İşletmede personel kayıtlarının düzenlenmesi zor değil, özenli bir iştir. Geçerli yasalarla düzenlenen ve sırayla başlatılan personel işlemleriyle çözülmektedir.
Genel olarak, personel dokümantasyonunun doğru şekilde bakımı, şirketi sadece düzenleyici otoriteler tarafından yapılan teftişlerden kurtarmaz, aynı zamanda çalışanların, örneğin emekli aylığı alma veya başka sosyal güvencelere başvurma olasılığı gibi sorunlardan kaçınmalarını sağlar. İşyerinde uygunsuz kayıt tutma nedeniyle, insanların çok fazla zaman harcamak zorunda kalmaları, herhangi bir otoriteye yardım, ödenek alma ve diğer ödemeleri alma haklarını kanıtlamak için çok fazla zaman harcamak zorunda kalmaktadır. Bu nedenle, her yönetici, personel kayıtlarının tutulmasının ve ofis çalışmalarının uygun şekilde düzenlenmesinin, çalışanlarından ve devletten sorumlu olduğu ana görevlerden biri olduğunu hatırlamalıdır.
Bu makale, bu sürecin kuruluşunun doğruluğunun yanı sıra tüm nüansları hakkında da konuşacaktır. Ardından, personel kayıtlarının nasıl sıfırdan başlayıp adım adım organize edilip edilmeyeceği sorusuna bir cevap almak mümkün olacaktır.
Kavramlar ve Tanımlar
Bu sürecin kurulumunu anlamadan önce, temel kavramları tanımlamanız gerekir. Bu nedenle, personel kayıtları - bu, işe alımların resmi bir kaydı, bir pozisyondan diğerine geçmesi ve personelin serbest bırakılması ile ilişkili olan ve aynı zamanda işletme ve personelin iş ilişkilerinin muhasebeleştirilmesiyle ilişkilendirilen çalışanların muhasebesini düzenleme işlemidir.
İK kayıt yönetimi, İK dokümanlarıyla işin belgelenmesini ve organizasyonunu sağlayan bir faaliyettir.
Böylece, İK yönetimi ve personel kayıtlarının, işletmenin personel politikasını uygulamaya yönelik iki ilişkili olay olduğu açıkça ortaya çıkmaktadır.
Hedefler ve hedefler
Personel kayıtlarının amacı, etkili bir çalışan personel kayıt yönetimi sistemi oluşturmak ve işveren (işletme) ile doğrudan çalışan (personel) arasındaki iş ilişkilerinin uygun şekilde kaydedilmesini sağlamaktır.
Ancak, personel kayıtlarının çözmek üzere tasarlandığı görevler şunlardır - işveren ile işletme çalışanları arasındaki ilişkiyi düzenlemek ve iş ilişkileri için yasal çerçeve oluşturmak.
İnsan kaynakları muhasebesinin ne olduğunu anladığınızda, personel kayıtlarını adım adım düzenlemeyi düşünmeye başlayabilirsiniz.
Personel kayıtlarının organizasyon aşamaları
Bu nedenle, personel kayıtlarını en baştan adım adım düzenlemeye başlamadan önce, aşamalara ayrılmış net bir eylem planına ihtiyacınız vardır. Bu, bu süreçte önemli noktaları kaçırmamak için yardımcı olacaktır.
Bu nedenle, genel olarak personel kayıtlarının düzenlenmesi aşağıdaki adımların atılmasını içerir:
- Şirketin çok sayıda çalışanı istihdam etmeyi planlaması durumunda bir personel servisi (departmanı) oluşturulması veya şirket az sayıda personele sahip olmayı planlıyorsa belirli bir uzmana muhasebe görevlerinde bulunma.
- Temel düzenleyici belgelerin geliştirilmesi (bir işletmenin personel yönetimi alanında).
- Büro çalışmasının organizasyonu (belgelerin kim ve nasıl hazırlanacağının belirlenmesi, personel konularında sipariş formlarının geliştirilmesi, raporlama dergilerinin sürdürülmesi vb.).
- Personel kayıtlarının otomasyonu (gerekirse).
- Muhasebenin doğruluğunu kontrol etmenin yollarının belirlenmesi (düzenleme ve uygun muhasebeden sorumlu yetkililere yetki verilmesi).
Bu aşamaların her birinin belirli görevleri ve alt görevleri vardır. Hepsini düşünmek gerekiyor.
Kim kayıtları tutmalı?
Daha önce belirtildiği gibi, bir kurumdaki personel kayıtlarının korunmasında kimlerin yer alacağını belirlemenin iki yolu vardır. Genel olarak, hedeflerine ulaşmak için kaç kişinin kullanılması planlandığına (kural olarak, bir işletmenin amacı kar için ticari faaliyetler düzenlemektir) bağlıdır.
Büyük şirketler için, bir personel servisi veya tam teşekküllü bir personel departmanının oluşturulması önerilir. Küçük işletmeler için, personel görevlerinin bir muhasebeciye veya sekretere atanmasına izin verilir. Ancak, üçüncü bir seçenek var - muhasebe kayıtlarının uzman kuruluşlara dış kaynak kullanımına devredilmesi.
Bir servis veya departman oluştururken, servis (departman) ve çalışanların iş tanımları gibi belirli düzenleyici belgeler oluşturmanız gerekecektir. Bir muhasebeciye veya sekretere görev verilmesi durumunda, personel işlevlerini seçilen çalışanın görev tanımına kaydetmesi gerekecektir. Böyle bir ihtiyaç varsa, İK kurslarına bir muhasebeci veya sekreter göndermeniz önerilir. Bu, personel konularında görevlerini yerine getirecek çalışanların becerilerinin geliştirilmesine yardımcı olacaktır. Ancak muhasebe görevlerini kendilerine devretme konusunda üçüncü taraf kuruluşlarla işbirliği yapmaya karar verilirse, o zaman bir sözleşme yapılması gerekir.
Zorunlu personel dokümantasyonunun geliştirilmesi
Personel kayıtlarını ve kayıt yönetimini tutanları zorunlu olarak yönlendiren bir dizi belge vardır. Her şeyden önce, böyle bir belge personel listesidir. Çalışanların kompozisyonunu, personel sayısını ve maaşlarını ve iş unvanlarını gösteren bir belgedir. Personel tablosunda, çalışanların görevleri birime bölünerek, tüm işletmenin niceliksel ve niteliksel bir analizini mümkün kılar.
Bir sonraki adım, kabul, başka bir pozisyona transfer, izinli gönderme ve işletme çalışanlarının işten çıkarılması hakkında bilgi gösterecek olan standart bir personel siparişi formunun geliştirilmesidir.
Bir sonraki zorunlu belge iç iş düzenlemeleridir. İşletmenin tüm çalışanlarının işgücü faaliyetlerini düzenleyen ana noktaları gösterirler. Bu belgeye göre, bir çalışan belgede açıklanan kuralları ihlal ederse, disipline edilerek cezalandırılabilir.
Ayrıca bir diğer kişisel kayıt belgesi, işletme ile çalışan arasındaki iş ilişkilerinin sonuçlandırılmasına dair örnek bir anlaşmadır. İş sözleşmeleri her bir pozisyon için ayrı ayrı aynı türde olabilir veya işlenebilir. Buna ek olarak, şirket, çalışanın ücret alacağı gerçek saatleri gösterecek bir zaman çizelgesi geliştirmiş olmalıdır.
Ayrıca kurumdaki tatil zamanlamasını da hatırlamalısınız. Bu belge, yıl sonundan en geç iki hafta önce geliştirilmiştir. Tatil takvimi, zorunlu tatillerde insanları göndermek için bir takvim planı görüntüler. Böyle bir plan hazırlanırken, belirli işçilerin eşzamanlı yokluğunun, işletmenin emek sürecinde bir mola vermeyeceği şekilde personelin tatile gönderilmesi gerektiği unutulmamalıdır.
Ücretlendirme ile ilgili düzenlemelerin geliştirilmesini unutmamalıyız.Bu belge bordro sürecini kuruluşun personeline yansıtır ve ayrıca ödenekler, teşvikler veya ikramiye gibi ek ödemelerin hesaplanmasını düzenler. Son aşama, işletme birimlerine ilişkin düzenlemelerin geliştirilmesi ve uzmanların ve çalışanların iş tanımlarıdır. Ek olarak, kişisel verilerle ilgili bir düzenlemenin geliştirilmesi önerilmektedir. Düzenleyici belgeler hazır olduğunda, evrakları düzenlemeye başlayabilirsiniz.
Büro çalışması
Evrak işleri, personelin alınması, taşınması ve serbest bırakılması ile ilgili belgelerin uygun şekilde korunmasını içerir.
Zorunlu, kurumun her çalışanı için oluşturulan kişisel dosyaların yürütülmesidir. Bir kişisel personel kayıt kartı, başvuru için başvuru, pasaport kopyası, eğitim belgelerinin kopyaları, tıbbi muayene sertifikası, bir askeri kimliğin kopyası (varsa) ve bir çalışanın çalışması sırasında oluşturulan diğer belgeleri içerir. . Ve ayrıca bir başka ve çok önemli görev çalışma kitaplarını doldurmaktır.
Yukarıdakilerin hepsine ek olarak, doğrudan işletme özellikleriyle ilgili olan ve personel kayıtları alanında doğru işlemi sağlayan diğer belgeler de geliştirilebilir.
İK yönetiminde hangi dergiler olmalı?
Öncelikle aşağıdaki dergilere başlamanız gerekir:
- iç işçilik programının kurallarına aşina olmak;
- personel siparişlerinin kaydı;
- istihdam siparişlerinin kaydı;
- düzenli tatiller için siparişlerin kaydı;
- hastalık izni kaydı;
- iş sözleşmelerinin tescili;
- sekonder işçiler için muhasebe;
- zaman takibi;
- çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe;
- kişisel kartların muhasebesi;
- muhasebe çekleri.
Dergilere ek olarak, ek olarak, bunları doldurmak için talimatlar geliştirilebilir. Ayrıca bu dergilerde kayıtlı olan tüm belgeler onaylanan terminolojiye göre ayrı klasörlerde saklanır.
Muhasebe Otomasyonu
Yukarıdaki bilgilerden anlaşılacağı üzere, personel kayıtları, bu konuyu korumaktan sorumlu çalışanlardan özel dikkat gerektiren çok özenli bir süreçtir. Bu nedenle, bugün otomasyonla basitleştirilebilir.
Personel memurlarının çalışmalarını kolaylaştıran ve hata yapma olasılığını azaltan birçok program vardır. Kural olarak, bir kuruluşun bu gibi yazılımların lisanslı sürümlerini yüklemesi gerekir. Bununla birlikte, böyle bir programın satın alınmasının kısa sürede kendisi için ödeme yapacağını ve çalışmalarında ciddi hatalara izin vermeyeceğini belirtmekte fayda var. Genel olarak, bu tür programlar aşağıdaki sorunları çözer:
- personel kayıtlarının iş mevzuatına uygun olarak tutulması;
- personel konusunda derleme ve raporlama;
- Fatura departmanı veya muhasebe ile tüm personel işlemlerinin zamanında onaylanması.
Bugün en popüler ve aranan programlardan biri “İnsan Kaynakları Yönetimi” yapılandırmasıyla 1C'dir.
Personel kayıtlarını adım adım bağımsız olarak organize etmek mümkün değilse ne yapmalı?
Eğer bir işletme bağımsız olarak personel işlemleri yapmak mümkün olmadığında böyle bir sorunla karşı karşıya kaldıysa, böyle bir durumu çözmek zor değildir. Bu amaçlar için, böyle bir hizmeti verebilecek şirketler var.
Danışmanlık şirketleri uzmanları bir denetim yapacak ve gerekli evrak paketini geliştirecekler. Genel olarak, bu tür organizasyonlara bu tür problemleri çözmeye çağrılmaktadır:
- İşletmede en uygun personel yönetim sistemini seçin.
- İç düzenleyici belgeler geliştirin.
- Gerekli talimatları ve düzenlemeleri geliştirin.
Ek olarak, bu tür uzmanlar gerekirse bir personel yönetimi hizmeti ve bir belge yönetimi departmanı oluşturulmasına öncülük edebilirler. Genel olarak, üçüncü taraf uzmanların katılımı, yönetimin bu yönde çalışma yapmasına yardımcı olur. Bu, bir bütün olarak işletme için, özellikle de yaratırken çok faydalıdır.
Sonuç
Bu makaleyi özetlerken, personel muhasebesi ve personel yönetiminin, işletmenin personel politikasının, tamamen birinci kuruluşun kalitesine bağlı olacağı birbiriyle ilişkili süreçler olduğuna dikkat etmek önemlidir.
Hiçbir durumda, personel sorunları göz ardı edilmemelidir, çünkü yalnızca kuruluşun faaliyetleri bunlara bağlı değildir, fakat çalışanların kaderi daha sıktır. İnsanların, bir personel görevlisi tarafından görevlerinin düşük kaliteli performansından dolayı hak ettikleri emekliliğini veya başka herhangi bir ödemeyi alamayan insanların ne kadar kızgın olduğunu hayal etmek gerekir.
Personel kayıtlarının adım adım sıfırdan başlayarak nasıl organize edileceği sorusunu dikkate alarak, bu süreci işletmede kurmak için bir program uygulamaya başlayabiliriz. En önemlisi, İş Kanunu'nun önerilerini, Çalışma Bakanlığı'nın kararlarını, Goskomstat'ı, Rosarkhiv'i ve diğer hükümet dairelerini ihmal etmemek.
İçerideki tüm personel işlemleri ayarlandıktan sonra, görüşlerini kaybetmeyin. Personel kayıtlarıyla uğraşan işçilerin, becerilerini geliştirmek için en azından bazen İK yönetimindeki kurslara gönderilmesi gerektiğini hatırlamak önemlidir. Ayrıca, personel alanında muhasebe işlemlerinin rutin bir denetimini yapmalıdır. Bu çalışmayı bu yönde sürdürmeye yardımcı olacaktır.