Sözleşmelerin saklanma süreci bazı problemlerle ilişkilidir. Öyleyse, belge türünü, türünü, depolanma koşulunu ve koşullarını belirlemek için imha yöntemini oldukça zorlaştırır. Yukarıdaki faktörlerin tümü kanunla düzenlenmiştir, ancak farklı durumlarda aynı sözleşme farklı geçerlilik sürelerine sahip olabilir, bu nedenle çoğu zaman depolama süresinin belirlenmesinde sorunlar vardır. Verimli ve doğru kayıt tutma için para cezaları veya cezalardan kaçınmak için bu alandaki mevzuatın prosedürünü ve gerekliliklerini net bir şekilde anlamak gerekir. Aşağıda, organizasyondaki satış sözleşmelerinin raf ömrünü değerlendiriyoruz.
Depolama amacı
Sürekli erişime sahip sözleşmelerin mevcudiyeti, sadece geçerliliklerinin devam ettiği dönem için gerekli değildir. Ondan sonra, onlardan bilgi almaları gerekir. Bir tarafın ya da diğer tarafın yükümlülüklerini yerine getirmediği tartışmalı durumların çoğu, sözleşmeyi sunarak mahkemede veya duruşma öncesi prosedürde çözülür.
Ek olarak, teşebbüsde devlet düzenleme makamları tarafından teftiş yapmak mümkündür. Belli bir süre için belge talep edebilirler, bu durumda, kuruluşta uygunsuz depolamayla, imha şartlarını ihlal ederek, etkileyici para cezaları şeklinde yaptırımlar uygulanabilir. Her şeyden önce, bu süreci kontrol etmeyen liderlik suçlamaktır.
Bu nedenle, sözleşmelerin saklanmasının ve diğer kurumsal ve idari belgelerin kesin olarak kararlaştırılan bir süre boyunca uygun şekilde yapılması gerektiği sonucuna vardık.
Depolama şartları ve türleri
Kurumdaki iş sözleşmelerinin depolanma süreleri farklıdır. Tüm Rus sınıflandırma belgelerine göre, bunlar örgütsel ve idari belgeler olarak sınıflandırılmaktadır. Ve geçerlilik şartları, tüm belgelerin raf ömrü ile aynı şekilde sınıflandırılır. Kuruluştaki aşağıdaki sözleşme saklama sürelerini ayırın:
- kalıcı;
- uzun vadeli (10 yıldan fazla);
- kısa vadeli (10 yıla kadar dahil).
Belgelerin kendi mantığından takip ettiği anlaşılan bu tür bir sistemin kullanımı pek uygun değildir. Bu sık sık karışıklık yaratır ve ofis çalışmalarında ciddi hatalara yol açar.
Standart depolama sistemi
Daha yaygın bir depolama sistemi türü. Kural olarak, çoğu işletmede sözleşmeler çeşitli çeşitlere ayrılır: çekirdek (doğrudan işletmenin temel işleriyle ilişkili), ekonomik ve iş gücü.
Örneğin, bir kuruluştaki hizmet sözleşmelerinin saklama süresi nedir? İlk iki kategori kategorisi en fazla beş yıl boyunca dokunulmazdır. İş sözleşmelerinde beş yıldan fazla raf ömrü yoktur. Ancak, istisnalar da var. Örneğin, kişisel bir hesap yoksa, bu belgenin 75 yıl süreyle saklanması gerekir. Kuruluştaki kira sözleşmelerinin saklama süresi, hangi sürenin hazırlandığına bağlıdır.
Model ve bölüm listeleri
Standart listeler, çoğu kuruluşta dağıtılan belgeleri listelerken, bölümler bu kuruluş için geliştirilen bilgileri içerir.
Farklı türde belgeler var. Listeler raf ömrünü belirlemek ve sonradan depolanması veya imha edilmesi için doküman seçiminde kullanılan yasal belgelerdir.
Vakaların isimlendirilmelerini derlerken ve sözleşmelerin saklanma koşullarını belirlerken, genellikle devlet kurumları tarafından ve ayrıca ilgili bakanlıklar ve bölümler tarafından onaylanan tipik listeler kullanılır. Organizasyondaki tedarik sözleşmelerinin raf ömrü sona erme tarihinden 5 yıl sonradır.
arşive transfer
Arşive süresi dolmuş belgelerin aktarılması prosedürü farklı kuruluşlarda küçük farklılıklar gösterebilir. Bazı durumlarda, belgelerin birlikte zımbalanıp gururla arşiv olarak adlandırılan metal bir kabine yerleştirilmelerinin olağan bir yolu vardır. Diğer kuruluşların bir arşivi, bir arşivcisi ve onaylanmış bir iş tanımlaması vardır ve tüm süreç yasal dokümantasyona göre devam eder. Başka bir deyişle, evrak dosyalama, onların tescili vb. İçin belirli kurallar vardır.
Her iki seçeneğin de var olma hakkı vardır, kuruluşun özelliklerini, iş akışını ve çalışan sayısını dikkate almanız gerekir. Büyük bir kadro ile büyük bir büyük organizasyon durumunda, yeterli bir belge depolama sistemi kullanmadan, sadece içinde boğulacaktır. Tüm kuruluşların sahiplik şekline ve çalışan sayısına bakılmaksızın uymaya çalıştığı genel kural, dokümanları arşive aktarma zamanıdır.
Çalışanların, belirli bir süreden daha erken olmayan bir zamanda arşive belgeleri sunmaları gerekir; Ve genellikle, bu tür bir arşivleme yılın başında gerçekleşir. Yani, Şubat ayında sözleşme süresi dolsa bile, yine de depoya aktarmak için gelecek yıla kadar beklemeniz gerekiyor. Kuruluştaki iş sözleşmelerinin raf ömrü nedir? Minimum izin verilen süre 5 yıldır.
Sözleşmeli depolama süresinin başlangıcı
Bu çok zor bir sorudur, çünkü çoğu hata meydana geldiği bu tarihle bağlantılıdır. Çoğu işletmede sözleşmelerin depolanması aynıdır ve bu belgenin artık geçerli olmadığı takvim yılının başında başlar. Örneğin, geçerlilik süresi 15 Temmuz 2010'da sona eren bir sözleşme var. Beş yıl süreyle saklanması zorunlu, ancak 15 Temmuz 2015'te imha edilemeyecek, ancak yalnızca 2016'nın başlarında imha edilemez. Yani, son tarih 01.01.2011'den başlar ve önceki yılın Temmuz ayından itibaren başlamaz. Kural olarak, hata sayısını en aza indirmek için, önceki son tarihe bir yıl eklenir. Yalnızca kuruluşta sözleşme süresi dolduktan sonra belge imha edilebilir.
Sözleşmeli depolamanın özellikleri
Daha önce de söylediğimiz gibi, arşive ve depoya transfer için kuralları ve şartları belirleyen özel rehber belgeler vardır. Bir kez daha, belgelerin kuru ve havalandırılmış bir odada belirli bir sıcaklık rejiminde saklanması gerektiğini hatırlıyoruz. Belgeli klasörler kapalı veya açık raflara yerleştirilmelidir. Gerekirse, arşiv "ticari sır" olarak işaretlenmiş belgeleri saklamak için özel kasalara sahip olmalıdır. Hiç kimse belge saklama işlemini kontrol etmese de, doğrulama sırasında belirli dosyaların bulunmadığı kolayca algılanır, bu nedenle bir tasarruf sisteminin uygun şekilde kurulması işletmenin menfaatinedir. Bu nedenle, kuruluştaki sözleşme saklama süresi sona erdi ve belgenin imha edilmesi gerekiyor. Nasıl doğru yapılır?
imha
Belgeleri bu şekilde imha etmek imkansız. Öncelikle geçerlilik sürelerinin geçtiğinden emin olmanız gerekir. Ancak bundan sonra, yıkım mümkün, ancak burada denetçilerin cezalarının altına düşmemek için dikkate alınması gereken tuzaklar var. Prosedür yaklaşık olarak aşağıdaki gibi görünüyor. Çalışanlar, son tarihi geçmiş olan tüm belgeleri seçip, daha sonra bir envanter hazırlar, bir rapor gönderir, bir imha eylemi düzenlenir, belge şef ve sorumlu kişilerce imzalanır. Sonra klasörler imha için tahsis edilir.Sözleşmelerin ve diğer belgelerin arşivde sürekli olarak tutulması anlamsızdır, bu nedenle belgelerde yer almamak için bu prosedürü düzenli olarak uygulamak gerekir.
Sorumluluk ve uygulayıcılar
Her türlü sözleşmenin ve örgütün diğer belgelerinin emniyetini ilgilendiren her şeyle ilgili asıl sorumluluk elbette başkanın sorumluluğundadır. Teftişler sırasında ihlal tespit edildiğinde ruble ile cezalandırılan kişidir. Listede daha sonra baş muhasebeci, avukat ve belgelerin güvenliğinden sorumlu çalışanlar yer almaktadır. Fakat bu kişiler, en iyi şekilde işlenmiş suistimal davranışlarına göre, liderin kendisi tarafından cezalandırılır, ilk elde eden odur. Uygulamada, küçük işletmelerde, sözleşmelerin kontrol ve depolama sistemi muhasebe departmanına atanır ve muhasebeci sırayla belirli bir kişiyi görevlendirir. Bazen kuruluşun yasal danışmanı dokümantasyonun güvenliğinden sorumlu kişi olarak atanır. Ancak bu çok uygun değildir, çünkü bir avukat yalnızca sözleşmelerden sorumlu olabilir ve genellikle diğer belgelere yüzeysel olarak aşinadır. Sorumluluk ve yetkiye sahip belirli bir kişinin olup olmadığını belirlemek için bu işlem en kolay yoldur. Bu, belgelerin işlenmesinde maksimum doğruluk ve doğruluk sağlar.
Muhasebe ve depolama sistemi örneği
Organizasyondaki sözleşmelerin özelliklerini ve raf ömrünü daha iyi anlamak için ana noktaları küçük bir örnekle analiz edebilirsiniz. Yüklenicilerle sözleşmeler yapmaktan sorumlu olan bir çalışan (genellikle muhasebe çalışanı) vardır. Onları geçerlilik süresi içinde bulunduğu ayrı bir dosyaya koyuyor. Sözleşmeyi kapatırken başka bir klasöre aktarılır. Bu durumda, kural olarak, belgelerin bir listesini içeren ve hareketlerini izlemenizi sağlayan bir envanter veya kayıt derlenir. Ek olarak, orada saklama süresi kaydedilmiştir, bundan sonra bunlar yıkıma maruz kalmaktadır. Düzenleme süresinin sonunda, belgeler daha önce açıklanan işleme uygun olarak imha edilir.
Şirketin bir bütün olarak örgütsel ve idari dokümantasyonunun ve özellikle sözleşmelerin güvenliği, sorunlardan kaçınmak için düşünceli, özenli ve doğru bir tutum gerektirir. Tüm işletmeler ve kuruluşlar için ortak olan, yasalara uygun olarak depolama düzenlenmesi ilkesidir. Bu, inceleme durumunda ceza kullanımını ortadan kaldırır. Formdaki iç belgeler (eylemler, stoklar, siciller, çeşitli sözleşmeler türleri) farklı kuruluşlarda farklılık gösterebilir, ancak bu temel bir öneme sahip değildir.