Để tồn tại trong cạnh tranh khốc liệt, điều quan trọng đối với một công ty hiện đại là nhanh chóng đáp ứng với những thay đổi của thị trường và sử dụng hợp lý các nguồn lực sẵn có. Tuy nhiên, theo thời gian, hiệu quả giảm dần - một phần của các hành động và thủ tục trở nên lỗi thời, các bộ phận bắt đầu lặp lại các nhiệm vụ của nhau. Đó là lý do tại sao kiểm toán kịp thời các quy trình kinh doanh là rất quan trọng. Biết được điểm yếu của doanh nghiệp, ban lãnh đạo có thể đưa ra các biện pháp phù hợp và tối ưu hóa công việc. 
Định nghĩa
Một quy trình kinh doanh là một chuỗi các hoạt động được kết nối hợp lý, lặp lại định kỳ các hoạt động trong đó tổ chức Tài nguyên của tổ chức được sử dụng để xử lý một đối tượng (hầu như hoặc vật lý). Nói cách khác, đây là một phân khúc nhất định của doanh nghiệp làm việc với kết quả thực tế, có thể đo lường được.
Kiểm toán nội bộ các quy trình kinh doanh là phân tích tất cả các loại hoạt động của công ty: sản xuất, thương mại, xã hội. Nhiệm vụ của nó là xác định hiệu quả của các đơn vị cấu trúc chính của công ty và các kênh của chức năng truyền thông tin. 
Khi nào nên chi
1. Sau khi giới thiệu tài liệu và hướng dẫn mới. Ví dụ, khi cài đặt phần mềm khác. Trong trường hợp này, tốt hơn là nên tiến hành kiểm toán không ngay lập tức, nhưng sau một thời gian, cần thiết cho sự đột phá và kiểm tra của nhà mạng. Độ sâu của xác minh phụ thuộc vào mức độ thay đổi và tầm quan trọng của quy trình này đối với công ty.
2. Kiểm toán theo lịch trình. Nó được thực hiện theo lịch trình thành lập, ít nhất 1 lần mỗi năm.
3. Kiểm toán không theo quy định. Nó được tổ chức theo yêu cầu của quản lý cấp cao hoặc người quản lý chịu trách nhiệm cho một quy trình kinh doanh cụ thể. Nhu cầu như vậy có thể phát sinh nếu:
- một sự cố lớn đã xảy ra;
- khiếu nại của khách hàng quá trình (bên ngoài và bên trong) được nhận định kỳ;
- Có những gợi ý và ý tưởng để cải thiện quá trình.
Tóm tắt, chúng ta có thể nói rằng việc kiểm toán các quy trình kinh doanh là cần thiết trong mọi trường hợp khi có bất kỳ thay đổi nào xảy ra trong công ty. 
Các loại quy trình kinh doanh
Trong lý thuyết quản lý hiện đại, việc phân chia các quy trình thành chính và phụ thường được chấp nhận. Nhóm đầu tiên bao gồm mọi thứ cho phép một tổ chức kiếm tiền và đạt được các mục tiêu nhất định:
- sản xuất hàng hóa / cung cấp dịch vụ;
- tiếp thị và bán hàng;
- dịch vụ hậu cần và giao hàng;
- giao tiếp với các nhà cung cấp và trung gian;
- kế toán thuế;
- hỗ trợ khách hàng.
Hỗ trợ, đến lượt nó, là những quy trình đảm bảo việc thực hiện cốt lõi, cung cấp các tài nguyên và thông tin cần thiết. Đây là các chức năng nội bộ, chẳng hạn như quản lý nhân sự, kế toán và đảm bảo sự an toàn của một đối tượng. 
Quy trình kinh doanh: ví dụ và mô tả
Điều quan trọng cần lưu ý là mỗi công ty cụ thể có danh sách quy trình kinh doanh riêng, có tính đến quy mô và chi tiết cụ thể của hoạt động.
Các yếu tố chính của bất kỳ PSU nào bao gồm:
- dữ liệu đầu vào;
- tài nguyên (con người, thiết bị, cơ sở hạ tầng, phần mềm);
- tiêu chí (yêu cầu của khách hàng, tiêu chuẩn, luật pháp);
- tài liệu và hồ sơ (thanh toán, ứng dụng, đơn đặt hàng, biên lai, hóa đơn);
- dữ liệu đầu ra (sản phẩm, phần của nó hoặc thông tin cần thiết);
- đo lường kết quả (kiểm toán, giám sát, phân tích).
Ngoài ra, mỗi quy trình phải có chủ sở hữu được chỉ định chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng.
Chúng ta hãy xem làm thế nào các quy trình kinh doanh có thể được mô tả. Chúng tôi lấy ví dụ từ hai lĩnh vực hoàn toàn khác nhau trong bản chất của họ.
Công ty đầu tiên là bán nhượng quyền thương mại.Trong công việc của cô với khách hàng, 4 quy trình kinh doanh chính có thể được phân biệt. Lần lượt, mỗi người trong số họ bao gồm một số hoạt động.
- Trình độ chuyên môn. Nhiệm vụ: xử lý ứng dụng. Giai đoạn này cho phép bạn tạo một kênh và đánh giá hiệu quả của tiếp thị. Nhân viên xử lý đơn nhận được và chuyển nó sang trạng thái "Đủ điều kiện" hoặc "Từ chối". Tất cả các ứng dụng đủ điều kiện ngay lập tức rơi vào BP-2.
- Cần bán. Nhiệm vụ: để trình bày, làm việc với sự phản đối, để nhận được sự đóng góp và chuyển giao dự án cho người phụ trách. Để cải thiện hiệu quả công việc, một hệ thống động lực của nhân viên, một kế hoạch và dự báo bán hàng đang được phát triển. Giao dịch tự động đến từ BP-1 hoặc được người quản lý tạo thủ công. Sau khi chuyển đến người quản lý, dự án chuyển sang BP-3.
- Ra mắt. Nhiệm vụ: bổ nhiệm người phụ trách, bắt đầu công việc và chuẩn bị báo cáo. Quy trình kinh doanh này cung cấp một khởi động nhượng quyền thương mại từng bước. Các chức năng mới được thêm vào: sửa tài liệu, thông báo cho khách hàng, thu hút nhân viên và nhà thầu mới.
- Nhuận bút. Nhiệm vụ: đúng hạn để nhận đóng góp (Nhuận). Ngay sau khi ra mắt, một quy trình kinh doanh mới sẽ tự động được tạo và ngày thanh toán tiếp theo được chỉ định. Một kế hoạch hỗ trợ nhượng quyền cũng đang được soạn thảo.
Ví dụ thứ hai là một công ty quảng cáo đầy đủ chu kỳ sản xuất các sản phẩm in ấn, quảng cáo ngoài trời, vật liệu tự dính, cũng như các phụ kiện khách sạn. Dưới đây là 3 quy trình cơ bản:
- Tìm kiếm. Cần phải tìm khách hàng tiềm năng, thiết lập liên lạc và sắp xếp một cuộc họp. Ngoài ra, bạn cần tìm hiểu khách hàng đến từ đâu (từ cơ sở dữ liệu, Internet hoặc các nguồn khác), quy mô của chiến dịch theo kế hoạch (tính bằng nghìn rúp) và, nếu cần, lý do từ chối.
- Cần bán. Theo yêu cầu, một đề xuất thương mại được gửi, sau đó một hóa đơn được phát hành. Hình thức thanh toán được chỉ định (100%, trả sau, thư bảo lãnh). Sau đó, đơn đặt hàng đi vào sản xuất (BP-3). Sau khi vận chuyển và nhận phản hồi, mục tiêu chính là tạo ra số lượng bán hàng lặp lại tối đa.
- Sản xuất. Khi nhận được đơn đặt hàng, giám đốc sản xuất xác nhận thời hạn (thời hạn). Hoạt động công nghệ được thực hiện - xử lý trước, in ấn, xử lý sau báo chí. Nếu khách hàng hài lòng với kết quả, dự án sẽ trả về BP-2, nếu không, nó sẽ trở về đầu quá trình để sửa đổi.
Thuận tiện nhất là mô tả các quy trình kinh doanh của công ty dưới dạng sơ đồ, hiển thị các kết nối chính giữa chúng (ví dụ: chuyển từ bản trình bày đầu tiên sang giai đoạn bán hàng). Bạn cũng có thể cung cấp thông tin ở định dạng bảng:
Mã quy trình | Chức năng và nhiệm vụ chính | Tương tác (Số cấu trúc, đơn vị) | Cách tương tác | Mã tài liệu đến / đi | Kiểm soát (tên của người chịu trách nhiệm cho quá trình) |
Tài liệu
Kiểm toán bao gồm các vị trí quan trọng sau:
1. Trình tự ứng xử. Tài liệu này được phê duyệt bởi quản lý cấp cao và chứa thông tin về lý do kiểm toán (kế hoạch / đột xuất), mục tiêu, cơ sở, thành viên của ủy ban. Giám đốc kiểm toán ngay lập tức được bổ nhiệm, cũng như các điều khoản cho việc phát triển và phê duyệt chương trình.
2. Tài liệu làm việc của kiểm toán viên. Điều này bao gồm tất cả các lưu ý mà kiểm toán viên đưa ra trong quá trình kiểm toán, cũng như các câu hỏi đã hoàn thành, kết quả khảo sát, mẫu phỏng vấn, bài kiểm tra, v.v. Ngoài ra, công ty lưu trữ các tài liệu quy định quy định các yêu cầu đối với tài liệu làm việc. Chúng phải chứa:
- ngày và nơi biên soạn, tên của thanh tra viên;
- nguồn và phương pháp thu thập thông tin (phỏng vấn, quan sát, bảng câu hỏi);
- mô tả chi tiết các quy trình kinh doanh được nghiên cứu;
- kết quả của tất cả các cuộc kiểm toán trước đó.
Tài liệu làm việc được điền cả hai tùy ý và dưới dạng được thiết lập sẵn - ví dụ, dưới dạng bảng, biểu đồ, văn bản, v.v.
3. Kế hoạch kiểm toán. Nó bao gồm một số phần chính: thu thập và tóm tắt thông tin, tiến hành phân tích chuyên sâu, kết luận, phát triển các đề xuất và đề xuất, tổng hợp báo cáo và trình bày kết quả. Khi bắt đầu kiểm toán, mục đích của nó, một mô tả về các quy trình kinh doanh được điều tra, cũng như các giai đoạn và các hoạt động xác minh chính được chỉ định. Đối với mỗi giai đoạn, cần xác định các nhiệm vụ chính, phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu, thời hạn, tài nguyên và những người chịu trách nhiệm về kết quả.
4. Báo cáo. Tài liệu này tóm tắt các công việc được thực hiện, xác định điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp. Phần đầu tiên cung cấp kết luận chung và phần thứ hai chứa thông tin chi tiết về các tài nguyên đã sử dụng và kết quả.
5. Báo cáo của kiểm toán viên. Hiển thị những phát hiện và khuyến nghị quan trọng nhất để tối ưu hóa quy trình kinh doanh. 
Thành viên
Tùy thuộc vào sự phức tạp của tổ chức, cấu trúc của nó, số lượng nhân viên và chi tiết cụ thể của doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào người sẽ thực hiện kiểm toán. Hãy xem xét những người tham gia cần thiết trong cuộc kiểm toán.
- Người khởi xướng và người phê duyệt kiểm toán. Theo quy định, đây là một trong những nhà lãnh đạo của doanh nghiệp hoặc đại biểu của họ.
- Ủy ban kiểm toán. Yêu cầu bắt buộc đối với người tham gia - giáo dục đại học và kinh nghiệm làm việc ít nhất là trong một khoảng thời gian xác định.
- Người đứng đầu ủy ban. Vị trí này được giao cho nhân viên của một trong những bộ phận độc lập của công ty (các bộ phận trực thuộc chủ sở hữu doanh nghiệp và không tham gia vào quy trình kinh doanh chính - dịch vụ bảo vệ, dịch vụ phát triển chiến lược, v.v.). Đôi khi các chuyên gia bên thứ ba có liên quan.
- Người được kiểm toán. Họ có thể là bất kỳ nhân viên nào của tổ chức có thông tin cần thiết để xác minh.
Trong các công ty có uy tín thường tạo ra các khoản hoa hồng đặc biệt để kiểm soát kiểm toán. 
Thủ tục
Việc kiểm toán các quy trình kinh doanh được thực hiện theo các yêu cầu được xác định rõ ràng. Các chu kỳ kinh doanh chính của công ty được điều tra - cung cấp, sản xuất, bán hàng, đầu tư (đầu tư vào hiện đại hóa và mở rộng), cũng như quản lý.
Giai đoạn 1: Nghiên cứu các mô hình chung
Kiểm toán nội bộ bắt đầu bằng việc thu thập thông tin cơ bản về hoạt động của doanh nghiệp, cơ cấu và hoạt động của các đơn vị. Về cơ bản, nó được lấy từ các tài liệu của doanh nghiệp - một kế hoạch chiến lược, quy tắc quản lý, mô tả công việc, mã số, v.v ... Tất cả dữ liệu được nhập vào báo cáo, cho biết:
- cơ cấu tổ chức;
- danh sách các quy trình kinh doanh chính;
- mô tả công việc của các đơn vị: tên, chức năng, tài liệu đến và đi, kết quả hoạt động.
Thông thường, sau khi báo cáo, các cuộc phỏng vấn được thực hiện với nhân viên. Điều này cho phép bạn phát hiện sự không chính xác trong giai đoạn đầu, để xem sự khác biệt giữa trạng thái thực của sự việc và cách chính nhân viên đại diện cho tổ chức.
Giai đoạn 2: Phân tích quy trình kinh doanh chi tiết
Ở giai đoạn này, cần mô tả trình tự và tính năng của các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp. Để thuận tiện, các bảng được biên dịch mô tả từng quy trình kinh doanh riêng lẻ.
Tên hoạt động | Dữ liệu ban đầu từ khi nhận được quá trình kinh doanh bắt đầu. |
Tài liệu, tài liệu tham khảo, yêu cầu, vv, cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Nguồn của họ. | |
Tài liệu và báo cáo được điền vào trong quá trình làm việc. | |
Những người tham gia vào quá trình kinh doanh: nhân viên công ty, nhà cung cấp, khách hàng. | |
Vật liệu và các tài nguyên khác được sử dụng để thực hiện chức năng và được lấy kết quả. | |
Tầm quan trọng của quá trình trong công việc của đơn vị (Điên A - - quan trọng nhất, ăn Bọ - trung bình, phong Ciên - không đáng kể). | |
Những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện? Về phía ai là nhân viên, khách hàng, bộ phận liên quan? Làm thế nào quan trọng là họ? Làm thế nào để họ ảnh hưởng đến chi phí, thời gian, chất lượng? | |
Thời điểm của quá trình. | |
Trình tự các hành động. |
Ngoài ra, các sơ đồ chi tiết và biểu đồ hoạt động được biên soạn phản ánh cơ cấu tổ chức của công ty, trình tự hướng dẫn công việc, tương tác giữa các nhân viên của cùng một bộ phận và các bộ phận khác nhau. Toàn bộ thủ tục cần được ghi lại. Nếu có thể, nên tổ chức ghi âm thanh và video. 
Giai đoạn 3: Làm người mẫu
Mục đích của giai đoạn này là hệ thống hóa thông tin về công ty và các quy trình của nó dưới dạng đồ họa trực quan. Mô hình sẽ hiển thị cấu trúc của các quy trình kinh doanh, các tính năng thực hiện của chúng, cũng như chuỗi quy trình công việc.
Đầu tiên, một mô hình cấu trúc được chuẩn bị để hiển thị sự tương tác của các phòng ban, tài liệu, cấu trúc của các quy trình kinh doanh (từ các nhóm chung đến các nhiệm vụ riêng tư). Ngoài ra, nó cho thấy cách dữ liệu, tài nguyên và tài liệu được di chuyển giữa những người tham gia chính.
Mô hình hoàn thành phù hợp với các kiến trúc sư, lập trình viên hàng đầu và các chuyên gia của tổ chức.
Ở giai đoạn này, một sơ đồ quy trình làm việc chi tiết được phát triển. Đối với điều này, mỗi tài liệu được gán số / mã đăng ký duy nhất của riêng mình. Trong một hình thức đơn giản, nó trông như thế này:
№ | Tiêu đề | Nó đến từ đâu | Đi đâu | Thông tin được sử dụng khi điền vào tài liệu | Những hành động được thực hiện với tài liệu | Chịu trách nhiệm (tên đầy đủ của nhân viên hoặc tên của bộ phận). |
Nếu trong quá trình kiểm tra bất kỳ sai lệch nào được tìm thấy, cần phải thiết lập rõ ràng nguyên nhân của chúng. Nó có thể là bên ngoài hoặc bên trong, khách quan hoặc chủ quan (ví dụ, động lực nhân viên thấp).
Giai đoạn 4: Chuẩn bị báo cáo và trình bày kết quả
Dựa trên thông tin nhận được, ủy ban nên xây dựng các khuyến nghị và đề xuất cải tiến quy trình. Trong trường hợp này, cần phải trả lời các câu hỏi chính:
- Những tác dụng phụ tiêu cực nào tôi có thể gặp phải?
- Tất cả các tài liệu nên được cập nhật?
- Sẽ mất bao lâu để thấy hiệu quả của những thay đổi?
Tiếp theo, người quản lý chuẩn bị một báo cáo và kết luận, cũng như trình bày kết quả. Do đó, việc kiểm toán các quy trình kinh doanh cho phép chủ sở hữu công ty tìm hiểu về "điểm yếu" và các vấn đề trong tổ chức. Đồng thời, quan điểm của 2 bên được tính đến cùng một lúc - xác minh và kiểm chứng.
Cải thiện và phát triển các quy trình kinh doanh có thể bao gồm các biện pháp đào tạo bổ sung cho nhân viên, phát triển phần mềm, đề xuất thúc đẩy thay đổi nhân sự và thay đổi nhân sự. 
Phương pháp kiểm toán và nguồn thông tin
Bắt đầu kinh doanh và bất kỳ thay đổi đáng kể nào trong doanh nghiệp đều yêu cầu sử dụng thông tin chính xác và đáng tin cậy nhất. Đây chủ yếu là các dự đoán toán học, so sánh và tính toán lại dữ liệu. Các nguồn dữ liệu là tài liệu:
- dự toán, nhật ký thi công;
- tài liệu để đặt hàng;
- hợp đồng cung cấp;
- hóa đơn;
- thẻ để tính chi phí sản xuất;
- thẻ kiểm kê;
- sổ đăng ký kế toán;
- báo cáo về việc đến và phát hành tài nguyên vật liệu, thẻ kế toán kho;
- báo cáo ngân hàng, chứng từ tín dụng / ghi nợ, v.v.
Cũng cần phải thu thập thông tin về các chỉ số quy trình - không chỉ các giá trị chính xác, mà cả cách tính các giá trị được tính toán, các biện pháp được thực hiện trong trường hợp sai lệch. Những dữ liệu này có thể thu được trong quá trình theo dõi tiến độ công việc, cũng như trong các cuộc phỏng vấn với nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp. 
Các chỉ số hoạt động chính
Tùy thuộc vào mục đích kiểm toán các quy trình kinh doanh được thực hiện, các tiêu chí và phương pháp đánh giá khác nhau được sử dụng.
Lĩnh vực hoạt động | Các chỉ số |
Tài chính (F) |
|
Quan hệ với khách hàng và khách hàng (S) |
|
Quy trình kinh doanh nội bộ (B) |
|
Đào tạo và cải thiện tổ chức (O) |
|
Sử dụng thẻ điểm cân bằng, bạn có thể thấy ngay những vấn đề phát sinh trong lĩnh vực nào. Giai đoạn khó khăn nhất trong vấn đề này là sự khởi đầu của một doanh nghiệp, khi không có gì để so sánh với các chỉ số. Đó là lý do tại sao nhiều công ty trẻ tham gia vào các chuyên gia bên ngoài trong cuộc kiểm toán, những người có thể đánh giá rủi ro tiềm ẩn từ lâu trước khi họ can thiệp nghiêm trọng vào công việc của doanh nghiệp.