Depo operasyonlarının muhasebeleştirilmesi ve iyileştirilmesi, modern işletmelerin kalite çalışmalarının anahtarıdır. Tam olarak deponun çalışma düzeninin nasıl rasyonel bir şekilde çalıştığını, üretim kaynaklarının ne kadar verimli kullanıldığını belirler. Hata ayıklama, sistemin iyileştirilmesi, otomatik depo işlemleri muhasebesi daha iyi karlılık ve üretkenlik elde edilmesini sağlar ve nihai ürün daha iyi hale gelir.
Neden bir depoya ihtiyacımız var?
Herhangi bir şirketteki deponun temel amacı, üretim stoklarının depolanmasıdır - MPZ. Depo - çeşitli işler için bir platform: burada üretim sürecinin bir parçası olarak kullanılmak üzere hazırlanan malzemeler tüketicilere gönderilir. Modern, verimli organizasyon ve en son metodolojileri kullanan depo operasyon teknolojisi, yazılım hem depolama sırasında hem de işte kullanıldığında maddi kayıpları en aza indirgemeye izin verir. Bu da malların maliyetini etkiler. Ancak depo operasyonlarının dikkatsiz kaydı, hırsızlığın önlenemeyeceği koşullar yaratır. Şirket başkanı, çalışanların her birine ne kadar güvende olursa olsun, her zaman hem kişisel nitelikleri hem de dış baskıları tarafından kışkırtılmış haksız çalışan davranışı olasılığının bulunduğunun farkında olmalıdır.
Depo sisteminin ayrılmaz bir parçası depo operasyon uzmanıdır. Niteliklerine, dikkatine, eğitimine, deponun “bir saat kadar doğru” olup olmayacağına veya sorunların düzenli olarak sürdürülüp izlenmeyeceğine bağlıdır. Bir depo için personel seçerken, adayın 1C: Depo sahibi olduğundan emin olmak yeterli değildir. Lojistiği ne kadar iyi anlayabildiğini ve depolama bölgelerini organize etme mantığını anlayıp anlamadığını bulmanız gerekir.
Depo Alt Türleri
Varış noktasına bağlı olarak, çeşitli depo grupları vardır. Klasik sınıflandırma sistemi:
- malzeme;
- iç üretim.
İkinci grup depolara ayrılmıştır:
- atölyeler arasında;
- atölyelerin içinde.
Adından da anlaşılacağı gibi, işletmenin maddi rezervlerini saklamak için malzeme gereklidir. İşte şirket kesintisiz bir iş akışı için ihtiyaç duyduğu her şey. Malzeme deposunun işini düzenlerler, üretim işlemine her zaman bir kenar boşluğu sağlayan malzemelerle temel depo işlemlerini yaparlar. Depo lojistiğinin netliği, şirketin başarısını, üretim hatlarını, işletmenin siparişlerle başa çıkma kabiliyetini ve departman başkanlarını - görevlerle belirler.
Üretim içi - bunlar MPZ için gerekli olan dükkanların içinde ve aralarında bulunan depo türleridir. Ayrıca, işlere net ve zamanında hizmet verilmesi için gereken operasyonlar arası rezervleri de içerir. Depo operasyonlarının kayıtlarının tutulması, üretimde ortaya çıkan vardiyanın ayarlanması ile gerçekleşir. Yani, her yeni program, işçilerin her arka arkaya kayması, normal işleyiş için gerekli tüm hammaddelere sahip olmalıdır.
Başka neler var?
Ek olarak, depo muhasebesi, MPZ'nin depolanması için evrensel ve özel yerler tahsis etmenize izin verir.
Evrensel tasarım, böylece şirkete gelen uzun süre boyunca çeşitli değerleri kolayca saklayabilirsiniz. Bu genellikle merkezi depoların düzenlenmesidir. Burada depolanan rezervler yönetim ve üretime yöneliktir.
İhtisas olanlar, sadece belirli değer çeşitlerinin bulunduğu yerlerdir. Metal veya boya, vernik veya ahşap, elektrikli ürünler, dondurulmuş gıdalar vb. Olabilir.
Ekipman ve muhasebe
Depo operasyonlarının etkin bir şekilde muhasebeleştirilmesi, ancak kaydedilecek değerler mantıksal ve sistematik bir sistemde saklandığında mümkündür. Bu, net bir şekilde tasarlanmış bir alan olması gerektiği ve depo işletmecilerinin teraziler ve diğer ölçüm araçlarını kullanabilecekleri ve kullanabilecekleri anlamına gelir. Tesisten gelen malların kalite parametrelerini yerinde değerlendirir ve emniyetlerini izler, ihraç edilen ürünlerin hacmini ölçer ve varsa tutarsızlıkları tespit eder ve ayrıca olayın nedenini belirler.
Alınan malzemelerin hacimleri, şirket tarafından benimsenen hesap birimine göre dikkate alınır. Pozisyonu kontrol etmek, ölçmek, tartmak, kaç adet geldiğini düşünün. Bazı durumlarda, sözde teorik hesaplama kullanılır.
Muhasebe: bu neden gerekli?
1C: Antrepo programı ne için? Neden stok kayıtlarını işletmenin emrinde tutmamız gerekiyor? Bu soru, koşulsuz çalışanlarının dürüstlüğüne inanan yöneticiler arasında ortaya çıkabilir. Bununla birlikte, yöneticiler personele nasıl güvenirse baksın, muhasebe herhangi bir deponun zorunlu bir parçasıdır, bundan kaçış yoktur.
Depo operasyonlarında muhasebe, işletmelerde alınan değerlerin güvenliğini sağlamayı amaçlamaktadır. Muhasebe sisteminde toplanan veriler, şirketin yavaş hareket eden pozisyonları olup olmadığını veya malzemelerin fazlalığı olup olmadığını belirlemeyi mümkün kılar. Muhasebe sisteminin çalışmasından sonra, cironun sadece genel olarak değil, aynı zamanda belirli bir malzeme türü için de ne kadar büyük olduğu açıktır. Son olarak, herhangi bir anda, veritabanı şu soruyu yanıtlar: “Depoda kaç ürün kaldı?”
Depo: pozisyon kabul ediyoruz
Depodaki en önemli operasyonlardan biri malların kabulüdür. Stok muhasebesi için otomatik bir program genellikle niceliksel muhasebe için kurulur, ancak buna ek olarak kalite de yapılmalıdır.
Pozisyon almaktan sorumlu olan operatör, alınan pozisyonların sayısını kontrol eder ve her birinin kalitesini kontrol eder. Bu durumda, önce uygunluk miktarını, daha sonra kalite açısından netleştirmeniz gerekir. Bazı depolarda kabul, mal sahibine, depodan sorumlu kişiye, müdüre ve bazılarına düşen sorumluluk yönetici ve teknik personel arasında paylaşılır.
Özel kategorilere ait malzemeler depoya kabul edilirse - sözde sorumlu randevu olarak kabul edilirse, kabul için bir komisyon atanır. Değerli pozisyonları kabul etme prosedürü benzerdir. Stok muhasebesi programı, etkinlikte onaylanan sıraya uygun olarak veritabanındaki isimlendirmeyi içermelidir. Aynı sipariş, kompozisyonu ismiyle atamak üzere seçim komitesini tanıtır. Bazı şirketlerde, sipariş verme sorumluluğu baş mühendise aittir.
Depo muhasebesi: nasıl çalışır?
Böylece depodaki malzemeler kabul edilir, faturalar kontrol edilir, pozisyonlar tekrar okunur, her birinin kalitesi incelenir: palpe edilmiş, koklanmış, tadı alınmış. Sırada ne var? Ve sonra envanter kontrolünün asıl büyüsü başlıyor - şirkette görünen değerlerin fareler gibi köşelere yayılmasına izin vermeyen kişi.
Depo müdürünün asistan yardımcılarından biri ve onun aracılığıyla - şirketin başkanı - bunlar depo operasyonlarının belgeleridir. Depoya hangi malzemelerin ulaştığını, hangilerinin gittiğini, nelerin tükendiğini ve kime yazıldığını yansıtır. Bu tür bir muhasebe işlemi çalışır durumda olmalı, mevcut durumları yansıtmalı, tüm sorumlu çalışanları ve nasıl iş yaptıklarını dikkate almalıdır. Envanter numaralarına değer atayın, sonra şirkette görünen pozisyon sayısını ve tüketimini gösteren muhasebe kartlarına girin.
Her şeyin temeli olarak kart
Kart, atandığı değerle ilgili tüm bilgileri depolamak için kullanılır. Kartların doldurulması, ilk olarak bir borç sözleşmesi imzaladıkları maddi sorumluluk sahibi kişiye verilir. Belirli bir kartın kesinlikle makbuz aleyhine verildiği kartlar için özel bir kayıt defteri açılır.
Depo muhasebesi sicilsiz olarak, ancak öngörülen kitapların yardımı ile tutulabilir. Ancak, uygulamada, neredeyse tüm modern şirketler otomatik muhasebeye geçtiler. Bu durumda, kart elektronik biçimde tutulur ve yalnızca sistemde hesabı olan kullanıcılar erişebilir. Program, bu veya kart üzerinde yapılan değişiklikleri kimin yaptığıyla ilgili bilgileri kaydeder; bu, muhasebe belgesinin bir nüshasını alırken sicil içindeki listeye analog olarak hizmet eder.
Rapor yok - hiçbir yerde
Depo operasyonları için muhasebe, işletme tarafından tutulan stok bakiyelerinin günlük olarak izlenmesini içerir. Her ay, depodan sorumlu kişi, ilk belgeleri analiz ederek, işletme müdürü için bir rapor hazırlar. Rapor, makbuzu ve değer kaybını yansıtan belgelere destek vererek muhasebe departmanına gönderilir.
Raporun, raporlama döneminde bileşimi değişen materyalleri, ürünleri, miktarları yansıtması gerekir. Her ayın başında, işletmenin emrindeki çeşitli pozisyonlar için bakiyelerin ne kadar büyük olduğunu belirten ayrı bir rapor hazırlanır. Şirketin ana dokümantasyonu, değerlerin gelişinin, ayrılmanın düzeltilmesi için temel teşkil eder. Bu verilere dayanarak, ay sonunda şirketin durumunu yansıtan bir kod ve bakiyeleri hazırlayın. İfadelerde belirtilen bilgilerin depo muhasebe sisteminde ve pozisyon kartlarında bulunanlara benzer olması gerekir.
Özel durumlar
Bazı durumlarda, depo işlemlerinin muhasebesi genel kategoriler tarafından gerçekleştirilir. Örneğin, bir şirketin makinelerin onarımına izin veren bir üretim hattı varsa, tüm küçük yedek parçaların muhasebeleştirilmesi pratik olarak kabul edilebilir. Bu durumda, genel bir kategori girebilirsiniz - örneğin, “freze makineleri için yedek parçalar”. Bu, veri işlemenin daha az emek ve zaman alıcı olmasına yardımcı olur. Muhasebe toplam olarak gerçekleştirilir, değerlerin bireysel isimleri içinde görünmez.
Bazı şirketler stokta ilaç var. Bu durumda, depo işlemlerinin muhasebesi, toplam miktarı her zaman bilecek, ancak belirli maddeleri listeleymeyecek şekilde düzenlenir. Özel kartlar sadece alkol veya toksik madde içeren ilaçlara uygulanmalıdır. İlaçlar hakkında rapor vermek, işletmenin doktorlarına ve veterinere atanır. Kişisel olarak listeler yaparlar; bunlar muhasebecilere gönderilir.
Depolama ve lojistik
Farklı depolar farklı işlemler gerçekleştirir: bu, belirli bir organizasyonun özellikleri tarafından belirlenir. Buna göre, bu, şirketin ihtiyaç duyduğu depo operasyon türlerini belirler. Ülkemizde şu an en büyük depo sayısı perakende, toptan, hizmet şirketleridir. Toptan satış şirketlerinin çalışmaları göz önüne alındığında, aşağıdaki depo operasyonlarını ayırt edebiliriz:
- arabaların mallarla boşaltılması;
- getirinin kabulü;
- depodaki eşyaların taşınması;
- malların bunun için ayrılan bölümlere yerleştirilmesi;
- değerlerin seçimi;
- personel;
- yükleniyor.
Genel olarak, bu “lojistik” terimi ile tanımlanabilir. Bizim durumumuzda lojistik, değerli eşyaların yüklenmesini ve boşaltılmasını açıklar.
Ve nasıl çalışıyoruz?
Yükleme ve boşaltma işlemlerinin karakteristik özelliği, ne tür bir kargo ile çalışmanız gerektiği, ne tür bir taşımayla hizmet vereceğinize bağlıdır. İş üzerinde güçlü bir etki, en basit işlemlerin mekanizasyon seviyesi ile sağlanır.Malların kaliteye göre kabulü, tüm kompleksin depodaki pozisyonların alınmasıyla ilgili en önemli anlardan biridir.
Malzeme varlıklarının akışlarının tam olarak nasıl kontrol edileceğine, depodaki pozisyonların miktarı ve kalitesi hakkındaki bilgiler analiz edilerek karar verilir. Uygulama sık sık muhasebe sistemlerinde verilerin yanlış, eksik olduğunu, bu da şirket için yönetimsel hatalara ve kayıplara neden olduğunu göstermektedir. Mal lojistiği sırasında gerçekleşen teknolojik operasyonlar, miktar ve nitelikteki plansız değişikliklerle ilişkilidir. Yükler çalınabilir, zarar görebilir, kaybolabilir, "aşırı düşüş" kavramı vardır. Personel bir hata yapabilir, hatalı parti oluşturabilir, malları yanlış gönderebilir. Tüm bunlar kıtlığa, yeniden derecelendirmeye, fazla hacme yol açar.
Malları kabul ederken, başvuru sahibini dikkatlice değerlendirmek, değerleri beyan edilen liste ile düzenli olarak karşılaştırmak çok önemlidir. Bu nedenle, eşlik eden herhangi bir pozisyon için belgeler bir kural olarak faturalandırılmalıdır. Her adımın belgelenmesi, doğru stok pozisyonu verisinin elde edilmesinde en etkili yöntemdir.
Veri güncel olmalı!
Ancak, yalnızca şirketin aldığı tüm pozisyonları doğru bir şekilde kaydetmek önemlidir. Veritabanını herhangi bir zamanda güncel tutacak olan depo operasyonları için bir muhasebe sistemi oluşturmak gereklidir. Ve burada en modern teknolojik çözümler kurtarmaya geliyor. Bu özellikle depolar için tasarlanmış özel bir yazılımdır. Tipik bir örnek, “Depo” olarak adlandırılan bir 1C şirket ürünüdür. Bu tür bir yazılımın kullanılması, insan faktörünü azaltmanın yanı sıra, bilgi kaybıyla ilgili hataları en aza indirebilir.
Verilerin mümkün olduğu kadar doğru olması ve herhangi bir zamanda depodaki gerçek durumu yansıtması için, herhangi bir hareketi yansıtan değerlerin hareketini kontrol etmek için bir sistem tanıtmanız gerekir. Kaynağından tüketiciye kadar olan tüm adımlar, şirketin iç belgelerinde yerini bulmak zorundadır. Yalnızca bu tür bir kontrol, yönetim kararları için kullanılan verilerin yüksek düzeyde güvenilirliğini sağlayabilir.
Depolar ve götürürüz
Tedarikçiden depoda alınan mallar, düzenli depolama amaçlı bir alana yerleştirilir. Malların konteynırlara ulaşması veya parça mal olması durumunda istiflenebilir. Uygun bir seçenek rafların yerleştirilmesidir. Bununla birlikte, değerler sonsuza dek orada kalamaz, bu yüzden er ya da geç bir sonraki depo işlemi için zaman gelir - saklanan konumun seçimi. Bu, bir paketin parçası olarak veya bir bütün olarak yapılabilir.
Mümkünse operasyonun mekanik hale getirilmesi önerilir, ancak bu her zaman mümkün değildir ve her işletmenin gerekli makineleri satın almak için yeterli fonu yoktur. Seçim, küçük ölçekli mekanizasyon teknikleri kullanılarak ayırt edilir ve tamamen mekanize edilir.
Depolar, bu ayrım temelinde, farklı derecelerde makineleştirilir: istatistiksel, yüksek irtifa dinamiği. İlk durumda, hücreyi seçen çalışanın hareket ettiği raflar vardır. Kural olarak, forklift olarak çalışıyor: gerekli kargo paketini alıyor, çıkartıyor, hareketli bir platforma taşıyor ve toplayıcıya teslim ediyor. Paketin tamamına ihtiyacınız yoksa gerekli miktarda pozisyon alınır ve gerisi rafa geri döner.
Ancak dinamik yüksek irtifalar, otomatik asansörlerin çalıştığı yerlerdir. Kargo paketlerini toplayıcıya yönlendirir ve onları hücrelere geri gönderir. Mekanizmalar, istenen öğenin alınmasına yardımcı olmak için çatallarla donatılmıştır. Seçicinin kargo paketinin sadece bir kısmına ihtiyacı varsa, kalanı depolama hücresine gönderilir.
Mantıklı bir sonuca vardık
Malların lojistiği ile ilgili depo operasyonları, alıcıya değerlerin yönü tamamlanmaktadır. Bu yükleme pozisyonları için tasarlanmış bir alanda gerçekleşir.Deponun sorunsuz çalışması için iki noktayı kontrol etmek önemlidir:
- alanın rahatlığı ve verimli kullanımı;
- Her iş adımının dokümantasyonu.
Belgeler, daha önce de belirtildiği gibi, elektronik veritabanlarını kullanmak en etkili yöntemdir. Şirket küçükse, özel bir yazılım yüklemek bile gerekmez, malların hareketini kendiniz kaydetmek için basit bir temel oluşturabilirsiniz.
Ancak, şirketin elindeki alanların kullanımının etkinliği ile ilgili olarak, şartlara göre yönlendirilirler:
- her santimetrekare faydalanmalıdır;
- koridorlar geniş olmalı;
- merkezi yürüyüş yolları gerekli;
- malların geldiği yerde kabul yerleri düzenlenir;
- nakliye alanları, ürünlerin gönderildiği yerlere sahiptir;
- işler güvenli olmalı;
- Kargo akışları, yaklaşmakta olan hareketlerin olmaması için dağıtılmalıdır.
envanter
Muhtemelen envanter depodaki böyle bir işlemdir ve bu hem doğrusal personel hem de yöneticiler için endişe vericidir. Oldukça karmaşık, çünkü çok miktarda iş içeriyor ve çoğu zaman çatışma durumlarını da kışkırtıyor. İş akışını kusursuz bir şekilde ayarlamayı başarırsanız, bunlardan kaçınabilirsiniz. Bununla birlikte, modern iş dünyasının gerçeklerinde bu çok zordur.
Envanter, serbest artıkların çalışılmasını, değerlendirilmesini ve konum tanımlamasını içerir. Etkinliğin birkaç ana aşaması var. Envanterin başında şirketin rezervlerinden tamamen kurtulursanız, hata olasılığını en aza indirebilirsiniz.
Envanter şu sıraya sahiptir:
- boş bir rezerv oluşturmak;
- Planlı bir boş satın alma oluşturun
- serbest bakiyede bulunan tüm pozisyonları rezerve ekle;
- hesaplanmayan değerler planlanan satın alma işlemine dahil edilmiştir;
- ücretsiz rezerv içindeki malların eksik olduğu ve özel bir listeye dahil edildiği kabul edilir.
Bu dizinin sonucu:
- serbest boş bakiye;
- tüm eşleşen pozisyonlar dahil olmak üzere pozitif rezerv;
- eksik değerlerin listesi;
- Hesap dışı olduğu ortaya çıkan her şeyi içeren planlı tedarik.
Envanter sonucunda, eksik değerler genellikle ertelenir, pozitif bir yedek serbest bakiyeye dönüştürülür. Son olarak, planlanan satın alım satın alındı.
Özetlemek
Başarılı ve zarar görmekten kaçınmak isteyen herhangi bir modern şirketteki depo işlemlerinde muhasebe, şirketin özelliklerine, etkileşime girmesi gereken malların kapsamına ve özelliklerine dayanmalıdır. Hoş olmayan çatışma durumlarından kaçınmak için tüm depo iş süreçlerini belgelemek önemlidir.
Depo operasyonlarının doğru ve doğru muhasebesi, hem çalışanların hem de şirket yöneticilerinin, şirketteki mevcut durum hakkında bilgiye hızlı bir şekilde erişebilmelerini sağlar. Bu verilere dayanarak, yönetim doğru yönetim kararları verebilir. İyi düzenlenmiş bir muhasebe programı, yalnızca şirketin çalışmalarını izlemedeki bir hatayı ortadan kaldırmak için değil, aynı zamanda kayıpları en aza indirmek, kuruluşun çalışmasını daha verimli kılmak ve hırsızlık ve sahtekârlık olasılığını ortadan kaldırmak için de yardımcı olur.