Faturalar, şirketin faaliyetlerinin araç kullanımıyla ilgiliyse, her girişimci veya şirket yöneticisi tarafından derlenmesi gereken birincil muhasebe belgeleri ile sunulur. Eğer şirket arabanın sahibi ise, o zaman iş yapma sürecinde aracı kullanma olasılığını onaylayan irsaliyedir. Eğer araç çalışanın ise, çarşaflar, aracı resmi amaçlar için kullanmak için en uygun tazminat miktarını belirlemenizi sağlar. Konşimentoyu doldurmak önemli bir süreçtir, çünkü işlem sırasında ciddi hatalar yapılamaz. İşlem şirket yetkilileri tarafından gerçekleştirilir.
İrsaliye kavramı ve ihtiyacı
Makinenin şirket için kullanımını onaylayan başlıca belgelerdir. Doğrudan araç, sürücü ve şirket hakkında önemli bilgiler içerir. Bu belgeler işçi müfettişliği, vergi müfettişleri veya trafik polisi tarafından kontrol edilebilir, bu nedenle şirket yetkilileri seyahat sayfalarını doldurmak için kuralları göz önünde bulundurmalıdır. Çeşitli ihlal ve hatalardan kaçınmaya yardımcı olurlar.
Müfettişler herhangi bir yanlış bilgi ve hata bulursa, bu, büyük para cezalarının empoze edilmesi için temel teşkil edecektir.
Neden kullanılır?
Konşimentoyu doldurma, her bir kuruluş tarafından gerçekleştirilir; Bu belgeyi kullanarak, aşağıdakileri içeren birkaç hedefe ulaşabilirsiniz:
- iş günü boyunca aracın hareketi izlenir;
- bu belgeye dayanarak, sürücünün maaşı hesaplanır;
- akaryakıt ve madeni yağlara harcanan sabit para miktarı;
- amortisman, kullanılan mülkün üzerinde doğru olarak hesaplanır;
- Otomobil için toplam harcamalar göz önünde bulundurulur.
Ayrıca, sürücünün trafik polisine sunumu için irsaliye ihtiyacı vardır, çünkü mal veya yolcu taşımacılığının yasal olduğunu onaylayan kişi odur. Aracın en uygun durumda olduğuna ve belirli bir vatandaşın resmi sürücü olduğuna dair kanıt olarak hareket eder. Eğer kontrol hataları belgede bulunursa veya bir konşimento bulunmadığı ortaya çıkarsa, sürücü Sanat esasına göre sorumlu tutulur. 12.13 İdari Kod.
Belge Özellikleri
İrsaliyeyi doldurmak oldukça basit bir işlem olarak kabul edilir. Her şirket, bağımsız bir şekilde, tek bir formun kullanılıp kullanılmayacağını veya bu belgenin benzersiz bir formunun geliştirilip geliştirilmeyeceğini seçer;
Şirket, insanların veya malların taşınması konusunda uzmanlaşmışsa, araç muhasebesi prosedürü sadece özel olarak onaylanmış bir kağıt formunda yapılmalıdır. Kim sürücülere yol tarifleri vermeli? Bu süreç sadece bu belgeyi hazırlayan ve dolduran işveren tarafından gerçekleştirilir. Genelde, şirketin yöneticisi sorumlu kişiyi ataması için bir emir verir. Broşür oluşturma, doldurma ve sürücülere aktarmada rol oynayan şirket çalışanıdır.
Bir belgeyi doldurma özellikleri şunları içerir:
- aracı ticari amaçlar için kullanırken yalnızca bir sayfa yazılır;
- Şirket sahibinin hangi sebeple belirli bir araç kullandığı önemli değildir, bu nedenle araç mülkiyete veya kiraya dayalı olarak şirkete ait olabilir;
- Bir belgenin maksimum geçerlilik süresi 30 gündür;
- bir gün, hatta bir seyahat için yazmasına izin verilir.
2018 yılında yürürlükte olan yeni kurallara göre, sayfanın geçerliliğinin uzatılmasına izin verilmektedir.
Belge türleri
İrsaliyeleri doldurma kuralları bu belgenin çeşidine bağlı olarak biraz değişebilir. Her araç türü kendi broşürünü kullanır. Bu nedenle, aşağıdaki araçlar için irsaliye var:
- kamyon;
- yolcu araçları;
- özel taşıma;
- bir araba ya da kamyon olabilen taksi;
- kamu yolcu trafiği veya diğer amaçlar için tasarlanan otobüsler.
Her araç için karşılık gelen form kullanılır. Organizasyon bağımsız olarak dokümantasyonun geliştirilmesiyle ilgiliyse, seçilen form özel bir dergide sabitlenir.
Doldurma nüansları
Konşimentoyu doldurma prosedürü her şirkette ayrı ayrı belirlenir. Çoğu zaman, aşağıdaki kurallar ve özellikler bunun için kullanılır:
- Çalışanlar tarafından iş görevlerini yerine getirme sürecinde kullandıkları her araç için seyahat çarşafları düzenleyen şirket başkanının emriyle bir sevk memuru atanır;
- Şirket küçükse, belgeler genellikle aracın doğrudan sürücüsü tarafından doldurulur, ancak yolölçer göstergelerinin dikkate alındığı, aracın kilometresine atıfta bulunan formun yalnızca bir bölümünde bilgi girerler;
- Belgenin ekstra bölümlerinin gizlendiği özel bir program kullanmak için bilgi girmesine izin verilir;
- Aracı uçuşa göndermeden önce, şirketin sorumlu çalışanı aracın en uygun durumda olduğundan emin olmalıdır;
- Uçuştan önce, sürücüler bile vatandaşların araba kullanabileceğini doğrulayan bir tıbbi muayeneye tabi tutulmalıdır.
Uçuştan sonra, sayfa göndericiye geri aktarılır. Belgenin süresi dolduğunda, depolanması için 5 yıl boyunca şirketin arşivine aktarılır. Hatalar ve sorumluluk ihlali için organizasyonun liderleridir.
Bir araç irsaliyesini doldurmanın bir örneği aşağıda bulunabilir.
Hangi bilgiler dahil?
Bir otomobil veya kamyonun irsaliyesini doldurma, şirketin yetkili bir çalışanı tarafından yapılmalıdır. İlk önce bu sürecin kurallarını anlamalıdır. İrsaliyeyi doldururken zorunlu bilgiler aşağıdaki bilgilerle sunulur:
- belgenin adı;
- onun numarası;
- geçerlilik süresi;
- arabanın sahibi hakkında bilgi;
- makinenin türü ve markası;
- araba sicil numaraları;
- kilometre sayacı göstergeleri ve araç işletmeden çıktığında ve aracı garaja gönderirken kaldırılır;
- kesin kalkış ve varış zamanı;
- otomobili devreye sokan ve bir irsaliye derleyen şirketin sorumlu çalışanı hakkında bilgi;
- sürücü bilgisi;
- sürücünün tıbbi muayenesini geçme tarihi ve saati;
- muayeneyi yapan sağlık görevlisi hakkında bilgi;
- Gerekli teknik donanım ve ilgili uzmanlar varsa, aracın teknik incelemesinin tarih ve saati ile ilgili bir işaret ve işlem doğrudan kuruluş içinde yapılabilir;
- Muayeneyi yapan mekanik hakkında bilgi.
Belgeye başka bilgilerin girilmesine izin verilir. Organizasyon kendi irsaliyesini kullanıyorsa bu mümkündür.
Hangi bilgiler isteğe bağlıdır?
Konşimentoyu doldurma prosedürü şirketten şirkete biraz değişebilir. Aşağıdaki noktalar dikkate alınır:
- Firmanın baskı kağıdında detayların bulunması şart değildir;
- Otomobilin teknik durumunun çalışmasına özellikle dikkat edilmelidir;
- bu belgenin tek şekli yasada kaldırılmıştır;
- Metinde rotayı belirtmeye gerek yoktur, çünkü yalnızca kilometre sayacı tarafından sunulan veriler gerekir.
Uygulamada, trafik polisi veya diğer teftiş kuruluşlarının çalışanları genellikle rota hakkında bilgi eksikliğinin ciddi bir ihlal olduğuna inanmaktadır, bu nedenle şirketlerin sürücüleri ve sahipleri sorumlu tutulmaktadır. Bu durumda, büyük cezalara itiraz etmek için mahkemeye gitmeniz gerekiyor. Bu nahoş durumlardan kaçınmak için rotanın bitiş noktasının ne olduğunu doğrudan belgenin metnine yazmanız önerilir.
Belgeyi kullanmanın nüansları
Bir kamyonun veya başka bir nakliyenin irsaliyesini doldurmak, iş faaliyetleri için farklı makineler kullanan herhangi bir şirket için zorunlu bir süreçtir. Bu dokümanı kullanmak aşağıdaki özelliklere sahiptir:
- Form 4-C, parça ücreti göstergeleri, sürücü ücretlerini hesaplamak için kullanılıyorsa uygulanır;
- zamana dayalı ücretlerin kullanılması durumunda, 4-P formunda bir irsaliye oluşturulur;
- Bu belgeye ek olarak, sürücüler taşınan mallar için konşimento tarafından sağlanan belgelere de sahip olmalıdır;
- bir belge yalnızca belirli bir vardiyada çalışan sorumlu bir kişi tarafından yazılır;
- Dokümanın makinenin teknik durumunu kontrol eden bir tamirci, tıbbi muayene yapan bir sağlık görevlisi, aracı uçuşta gönderen bir sevk görevlisi ve ayrıca doğrudan sürücü ile işaretlenmesi gerekir.
Her irsaliye her şirkette en uygun miktarda bulunmalıdır.
Belge saklama süresi
Şirketler gezi sayfalarını en az 5 yıl tutmalı ve bu da 152 sayılı Ulaştırma Bakanlığı ve 402 sayılı Federal Kanun'da belirtilen şekilde tutulmalıdır.
Eğer irsaliyenin doldurulması sırasında ciddi hatalar veya ihlaller yapılırsa, belge geçersizdir, bu nedenle herhangi bir amaç için kullanılamaz. Bu tür hataların sorumluluğu, dokümanları dolduran yetkililerin yanı sıra şirketin doğrudan yöneticisine aittir.
Kendi formunuzu nasıl geliştirirsiniz?
Tüm şirketler tek biçimli formları kullanmayı tercih etmedikleri için belgenin kendi formlarını geliştirmeyi tercih ederler. Bunun için, herhangi bir yapı kullanmanın yanı sıra belgeye farklı noktaları dahil etmesine izin verilir.
Ancak yeni bir form oluştururken, zorunlu detayların metne dahil edilmesi gerektiği göz önünde bulundurulur. Bunlar olmadan, irsaliye kolayca geçersiz sayılır, bu nedenle herhangi bir amaç için kullanılması mümkün olmayacaktır.
Formu geliştirdikten sonra, numunesini tescil yerinde Federal Vergi Servisine aktarmak gerekir. Bu durumda, şirketin giderlerine irsaliyelerde gideceğiniz giderlerin atanması ile gelecekteki sorunlardan kaçınmak mümkündür.
Belge eksikliğinden sorumluluk
Sürücü, konşimento da dahil olmak üzere gerekli belgeler olmadan yollarda ilerlerse, bu önemli bir ihlaldir. Trafik polisi tarafından idari sorumluluğu üstlendiği için, 500 ruble para cezası ödemek zorunda kalacak.
Bu tür ihlallere sahip tüzel kişiler, 100 bin ruble tutarında para cezası öderler. Aynı cezalar insanları veya malları elektrikli nakliye ile taşıyan firmalar için de geçerlidir.
Diğer özellikler
Bir otobüsün veya başka bir nakliyenin irsaliyesini doldururken, diğer nüanslar dikkate alınır:
- kiralık bir araba kullanılırsa bir irsaliye hazırlamak gerekli değildir, ancak bunun yardımıyla şirketin giderlerinde yakıt ve yağlama maddesi maliyetlerini hesaba katmak mümkündür;
- bir broşür bir gezi için hazırlanmıştır, ancak geçerlilik süresi 1 ila 30 gün arasında değişebilir;
- Belgelerin kısmen doldurulması yasaktır, aksi takdirde böyle bir belge geçersiz sayılır.
Dağıtıcı olarak atanan sorumlu kişi öncelikle, her sürücünün sahip olması gereken temel belgeleri derleme kurallarını anlamasını sağlayan özel kursları geçmelidir. Ayrıca, sürücünün uçuştan önce bir tıbbi muayene sertifikası olması gerekir.
Sonuç
İrsaliye, mal veya insanların taşınmasında uzmanlaşmış herhangi bir şirkette önemli belgelerdir. Kuruluşun yönetimi tarafından bir sipariş vererek, göreve atanan işletmenin özel çalışanları tarafından derlenir.
Her firma kendi dokümantasyon şeklini geliştirebilir, ancak bazı zorunlu detayların formda bulunması gerekir. Hata veya ihlal tespit edilirse, sayfa geçersiz veya null ve geçersiz sayılır.