưu trữ điện tử.
EDI bên ngoài có các chức năng bổ sung - nó cho phép các tổ chức trao đổi các tài liệu có ý nghĩa về mặt tài chính và pháp lý thông qua các kênh truyền thông. Một vai trò quan trọng ở đây được chơi bằng chữ ký điện tử, cho phép xác định người gửi thậm chí còn đáng tin cậy hơn chữ ký và tem thông thường trên các tài liệu truyền thống.
Tự động hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp
Tại thời điểm quyết định tự động hóa, công ty có một hệ thống quy trình làm việc bằng giấy. Nhân viên tạo tài liệu trong các chương trình khác nhau, gửi chúng cho nhau bằng e-mail. Nó có một mức độ trưởng thành nhất định và được phản ánh trong các tài liệu quy định: quy định, hướng dẫn và quy định.
Nhóm sẽ tham gia vào tự động hóa chắc chắn nên nghiên cứu bộ tài liệu này, hiểu mức độ chúng phản ánh các quy trình kinh doanh đã thực sự phát triển trong tổ chức. Trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử, mỗi luồng thông tin sẽ phản ánh luồng thực:
- vật liệu;
- tài chính;
- lao động.
Và phục vụ một quy trình kinh doanh cụ thể.
Mô hình kinh doanh được tạo ra trên cơ sở phân tích như vậy không chỉ được thực hiện trong hệ thống thông tin, mà còn phải được phản ánh trong tài liệu quy định cập nhật.
Nhân viên của tổ chức tạo ra hầu hết các tài liệu ở dạng điện tử trong các chương trình khác nhau, gửi chúng cho nhau bằng e-mail. Hình thức của các tài liệu được quy định, tuy nhiên, các quy tắc cho các thư như vậy, thời gian và nội dung của phản ứng không được chính thức hóa. Điều này đã có thể được gọi là một hệ thống EDI ở cấp độ phát triển phôi. Bây giờ chúng ta có thể nói về tự động hóa quản lý tài liệu điện tử - xây dựng một hệ thống để tạo, điền, xử lý, định tuyến tài liệu điện tử. Một bổ sung quan trọng cho hệ thống sẽ là một hệ thống con để theo dõi hiệu suất và báo cáo.
Nếu sự trưởng thành của các quy trình tại doanh nghiệp là đủ, có nhiều khả năng quá trình chuyển đổi sang quản lý tài liệu điện tử sẽ thành công. Yếu tố thành công chính trong việc thực hiện là nhân viên của doanh nghiệp. Họ cũng tạo thành rủi ro chính.
Trong quá trình tổ chức các hệ thống quản lý tài liệu điện tử, nhóm thực hiện phải điều chỉnh không chỉ các hình thức tài liệu và các lộ trình phê duyệt tiêu chuẩn, mà thường - logic cơ bản của hệ thống. Mặt khác, không thể đáp ứng các yêu cầu của khách hàng, người tin rằng các quy trình kinh doanh đã phát triển trong lịch sử trong tổ chức của họ không thể được cải thiện và không thể chạm vào trong mọi trường hợp.
Một sự thỏa hiệp như vậy dẫn đến sự tăng giá của cả bản thân việc triển khai và sự hỗ trợ của hệ thống - mỗi lần cài đặt các bản cập nhật từ nhà cung cấp biến thành một triển khai thu nhỏ. Chất lượng của hệ thống bị giảm.
Như được thể hiện bởi Tập đoàn Gartner, các quy trình kinh doanh thực sự độc đáo, chẳng hạn như các quy trình mang lại lợi thế cạnh tranh cho công ty, thậm chí chỉ dưới 1-5% tại các doanh nghiệp hàng đầu. Các quy trình còn lại, không ảnh hưởng đến tổ chức, có thể (và nên) được thay thế bằng các quy trình chuẩn từ cấu hình hệ thống cơ bản.
Trên thực tế, cấu hình cơ bản là kinh nghiệm tổng quát của các doanh nghiệp thành công nhất trong ngành. Việc chuyển đổi sang các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn dẫn đến chi phí giao dịch thấp hơn và tăng hiệu quả kinh doanh tổng thể. Quản lý tài liệu điện tử sẽ dễ dàng và thuận tiện. Điều này sẽ chi trả đầy đủ cho nỗ lực một lần cho thay đổi tổ chức, điều chỉnh quy định và đào tạo nhân viên. Trong quá trình đào tạo, cần phải kiên nhẫn và giải thích một cách kiên định cho người dùng EDI là gì, nó sẽ thay đổi cuộc sống của họ và cuộc sống của toàn doanh nghiệp tốt hơn như thế nào.
EDI giữa các doanh nghiệp. Hệ sinh thái quy trình làm việc
Các hệ thống EDI (Trao đổi dữ liệu điện tử) xuất hiện ở phương Tây vào những năm 70 của thế kỷ XX.
Họ đã thực hiện lưu thông tài liệu điện tử giữa các tổ chức, cho phép các doanh nghiệp đặt và nhận đơn đặt hàng trên thị trường, sắp xếp vận chuyển sản phẩm được sản xuất cho khách hàng và tạo ra các tài liệu hậu cần và tài chính phù hợp dưới dạng điện tử.
Nếu cần thiết, các tài liệu giấy đã được soạn thảo vào cuối tháng hoặc quý, việc hình thành, giao hàng, chấp nhận, giao hàng trở lại không làm chậm quá trình sản xuất và thương mại. Đồng thời, tiêu chuẩn trao đổi dữ liệu EDI đã được hình thành, tồn tại cho đến khi thực hiện XML.
Kết nối với hệ thống quản lý tài liệu điện tử EDI đã thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động thương mại và sản xuất của các doanh nghiệp.
EDI với chính phủ
Cũng có nguồn gốc ở phương Tây. Các đối tượng của hoạt động tài chính và kinh tế đã có thể nộp một tờ khai thu nhập dưới dạng điện tử vào cuối thế kỷ trước. Trong thế kỷ XX, các diễn viên Nga cũng có cơ hội này. Trong những năm gần đây, việc nộp thông tin cho thanh tra thuế, quỹ hưu trí (quỹ hưu trí), thanh tra lao động dưới hình thức điện tử đã trở thành bắt buộc, đầu tiên là lớn, sau đó là trung bình và ở giai đoạn cuối - đối với các doanh nghiệp và tổ chức nhỏ.
Các doanh nghiệp được yêu cầu tham gia vào một thỏa thuận với FIU về quản lý tài liệu điện tử. Người dân cũng có cơ hội dịch thông tin liên lạc của họ với cơ quan thuế ở định dạng điện tử. Mỗi năm sự phổ biến của các dịch vụ như vậy đang gia tăng trong dân chúng.
Các yếu tố của hệ thống EDI bên ngoài
Khách hàng - một tổ chức hoặc cá nhân tham gia EDI và có chữ ký điện tử. Nhà điều hành EDI cung cấp cho khách hàng của mình một nền tảng để trao đổi tài liệu.
Chữ ký điện tử (ES) - một bộ dữ liệu được hình thành đặc biệt cho phép bạn xác định duy nhất EDI người tham gia. Bộ này được đính kèm với một tài liệu điện tử và xác nhận tính xác thực của nó.
Chữ ký điện tử là thông tin ở dạng điện tử được đính kèm với thông tin khác ở dạng điện tử (thông tin đã ký) hoặc được liên kết với thông tin đó và được sử dụng để xác định người ký thông tin. (Luật liên bang ngày 6 tháng 4 năm 2011 Số 63-FZ "Về chữ ký điện tử ")
Ba lớp chữ ký điện tử được chấp nhận ở Liên bang Nga. Họ khác nhau về mức độ bảo vệ và mục đích.
- Chữ ký đơn giản - xác nhận rằng tài liệu đã được gửi bởi một người cụ thể - chủ sở hữu của chữ ký này. Nó được sử dụng để xác nhận danh tính của người gửi e-mail đến địa chỉ của các tổ chức chính thức ở các cấp khác nhau hoặc các quan chức cụ thể.
- Chữ ký không đủ tiêu chuẩn nâng cao - xác nhận cả việc gửi một tài liệu điện tử bởi một người cụ thể và thực tế là không có thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu kể từ thời điểm ký. Nó được sử dụng khi chứng nhận tài liệu mà việc in ấn là tùy chọn. Chữ ký này được tạo bằng các công cụ mã hóa, chứng chỉ được cấp bởi cơ quan chứng nhận không được cấp phép được cho phép.
- Chữ ký điện tử đủ điều kiện nâng cao (CEP) - được tạo bằng phần mềm mã hóa được chứng nhận bởi FSB. CEP sử dụng chứng chỉ từ cơ quan chứng nhận được công nhận hoạt động như một người bảo đảm tính xác thực của chữ ký. ED được ký bởi CEP có quyền bình đẳng với một tài liệu trên giấy xác nhận bằng chữ ký cá nhân. CEP phản đối chỉ có thể theo lệnh của tòa án. CEP được sử dụng để tương tác giữa các cơ quan chính phủ sử dụng hệ thống thông tin nhà nước
Tổ chức chứng nhận (CA) - một tổ chức nhà nước hoặc công cộng cấp chữ ký điện tử (chứng chỉ).
Danh tiếng của CA được chấp nhận bởi tất cả các bên liên quan đến việc lưu hành tài liệu điện tử. CA cấp giấy chứng nhận cho các tổ chức và cá nhân - người tham gia vào doanh thu. Trong các giao dịch, CA xác nhận tính xác thực của một chữ ký điện tử cụ thể.
Trung tâm chứng nhận được công nhận có mối quan hệ hợp đồng với CA gốc và được yêu cầu tuân thủ tất cả các yêu cầu của pháp luật của quốc gia địa điểm.
Toán tử EDI - tổ chức thương mại cung cấp cho người tham gia một nền tảng công nghệ để thực hiện EDI. Việc cung cấp được thực hiện trên cơ sở thương mại với việc ký kết hợp đồng. Nhà điều hành EDI phải được chứng nhận bắt buộc trong các cơ quan nhà nước
Nền tảng giao dịch điện tử (ETP) là một phức hợp gồm các kênh truyền thông, phần mềm và phần cứng, được thiết kế để tổ chức thương mại giữa các tổ chức thương mại và nhà nước, cũng như các cá nhân.
Nền tảng giao dịch điện tử kết hợp người bán và người mua các sản phẩm và dịch vụ khác nhau trong một môi trường thông tin duy nhất, cung cấp cho họ một số dịch vụ liên quan. Nhiều nguồn lực của mạng lưới toàn cầu cung cấp dịch vụ để tập hợp các nhà cung cấp và người tiêu dùng, giúp họ ký kết thỏa thuận và hành động ở mức độ lớn hơn hoặc thấp hơn với tư cách là người bảo lãnh của thỏa thuận đó.
Để giảm thiểu chi phí, người mua có thể tổ chức đấu thầu điện tử dưới hình thức đấu giá trực tiếp và đảo ngược, mua sắm cạnh tranh, yêu cầu báo giá và cung cấp, tối ưu hóa chi phí.Người bán có thể truy cập dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện vào thị trường và một nền tảng thuận tiện để quảng bá sản phẩm của họ.
- Một ETP để đặt một trật tự nhà nước là một ETP được lựa chọn bởi Bộ Phát triển Kinh tế RF và FAS cho các cuộc đấu giá mở dưới dạng điện tử.
- ETP để bán tài sản của con nợ (phá sản). Họ trở thành tất cả các trang web điện tử tiến hành mua sắm công cộng.
- ETP để đặt hàng dưới 223-.
- ETP cho khách hàng thương mại - doanh nghiệp thương mại đang đấu thầu ở đây theo các quy tắc linh hoạt hơn.
- ETP chuyên ngành thương mại được tạo ra cho một công ty cụ thể. Ví dụ: một trang web Gazprom để bán các sản phẩm dầu khí.
- Sàn giao dịch điện tử đa ngành thương mại với một bộ sản phẩm và dịch vụ phổ quát.
Các ETP như Aliexpress và E-bay được biết đến rộng rãi.
Đối với họ, quyền của người tiêu dùng được bảo vệ bởi cả quy tắc của nền tảng và hệ thống xếp hạng - mỗi người mua đánh giá người bán.
Dịch vụ chính phủ
Trang web Dịch vụ Nhà nước tích hợp các cổng Internet của nhiều cơ quan chính phủ và dịch vụ vào một cổng thông tin hợp nhất duy nhất. Nó được tạo ra trong sự phát triển của khái niệm nhà nước về Cửa sổ đơn lẻ để nhằm đơn giản hóa việc giao tiếp với các cơ quan nhà nước cho công dân. Đã đăng nhập một lần bằng chữ ký điện tử đủ điều kiện, công dân Liên bang Nga có thể nhận được thông tin về mình:
- Các tài sản.
- Thuế.
- Giáo dục.
- Trợ cấp hưu trí.
- Để vận chuyển.
- Để các tài liệu.
Và nhiều điểm quan trọng khác.
Bạn có thể kiểm tra và nộp thuế, tiền phạt và lệ phí chính phủ. Một công dân cũng có cơ hội yêu cầu cấp bất kỳ tài liệu chính thức, giấy chứng nhận, hộ chiếu, thị thực, giấy chứng nhận, v.v. Đối với điều này, anh ta không cần phải tự đi đến tổ chức, hoặc thậm chí đến trung tâm đa chức năng - đơn đăng ký được gửi dưới dạng điện tử, trong cùng một hình thức bản sao các tài liệu cần thiết.
Sau khi chuẩn bị tài liệu được yêu cầu, một lần truy cập vào MFC là đủ, trong đó các tài liệu sẽ được xác minh, bản ghi các thông số sinh trắc học (nếu cần) và phát hành tài liệu được yêu cầu. Kiểu quản lý tài liệu điện tử này tiết kiệm rất nhiều thời gian cho cả công dân và nhân viên của các tổ chức - họ không cần dành thời gian cho việc tiếp nhận công dân và tài liệu ban đầu, để bổ sung và chỉnh sửa, cũng không cần phải có sự hiện diện cá nhân.
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của Chính phủ Moscow
Tại thủ đô, hệ thống MosEDO đã được hình thành và hoạt động thành công từ năm 2011. Lưu thông tài liệu điện tử với sự giúp đỡ của nó được thực hiện bởi chính các cơ quan chính phủ, dịch vụ, thương mại và tổ chức công cộng. Hệ thống này được thiết lập tốt và được công nhận xứng đáng trong số các Mususcites.
Hệ thống này được Moscow Moscow OJSC triển khai và bảo trì và hợp nhất hơn 78.000 người dùng từ 3.000 tổ chức. Công việc văn phòng, tổ chức và quản lý và quy trình quản lý của Chính phủ Moscow được chuyển hoàn toàn sang hệ thống MosEDO. Lưu hành tài liệu điện tử của chính phủ của thành phố lớn nhất là một bằng chứng tuyệt vời về triển vọng và khả năng tồn tại của các hệ thống EDI trong các cơ quan chính phủ.
Với sự phát triển của công nghệ, quản lý tài liệu điện tử sẽ thay thế truyền thống trong những năm tới. Những lý do chính có lợi cho EDI là những lý do mà nó cung cấp:
- Tốc độ.
- Chi phí thấp.
- Thuận tiện cho tất cả người tham gia.
- Bảo mật cao.
- Kiểm soát hiệu quả.
Đã có, hầu hết các hoạt động mua sắm trong nước được thực hiện bằng EDI. Tài liệu truyền thống được soạn thảo sau khi giao dịch hoàn thành. Tài liệu giấy sẽ sớm được ban hành trong những trường hợp quan trọng nhất, đặc biệt và câu hỏi "EDI là gì?" cuối cùng mất đi sự liên quan của nó.