Ngay cả công ty giàu nhất sở hữu sản phẩm hiệu quả nhất, cũng nghĩ về tiết kiệm hợp lý. Chỉ trong trường hợp này, cô sẽ có nhiều phương tiện và cơ hội hơn để duy trì hoạt động kinh doanh của riêng mình và phát triển hơn nữa.
Không có gì bí mật rằng doanh nghiệp càng lớn, chi phí của nó càng lớn. Hơn nữa, các mục ngân sách thứ cấp, bao gồm in tài liệu, cùng nhau chiếm phần của nó. Và với tỷ giá đô la hiện tại, các tập tin được in có thể thực sự là Vàng Vàng.
Mất bao nhiêu tiền để in tài liệu?
Theo thống kê được công bố bởi Hewelett-Packard, mỗi doanh nghiệp có thể được phân loại là doanh nghiệp vừa hoặc lớn dành khoảng 6% lợi nhuận của mình cho chi phí giấy. Đối với một số người, tỷ lệ này, tính theo tỷ lệ phần trăm, có vẻ nhỏ, nhưng hoàn toàn không phải vậy.
Nếu thu nhập trung bình hàng tháng của công ty là 10 triệu rúp, thì chi phí khoảng 600 nghìn rúp để in tài liệu! Rất khó để gọi một con số nhỏ như vậy hoặc không đáng kể.
Tối ưu hóa hợp lý chi phí in ấn sẽ giúp một dịch vụ mới và chưa phổ biến - gia công in ấn.
Gia công in ấn là gì và nó hoạt động như thế nào
Dịch vụ này sẽ giúp tiết kiệm tiền chỉ dành cho các doanh nghiệp vừa, lớn và rất lớn với quy trình công việc bên trong và bên ngoài lớn. Gia công in ấn đôi khi được gọi là bảo trì bản sao.
Tính toán con số chính xác của chi phí in ấn đôi khi không chỉ khó khăn, mà đơn giản là không thể tin được. Điều này xảy ra bởi vì mua hàng được thực hiện bởi các bộ phận khác nhau:
- Văn phòng (giấy) được mua lại bởi người quản lý văn phòng, thư ký, bất kỳ nhân viên AXO nào khác.
- Bộ phận CNTT chịu trách nhiệm mua và sửa chữa kịp thời các thiết bị in.
- Các hộp mực nạp lại, giống như bất kỳ hàng tiêu dùng khác, được chăm sóc bởi bộ phận mua hàng.
Ở các thành phố và khu vực khác nhau, hàng chục, hàng trăm và thậm chí hàng ngàn công nhân nhân đôi ngày làm việc của nhau. Thiết bị văn phòng theo thời gian không chỉ cần điều chỉnh hoặc tiếp nhiên liệu, mà còn phải sửa chữa. Chi phí tăng lên khi tiền của công ty được sử dụng một cách phi lý: máy in hết mực và hợp đồng trông có vẻ mờ nhạt, các bản in thử nghiệm trên máy tính, khi bạn cần kiểm tra khả năng hoạt động của thiết bị in, v.v.
Gia công phần mềm in ấn không gì khác hơn là một dịch vụ toàn diện về thiết bị in ấn. Tất cả lợi ích của nó là khách hàng chỉ trả tiền cho các bản sao của các tài liệu được thực hiện.
Làm thế nào để kế toán in được giữ và làm thế nào để loại bỏ bộ đếm sao chép từ máy in?
Trên tất cả các mô hình công nghệ in mới, một bộ đếm các bản sao được sản xuất được cung cấp. Có thể lấy bài đọc từ quầy này bằng tay, hoặc cũng có thể ở chế độ tự động.
Phương pháp thủ công, cung cấp cho việc in thông thường của trang cấu hình, không phải là thuận tiện nhất, nhưng chính xác nhất. Việc sử dụng các phần mềm khác nhau giúp giám sát máy in (PaperCut, SNMP Discovery, PrintMonitor, v.v.) là phổ biến.
Tất cả các chương trình được liệt kê hiển thị lượng mực có trong hộp mực, sự hiện diện của các tờ in, thời gian gần đúng cho đến khi hộp mực được thay thế, v.v.
Một điểm trừ đáng kể mà phương pháp tự động có là tích hợp bắt buộc với Internet. Không phải mọi tổ chức công cộng hoặc tư nhân sẽ có nguy cơ rò rỉ dữ liệu nội bộ.
Những lợi ích rõ ràng của việc sử dụng
Bất kể phương pháp nào được chọn, gia công in ấn có thể được gọi là phương tiện kế toán hiệu quả hơn cho quá trình in tài liệu. Ngoài ra, nó cho phép bạn cộng tác với một nhà cung cấp dịch vụ in khác và tối ưu hóa giờ làm việc của bộ phận CNTT, công ty không chỉ tham gia vào việc bảo trì máy in thường xuyên mà còn tiếp nhiên liệu, thiết lập và sửa chữa nó.
Trong trường hợp này, bạn hoàn toàn có thể quên đi hiệu quả định lượng của hộp mực, đặc tính kỹ thuật của chúng, tiếp nhiên liệu.
Định dạng dịch vụ này cung cấp cho thanh toán sau khi hoàn thành công việc, nghĩa là tiền được trả cho các tài liệu in chất lượng. Giống như các thỏa thuận khác, thỏa thuận thuê ngoài cung cấp thời hạn rõ ràng cho việc cung cấp dịch vụ, chi phí và thời gian thanh toán của họ.
Một công ty đã ký kết hợp đồng như vậy hoàn toàn giải tỏa được nhiều lo lắng nhỏ: mua giấy, thiết bị và các vật tư tiêu hao khác, không lo lắng về việc sửa chữa thiết bị, tiết kiệm điện và in tài liệu cho nhu cầu cá nhân của nhân viên.
Con tem nào sẽ không được trả?
Thật vậy, thỏa thuận chỉ cung cấp một bản in chất lượng. Một tờ in chất lượng không nên bao gồm:
- chấm khác nhau trên giấy;
- sọc và dấu ấn;
- tiếng ồn bên ngoài khác nhau;
- kẹt giấy và hư hỏng cơ học;
- biến dạng hình ảnh;
- hạt mực.
Các cách để trả tiền cho dịch vụ là gì?
Chi phí của một bản sao của tài liệu, được trả bởi khách hàng, đã bao gồm tất cả các chi phí cho vật liệu, bảo trì và sửa chữa thiết bị.
Đối tác có thể cung cấp một số cách có thể để thanh toán cho các dịch vụ của mình:
- Thông thường, các doanh nghiệp tham gia vào các thỏa thuận truyền thống bao gồm chi phí của mỗi bản sao.
- Các doanh nghiệp lớn với quy trình làm việc khổng lồ quan tâm đến một hợp đồng giá duy nhất. Nói cách khác: để sử dụng không giới hạn thiết bị, công ty trả một mức thuế duy nhất hàng tháng.
- Những khách hàng biết rõ nhu cầu nhỏ của họ sẽ tốt hơn khi sử dụng hợp đồng giá cố định. Trong trường hợp này, khoản thanh toán hàng tháng bắt buộc bao gồm giới hạn trang ở một mức giá đặc biệt và nếu công ty in nhiều hơn tiêu chuẩn đã chỉ định, một tài liệu được in vượt quá định mức sẽ được mua ở mức giá thông thường.
Cạm bẫy và khuyết điểm
Mặc dù có nhiều ưu điểm của dịch vụ, nhưng nó có nhiều nhược điểm tiềm ẩn:
- Do chi phí dịch vụ cao, chỉ nên sử dụng các tổ chức lớn. Giá là do các hộp mực ban đầu và phụ tùng cho thiết bị của họ.
- Mỗi nhà cung cấp cung cấp dịch vụ dành riêng cho các sản phẩm của mình và việc chuyển đổi sang máy in của một thương hiệu khác nhau có thể dẫn đến một xu khá. Với tình hình hiện tại trên thị trường tiền tệ toàn cầu, sự phụ thuộc vào một nhà sản xuất nước ngoài khó có thể được gọi là an toàn. Không một thiết bị văn phòng duy nhất và chi phí bảo trì miễn phí của nó rủi ro như vậy.
- Khi cài đặt thiết bị, nhấn mạnh vào laser. Thực tế là nó dễ dàng và thuận tiện hơn nhiều để giữ một bản ghi rõ ràng của các bản in.
- Một số máy in không bao gồm quầy in.
- Không có nhà cung cấp nào xem xét việc in trên các định dạng khác ngoài A4. Nếu tổ chức cần in một tài liệu ở định dạng A3, thì nó sẽ được tính là 2 tờ A4.
- Chuyển sang gia công in ấn văn phòng là một quá trình lâu dài. Thực tiễn cho thấy rằng sự phối hợp của tất cả các điều khoản của hợp đồng có thể kéo dài tới hai tháng, trong khi tổ chức sẽ gặp khó khăn lớn với việc chuyển chi nhánh trong khu vực. Các chuyên gia lưu ý rằng, trung bình, quá trình giới thiệu một dịch vụ có thể mất nhiều thời gian (từ 3 đến 6 tháng). Các nhà quản lý chi nhánh trong khu vực có thể xung đột với sự đổi mới. Có thể có nhiều lý do, nhưng phổ biến nhất trong số đó là lợi ích cá nhân khi làm việc với một nhà cung cấp cụ thể.Đối với các quan chức như vậy, việc tập trung báo chí chỉ có thể được mơ trong những giấc mơ khủng khiếp, và điều này có thể trở thành một vấn đề nghiêm trọng. Trước khi đưa ra quyết định nghiêm túc như vậy - việc chuyển sang gia công in ấn văn phòng, hãy suy nghĩ cẩn thận và phân tích tình hình với quy trình làm việc trong công ty.
Cố gắng tính toán chi phí in ấn văn phòng mỗi tháng, quý và năm. Con số phải chính xác! Đồng thời, xem xét tất cả các chi phí ẩn (tiêu thụ năng lượng, lượng thời gian dành cho việc phục vụ máy in, in các tệp cá nhân của nhân viên, v.v.). Kiểm tra cung cấp gia công in ấn văn phòng ngày nay. Không bao giờ chọn một nhà cung cấp, được hướng dẫn bởi một mức giá đặc biệt thấp. Sự hợp tác như vậy là đau đầu. Kinh nghiệm quan trọng và danh tiếng, số lượng dự án thành công.