Kural olarak kişisel bir dosya, bir çalışanla ve belirli bir süre için yaptığı çalışmalarla veya belirli bir yüksek öğretim kurumundaki bir öğrenci ve çalışmaları hakkında bilgileri yansıtan özel belgeler içerir. Tipik olarak, çalışanların kişisel dosyalarının oluşumu ve yürütülmesi uzun bir süre boyunca gerçekleştirilir. Öyle ya da böyle, personel üzerindeki belge sayısına dahil edilirler. Bu etkinliğin bugün sırası nedir? Çalışan kayıt dosyası hangi bilgileri içerir? Neden? Bu ve diğer eşit derecede ciddi soruların cevapları bu makalenin okunması sürecinde bulunabilir.
Genel sorular
Bununla birlikte, başlangıçta, çalışanların kişisel dosyalarının yönetiminin kesinlikle tüm işveren kategorileriyle ilgili zorunlu bir süreç olmadığı belirtilmelidir. Rus yasalarına göre, kişisel işler yalnızca kamu görevlerini yerine getiren vatandaşlar için yapılmalıdır. İlgili prosedürün, 01.06.1998 tarihli ve “Rusya'nın Devlet Görevini Atama Sırasına Göre Doldurmak İsteyen Devletlerin İşleyişine İlişkin Düzenine İlişkin Başkanlık Kararı” ile 01.06.1998 tarihli düzenlemelerine uyulması gerekmektedir.
Çalışanların kişisel dosyalarının oluşturulması ve bakımı da dahil olmak üzere yükümlülük, bir endüstri normatif yasası yoluyla da bir devlet kuruluşu (kuruluş) olan işverene atanabilir. Örneğin: 16 Mart 2005 tarihli ve Tüketici Haklarının Korunması ve İnsan Sağlığının Korunması Alanındaki Denetleme ile İlgili Federal Sivil Hizmet Kurallarını onaylayan Rus Tüketici Denetleme emri (bu belgenin 7.7. Maddesi uyarınca, kişisel işlerin işlerin yönetimi ile emanet edildiği gibi) Federal Gümrük İdaresine İlişkin ”ile 21 Ağustos 2004 tarih ve FCS Yönetmeliği onaylanmıştır. Bu belgeye dayanarak, GUK Yönetmeliği (ana personel departmanı) oluşturuldu ve piyasaya sürüldü. Yönetmeliğin onbeşinci fıkrası uyarınca, FCS GUK, tüm servis çalışanlarının kişisel dosyalarının bakımı ile görevlendirilmiştir.
Ek olarak, çalışanların kişisel dosyalarını yönetme prosedürü yönetim şirketi tarafından (başka bir deyişle, daha yüksek bir kuruluş tarafından) verilebilir. Diğer kurum ve kuruluşlarda, yönetim, incelenen sürecin gerçekleştirilmesi gerekliliği ile ilgili kararlar alma hakkı ve ayrıca (olumlu yönde bir karar olması durumunda) - hangi çalışan kategorilerinin kişisel ilişkilerde bulunmasının tavsiye edildiğine sahiptir. Çalışanların kişisel dosyalarının yürütülmesine dair Yönetmelik, analiz edilen prosedürün bir kural olarak, aşağıdaki vatandaş kategorilerini kapsadığını belirtir:
- Üst düzey pozisyonlarda çalışanlar (yapının doğrudan başkanı, asistanları (milletvekilleri), yapısal birimlerle ilgili yönetim vb.)
- Mevcut Rus mevzuatı uyarınca sorumluluğu bulunan şirket çalışanları (örneğin, muhasebeci, milletvekilleri, kasiyer vb.)
Çalışanların kişisel dosyalarının yürütülmesine ilişkin kurallar, ortaya çıktığı gibi, kesin bir zorunluluk değildir. Bununla birlikte, birçok özel şirket, tüm çalışanlarına göre kişisel ilişkilerin yürütülmesini sağlar.Bu, statü ve rütbeye ve aynı zamanda gerçekleştirilen iş faaliyetlerine bağlı değildir (bu arada, teknik personelin bile bu yüzden burada bulunması). Neden? Gerçek şu ki, çalışanların kişisel dosyalarını korumak çok uygun bir bilgi kaynağıdır. Ek olarak, bu hüküm kesinlikle her çalışan için geçerlidir. Tek bir klasör, çalışan için siparişlerin en önemli kopyalarını, kişisel belgelerini ve diğer gerekli belgeleri içerir. Bilgiyi pekiştirmek için bir araç olarak çalışan, kişisel nitelikteki çalışanların kişisel dosyalarının yürütülmesinin talimatı olduğuna dikkat etmek önemlidir.
Kişisel bir dosya oluşturulması
Günümüzde, bir iş devri ya da kabul ederken işveren tarafından kendisine devredilen bir çalışan hakkında organize edilmiş bir grup belgelenmiş veri grubu için kişisel nitelikteki işlerin yaratılması gerçekleştirilmektedir. Çalışanların kişisel dosyalarının saklanma prosedürüne ilişkin talimat, ilgili tüm işlemlerin, bir şekilde veya başka bir şekilde, özel olarak yetkilendirilmiş bir uzmana veya bu belgelerin uygun şekilde muamele edilmesini düzenlemekten tek tek sorumlu olan bir personel organına atandığını göstermektedir.
Kişisel nitelikteki davaların yaratılması, bir çalışanın işe alınmasından ya da devredilmesinden hemen sonra, yükümlülüğün yasal olarak öngörülmesine uygun olarak bir liderlik pozisyonuna veya pozisyonuna getirilir. Çalışanların kişisel dosyalarının korunmasına ilişkin prosedür, çalışanların kişisel dosyalarında belirli işlemlerin yapılması prosedüründeki talimatlar ile öngörülen başka bir pozisyonu dışlamaz.
Moskova Şehir Arşivi'nin metodolojik tavsiyelerine ve Rusya Federasyonu VNIIDAD FAS'a göre, kişisel dosyalar, bir şekilde veya başka bir şekilde, çalışanlar tarafından istihdam sırasında sağlanan ve belirli bir işletme veya kuruluştaki sonraki mesleki faaliyetleri sürecinde oluşturulan dokümanları içerir. Yani, bu aşağıdaki kağıtları içerir:
- Personel veya ilgili profile göre kişisel sayfa.
- Başvuru formuna veya kişisel sayfaya eklenmesi.
- Çalışan otobiyografisi.
- Eğitim belgelerinin kopyaları.
- İş sözleşmesinin ikinci kopyası.
- Sorumluluk ile ilgili sözleşme.
- Önceki çalışma yerlerinden tavsiye mektupları (özellikleri).
- İstihdam için başvuru (uygun pozisyona transfer).
- İşe alma veya başka bir pozisyona taşınmaya karşılık gelen emir veya alıntıların kopyaları.
- Çalışanın ödülü veya disiplin cezası ile ilgili belgelerden (veya basılı kopyalardan) alıntılar.
- Sertifika belgelerinin kopyaları (özleri) (sertifika sayfaları, incelemeler vb.).
Kişisel dosyaların güvenliği
Çalışanların kişisel dosyalarının yönetimi ile ilgili hüküm, mutlak emniyetlerini ve kullanım kolaylıklarını organize etmek için kağıt oluşturma sürecinde ayrı bir klasöre yerleştirilmelerini (yani, bir iplik ve dört delik için bir iğne ile dikilir) önerir.
Yukarıda listelenen belgelere ek olarak, diğer bazı evrakların kişisel dosyalara yerleştirilebileceğini not etmek önemlidir (örneğin, çalışanın boş bir pozisyon doldurma ile ilgili bir yarışma geçirmiş olduğu belgeler; çalışanların ödüllendirilmesi, fahri başlıkların atanması vb. Ayrıca, çalışanın sertifikasına ait sertifikalı fotoğraflar kişisel dosyalara yerleştirilir, ancak dosyalanmazlar.
Çalışanların kişisel dosyalarının düzenlenmesi de ilk kayıtlarını ifade eder. Bu şekilde:
- Her kişisel dosyaya ayrı bir hesap numarası atanır.
- İlgili pozisyonlar kişisel dosyanın omurgasına ve ön kapağa doldurulur.
- Dahili bir envanter mutlaka kişisel bir dosyaya dahil edilir.
Çalışma kitaplarının ve çalışanların kişisel dosyalarının bakımı
Kişisel nitelikteki bir iş yapmanın, kuralları buna aykırı olmadığı zaman, belirli bir yapının her bir çalışanının tüm çalışma süresi boyunca durmadığı not edilmelidir. Bu nedenle, herhangi bir durumda kişisel ilişkilerin yürütülmesi aşağıdaki noktaları sağlar:
- Davanın gerekli bölümlerinde kayıtların tutulması.
- Kişisel dosyanın bir parçası olarak depolanacak belgelerin mülkiyeti.
- İhtiyaçların geçtiği belgelere el koyma.
- Kişisel dosyanın durumunun, içerdiği makalelerin korunması konusundaki periyodik kontrolü.
Bir kurumda çalışanın kişisel kaydını tutmak, kayıtların belirli kayıtlara veya onaylı kopyalarına dayanarak kişisel bir kaydın belgelenmesinde yapıldığını varsayar. Çalışanla kişisel görüşme sırasında belirli girişler yapmadan önce yetkili yetkilinin prosedürün uygulanması için gerekli nüansları netleştirebileceğini eklemek önemlidir. Kesinlikle kişisel dosyalar yürütülürken dokümantasyonla ilgili tüm kayıtlar el ile mavi, siyah veya mor renkte bir tükenmez kalemle yapılır. Çalışanların kişisel dosyalarının yürütülmesine ilişkin düzenleme, dokümantasyonda yapılan düzeltmelerin hariç tutulmasının yanı sıra okunaklı el yazısının uygunluğu anlamına gelir. Daha sonra, gerçek bir ihtiyaç ortaya çıktığında, bu kayıtlar personel yönetimi servisinden yetkili bir görevlisinin imzasıyla onaylanır. Buna ek olarak, şirket damgalı.
Ek bilgi
Öngörülen emir, çalışanın kişisel dosyasının yürütülmesi aşağıdaki kurala göre sağlanır: belgeler toplandığında, kişisel dosyada bölümlere uygun olarak zorunlu dağıtıma tabi tutulur. Ayrıca kağıdın içinde kronolojik sıraya göre düzenlenmiştir. Kişisel bir dosyada, herhangi bir şekilde veya başka bir şekilde dosyalanmış belgelerin numaralandırmaya tabi olduğunu not etmek önemlidir. Bu menkul kıymetlere ilişkin bilgiler (sayfa numaralandırması dikkate alınarak), kişisel bir dosya içinde bulunduğu sınırlar dahilinde, her durumda, iç envanteri yansıtır.
Belarus Cumhuriyeti çalışanlarının kişisel dosyalarının yürütülmesine ilişkin standart talimat, çalışanların personel hizmetlerine zamanında bilgi sağlama taahhüdünde bulunduğunu söylemektedir. Bu bilgiler, bir kural olarak, kişisel dosyanın kompozisyonunda yer alan bireysel verilerdeki değişiklikleri yorumlar. Bu genellikle bir ifade olarak yazılı olarak yazılır. Ayrıca, değişiklikleri onaylayan belgeler de bir uygulama görevi görür. Kısa bir süre sonra, tüm girişler kişisel dosyaya girildiğinde, belgeler bir şekilde veya başka bir şekilde, çalışana iade edilir. Bu arada, gerektiğinde, bu belgelerin kopyaları önce kişisel dosyaya eklenmiş ve sertifikalandırılmıştır.
Kişisel dosyaların saklanması ve muhasebeleştirilmesi
Çalışanların kişisel dosyalarının yönetimi tamamen çalışıldıktan sonra, depolama ve muhasebe konusunun dikkate alınması tavsiye edilir. Bu nedenle, bu prosedürler, kişisel meseleler için kesin ve hızlı bir arama yapmak için düzenlenmiştir; bu, mutlak güvenliklerini ve ayrıca belgelerde yer alan bilgilerin yetkisiz erişimden gizliliğini sağlar.
Bir şirketin çalışanlarının kişisel dosyalarının, “Kişisel dosyalar” genel adı uyarınca personel biriminin adlandırılmasına dahil edildiğine dikkat etmek önemlidir. Ayrıca, depolanma süreleri burada belirtilmiştir. Bir kural olarak, menkul kıymetlerin depolanma süresi yetmiş beş yıla ulaşır.
Çalışanların kişisel dosyalarının yürütülmesine ilişkin kararname, belgelerin personel bölümünde saklandığını (genellikle tesislerin düzenlenmesi gibi amaçlarla) diğer belgelerden ayrı olarak belirtmektedir. Personel servisinin sadece ilgili çalışanların kişisel dosyalarını sakladığı da eklenmelidir. İşten çıkarılan işçilerin davaları, yasanın yasa ile oluşturduğu usule uygun olarak yapının arşivine veya bölgesel arşive aktarılır.
Depolama koşullarının, bir şekilde veya başka şekilde, doğrudan kişisel dosyaların ve bunların içine ifşa veya hırsızlığa karşı yerleştirilmiş belgelerin (bilgilerin) mutlak güvenliğini sağlaması gerektiği not edilmelidir. Bu nedenle, bugün kişisel dosyaların kasalar (dolaplar) ile depolanması, raflarda dik bir konumda (kökleri dışarıda olacak şekilde) saklanması önerilir.
Başka ne
Bu arada, dolabın içine veya kapısına güvenli, saklanan kişisel dosyalara ilişkin özet açıklamalar yerleştirilebilir. Bilgiye erişimin sadece yetkili yetkililer ve onların liderleri olması önemlidir. Daha sonra, kişisel dosya sayısı izin verilen sayıyı aştığında, özel bir kayıt defterine veya dergiye kaydedilir. Vakaların sistematik hale getirilmesi aşağıdaki yöntemlerden biri ile gerçekleştirilir:
- Numaraların sırasına göre.
- Doğrudan alfabetik sıraya göre.
- Kadro tablosuna göre yapı birimlerinin adlarına göre bölümlere göre, bölümlerin içinde, doğrudan hesabın alfabetik sıralamasına veya numara sırasına göre.
Muhasebe birimlerinin toplam sayısını azaltmak için, kişisel dosyalar sözde kıyafetlerin bir parçası olarak depolanabilir - depolama için alfabetik gruplar. Bu nedenle, siparişte yer alan her kişisel dosya kesinlikle çalışanın isminin yazılı olduğu bir kâğıttan önce gelir. Sırayla oluşan kişisel ilişkilerin de alfabetik sıraya göre gruplandırıldığını eklemek gerekir. Kıyafet başında, içinde yer alan kişisel dosyaların bir özeti listesidir.
Kişisel dosyaların zamanında verilmesi
Kişisel işlerin, geçici kullanım için belirli bir yapıdaki çalışanlara, orada girilen bilgileri öğrenebilmeleri için düzenlenmesi, genellikle sadece personel departmanının izni ile yapılır. Bir çalışanın makbuz üzerine kendi kişisel dosyasına sahip olması, genellikle doğrudan bu tür bir planın belgelendirilmesinden sorumlu olan resmi bir memurun huzurunda yapılır.
Çalışanların kişisel meselelere en az yılda bir kez ve bu kişilerin isteğine göre Rus yasalarının öngördüğü diğer davalarda aşina olduklarını belirtmek gerekir. Bir örgütün çalışanlarının kişisel işlerine kendini tanıdığında, kesinlikle yasaktır:
- Kişisel dosyaların önceden yapılmış kayıtlarında herhangi bir düzeltme yapın.
- Kişisel dosyalarınıza yeni girişler yapın.
- Kişisel dosyalardan oradaki dökümanları çıkarın ya da bunlara yenilerini yerleştirin.
- Kişisel dosyaları yetkili kişilerin sağladığı sürenin ötesinde saklayın.
Önemli Nüanslar
Kayıtlarda yanlışlıklar bulunması veya kişisel belgelerde güncel olmayan belgeler bulunması durumunda, çalışan bu konuda yapının personel hizmetine başvuru hakkına sahiptir. Belgelerin, daha önce yapılan kayıtlarda veya değişikliklerin yapılması için belirli dokümantasyon birimlerinin kopyalarında belirli değişikliklerin yapılmasının uygun olacağı şekilde başvuruya eklenmesi gerekir.
Geçici kullanım için kişisel bir maddenin çıkarılmasının, yapının yönetimi tarafından onaylanan kişisel dosyaları almaya hak kazanan kişilerin listesine göre, gerekli işlemleri yapmak için gerekli olan süre boyunca kesin olarak yapıldığını bilmek önemlidir. Bu arada, herhangi bir şekilde veya başka bir şekilde kişisel nitelikte bir dava açma gerçeği bir kontrol kartına (dergi) kaydedilir.
Kişisel dosyalara aşina olmanın (iş) bu amaçlarla özel olarak tasarlanmış bir odada yapıldığını bilmek önemlidir. Ek olarak, bir şekilde ya da başka bir şekilde aşina olma zamanı (iş) çalışma günü ile sınırlıdır.Bu nedenle, çalışma gününün sonunda, kişisel işlerden sorumlu olan çalışan, geçici olarak kullanılmak üzere verilen tüm kişisel dosyaların depo yerine iade edildiğinden emin olmalıdır. Gerekirse, resmi belgeleri iade etmek veya aramak için uygun önlemleri almayı taahhüt eder.
Kişisel dosyalarının veya münferit belgelerin kompozisyonlarında geçici kullanım için diğer kurumlara (kuruluşlar, işletmeler) devredilmesi, yalnızca yapının uygun şekilde yürütülmüş bir talep temelinde yönetilmesine izin verilmesi durumunda gerçekleştirilir.
Kişisel bir dosya konusuna ilişkin bir eylemin oluşturulduğunu bilmek önemlidir; bunlardan biri, bir şekilde veya bir başkası, kişisel dosya ya da ayrı bir belge ile birlikte talep eden tarafın yetkilisine iletilir. İkinci kopya, şahsi dosyanın veya ayrı bir belgenin orijinal saklama yerine iade edilmesinden hemen önce yapının işlerinde saklanır.
Kağıtların kişisel bir dosyadan çıkarılması
Belirli dokümantasyon birimlerinin kişisel bir dosyadan çıkarılmasının, yönetimin izninin ardından, ilgili kaydın iç envanterin “Not” sütununa yerleştirilmesi şartıyla gerçekleştirildiği unutulmamalıdır. Kağıdın yerinde geçici olarak ele geçirilmesi durumunda (yani, komşu kağıtlar arasında), kurallara uygun olarak, belgeyi veren kişinin imzasıyla birlikte el koyma tarihini ve nedenini belirten bir yedek kart (başka bir deyişle, bir ikame belgesi) eklenir. yapıyla ilgili geçici kullanım kurallarına uygun olarak alan çalışan.
Belirli bir kurumdaki (kuruluş, işletme) kişisel dosyaların güvenliği üzerinde her yıl (yani, raporlamayı izleyen ilk çeyreğe kadar geçmeden) mutlak kontrolü sağlamak için durumları ve uygunlukları kontrol edilir. Kontrol işlemi sırasında tespit edilen eksikliklerin ve eksikliklerin, her durumda, komisyon başkanının onayı alındıktan hemen sonra kaybedilen veya yanlış belgelerle ilgili olarak karar almak ve daha sonra karar vermek üzere kuruluşun liderliğine sunulması gerektiğini bilmeniz gerekir.