Terimin tanımı
Rusya'da ilk defa, yabancı uygulamalara kıyasla, devletin içindeki yönetim faaliyetlerinin belgelenmesi için bir prosedür oluşturmak amacıyla bir belge yönetim sisteminin kurulduğuna inanılmaktadır. 1973 yılında, böyle bir sisteme “birleşik devlet” anlamına gelen Birleşik Devlet Gümrük Servisi adı verildi. kayıt tutma sistemi. " Toplamda, SSCB 16 birleşik sistemler geliştirdi.
Belgelerin standardizasyonu, söz konusu sistemin, belirli standartları karşılayan belge akışının yeniden düzenlenmesi sonucudur. Yazışmaların azaltılması ve derlemenin karmaşıklığının azaltılması ve ayrıca verilerin tekrarlanmasını önleme isteği, yönetim çalışmalarında ele alınması gereken acil konular olarak kabul edilir. İçerik ve formdaki bilgilerin birleştirilmesi ve standardizasyonu yoluyla etkili bir sonuç elde edilebilir.
Belgelerin standardizasyonu, amaca benzer olan ve eylemlerin ve kararların basımında kağıdın daha verimli kullanılmasına yardımcı olan protokoller için aynı standart formların oluşturulmasıdır. Standardizasyon, muhasebe iş akışını ve ayrıca dokümantasyonun arşivlenmesini kolaylaştırır.
Benzer terminoloji
Pratik olarak benzer bir tanım, belgelenmiş eylemler de dahil olmak üzere bir şeyi tek bir forma veya ortak bir sisteme getirme süreci olan “birleşme” dir; Belgelerin birleştirilmesi, standartlaştırılması ve standardizasyonu, özellikle dokümantasyonda, herhangi bir faaliyet alanında rasyonel tekdüzelik oluşumuna yol açar. Sebepsiz çeşitlilikteki veri formlarının azaltılması ve tek bir yapının kurulması, dil yapıları, detaylar, muhasebe bilgileri ve depolanması yoluyla ortaya çıkar. Gereksiz yere çoğaltılmasını önlemek için, fazla belge zinciri zamanla kaldırılır.
Belgelerin birleştirilmesi, yönetim formatının işlevlerini ve görevlerini yerine getiren idari belge biçimlerinin tek bir görüntüsünü oluşturmanıza izin verir. Bu yaklaşım, onları üretim sisteminde normalleştirmek ve iş verilerinin değişimini hızlandırmak için çok miktarda belge ile çalışmasına yol açacaktır.
Verimliliği artırmak
Tek bir büro sistemi operasyonel işlemeyi teşvik eder, tüm büro personelini etkileyen belgelerle çalışmak için harcanan zamanı azaltır: sıradan çalışanlardan yöneticilere.
Belgelerin standardizasyonunun amaçları, kompozisyonları ve formları olabilir. Belge kompozisyonunun birleştirilmesi, yönetim görevlerini çözmek için gerekli olan belgelerin toplamının tahsis edilmesi ve birleştirilmesidir. Bu gibi eylemler sonucunda, belgelerin kompozisyonunun azaltılması beklenmektedir.Formların birleştirilmesi, belgelerin amacına uygun detayları ve bunların oluşturulması ve yürütülmesi için genel gerekliliklerin tanımını içeren bilgi göstergelerinin seçimi ve birleştirilmesidir. Büro çalışmasında, birleşme hem standardizasyon aşaması hem de bağımsız bir süreç olarak gerçekleşebilir.
Standardizasyonun özü
184 sayılı "Teknik Tüzük" Federal Yasası, tanımın ilkesini belirtir: belgelerin standartlaştırılması, gönüllü kullanım için kurallar oluşturmayı amaçlayan bütünleşik bir çalışmadır; bunun sonucunda, ürünlerin üretimi ve dolaşımı, ayrıca rekabet gücünün arttırılması konusunda bilgilerin düzenlenmesi gerekir. hizmetler.
“Standart”, ürünlerin özelliklerini, üretimde çeşitli işlemlerin uygulanmasına ilişkin kuralları, taşıma ve depolama, iş veya hizmetlerin karakteristik özelliklerini gösteren bir belge olarak adlandırılabilir. Standart terminoloji, etiketleme, sembolizm, paketleme, etiketler için belirli gereksinimleri içerir.
Standartlaştırma konusundaki normatif belgeler, öngörülen şekilde onaylanmış ve ofis çalışmalarında tekrarlanan kullanım için önerilen iş belgelerinin tasarımı, hazırlanması, saklanması ve muhasebesi için en uygun kuralları ve gereksinimleri içerir. Standardizasyon (basit kelimelerle), belgeleri düzenlemek için sunulan tek tip kuralların oluşturulması ve onaylanmasıdır.
Standardizasyon, yasal bir normdaki belgeler için temel gereksinimlerin kurulmasını içerir. Bu işlem sayesinde, alıcıların algılaması daha kolay olan bir kurala göre çok sayıda belgenin oluşturulması gerçekleşir. Belgelerin standardizasyonu, birleşme veya en yüksek halinin sonucudur.
Tipik işlem elemanları
Dönüşümler, belirli belge türleriyle (GOST bir numara ile belirtilir), yapı ve tasarım kurallarıyla, birleşik bir belge sisteminin (DCL) unsurları ile ilgili olabilir. Böyle bir sistem, bazı ekonomik ve yönetsel faaliyetler hakkında bilgilendirici bir fikir veren, birbiriyle ilişkili belge biçimlerinin birleşiminden oluşur. USD tek tip kural ve gereksinimlere dayanmaktadır, herhangi bir faaliyet alanını yönetmek için gerekli verilere sahiptir.
Her zamanki dokümantasyon sistemi, belirli faaliyetlerin belgelenmesi gereksinimlerini karşılayacak şekilde düzenlenir ve standardizasyon sisteminin belgeleri, tekdüzelik hüküm sürdüğü zaman, belgeleri tek bir forma ve sisteme getirme sürecinin bir sonucudur ve üniformite hüküm sürdüğünde, haksız bir belge şablonu seti, ayrıntıları ve göstergeleri azaltılır. Standardizasyon sürecinde, iş akışında rasyonel tek biçimliliğe geçiş vardır.
Onay Seviyesi ve İlgili Kategoriler
Standardizasyon, bir devlet birleşimi olan birleşme sonuçlarının yasal olarak onaylanması şeklindedir. standartlar ve tek bir belge formu dahil edilmiştir.
USD ayrılmıştır:
- durumu. standartlar;
- standartlaştırılmış belge biçimleri;
- kullanımı için kurallar.
Birleştirilmiş belgenin detayları, hedef göreve ve belirtilen onay seviyesine uygun olarak uygulanır. Rusya Federasyonu'nda standardizasyon dokümanları kategorilere ayrılmıştır:
- Bölüm (şubelere göre bölme). Faaliyet ve yasal normlara bakmaksızın, tüm işletmeler için ortak olan yönetim süreçlerini belgelemek için kullanılırlar. Onay, federal düzeyde gerçekleşir.
- Firma, kurum ve kuruluşların belge biçimleri. Yerel olarak tanımlanmış.
- Tüm Rusya. Bu tür formların yaratıcıları Federal Arşiv Ajansı, Rusya Maliye Bakanlığı, Federal Devlet Hizmetidir. İstatistikler, Rusya Federasyonu Merkez Bankası.Bu belge türleri, mülkiyet ve tabi olma biçimine bakılmaksızın (örneğin, 5 Şubat 2004 tarihli Rusya Federasyonu Devlet Komitesi kararıyla onaylanan muhasebe ve ücretlendirme için muhasebe kayıtları), tüm kuruluşlarda kullanım için zorunludur.
- Federasyonun kurucu kuruluşlarının evrakı. Onayları bölgesel, bölgesel veya yerel düzeyde gerçekleşir. Bu tür formlar, Rusya Federasyonu'nun konusu dahilinde yaygındır.
Bilgi desteğinin özellikleri
Disiplinlerarası belge yönetim sistemlerine ek olarak, belirli sektörlerin faaliyetlerinin özelliklerini yansıtan ulusal standardizasyon sisteminin belge formları kullanılır. Bu tür özellikler ayrılmıştır:
- Tipik bir planın idari işlevlerini çözmek için ek veri gereklilikleri (örneğin, eğitim veya sağlık personelinin görevden alınması / kabul edilmesi).
- Benzer bir sektörün ve yönetim kurallarının düzenlendiği operasyona yönelik diğer faaliyetler. Özel belgeler şunları içerebilir:
- tarifleri;
- tıbbi öykü;
- hastalık izni;
- tanık sayfaları;
- kılavuzları;
- dava envanteri (arşiv);
- kartlar;
- kuyu işleri (keşif üretimi);
- performans beyanları;
- zamanlama (eğitim belgeleri).
Dokümantasyonun tanımı
Bu konu, örneğin Rusya devleti gibi özel yetkili bölüm ve kuruluşlar tarafından ele alınmaktadır. Kütüphane, ülkenin tüm kütüphanelerinde mevcut olan belgelerin kompozisyonunu belirlemeye özen gösterir. Sektörel belge biçimleri, eğer bir departman sistemi çerçevesinde (noter veya adli gibi) yapılıyorsa, normal değildir; benzer şablonlar, benzer faaliyetlerde bulunan belirli kuruluşlarda da (örneğin, tıbbi veya sigorta) kullanılır.
İşletmelerde standardizasyon dokümanlarının kullanılması, dokümanların derlenmesi, işlenmesi, üretimi, işlenmesi ve transfer maliyetlerini azaltmayı mümkün kılmaktadır. Böylelikle organizasyon içindeki doküman akışı hızlandırılır. Belgelerin içeriğinin yeniden düzenlenmesi, yönetim görevlerinin kalitesini iyileştirir. Belgenin bileşimi Form Sayfasında (şirketin yasal statüsünde olan yönetim faaliyetlerinin görevlerinin yerine getirilmesi için gerekli belgelerin bir listesini içeren tek bir düzenleyici belge) ve belge albümü belgesinde sabitlenmiştir. Zaman çizelgesi dokümantasyon işlemini düzenler, her türlü faaliyet için muhasebe için görsel bir şema oluşturur. Rapor kartı, yer ve zamanın yanı sıra karar vericilerin düzeltilmesi için belirli kuralların belirlenmesi amacıyla oluşturulmuştur.
Göze çarpan özellikler
Belge formları albümüyle ilgili bir standardizasyon belgesi türleri (bir kurumdaki belgesel yönetimi için gerekli birleştirilmiş formlar için bir şablon koleksiyonu) sunulmuştur:
- ofis departmanında veya ofiste saklanmış bir referans örneği (kağıda);
- Her işyerinde elektronik muadili mevcuttur.
Bu belgelerin oluşumunun ayırt edici özellikleri şunlardır:
- belgelerin içeriğinin düzenlenmesi, tekdüze bilgilerin çıkarılması;
- farklı yönetim seviyelerindeki göstergeleri ve göz önünde bulundurulan sistemleri karşılaştırmanızı sağlayan ortak terminoloji ve sözleşmeler;
- belirli belge formlarının oluşturulması için tek tip modellerin oluşturulması.
Belge standardizasyonunun ilkeleri ve temelleri
CMEA Komisyonu, belirli bir soruna en uygun çözümü sağlamak için hem bir amaç hem de unsurları için ilgili bir gereksinim sisteminin kasten kurulması ve uygulanmasının bulunduğu bir bileşik standardizasyonu tanımladı. Belgelerin onaylanması devletin şartlarına dayanır.Belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılması alanında çalışan CMEA, ISO ve diğer uluslararası kuruluşların standartları ve kuralları.
Belgelerin normal içeriğindeki keskin bir değişiklik, kuruluş çalışanlarının psikolojik yeniden yapılandırılmasını olumsuz yönde etkileyebilir. Bu nedenle, dönüşüm süreci sorunsuz bir şekilde ilerlemeli, ulusal standardizasyon belgelerinin kurallarını ve temellerini korurken, aynı zamanda ekonomik zarar vermeden sadece en gerekli değişiklikleri etkilemelidir. İlk olarak, asgari değişiklikler ve ardından radikal değişiklikler getirildi. Aşamalı standartların dönüştürülmesi, süreçteki tüm katılımcıların iş akışlarını tamamen standartlaştırmasını sağlar.
Bilgi işlem
Belgelerde ortak bulma ve genel kabul görmüş tek bir şablon oluşturma, manuel veri işleme yöntemlerini basitleştirir, iş daha verimli hale gelir, finansal plan maliyetleri azalır ve daha önce yönetim personelini eğitmek için kullanılan zaman azalır ve bu da inkar edilemez pozitif dinamikleri sağlar. Tüm belgelerin birleştirilmesi ve standartlaştırılmasının etkisi keskin bir şekilde arttığında, otomatik kontrol sistemlerinin çalışması koşullarında yönetim belgelerinin genel şartlarına uymaya dikkat etmek önemlidir.
Arşiv biliminin teorik ve pratik temellerini inceleyen arşivleme, belge biçimlerinin gelişimini etkilemektedir. Standardizasyon işlemlerinin otomasyonu, belge düzeninin ulusal ekonomide sınıflandırılmasıyla başlamış ve daha sonra mevcut etkin biçimine ulaştığı yönetim alanında devam etmiştir. Şimdi bu süreç uluslararası ve ulusal kuruluşları etkiliyor, Dış Ticaret Komisyonu, ECE Ticaret Geliştirme Komitesi, Uluslararası Standardizasyon Örgütü, vb. Dahil olmak üzere dış ticaret ilişkilerinin iş akışını kolaylaştırmak için 10 yabancı kuruluş çalışıyor.