Çağımızda, evrak işleri (doküman yönetimi) yavaş yavaş bir kağıt formundan dijitale geçiyor. Bu bağlamda, her modern eğitimli insan "elektronik belge" kavramı ve uygulamasının özellikleri hakkında fikir sahibi olmalıdır. Bu fenomeni daha ayrıntılı olarak inceleyelim ve EDS'nin ne olduğunu bulalım.
Belge ne denir
Bir "elektronik belge" kavramını ve yapısını düşünmeden önce, selefini hatırlatmakta fayda var.
Geniş anlamda, bu bilginin sabit bir biçimde içerdiği maddi dünyanın nesnesinin adıdır.
Daha dar bir anlamda bir belge, çeşitli şekillerde (metin, görüntü, ses veya video kaydı ve bunların kombinasyonları) sunulan önemli gerçekleri doğrulayan bir bilgi aracıdır. Zaman ve mekanda veri depolamak ve iletmek için tasarlanmıştır.
Her belgenin tanımlanabileceği bazı detayları vardır.
Eğer böyle bir ortam yanlış bilgi içeriyorsa veya ne zaman oluşturulduysa, oluşturulan yasama normları ihlal edildi, yanlış olarak adlandırıldı (sahte) ve yasal gücü yok.
Güvenilir bilgi taşıyıcılarının kümesine dokümantasyon denir. Belirli bir konuya, fenomene, sürece, kişiye, kuruma, vb. Odaklanmaya dayanarak oluşturulur. Bu tür medya oluşturma / tasarlama sürecine dokümantasyon denir. İçinde bulunduğunda, mevcut mevzuat normlarını dikkate almak ve derleme için ulusal kurallara uymak zorunludur. Ayrıca derleyicinin yeterliliğini de unutmayın. Dolayısıyla, müdürün bir vade belgesini onaylama hakkı vardır, ancak bir üniversite diploması imzalayamaz. Daha doğrusu, olabilir, ancak böyle bir belgenin yasal gücü olmaz.
Bu konudaki bir diğer önemli kavram ise "evrak". Bu, bir nesnenin yönetimsel aktivitesini belgelemek ve yukarıda bahsedilen bilgi taşıyıcıların hareketini organize etmek üzerine yapılan bir çalışma setidir.
Farklı tarihsel dönemlerde, bu işlem farklı malzemeler üzerinde gerçekleştirildi. Bunlar kil tabletler, taş, papirüs, deri, tahta, huş ağacı kabuğu vb. İdi. Yavaş yavaş bunların yerini kâğıt aldı.
Taşıyıcı malzemenin türüne göre bugün ayırt edilir:
- geleneksel evraklar (kağıt);
- karışık (kağıt + elektronik hesaplama cihazları);
- elektronik (dijital).
İçeriğine ve amacına bağlı olarak, belgeler çeşitli işlevleri yerine getirebilir:
- Yasal.
- Yönetimi.
- Sosyal.
- Kültür.
- Tarihi.
- Bilgi.
- İletişimsel.
"Elektronik belge" kavramının gelişimi
Bilgisayarların icadından bu yana, insanlık kağıtsız belgelere geçmenin bir yolunu aramaya başladı. SSCB'de zaten yirminci yüzyılın yetmişli yıllarda böyle bir ofis işi modeli yaratmayı düşünmeye başladı. Doğru, o zaman "elektronik belge" (ED) kavramı henüz yoktu. Bunun yerine, "makineyle okunabilen ortam" adı kullanıldı.
Seksenlerin ortasında, böyle bir teknoloji henüz tam olarak gelişmemişti. Ancak o zamanlar “elektronik belge” kavramının içeriği zaten mevzuatta dile getirildi. Doğru, o zaman "makineyle okunabilir" olarak da adlandırıldı. GOST 1984'te bu, içerdiği verilerin otomatik olarak okunması için uygun bir belgenin adıydı.
Doksanların ve iki bininci yılların yaygın bilgisayarlaşmaya başlamasıyla birlikte, bu kavram yavaş yavaş mevcut anlamını kazanmıştır.
Bugün hangi belgeye "elektronik" deniyor
Modern "elektronik belge" kavramı, yasal çerçevede yansıtılan birkaç yorum yoluna sahiptir. Bununla birlikte, hepsi bu fenomenin özünü anlamalarına yakındır ve bu gibi bileşenlerin varlığını gerektirir:
- dijital kayıt formu;
- Elektronik ortamda veri okuma, insan tarafından okuma ve anlama becerisi.
Buna dayanarak, değerlendirilen kavramın genel bir tanımı yapılabilir.
Elektronik belge, bilgileri (detaylar dahil) dijital veri biçiminde kaydedilmiş bir belgedir. Örneğin, karakter kümesi, sesler, görüntüler veya bunların kombinasyonları.
Dijital araçlar kullanılarak, insanlar için anlaşılabilir bir görsel formata bir ED yaratılabilir, kaydedilebilir, iletilebilir ve dönüştürülebilir.
Böyle bir belgenin avantajı
Kağıt meslektaşı gibi, ED de aynı işlevleri yerine getirir. Bununla birlikte, daha umut verici bir veri taşıyıcısı yapan çok sayıda özelliğe sahiptir:
- Elektronik biçimde kaydedilen bilgiler kolay ve hızlı bir şekilde düzenlenir.
- Bu tür belgeler teorik olarak sonsuza kadar saklanabilir.
- ED teknolojisi, evrak işlemlerinin maliyetini basitleştirir, hızlandırır ve azaltır.
- Bu tür belgeler kişisel toplantılara zaman kaybetmeden uzaktan imzalanabilir ve gönderilebilir.
- Gerekli sayıda ED örneği hızlı bir şekilde alabilirsiniz. Dahası, hepsinin yasal gücü olacak.
ED'nin Özellikleri. meta
"Elektronik belge" kavramı üç özellik ile tanımlanır:
- İçerik, metinsel, grafiksel veya ses bileşenleridir.
- Bağlam, belgelenen verilerin diğer ED, fiziksel veya tüzel kişilerle ilişkisi hakkında bilgidir.
- Elektronik bir belgenin yapısı iç ve dıştır. İlk durumda, doğrudan ED'nin içeriğinden bahsediyoruz. İkincisi - bulunduğu ortam hakkında (depolama ortamı, dosyanın formatı vb.)
"Elektronik belge" kavramı meta verileriyle tanımlanır. Bu, ED'nin bütün özellikleri hakkında ve ayrıca sosyal kesinliğiyle ilgili bilginin adıdır.
Meta veriler, herhangi bir elektronik belgenin depolama işleminin ayrılmaz bir parçasıdır. ED'nin bütünlüğünün yasal, ticari, örgütsel ve usule dair kanıtlarının yanı sıra gerçekliğini de içerirler.
Ayrıntılar ED
"Elektronik belge" kavramının bir diğer önemli yönü - detaylar. Bu, ED'nin oluşturulmasıyla ilgili tüm bilgileri içeren bir tür veri sayfasının analoğudur.
Bunlar şunları içerir:
- Elektronik belgenin adı.
- Derleme tarihi ve yeri ile tüm basımlar (eğer varsa).
- ED derleyicisindeki veya derleyicisindeki veriler.
- Belgenin güvenlik seviyesi hakkında bilgi.
- ED'nin elektronik dijital imzasının orijinalliğini, orijinalliğini ve güvenilirliğini belirlemeye olanak sağlayacak veriler.
- Bu belgeyi açmak için gereken programlardaki veriler. Formatı hakkında. Bilgisayar korsanlığı bugün iç mekanda büyüyor. Bu bağlamda, çoğu PC kullanıcısı lisanssız yazılım kullanıyor ve her zaman herkesin sevdiği .doc, .xls ve .ppt’lerin ücretli Microsoft Office programları tarafından desteklendiğinden şüphelenmiyor. Normal şartlarda, bunları kullanmak için para ödemeniz ve hack versiyonlarını indirmeniz gerekmez. Bu nedenle, bugün dünyada en çok kullanılan, evrensel ve en önemlisi, ücretsiz ED formatı .odt'dur. Popülerliği bile Microsoft'un yazılımı okuma yeteneğini yerleştirmesine neden oldu. Bu biçimin ana avantajları arasında, Word, Excel, PowerPoint gibi programların özelliklerinin birleşimi yer almaktadır.
- Dijital İmza.
Dijital imza
Yukarıda da belirtildiği gibi, "elektronik belge" kavramının en önemli bileşenlerinden biri şarttır. Özellikle, İngilizce'den "dijital imza" olarak çevrilen dijital imza.
Bu, bir dizi elektronik verinin kriptografik dönüştürülmesi sonucunda elde edilen ED'yi görme şeklinin adıdır.Bu imza, onu koyan kişiyi tanımlamanıza ve tüm belgenin bütünlüğünü onaylamanıza izin verir.
Mevcut yasaya göre, çoğu modern ülkede, EDS kağıt üzerindeki "ıslak" bir imzayla eşittir.
"Elektronik belge" kavramı ve dijital imza arasındaki ayrılmaz bağlantıya dikkat etmek önemlidir. Sonuçta, ilk yasal kuvveti veren ikinci varlığıdır.
Her EDS, 264 bitlik benzersiz bir basamak dizisi olan kişisel bir onaylı anahtara sahiptir. Bunu elde etmek için bugün oldukça fazla olduğu uzman bir şirketle bağlantı kurmanız gerekiyor. Elektronik dijital imzanın belirli bir son kullanma tarihinin yanı sıra farklı güvenlik düzeylerine sahip olduğunu hatırlamakta fayda var.
Bir elektronik dijital imzayı kaydederken, aynı bireysel anahtar müşterinin flaş sürücüsüne kaydedilir. Yalnızca ortak anahtarla paralel çalışır - alınan belgelerdeki dijital imzayı doğrulamak için ikinci ve üçüncü taraflarca kullanılan başka bir program.
Veriler, sahibi, kayıt numarası (özel bir anahtarla karıştırılmaması gereken) ve dijital imzanın süresi hakkında bilgiler içeren dijital bir sertifikadadır.
Elektronik dijital imza kullanarak, belgeleri üniversitelere (bazen yabancı olanlara bile) uzaktan gönderebilir, bankacılık işlemlerini yapabilir, vergi ödeyebilir ve belediye kuruluşlarının devlet organlarının bazı hizmetlerini ödeyebilirsiniz.
Bununla birlikte, bir elektronik belgenin ve imzanın meşru sayılmadığı bazı durumlar vardır. Örneğin, bir kalıtım belgesi almak veya geçiş belgesi hazırlamak.
Elektronik belge türleri
Şu anda, bir ED sınıflandırmasından çok uzaktır. Ancak, çoğu zaman bu tür belgeler aşağıdaki kategorilerde türe ayrılır:
- İçerik türü: metin, grafik, ses, animasyon ve multimedya ED.
- Erişilebilirlik seviyesi: açık ve gizli. İlk türdeki belgeler sır içermez, bu yüzden kamuya açıktır ve herkes tarafından okunabilir. Bu, cihazların teknik verileri veya ürünlerin bileşimi, lisans sözleşmeleri, fiyat listeleri vb. Gizli ED'ler yalnızca belirli bir dar çevrede okunabilir. Genellikle ticari veya hatta devlet sırlarını temsil eden bilgiler içerir. Bu, gizli askeri birimlerin konumunun, patentli bir cihazın çizimlerinin veya ilacın bileşiminin bir haritası, bir bireyin veya tüzel kişinin banka hesabındaki verileri vb. Olabilir.
- Elektronik dijital imzanın (EDS) varlığı / yokluğu. Belgenin yasallığı / yasallığı buna bağlıdır.
- Belirli bir sektöre karşı tutum. Genel olarak kabul edilen elektronik belgeler (form ve içerik tüm uygulama alanları için aynıdır) ve dar bir şekilde uzmanlaşmıştır.
ED belirtileri
Elektronik belge kavramı ve türleri dikkate alındığında, ayırt edici özelliklerine dikkat etmek önemlidir. ED'yi maddi dünyanın diğer nesnelerinden ayırırlar.
- İçerik semantiği Bu türden herhangi bir belge mutlaka anlamlıdır ve rastgele bir resim, ses veya simge kümesi değildir.
- Kararlı malzeme formu.
- Tamlık ve bütünlük.
- Sosyal iletişim için uygulamaya odaklanın.
Yasal yönü
Özellikleri, ayrıntıları, nitelikleri, elektronik belge kavramını, yapısını ve türlerini göz önünde bulundurarak, bu konunun yasal yönünü daha dikkatli incelemeye değer.
Eğer ED tüm yasal normlara uygun olarak düzenlenirse ve imzası gerekli tüm sertifikalara sahipse, kağıt meslektaşı ile aynı yasal kuvvete sahiptir.
Doğal olarak, her eyalette "elektronik belge" kavramının yasal düzenlemesi biraz farklıdır, ancak bunlar önemsizdir.Genel olarak, farklı ülkelerin mevzuatı ED'ye eşit derecede sadıktır, çünkü bugün bu tür ofis işleri uluslararası düzeyde uzun süredir devam etmektedir. Bu bağlamda, bir paradoks elde edilir. Bazı güçler dış elektronik doküman yönetimi hakkında daha fazla endişe duyuyorlar. Aynı zamanda, devlet içinde neredeyse gelişmemiş olabilir. İşte modern bilgisayar okuryazarlığı seviyesinin böyle abartılı bir analogudur. Onunla, bir kişi Android'e çeşitli uygulamaları nasıl yükleyeceğini biliyor, ancak Exel tablolarıyla çalışmanın temel ilkelerini bilmiyor.
Dijital ofis çalışmasının özellikleri
Kağıtla kıyaslandığında, dijital ofis çalışmalarının birçok önemli avantajı vardır:
- Operasyonel kayıt, muhasebe, depolama ve elektronik belgelere erişim sağlar.
- Daha az fon gerektirir.
- Arşivi yerleştirmek için asgari bir alana ihtiyaç var. Aslında, büyük bir kuruluş için tüm belgeler bir çanta cebinde sabit bir sürücüye yerleştirilir.
- Elektronik büro çalışmaları sayesinde personel zamanının üretim dışı maliyetleri azalır.
- Çok çeşitli kullanıcılar arasında veri yayma hızı artıyor.
- ED sadece metin ve resim değil, aynı zamanda multimedya bilgisi de içerebilir. Ve bu, teşebbüsün çalışması özel sunum etkinlikleriyle ilişkilendirilirse, çok önemlidir.
Elektronik ofis çalışmalarında kağıt belgelerin kullanımına genellikle izin verildiğini belirtmek gerekir. Bununla birlikte, bu durumda öncelik kesinlikle ED içindir.
Bugün dünyadaki çoğu özel ve kamu kuruluşu, kağıt belgelerin aşamalı olarak evraklardan kaldırılmasını hedeflemektedir. Ancak, oldukça gelişmiş ülkelerde bile, bu hala çok uzak. Ne de olsa, bu çok uzun ve masraflı bir süreç.
Elektronik bir belge ve elektronik belge yönetimi kavramlarını inceledik, konunun tüm nüanslarını sıraladı. Bu bilgilerin sizin için yararlı olacağını umuyoruz.