Hoạt động của các doanh nghiệp hiện đại được thực hiện trước những thách thức liên tục từ thế giới bên ngoài. Cạnh tranh khốc liệt trong thị trường sản xuất và dịch vụ đòi hỏi phải sử dụng các phương pháp làm việc tiên tiến nhất. Các phương pháp, thủ tục và phương pháp cho phép bạn nhanh chóng đáp ứng các yếu tố môi trường mới, trong những năm gần đây, bắt đầu đề cập đến các phương tiện hậu cần. Chúng tôi sẽ nói dưới đây về hậu cần là gì, loại chính và tính năng sử dụng của nó, bộ phận hậu cần tại doanh nghiệp làm gì.
Hậu cần có nghĩa là gì?
Lần đầu tiên đề cập đến thuật ngữ này đề cập đến Hy Lạp cổ đại, nơi các vị trí của các nhà logistic thuộc về lãnh đạo hành chính cao nhất của các thành phố, và chính thuật ngữ này được xác định bởi nghệ thuật tính toán. Trong thời Đế chế La Mã, các hoạt động của các nhà logistic có liên quan đến việc phân phối thực phẩm. Trong thế kỷ XX, lĩnh vực hoạt động này được phát triển nhất trong chiến tranh 1941-1945, khi, nhờ các hình thức hỗ trợ kỹ thuật và vật chất tiến bộ cho quân đội, giao hàng kịp thời các sản phẩm, đạn dược, vũ khí và thiết bị. Ngoài ra, phương pháp vận chuyển container lần đầu tiên được sử dụng.
Thời gian của chúng tôi
Logistics tích cực phát triển vào nửa cuối thế kỷ 20, khi nền kinh tế suy thoái mạnh ở quy mô xuyên quốc gia đòi hỏi phải phát triển các phương pháp tiếp cận mới để ổn định. Điều hợp lý là hậu cần như một bộ phối hợp các phương pháp tiếp cận hậu cần, sản xuất, phân phối, vận chuyển, cơ sở hạ tầng và truyền thông đã thu hút sự chú ý của các chuyên gia thế giới.
Trong nhiều thập kỷ, nguyên tắc "tự chủ" vẫn là một đặc điểm của các doanh nghiệp truyền thống, trong đó mỗi yếu tố của hệ thống sản xuất (dịch vụ, tòa nhà, xưởng, bộ phận) có sự cô lập nhất định trong công việc. Điều này dẫn đến giảm hiệu quả quản lý và đòi hỏi những nỗ lực và nguồn lực bổ sung cho thành phần hoạt động của họ, dẫn đến một mục tiêu chung. Tùy thuộc vào loại hình sản xuất, khối lượng và quy mô của cơ cấu sản xuất, tổn thất có thể được thể hiện bằng số lượng đáng kể.
Điểm mới của phương pháp logistic là sự tích hợp các hệ thống con khác nhau của các doanh nghiệp công nghiệp vào một hệ thống chung với quản lý từ đầu đến cuối. Đồng thời, các rủi ro của kiểm soát rời rạc truyền thống đã giảm. Mục tiêu tổng thể được đảm bảo bằng giám sát từ đầu đến cuối dựa trên các nguyên tắc tương tự.
Hậu cần là gì
Phạm vi bắt đầu xác định hậu cần khác nhau:
- Mua hàng - kiểm soát dòng chảy trong quá trình cung cấp cho doanh nghiệp nguồn lực vật chất.
- Chứng khoán - quản lý trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
- Kho bãi - quản lý việc di chuyển các nguồn nguyên liệu trên lãnh thổ của kho.
- Phân phối - đảm bảo phân phối hiệu quả các sản phẩm hoặc thành phần được mua bởi doanh nghiệp.
- Vận chuyển - quản lý sự di chuyển của các đối tượng vật chất trong sản xuất (thành phẩm, linh kiện, v.v.) từ một phần của sản xuất (xưởng, công trường) sang phần khác dọc theo tuyến đường tối ưu.
- Sản xuất - quản lý các quy trình liên quan đến sản xuất hoặc sửa chữa sản phẩm.
- Thông tin - kiểm soát dữ liệu liên quan đến dòng nguyên liệu, cung cấp xử lý thông tin hậu cần.
- Tài chính - quản lý cung tiền liên quan đến việc tổ chức hệ thống hậu cần.
Sau đó, sự phức tạp gia tăng của việc quản lý các luồng khác nhau đòi hỏi phải tạo ra các cấu trúc riêng biệt để phân phối hợp lý các hàm logistic. Vì vậy, có một đơn vị cấu trúc mới - bộ phận hậu cần.
Bộ phận hậu cần trong tổ chức làm gì
Để hệ thống hóa các quy trình hậu cần trong các hoạt động hàng ngày, nhiều doanh nghiệp tạo ra các dịch vụ độc lập - bộ phận hậu cần. Họ có thể vừa tuân theo người đứng đầu doanh nghiệp, vừa thực hiện chính sách của họ về các thủ tục thuê ngoài, cung cấp sự độc lập và minh bạch nhất định của các quy trình. Dịch vụ sẽ thực hiện chức năng quản lý vật liệu tích hợp đầu cuối. Mục đích của việc tổ chức lại các doanh nghiệp như vậy là để tối ưu hóa chi phí ở các giai đoạn mua sắm, sản xuất, phân phối và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
Nhiệm vụ chính của dịch vụ hậu cần
Để hiểu bộ phận hậu cần đang làm gì, bạn cần xem xét phạm vi các nhiệm vụ cần thiết mà bộ phận này phải đối mặt.
Các vị trí quan trọng sau đây có thể được phân biệt:
- Hình thành, phát triển và cải tiến liên tục của hệ thống hậu cần.
- Phát triển một chiến lược kinh doanh dựa trên các nguyên tắc hậu cần.
- Tích hợp bên ngoài và bên trong của doanh nghiệp để tăng hiệu quả của các cấu trúc dòng chảy.
- Quản lý vận hành vật liệu và các dòng chảy khác.
- Tái cấu trúc liên tục các quá trình.
Để tạo ra một dịch vụ quản lý hiệu quả, nhiệm vụ cần thiết là tăng năng suất của cơ cấu tổ chức của bộ phận. Để đạt được những mục tiêu này và hiểu những gì bộ phận hậu cần làm, bạn có thể sử dụng các bước sau:
- Xác định các mục tiêu chiến lược của dịch vụ.
- Phát triển một cơ chế chi tiết cho việc mua lại và sử dụng tài nguyên.
- Tiến hành phân tích thị trường và xác định hiệu suất của nó.
- Chọn một cơ chế giao tiếp.
- Xác định thủ tục ra quyết định của trưởng bộ phận.
- Nâng cao mức độ thích ứng của tổ chức.
Quy trình hậu cần
Trong trọng tâm của họ, các quy trình được chia thành bên ngoài và bên trong.
Hậu cần nội bộ liên quan đến quản lý sản xuất và cung cấp của nó với các loại tài nguyên. Lập bản đồ các hoạt động sản xuất, giới thiệu hệ thống kiểm soát toàn cầu đối với thiết bị (TRM) và chuyển đổi thiết bị nhanh (SMED), nâng cao trình độ tổ chức của các xưởng và công trường (5S), và việc sử dụng sản xuất nội tuyến nằm xa một danh sách đầy đủ các phương pháp hậu cần sản xuất. Phân phối tài nguyên hợp lý dựa trên các hệ thống chung Kanban, MRP và MRP-II, "OTP", nhiệm vụ chính là lập kế hoạch và kiểm soát tài nguyên sản xuất sau đó. Nghiên cứu các phương pháp này sẽ cho phép một nhà nghiên cứu có tham vọng hiểu chi tiết những gì bộ phận hậu cần đang làm.
Hậu cần bên ngoài kết hợp các chức năng khác nhau về lưu trữ, phân phối và giao đơn đặt hàng cho người tiêu dùng.
Cơ cấu phòng hậu cần
Phạm vi của các nhiệm vụ sản xuất được quyết định sẽ quyết định việc chia bộ phận thành nhiều nhóm làm việc hay sắp xếp chúng trên cơ sở cấu trúc thiết kế.
Sau đó, câu trả lời cho câu hỏi bộ phận hậu cần đang làm gì sẽ được chứa trong các chức năng cụ thể được thực hiện trong khuôn khổ của các dự án khác nhau.
Một chức năng gần đúng cho các nhóm khác nhau được đưa ra dưới đây.
Bộ phận mua sắm vật tư và phụ tùng:
- Quản lý đấu thầu.
- Hoạt động kho bãi.
Phòng Hậu cần sản xuất:
- Kế hoạch sản xuất dựa trên kế hoạch hoạt động, hiện tại và tương lai.
- Phối hợp các quy trình công nghệ.
- Thực hiện các phương pháp hậu cần sản xuất tiên tiến.
Phòng quản lý hàng tồn kho:
- Kiểm toán và kiểm soát cổ phiếu.
- Báo cáo về các hoạt động hiện tại và dự báo phạm vi của các sản phẩm.
- Phát triển và ứng dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho tiên tiến.
Bộ phận kiểm soát và phân phối đơn hàng đã hoàn thành:
- Hoạt động quảng cáo.
- Vị trí đặt hàng cho thành phẩm hoặc dịch vụ.
- Phát triển các chương trình cung cấp tối ưu cho khách hàng.
- Dịch vụ khách hàng.
Trách nhiệm của bộ phận hậu cần cũng sẽ bao gồm cải thiện các giai đoạn công nghệ xử lý dòng nguyên liệu, cơ giới hóa phức tạp (tự động hóa) các quy trình, v.v.
Phân cấp tổ chức dịch vụ
Hệ thống phân cấp công việc trong dịch vụ phụ thuộc vào các nhiệm vụ mà bộ phận hậu cần xử lý và các chỉ số của chính doanh nghiệp (quy mô sản xuất, chi tiết cụ thể của hoạt động). Một nhân viên gần đúng có thể trông như thế này:
- Trưởng phòng - có thể kết hợp các chức năng của họ với trưởng phòng vận tải. Các trách nhiệm chính là giám sát việc thực hiện chiến lược dịch vụ tổng thể.
- Phó giám đốc là người đứng đầu các đơn vị hệ thống (mua sắm, quản lý hàng tồn kho và những người khác). Họ giám sát việc thực hiện các nhiệm vụ chiến thuật và hoạt động.
- Các nhân viên chính của các chuyên gia - công nghệ, bộ máy điều phối, hậu cần cho vận tải, phân phối, dịch vụ sau bán hàng, nhà kinh tế, vv
- Công nhân bổ sung - điều chỉnh, kỹ thuật viên, chất tẩy rửa.
Nhập kho
Hãy xem xét, ví dụ, những gì bộ phận hậu cần kho làm.
Các nhiệm vụ chính mà các nhà logistic của bộ phận này nên giải quyết như sau:
- Tính toán các thông số kỹ thuật và kinh tế của môi trường kho (diện tích hữu ích của kho, số lượng thiết bị nâng cần thiết và sơ đồ hợp lý hoạt động của nó, sử dụng hợp lý diện tích và thể tích của kho), giảm chu kỳ lưu trữ.
- Thích ứng các loại với mong đợi của người tiêu dùng để thực hiện các đơn đặt hàng.
- Phát triển các bố trí hợp lý nhất, đảm bảo hoạt động liên tục của các quy trình công nghệ khác nhau.
- Áp dụng mô hình quản lý tiến bộ.
Mô tả công việc
Quản lý hiệu quả các luồng vật chất của doanh nghiệp là có thể khi sử dụng tất cả các dự trữ của nhân viên quản lý. Đối với mục đích này, mô tả công việc của bộ phận hậu cần đang được phát triển. Nó chỉ ra các chức năng, khả năng, trách nhiệm và trách nhiệm của người quản lý và nhân viên của các cấp bậc khác nhau. Hướng dẫn của bộ phận hậu cần, theo quy định, bao gồm câu trả lời cho các câu hỏi như vậy:
- Những gì một chuyên gia nên biết.
- Những gì có nghĩa vụ phải thực hiện.
- Những gì được hưởng.
- Những gì chịu trách nhiệm cho.
Hướng dẫn của bộ phận hậu cần sẽ được soạn thảo theo mẫu được chấp nhận cho các tài liệu đó.
Tóm lại
Tạo cấu trúc quản lý mới là một nhiệm vụ khá phức tạp và tốn thời gian. Sẽ mất nhiều thời gian để đồng bộ hóa dịch vụ nhận được với các dịch vụ hiện có, tìm ra trách nhiệm của bộ phận hậu cần để tránh trùng lặp chức năng quản lý và dần dần đạt đến mức độ hiệu quả trong công việc. Tuy nhiên, trong điều kiện biến động liên tục trong quá trình kinh tế quốc tế, những thay đổi đó trở nên cực kỳ phù hợp với bất kỳ doanh nghiệp và tổ chức nào.