Mal alımının planlanması, herhangi bir modern kurum veya kuruluşun faaliyetlerinde en önemli aşamalardan biridir. Bir ürün satın almak, sipariş vermek, hizmet vermek için gerekirse hazırlık belgelerinin oluşturulması amaçlanmaktadır. Belediyeler, devlete ait şirketler için en uygun alan. Özel eğitim kurslarının bir parçası olarak kabul edilen çeşitli planlama yöntemleri geliştirilmiştir. Tabii ki, teorik hesaplamalar pratikte uygulanabilir, uygulamalarının kapsamı oldukça geniştir. Bu, büyük ölçüde belediyelerin ve devlet kurumlarının satın alımlarının gerekçelendirilmesine ilişkin mevcut mevzuatın gereklilikleri nedeniyledir.
Hatasız bir başlangıç başarının anahtarıdır
Şu anda, Federal Yasa 44'e göre tedarik planlaması uygulanmaktadır.Bu belge federal düzeyde bir plan hazırlama prosedürünün ne kadar önemli olduğunu açıklamıştır. Taslak satın alma taslakları ilk olarak 2013'te ortaya çıktı ve o zamandan beri durum bireysel kurumların uygulanması için kesinlikle kolay olmadı. Günlerimizle ilgili yasal standartlar, satın alma işlemlerini yasalara uygun bir şekilde planlamanızı, her adımı, herhangi bir işlemi dikkatlice belgelemenizi gerektirir.
İhale organizasyonu, bir plan hazırlama, yasaların değişmezliği ile birlikte zamanımızda daha modern yöntemler kullanılarak çözülen görevlerdir. Bu, sonucun ekonomik verimliliğinin belirlenmiş standartlara uymasını sağlar. Satın alma planlama sistemi, tüm olayın olumlu bir sonucunun anahtarıdır. İhtiyaçların, kuruma tahsis edilen fon miktarı göz önüne alındığında analiz edilmesi önemlidir. Tabii ki, en iyi seçenek, belirli bir kurum tarafından planlanan tüm işlemlerin gerçekleştirilmesi için gerekli miktarlarda mali kütlelerin tahsis edilmesidir, ancak bütçe kısıtlamaları nadiren% 100 gerçekleşmesine izin vermektedir.
Doğru yap
Bu arada, planlama planları, taslak projeler planlama konusunun alaka ve karmaşıklığı, konunun çeşitli incelikli yönlerini ve nüanslarını ortaya çıkaran, yakın zamanda serbest bırakılan uzman yayınların bolluğundan zaten görülebilir. Bunların çoğu, ülkedeki zorlu ekonomik durumdan, yasanın şartlarının sıkılaştırılmasının yanı sıra uygunluklarının izlenmesinden kaynaklanmaktadır. Olumlu bir tarafı var: Kötüye kullanımı, yolsuzluk bileşenini ve bütçe tasarrufunun verimsiz israfını etkili bir şekilde önlemek mümkündür.
Yıllık tedarik planlaması en yaygın seçenektir. Uzun bir süre için planlar hazırlamak gereksiz olmayacaktır (beş yıllık plan), ancak bunlar yalnızca genel anlamda oluşturulmuştur. Kısa vadeli planlar var (örneğin, bir ay boyunca), ancak bunlar sadece işletmenin mevcut ihtiyaçlarını yansıtıyor. Yıllık bir plan sadece gerekli satın alımların bir listesi değil, aynı zamanda kurumun beklentilerini, gelişim stratejisini ve iş sürecinin iyileştirilmesini gösteren bir belgedir. Genellikle, açıklayıcı bir not, listelenen her bir öğeye olan ihtiyacı haklı göstererek plana eklenmiştir. Bu, suiistimal şüphesini önlemeye ve fon tahsisatı ihtiyacını kanıtlamaya yardımcı olur.
Ana hedefler: tedarik örneklerinin ayrıştırılması
Planlama, tedarik, şirketin ihmal ettiği sorumluluk alanı olabilir.Böyle bir durumda, ürün kurumunun çalışması sonucunda verilen hizmetin kalitesi oldukça düşük olacak ve şartlar uzayacaktır. Sözleşmenin fiyatını doğru hesaplamak mümkün değilse, satın almayı planlayın, sonuçta ortaya çıkacak sonuçlara bir suç olarak kabul edilebilecek fonların yetersiz bir şekilde harcanması olasılığı vardır.
Belediye tedarik planlaması, öngörülemeyen iptallerin önlenmesine yardımcı olur. İşlem bloğunu başlatan kişi, aniden bir hata tespit eden ve bu nedenle işbirliğini anlaşmayla acilen sonlandırmaya zorlanan kontrol otoritesi, yüklenici veya kurumun kendisi olabilir. Bu geçici kayıplara yol açar, mali. Satın alma işlemini yanlış tamamlayan bir müşteri ceza alabilir. Özellikle, mevcut yasalardan, satın alma yöntemini sorumsuzca yanlış bir şekilde seçen bir tedarikçinin cevap vermeye zorlandığı sonucuna varmıştır: ceza 50.000 rubleye ulaşır.
Birer birer
Modern işletmelerde, satınalma planlaması, etkin elektronik, bilgisayar ve yazılım sistemleri kullanılarak, konuya sistematik bir yaklaşımla gerçekleştirilir. Bu, insan hatası olasılığını en aza indirir. Operasyonların sırası, planın oluşturulması, daha yüksek makamlarla koordinasyonu, planın uygulanmasıdır. Hazırlık aşamasında zaten, planlanan tüm işlemleri doğrulamak, kurum için belirlenen hedeflere uygunluğu doğrulamak ve satın alımları normalleştirmek gerekir. İkincisi, satın alınan ürünün kalite kontrolünü, mevcut şartlara göre sipariş edilen hizmeti, beklenen tüketici niteliklerini içerir. Planın aşamasında, istenen ürün miktarı ve satın alınabilecek marjinal fiyat analiz edilir.
Satınalma planlaması yönetimi, olayla ilgili halka açık bir tartışma organize etmeyi içerir. Bu özellikle, reklamların yasalarda öngörülmüş olduğu bazı işlemler için geçerlidir. Sonuçların değerlendirilmesinde ön kamuoyu araştırması yapılmadan uygulanmasının imkansız olduğu böyle olaylar vardır. Günümüzde iletişimin en modern araçları ve yöntemleri, teknik çözümler ve bilgi teknolojileri bu adımı organize etmek için aktif olarak kullanılmaktadır.
Gazetelere son yok!
Devlet ve belediye alımları için planlama, bir tedarik planının, bir alım planının oluşturulmasını içerir. İkinci tür dokümantasyon 2016 yılında tanıtıldı. İlki daha önce uygulandı, formu birkaç yıl boyunca değişmeden kaldı. Takvim yıl için oluşturulmuştur. Satın alma planı ortalama bir süre için hazırlanır ve kurum tarafından ihtiyaç duyulan ve tedarikçiden satın alınan tüm ürün adlarını içerir. Normalde, böyle bir belge üç yıllık bir süreyi kapsar, çünkü bu süre için bir bütçenin oluşturulması.
Kamu alımları planlaması özellikle zor bir konudur. 2011 yılında 223 sayılı kanunla kabul edilen Federal Yasa'ya odaklanmak gerekiyor. On iki aylık bir dönemi kapsayan esnek bir plan hazırlamanın olanaklarını açıkladı. Bazı satın alımların gerekçeli olması gerekmez. Bu, daha önce belirtilen 44. Federal Yasanın onbeşinci maddesinin ikinci bölümünün standartlarına giren liste için geçerlidir. Kamu sektörü çalışanları, ihtiyaca göre planları ayarlama hakkına sahiptir. Zaman sınırı veya sebep yoktur.
Hepsi plana göre
Bütçe planlamasında grafik formatında satın alma, üç yıllık bir süre içinde geliştirilen belgelerin kullanımını ve kurumun temel ihtiyaçlarını vakıf olarak tanımlamayı içerir.İlk baştaki her tüzel kişilik, gerçekliğe çevrilebilecek bir satın alma planını başarılı bir şekilde oluşturamaz, bu nedenle yasa, daha önce özel bir bilgi sistemi aracılığıyla yayınlanan belgelerde ayarlamalar yapmayı öngörmektedir.
Çoğunlukla, daha önce tanımlanamayan mallara yönelik ihtiyaçlar keşfedildiğinde değişiklikler yapılması gerekir. Elektronik bütçe sayesinde, satın alma planlaması oldukça esnek bir süreçtir, özellikle de uygulama için finansal fırsatlar, ayarlama zamanından geçmiş olan ihalelerdeki tasarruftan kaynaklanıyorsa, yeni kalemler ekleyebilirsiniz. Kamuoyu tartışmalarının sonuçları ile teşvik edildiğinde, yasaların gerekliliklerini yerine getirecek şekilde düzenlenmişse, değişiklikler yapılabilir.
Tedarik lojistiği
Tedarik planlamasının (modern yazılım ürünleri aracılığıyla yürütülen elektronik bütçe, uzmanlara önemli yardımlar sağlamasının) mümkün olduğu kadar etkin olmasını sağlamak, lojistiğin gereklerini dikkate alarak etkinlikler düzenlemek. Plan hazırlanırken, kuruluşun ihtiyaçları, iş süreçleriyle ilgili maliyetler, kullanılabilir depolama alanları hakkında yönlendirilmeniz gerekir. Üretim süreci için gereken malzemenin rolü ve miktarı, teslim edilmesi gereken zamanlama bir rol oynamaktadır. Başarılı olmak için, tedarikçilerin kaynaklarını, nihai ürünün üretimi için uygun olan bazı sarf malzemelerinin üretimini ve hizmetlerin sağlanmasını organize etme kabiliyetini dikkate almanız gerekir.
Devlet ve özel şirketler ile ilgili olarak bütçe planlamasında belirtilen tüm tedarik planını dikkate alan oluşum, fazla satın alma, sarf malzemelerinin zarar görmesi nedeniyle kesinti ve mali kayıp olmadan bir iş süreci oluşturmanıza olanak sağlar. Ne kadar malzemeye ihtiyaç duyulduğunu belirlemek için (yani, bu gösterge diğerlerinin çoğunun hesaplanmasında temeldir), birkaç standart hesaplama yönteminde uzmanlaşmak gerekir. Bunları belirli bir şirkete uygulamak için, önce sanayide benzer hammaddelerin kullanımıyla ilgili en eksiksiz bilgi tabanını toplamanız gerekir.
Ne kadar gereklidir?
Tedarik planlama yöntemlerinden biri, müşterinin ihtiyacına göre üretilmesi gereken ürün hacminin değerlendirilmesidir. Şu an için ürün talebinin ne kadar önemli olduğunu bilerek, ne kadar hammaddeye ihtiyaç duyulacağını makul bir şekilde hesaplayabilir. Hesaplama formunu ürünlerle, malzemelerle listeler halinde basitleştirmek için, farklı öğelerin tedarik edilmesi için gereken süreyi, depolama süresini dikkate alın. Bazı sarf malzemeler kendi başlarına yapılabiliyorsa, zaman maliyetlerinin ne kadar büyük olduğunu önceden hesaplamanız gerekir.
Zaman aralıklarını bilerek, tedarikçiden alınan pozisyonların brüt ihtiyacını kendi imal ettiklerini tahmin ederler. Buna bağlı olarak, net talep mevcut stoklar, verilen siparişler ve planlanan üretim hacimleri analiz edilerek belirlenir. Siparişler arasında önceki ürün serisi için daha önce yapılanlar da olabilir. Yeni bir üretim döngüsü planlarken, dikkate alınması gerekmez.
Talep dalgalanmaları
Bu satın alma planlaması yöntemi, tüketicinin ilgisini yinelenen unsurlara sahip bir dalga grafiği ile tanımlayabildiğinde ilgilidir. Yumuşatma elde etmek için, ürünün geçmiş zaman içindeki gerçek tüketiminin ne kadar büyük olduğunu değerlendirmek, bunun için önceden hesaplanan göstergelerle oranı belirlemek gereklidir. Yeni bir dönem için tahmin, düzeltici değerin eklendiği önceki dönem için hesaplanan bir göstergedir - malların miktarı, anlamlılık katsayısı ile çarpılır.
Alternatif seçenek
Diğer bir satınalma planlama yöntemi belirleyicidir.Bir siparişin ne kadar sürdüğü, ne kadar malzeme gerektiği, sarf malzemelerinin ne zaman teslim edileceği bilindiğinde buna başvururlar.
Bazen stokastik yaklaşım pratikte en uygun olanıdır. Hesaplamalar için temel istatistik, matematik yöntemleridir. Özel formüller kullanarak, bir ürüne duyulan ihtiyacın ne olduğunu ve bu plana göre sarf malzemesi alımını değerlendirebilirsiniz.
Personelin birikmiş deneyimini kullanarak, tedarik planlamasına sezgisel bir yaklaşım uygulayabilirsiniz.
Her şeyin bir zamanı var
Kamu alımları için planlama, özel üretim süreci ve uygulamanın sonucu ile ilgili en eksiksiz bilgi tabanının kullanılabilirliğini içerir. Analistlere sarf malzemelerinin, bileşenlerin, yedek parçaların hareketi hakkında doğru bilgilere erişim sağlamak gerekir. Satın alma pazarının araştırıldığı andan depodan satın alınana kadar tüm aşamalarda veriler bulunmalıdır.
Lojistik tedarik sisteminin iyi çalışması için, üretim sürecinde hangi malzemelerin kullanıldığını bilmeniz gerekir. Satın alma planının oluşturulması, işletmede çalışan farklı kişilerin koordineli etkileşimini içerir. Kamu alımları planlama (ve aynı zamanda özel şirketlerde), farklı bölümler, bölümler ve tüzel kişiliğin dalları arasında karşılıklı ilişkiler kurmaya zorlar. Sadece dikkatlice organize edilmiş etkileşim, hesaplamaların, analizlerin ve seçimin optimal tedarik oluşturma yöntemi lehine doğruluğunu garanti etmemize izin verir. Ortak çalışma, en iyi fiyat politikası konusunda karar vermenize, tedarikçi ile karlı bir sözleşme imzalamanıza ve gelen, mevcut, harcanan hammadde miktarını takip etmenize olanak tanır. Lojistik, teslimatların zamanlaması üzerinde kontrol, ham maddelerin depo bölgelerine yerleştirilmesini içerir.
Başka bir şey yok
Tedarik lojistiği düzenleyerek, depoda kesintisiz bir sarf malzemesi tedarikiyle üretim süreci için asgari bir envanter elde edebilirsiniz. Planlamanın etkili olabilmesi için, hangi belirli pozisyonların gerekli olduğunu ve ne ölçüde, hangi sürede tam olarak atölyelerin emrinde olmaları gerektiği ve iyi bilinen tedarikçilerin olanakları ne kadar büyük olmalıdır. Lojistikçiler deponun mevcut yeteneklerini değerlendiriyor, kendi kapasitelerini kullanarak tüketim malzemelerinin üretim sürecini organize etmenin yollarını buluyorlar.
Akıllıca satın alırız
Pek çok yönden, tedarik planlama, tedarikçilerle işbirliği için özel bir format seçimi ile yakından ilgilidir. Son zamanlarda, en yaygın seçenek, bir ihalenin uygulanmasıdır. Devlet teşebbüsleri, kurumları ve özel bir tüccar tarafından bir tedarikçi ararken aynı derecede geçerlidir. İhale kavramı uzun süre ekonomiye girdi. İhalenin organizasyonu müşterinin sorumluluğundadır, ürünün temini için rekabet koşullarını, hizmetlerin sunulmasını ilan eder. Açık artırmanın bir parçası olarak, önceden ilan edilen koşullar hakkında müşteriyle bir anlaşma yapma hakkı için yarışmaya katılmak isteyenler. İşbirliğinin esas alınacağı kurallar önceden yayınlanmalı ve formüle edilmelidir. Bunun için, karşılıklı çalışmanın tüm aşamalarının şartlarını gösteren tam bir ihale dokümantasyon paketi doldurulur. Müşteriye uygun ürün, hizmet ve fiyat adları listelenmiştir.
Klasik teklif, çok sayıda yarışmacı içeren bir prosedürdür. Bir sözleşme imzalama hakkını kazanmak kolay değildir, ancak sürecin kendisi uygun maliyetli, adildir. Organizasyonu, müşteri başkanlığı yaparak girişimlerin başkanlığına verilmiştir. Şirket, bileşimi komuta personeli tarafından onaylanan bir tedarik komisyonu toplar.Bu uzmanlar bir belge paketi hazırlar, halka açık görüntüleme koşullarını ayarlamak için gereken her şeyi hazırlar. İhaleleri ve açık artırmaları düzenleyen mevcut yasal ve yasal düzenlemeleri hatırlamak gerekir.
Dikkatlice ve iyice
Sınırlı zaman dilimi içinde sunulan tüm teklifler, satın alma komisyonu katılımcıları tarafından analiz edilmelidir. Seçeneklerin her biriyle ilgili olarak, genel bir karar verilir: teklifi kabul et, potansiyel bir kişiyi müteahhit olarak ata veya seçeneği reddet. Belirli bir sonuç lehine karar vererek, rekabet koşullarını kontrol etmeniz, alınan tüm tekliflerin özelliklerini analiz etmeniz gerekir. Prosedürün ideal sonucu, müşterinin tüm gereksinimlerine ve koşullarına bağlı olarak, mümkün olan en düşük fiyattan bir anlaşmadır. Tarafsızlık, açıklık, şeffaflık, böyle bir prosedürün ana avantajlarıdır.
Performansçıların gereksinimlerini formüle ederken, yalnızca kendi çıkarlarına göre değil, ortalama piyasa tekliflerine de rehberlik edilmelidir. Müşteri kasıtlı olarak elverişsiz koşullar belirlerse, böyle bir işbirliğine kaydolmak isteyen hiç kimse yoktur, ihale sonucunda tek bir başvuru görünmeyecektir. Bu kadar nahoş bir durumda olmamak için, teslimat süresinde bir bozulmaya yol açan, uygun tekliflerin formüle edilmesi gerekmektedir. Son zamanlarda başvurulan yollardan biri, müşteri için mümkün olan en yüksek koşulları belirlemektir. Her potansiyel yüklenici, fiyat veya daha uygun fiyata karşılık gelen kendi seçeneklerini sunar ve alınan tüm uygulamaların analizine dayanarak, en başarılı işbirliği yöntemini seçebilirsiniz.
Nasıl harcanır?
Bir teklif şeklinde alımları planlarken, önce pazarın fiyat tekliflerini analiz etmek, bir özet teklif tabanı oluşturmak, farklı tedarikçileri karşılaştırmak ve ardından doğrudan teklifin organizasyonuna geçmek gerekir. İlişikteki belgelerde, sözleşmenin bedeli, yürütmenin zamanlaması, nitelik seviyesi ve ürünün kalitesi ile ilgili gereklilikleri belirtin. İhalenin sonuçlarına göre katılımcıların her birine ayrı bir numara verilir, ilki kazanan için tasarlanmıştır. Biri bir anlaşma yapmayı reddederse, listedeki ikincisi vb. Öncelikli olacaktır. İhale sırasında, komisyon üyelerinin ve ilgili potansiyel yüklenicilerin temsilcilerinin teması yasaktır.